La prenotazione di una scrivania
non è mai stata più semplice di così.

Un ambiente di lavoro ibrido è un modello di lavoro che consente di lavorare da qualsiasi luogo. In genere, i dipendenti lavorano da casa o dall'ufficio, ma hanno anche la possibilità di lavorare da un "terzo posto di lavoro".

La prenotazione della scrivania aiuta i dipendenti a riservare una scrivania designata o una sala riunioni in un modello di lavoro ibrido. Possono pianificare facilmente la loro settimana attraverso un sistema di prenotazione condiviso e assicurarsi una postazione specifica.

L'utilizzo di un software di prenotazione della scrivania può semplificare notevolmente la vita lavorativa di tutti. Con questo sistema, i dipendenti non devono più preoccuparsi di trovare una postazione che corrisponda ai loro orari e alle loro preferenze, e possono concentrarsi sul loro lavoro senza preoccuparsi di arrivare in ufficio solo per trovare l'unico posto disponibile in uno spazio aperto e rumoroso.

Per desk sharing si intende la pratica di condividere le scrivanie sul posto di lavoro. Non significa necessariamente che due persone siedono contemporaneamente alla stessa postazione. Al contrario, due dipendenti utilizzano la stessa scrivania in momenti diversi della giornata o della settimana. È una pratica comune negli ambienti di lavoro ibridi, dove solo alcuni dipendenti si recano in ufficio ogni giorno. Invece di assegnare una scrivania a ogni persona, che la lascerebbe vuota quando non è presente, il desk sharing assicura il massimo utilizzo dello spazio disponibile in ufficio mantenendo la scrivania occupata.

Il rapporto di condivisione della scrivania indica il numero di persone che utilizzano una postazione.
Per esempio, se due persone utilizzano la stessa scrivania in momenti diversi della settimana, il rapporto sarà di 2:1. Negli uffici tradizionali, dove i dipendenti si recano al lavoro tutti i giorni, il rapporto è solitamente di 1:1. Tuttavia, con l'evoluzione del lavoro, è probabile che questo rapporto cambi con il diffondersi di modelli di lavoro a distanza e flessibili. Per determinare il rapporto di condivisione delle scrivanie più appropriato, i dirigenti aziendali devono considerare le dimensioni del team, i ruoli dei suoi membri, la frequenza della loro presenza in ufficio e la crescita prevista. Inoltre, i leader devono determinare il numero minimo di scrivanie che possono essere rese disponibili in qualsiasi momento senza ostacolare la collaborazione e la presenza dei dipendenti.