Quali sono le sfide del lavoro ibrido e come superarle?

Le modalità di lavoro ibrido e flessibile sono ormai diventate la norma e offrono molti vantaggi ai dipendenti e alle aziende. Tuttavia, nessun modello di lavoro è perfetto e le sfide del lavoro ibrido esistono. Mantenere la coesione del team, garantire una collaborazione fluida ed efficace, adattare lo spazio dell'ufficio a questo nuovo approccio al lavoro... Sono tutti ostacoli che le organizzazioni devono superare per offrire un ambiente di lavoro positivo e di successo.

Tornare a un modello al 100% in presenza non è più un'opzione se si vuole rimanere competitivi e attraenti. Quindi, quali sono le soluzioni? In qualità di esperti di lavoro ibrido, condividiamo le migliori pratiche che puoi implementare per superare questi potenziali inconvenienti e per instaurare un ambiente di lavoro agile, dinamico e flessibile.

Le sfide del lavoro ibrido dal punto di vista dei dipendenti

Mancanza di chiarezza della modalità di lavoro ibrido

La mancata creazione di linee guida chiare può avere conseguenze significative quando si adotta una politica di lavoro ibrido. Il risultato è che il team non è sicuro di ciò che deve e può fare, ad esempio, per quanto riguarda la programmazione e la collaborazione. Devono attenersi agli orari di lavoro come in ufficio o è consentito l'orario flessibile? Devono essere sempre presenti su Slack o possono controllare i messaggi solo di tanto in tanto durante la giornata? Possono davvero venire in ufficio ogni volta che lo desiderano, o questo avrà un impatto sullo sviluppo della loro carriera? Tutte queste domande devono avere risposte chiare.

Trovare un buon equilibrio tra vita privata e lavoro

Quando si lavora da casa, la tentazione di svolgere altre attività, come per esempio caricare il bucato prima di iniziare la giornata, è forte. Il multitasking potrebbe far credere al personale di essere più efficiente, ma ha l'effetto opposto. Pochi minuti dopo sentono il "bip, bip, bip" che indica che la lavatrice ha finito e che i panni devono essere appesi allo stendino. Nel frattempo, non svolgono il loro lavoro con la stessa efficienza perché sono distratti. Il lavoro a distanza è fantastico. Tuttavia, stabilire delle barriere tra le attività private e quelle professionali a volte può essere impegnativo, soprattutto senza uno spazio di lavoro dedicato a casa. Ma lo stesso vale anche per il contrario. Controllare le e-mail o lavorare fino a tardi su un progetto può essere una tentazione maggiore quando si lavora da casa.

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Interagire e costruire relazioni con i colleghi

L'aumento del lavoro a distanza ha costretto tutti a imparare a interagire in modo diverso. La virtualità spesso significa meno interazioni spontanee o personali. È facile e naturale fermarsi a chiacchierare quando si incrocia un collega nel corridoio dell'ufficio, prima di tornare ai propri compiti. Per i membri di un team ibrido, che non sono presenti in sede nello stesso momento, la situazione si fa più difficile. Ecco perché "l'87% dei dipendenti ritiene che lavorare in ufficio sia importante per collaborare e costruire relazioni con i membri del team"¹.

Collaborare in modo efficiente e senza interruzioni

Il tuo team ibrido ha accesso agli strumenti giusti per "lavorare da qualsiasi luogo" con la stessa efficienza della sede? Lavorare da luoghi e orari diversi può creare problemi di coordinamento se i membri del team non hanno accesso alle risorse e alle attrezzature necessarie. Sebbene i lavoratori da remoto siano più produttivi dei loro colleghi in sede, saranno più stressati e meno efficienti se il lavoro ibrido non viene implementato in modo ponderato. 

Isolamento

Se la tua politica sul lavoro ibrido non specifica un numero minimo di giorni in cui i dipendenti devono essere in sede a settimana o al mese, è più probabile che le persone che non vengono spesso in presenza si sentano isolate e sole. Poiché nella nostra vita passiamo molto tempo a lavorare, l'ufficio sarebbe uno dei luoghi in cui si avevano più interazioni sociali. Per alcuni membri del team, il fatto di non recarsi regolarmente in sede può avere un impatto significativo sulla connessione con il luogo di lavoro e sulla salute mentale.

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Le sfide del lavoro ibrido dal punto di vista del datore di lavoro

Trovare il giusto equilibrio tra lavoro a distanza e in presenza

Alcune aziende costringono i dipendenti a tornare in ufficio, ma la stragrande maggioranza dei lavoratori non considera più le modalità di lavoro flessibili come un'opzione "da avere". Potresti pensare: "Bene, allora passeremo al lavoro ibrido e chiederemo ai membri del team di venire in sede 2 volte a settimana. Voilà, fatto!". Vorremmo che fosse così facile. Ma ogni azienda, settore e team è diverso. Ciò che funziona per una non funziona per un'altra. Anche se lavorare da casa 2 giorni a settimana sembra essere il rapporto migliore, la flessibilità rimane fondamentale.

Per esempio, i Baby Boomers, la Gen X e i Millennials preferiscono essere presenti in sede da 1 a 2 giorni alla settimana, mentre la Gen Z si aspetta di incontrare i colleghi di persona da 3 a 4 giorni alla settimana. Queste informazioni sono importanti da considerare se si vuole implementare una strategia di lavoro ibrida di successo.

Costruire una forte cultura aziendale e mantenere il legame con il luogo di lavoro

L'ufficio svolge un ruolo centrale nella promozione della cultura organizzativa. Ma come si fa a continuare a condividere e promuovere i valori aziendali quando le persone non vengono più in sede con la stessa frequenza di un tempo? Il disfacimento della cultura aziendale è uno dei feedback più comuni di manager e dipendenti riguardo al lavoro a distanza. Ciò va di pari passo con la perdita di connessione con il luogo di lavoro. I dipendenti possono sentirsi meno legati ai colleghi, al lavoro e all'azienda se non trovano il modo di potenziare questi due aspetti.

Guidare un team ibrido

Gestire una forza lavoro da remoto, ibrida o distribuita non è la stessa cosa che guidare un team che si vede di persona ogni giorno. Richiede alcuni aggiustamenti da entrambe le parti. Tuttavia, è compito dei manager promuovere le migliori pratiche di lavoro a distanza e un approccio incentrato sui dipendenti per farle funzionare. Devi sapere chi lavora, dove e quando, e devi anche monitorare attentamente le esigenze e il benessere dei tuoi dipendenti. Per esempio, è più facile notare i sintomi del burnout sul posto di lavoro quando si incontrano i propri collaboratori tutti i giorni che quando li si vede solo una volta alla settimana.

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Creare un ambiente di lavoro equo e inclusivo 

"Il 41% dei dipendenti ritiene che i lavoratori a distanza non abbiano le stesse opportunità di crescita professionale"². In un ambiente di lavoro ibrido è facile che si verifichino comportamenti distorti. Per esempio, i lavoratori in sede potrebbero essere a conoscenza di nuove offerte di lavoro prima dei loro colleghi in ufficio solo perché hanno condiviso un caffè con la persona giusta. Inoltre, alcuni manager si scontrano con l'idea di non vedere i propri collaboratori lavorare quando sono a casa. Questo può anche portare a un trattamento ingiusto, perché potrebbero avere la sensazione che le persone che vengono in ufficio lavorino di più di quelle che operano da casa (anche se spesso è il contrario).

Problemi di salute mentale e burnout

Come già detto, consentire una maggiore flessibilità sul lavoro di solito influisce positivamente sulla salute mentale dei dipendenti, ma può avere l'effetto opposto se non viene attuata in modo ponderato. Per esempio, in una configurazione di lavoro ibrida possono svilupparsi una cultura aziendale inadeguata o pratiche di microgestione. Stress e frustrazione possono sorgere anche tra i lavoratori quando il passaggio a pratiche di lavoro ibride è mal strutturato e gestito. Ciò accade spesso quando le aziende non hanno una politica chiara in materia di lavoro ibrido o non forniscono al personale un'attrezzatura adeguata (strumenti di collaborazione e comunicazione, software di prenotazione della scrivania, piattaforme di gestione dei progetti, ecc.)

Garantire la sicurezza informatica dell'ufficio ibrido

La sicurezza informatica diventa ancora più cruciale per le aziende e i team IT con una configurazione di lavoro ibrida. Mantenere il posto di lavoro sicuro e protetto è più difficile quando i dipendenti lavorano da sedi diverse con connessioni Internet e apparecchiature personali talvolta non protette. Lo sviluppo di pratiche e tecnologie di lavoro a distanza apre una nuova porta agli hacker per attaccare la rete e accedere ai dati privati. Ciò rende la gestione del rischio informatico una priorità ancora più importante di quanto non lo fosse già prima.

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Soluzioni per ridurre al minimo le sfide del lavoro ibrido

Chiedere ai dipendenti un feedback

Richiedere il feedback dei dipendenti è il modo migliore per creare una politica di lavoro ibrido di successo. Loro sanno cosa funziona e cosa non funziona in questo nuovo stile di lavoro. Puoi raccogliere informazioni durante una conversazione informale, inviare questionari anonimi sulla soddisfazione dei dipendenti specificamente mirati a questo argomento e organizzare riunioni di team per discutere le aree di miglioramento... Soprattutto, non dare per scontato che una particolare idea funzionerà senza aver prima consultato il tuo team. 

Controllare le analytics del posto di lavoro

Se ti sei concentrato sulla costruzione di un ufficio intelligente, è molto probabile che utilizzi diverse tecnologie. Questi strumenti raccolgono costantemente dati sui comportamenti del personale (se hanno firmato un accordo per il trattamento dei dati). Controllando queste analisi del posto di lavoro, è possibile osservare se:

• tendono a utilizzare maggiormente questo o quel canale di comunicazione;
• vengono spesso o no in presenza;
• prenotano più postazioni di lavoro condivise che scrivanie singole;
• e così via. 
  

Si tratta di risorse fondamentali per tutti i leader, in particolare per quelli dei settori CRE (Corporate Real Estate), HR, IT e Finance. Ti aiutano a individuare i potenziali problemi prima che si presentino o si aggravino e ti offrono spunti essenziali per sfruttare al meglio il lavoro ibrido.

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Creare politiche e linee guida su misura per il lavoro ibrido

Riteniamo che un modello di lavoro ibrido possa essere una soluzione eccellente per molte aziende e dipendenti, a condizione che si tenga conto delle esigenze dell'organizzazione e delle persone. Una volta raccolto il feedback dei lavoratori e comprese chiaramente le aree di miglioramento, puoi sviluppare politiche e linee guida sul lavoro ibrido su misura. Il passo successivo è quello di condividerle con il team e spiegare eventuali regole poco chiare, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Infine, ricorda che le esigenze dell'azienda e del personale si evolvono costantemente. Pertanto, è essenziale aggiornarle regolarmente.

Ottimizzare lo spazio dell'ufficio in modo efficace

Lo scopo dell'ufficio cambia quando si lavora con una forza lavoro ibrida. Di conseguenza, è fondamentale riprogettare lo spazio di lavoro in base alle nuove esigenze dei membri del team. Per esempio, potresti notare una maggiore richiesta di sale riunioni e altre aree collettive sul tuo software di prenotazione delle scrivanie. Questo perché i dipendenti ibridi tendono a dare la priorità al lavoro su progetti collaborativi piuttosto che a compiti individuali quando vengono in ufficio. Inoltre, con un numero inferiore di persone che si recano in ufficio ogni giorno, il fabbisogno di spazio è minore. Ciò consente di ridurre le dimensioni dell'ufficio e di ridurre i costi.

Creare un ambiente di lavoro digitale in linea con le esigenze dei team ibridi

La tecnologia svolge un ruolo cruciale nella vita quotidiana dei dipendenti in ogni luogo di lavoro. Quindi, così come è necessario adattare il proprio spazio di lavoro fisico alle nuove esigenze generate dal lavoro ibrido, è necessario adattarsi anche a quello digitale. Con la tecnologia del luogo di lavoro ibrido, si aumenta la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Utilizzando l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro, i dipendenti possono concentrarsi su compiti più mirati, aumentare l'efficienza e ridurre gli errori umani. Grazie a strumenti di comunicazione adeguati, sono più efficaci. Le soluzioni di lavoro ibrido, come le app di prenotazione delle scrivanie, migliorano la collaborazione tra i membri del team e la connessione con il luogo di lavoro.

Consentire la flessibilità sul lavoro ha più vantaggi che svantaggi sia per i dipendenti che per le organizzazioni. Quando si introduce questo modello di lavoro in modo ponderato, con politiche e linee guida che corrispondono alle esigenze dell'organizzazione e della forza lavoro, si riducono significativamente le sfide del lavoro ibrido. La chiave è promuovere un approccio incentrato sul dipendente e rimanere attenti alle nuove tendenze del futuro del lavoro. Discuti regolarmente con i membri del tuo team per migliorare continuamente e aiutare loro e la tua azienda a prosperare.

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: HYBRID WORK MODEL, DATA, AND PRODUCTIVITY, Zippia;

² Remote work statistics: What do the numbers say?, deskbird.