Sfide e soluzioni efficaci per la forza lavoro ibrida<br>

Dopo aver lavorato per decenni secondo modalità fisse e rigide ed essere rimasti chiusi in casa per mesi, la spinta verso nuovi metodi di lavoro era inevitabile. Un approccio flessibile è la soluzione migliore sia per le aziende che per i dipendenti. Tuttavia, come ogni altro modello, anche la modalità di lavoro ibrido ha le sue sfide.

Per esempio, i collaboratori in smart working si lamentano regolarmente di non avere linee guida chiare e di trovare complicato creare legami di lavoro autentici dietro uno schermo. Dal punto di vista di un'organizzazione, pagare per un ufficio semivuoto è sicuramente un aspetto negativo del lavoro ibrido che può rappresentare un onere finanziario ingente.

Quali sono quindi le soluzioni? 

Per essere chiari fin dall'inizio: chiedere ai membri del tuo team di tornare in ufficio sempre non è una soluzione efficace. Tuttavia, poiché il mondo professionale sta cambiando, anche la visione del lavoro dei datori di lavoro deve evolversi. La parola migliore per descrivere il futuro del lavoro è flessibilità. 

Tieni presente che questi sono gli ostacoli più comuni che le aziende ibride possono potenzialmente incontrare. Non significa che li affronterai tutti. Inoltre, ogni problema ha una soluzione, no? Alla fine di questo articolo troverai le best practice per superare questi svantaggi .

Le sfide del lavoro ibrido per i dipendenti

Mancanza di chiarezza della modalità di lavoro ibrido

Un errore che spesso le aziende commettono quando adottano un modello di lavoro ibrido è quello di non creare linee guida chiare e aspettative per il team. Questo fa sì che il team non sia sicuro di ciò che deve e può fare, per esempio, per quanto riguarda la programmazione e la collaborazione. Devono attenersi agli orari di lavoro come in ufficio o è consentito l'orario flessibile? Devono essere sempre su Slack o possono controllare i messaggi solo di tanto in tanto durante la giornata? 

Trovare un buon equilibrio tra vita privata e lavoro

Quando si lavora da casa, la tentazione di svolgere altre attività, come per esempio mettere a lavare il bucato prima di iniziare la giornata, è forte. Il multitasking può far credere di essere più efficienti, ma ha l'effetto opposto. Dopo pochi minuti sentiamo il "bip, bip, bip" che indica che la lavatrice ha finito e che i panni devono essere appesi allo stendino. Nel frattempo, non svolgiamo il nostro lavoro nel modo più efficiente possibile perché siamo continuamente distratti. Il lavoro a distanza è fantastico. Tuttavia, a volte può essere difficile stabilire delle barriere tra le attività private e quelle professionali, soprattutto senza uno spazio di lavoro dedicato a casa.

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Interagire e costruire relazioni con i colleghi

L'ascesa del lavoro a distanza ha costretto tutti a imparare a interagire in modo diverso e, soprattutto, virtuale. Ma virtuale spesso significa meno spontaneo o personale. È facile e naturale fermarsi a fare due chiacchiere quando si passa accanto a un collega nel corridoio dell'ufficio prima di tornare ai propri compiti. Per il personale in smart working che non è presente in sede sempre, la situazione si fa più difficile. Per questo motivo, "l'87% dei dipendenti ritiene che lavorare in ufficio sia importante per collaborare e costruire relazioni con i membri del team ".¹ Come ha detto Mathew, che lavora per una grande società di buste paga del New Jersey, in un'intervista per Vox: "Se vado in ufficio e ci sono delle persone, ma nessuna di loro fa parte del mio team, non ottengo nulla a parte il pendolarismo". ²

Collaborare in modo efficiente e senza interruzioni

Fornisci al tuo team ibrido gli strumenti giusti per "lavorare da qualsiasi luogo" con la stessa efficienza della sede? Lavorare da luoghi e orari diversi a volte crea problemi di coordinamento se i membri del team non hanno accesso alle risorse e alle attrezzature necessarie. Sebbene i lavoratori in smart working siano più produttivi dei loro colleghi in sede, se il lavoro ibrido non viene implementato in modo ponderato, saranno più stressati e meno efficienti. 

Isolamento

A seconda della tua politica di lavoro ibrido, i dipendenti che non vengono spesso in sede e che quindi hanno meno interazioni di persona hanno maggiori probabilità di sentirsi isolati e soli.

Nella nostra vita passiamo molto tempo a lavorare. L'ufficio non è solo un luogo di lavoro, ma anche un centro di incontro e collaborazione per socializzare e connettersi con le persone. Per alcuni membri del team, non avere questa opportunità può avere un impatto forte su come si sentono al lavoro e nella vita privata.

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Le sfide del lavoro ibrido per i datori di lavoro

Trovare il giusto equilibrio tra lavoro a distanza e in presenza

Alcune aziende stanno costringendo i dipendenti a tornare in ufficio, ma, come evidenziato in un nostro recente articolo, si stanno dando la zappa sui piedi. La stragrande maggioranza dei lavoratori non vede più gli accordi di lavoro flessibile come un'opzione "piacevole da avere". Potresti pensare: "Bene, allora passiamo al lavoro ibrido e chiediamo ai membri del team di venire in sede 2 giorni alla settimana. Voilà, fatto!". Vorremmo che fosse così facile, ma non è così. Ogni azienda, settore e team è diverso. Ciò che funziona per una, non funziona per l'altra.

Supponiamo che tu abbia una forza lavoro multigenerazionale. I Baby Boomers, la Gen X e i Millennials preferiscono essere in sede da 1 a 2 giorni alla settimana, mentre la Gen Z si aspetta di incontrare i colleghi di persona da 3 a 4 giorni alla settimana. Questo tipo di informazioni è importante da considerare per pianificare una strategia di lavoro ibrido di successo.

Costruire una forte cultura aziendale e mantenere il legame con il luogo di lavoro

L'ufficio svolge un ruolo centrale nella promozione della cultura organizzativa. Ma come si fa a continuare a condividere e promuovere i valori aziendali quando le persone non vengono più in sede con la stessa frequenza di un tempo? Il peggioramento della cultura aziendale è uno dei feedback più comuni di manager e dipendenti riguardo al lavoro a distanza. Questo va di pari passo con la perdita di connessione con il luogo di lavoro. Se non si trova il modo di potenziare questi 2 aspetti, i dipendenti iniziano a sentirsi meno legati ai colleghi, al lavoro e all'azienda.

Guidare un team ibrido

Gestire una forza lavoro in smart working, ibrida o distribuita non è la stessa cosa che guidare un team che si vede di persona ogni giorno. Richiede alcuni aggiustamenti da entrambe le parti, ma il ruolo dei manager è quello di promuovere le migliori pratiche di lavoro a distanza e un approccio incentrato sui dipendenti per farle funzionare. Non solo devi sapere chi lavora da dove e quando, ma devi anche tenere d'occhio le esigenze e il benessere dei tuoi dipendenti. Per esempio, è più facile notare i sintomi del burnout sul posto di lavoro quando si incontrano i propri collaboratori tutti i giorni che quando li si vede solo una volta alla settimana.

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Creare un ambiente di lavoro equo e inclusivo 

"Il 41% dei dipendenti ritiene che i lavoratori a distanza non abbiano le stesse opportunità di crescita professionale "³. In un ambiente di lavoro ibrido è facile che si verifichino comportamenti distorti. Per esempio, i lavoratori in sede potrebbero essere a conoscenza di nuove offerte di lavoro prima dei loro colleghi a distanza solo perché hanno condiviso un caffè con la persona giusta. Inoltre, alcuni manager si scontrano con l'idea di non vedere i propri collaboratori lavorare quando sono a casa. Questo può anche portare a un trattamento ingiusto , in quanto potrebbero avere la sensazione che le persone che vengono più spesso in ufficio lavorino di più dei dipendenti in smart working (il che non è affatto vero, e spesso è il contrario). 

Problemi di salute mentale e burnout

Come già detto, consentire una maggiore flessibilità sul lavoro ha di solito un effetto positivo sulla salute mentale dei dipendenti, ma in alcuni casi può avere l'effetto opposto. Per esempio, una cultura aziendale povera o delle pratiche di microgestione spesso aumentano. Se il lavoro flessibile non viene implementato in modo ponderato, potrebbero insorgere stress e frustrazione tra i dipendenti che non riescono a dare il meglio di sé. Questo accade spesso quando le aziende non hanno una chiara politica di lavoro ibrido e non forniscono al personale le attrezzature necessarie (strumenti di collaborazione e comunicazione, soluzioni per l'ufficio ibrido, ecc.) 

Mantenere un'elevata sicurezza informatica 

Quando si lavora da casa, la sicurezza informatica diventa ancora più cruciale per i team IT e le aziende. Mantenere il posto di lavoro sicuro e protetto è più difficile quando i dipendenti lavorano da luoghi diversi con connessioni Internet e apparecchiature personali non protette. Lo sviluppo di pratiche e tecnologie di lavoro a distanza apre una nuova porta agli hacker per attaccare la rete e accedere ai dati privati. Ciò rende la gestione del rischio informatico una priorità ancora più importante di quanto non lo fosse già.

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Soluzioni per superare gli svantaggi del lavoro ibrido

Chiedere ai dipendenti un feedback

Il modo migliore per implementare un modello di lavoro ibrido di successo è farlo con il feedback dei dipendenti. Loro sanno cosa funziona e cosa non funziona in questo nuovo stile di lavoro. Puoi raccogliere informazioni durante una conversazione informale, inviare questionari anonimi sulla soddisfazione dei dipendenti specificamente rivolti a questo argomento, organizzare riunioni di team per discutere le aree di miglioramento e così via. Soprattutto, non dare per scontato che una certa idea funzionerà senza aver prima consultato il tuo team. 

Controllare le analytics del posto di lavoro

Se hai intenzione di costruire un ufficio smart, è molto probabile che utilizzi diverse tecnologie. Questi strumenti raccolgono costantemente dati sui comportamenti del personale. Controllando queste analytics del posto di lavoro, è possibile osservare se:

• tendono a utilizzare maggiormente questo o quel canale di comunicazione;
• vengono spesso o meno in loco;
• prenotano più postazioni di lavoro condivise che scrivanie singole;
• e così via. 

Si tratta di risorse fondamentali per tutti i leader, in particolare per chi lavora nel settore CRE (Corporate Real Estate), nelle risorse umane, nell'IT e nella finanza.

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Creare politiche e linee guida su misura per il lavoro ibrido

Riteniamo che un modello di lavoro ibrido possa essere un'ottima soluzione per molte aziende e per i lavoratori, a condizione che si tenga conto delle esigenze legate alla gestione delle presenze orarie. Una volta raccolti i feedback dei lavoratori si avrà una chiara comprensione delle aree di miglioramento: è possibile quindi sviluppare politiche e linee guida su misura per il lavoro ibrido. Il passo successivo è quello di condividerle con il tuo team e spiegare eventuali regole poco chiare, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Infine, ricorda che le esigenze dell'azienda e del personale evolvono costantemente. È quindi importante aggiornarle regolarmente.

Ottimizzare il luogo di lavoro fisico

Lo scopo dell'ufficio cambia quando si lavora con una forza lavoro ibrida. Di conseguenza, è fondamentale riprogettare lo spazio di lavoro in base alle nuove esigenze dei membri del team. Per esempio, potresti notare nel tuo sistema di gestione delle risorse umane che c'è una maggiore richiesta di sale riunioni e altre aree collettive. Questo perché i dipendenti ibridi, quando arrivano in ufficio, tendono a dare la priorità al lavoro su progetti collaborativi piuttosto che a compiti individuali. Inoltre, con un numero inferiore di persone che si recano quotidianamente in una sede, le esigenze di spazio sono minori. Ciò consente di ridimensionare lo spazio dell'ufficio e di ridurre i costi.

Creare un ambiente di lavoro digitale ibrido 

In ogni luogo di lavoro, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale nella vita quotidiana dei dipendenti. Quindi, così come è necessario adattare il proprio spazio di lavoro fisico alle nuove esigenze del lavoro ibrido, è necessario adattarsi anche a quello digitale. Con la tecnologia per i luoghi di lavoro ibrido, si aumenta la produttività aziendale e la felicità dei dipendenti. Utilizzando l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro, i lavoratori possono concentrarsi su compiti più mirati, aumentare l'efficienza e ridurre gli errori umani. Grazie a strumenti di comunicazione adeguati, sono più efficienti. La modalità di lavoro ibrido, come le app di prenotazione della scrivania, migliora la collaborazione tra i membri del team e così via.

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Anche se questo articolo si concentra sulle sfide del lavoro ibrido, consentire la flessibilità sul lavoro ha più vantaggi che svantaggi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Quando si introduce un modello di lavoro ibrido in modo ponderato, creando politiche e linee guida adatte all'organizzazione e alle esigenze dei dipendenti, gli svantaggi del lavoro ibrido scompaiono. La chiave è sempre quella di promuovere un approccio incentrato sul dipendente e di rimanere attenti alle nuove tendenze del futuro del lavoro. Discutete regolarmente con i tuoi dipendenti per migliorare continuamente e aiutare loro e la tua azienda a prosperare.

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^‍1 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: HYBRID WORK MODEL, DATA, AND PRODUCTIVITY, Zippia;

² Why the return to the office isn’t working, Vox;

³ Statistiche sul lavoro da remoto: cosa dicono i numeri?, deskbird.