Il Cliente
IU, uno dei leader nell'istruzione
La IU International University of Applied Sciences è uno dei principali leader nell'istruzione in Germania. Ogni giorno, rivoluzionano l'educazione cambiando le regole del gioco. IU offre una vasta gamma di programmi di studio per studenti universitari e laureati, in diversi campi e con diverse formule. Con più di 75.000 studenti ogni anno, mirano a rendere l'istruzione accessibile a tutti.
Oggi, IU impiega oltre 1.500 persone in 30 sedi (e da remoto) in tutta la Germania. La loro "Culture of Everyone" mette l'essere umano al centro di tutto, e l'ha aiutata a ricevere il certificato Great Place to Work. Attualmente, la maggior parte dei dipendenti IU lavora da casa per 2 o 3 giorni a settimana, mentre il resto del tempo va in ufficio.
La Sfida
Esigenze diverse per situazioni diverse
In realtà, IU è diventata in parte flessibile già nel 2020, in sedi selezionate. La pandemia ha aumentato la necessità di soluzioni di lavoro flessibili e IU è stata tra le prime aziende a implementare questo concetto. La maggior parte degli uffici di IU hanno aree dedicate al lavoro di gruppo, al lavoro individuale, alle riunioni, ai progetti o alla socializzazione.
Tuttavia, la loro prima soluzione per la prenotazione delle postazioni di lavoro non era in grado di gestire una grande quantità di dati e di soddisfare la flessibilità delle esigenze. Pertanto, IU è andata a caccia di una soluzione facile e intuitiva, che si adattasse a tutte le loro 30 diverse sedi e alle loro esigenze specifiche. Inoltre, la soluzione doveva fornire reazioni rapide in caso di cambiamento dei requisiti o di risoluzione dei problemi. Infine, doveva essere semplice e veloce per i dipendenti prenotare una postazione nell'ufficio scelto.
La Soluzione
Un approccio su misura
IU ha introdotto deskbird nell'estate 2021 per 800 dipendenti in Germania. Dopo l'avvio del progetto e alcuni aggiustamenti del prodotto fatti su misura per IU, hanno annunciato il lancio di deskbird come nuovo strumento di prenotazione delle postazioni appena una settimana prima del rientro. Attraverso l'app mobile o desktop di deskbird, i dipendenti di IU possono ora scegliere una data, controllare facilmente dove sono seduti i loro colleghi, e quindi prenotare una postazione nell'area in cui desiderano lavorare.
Nonostante il breve preavviso, i dipendenti sono stati contenti della soluzione e hanno apprezzato le prenotazioni facili e veloci. Dal top management agli studenti lavoratori, deskbird è stata accettata da tutti senza esitazione. E semmai, i dipendenti di IU hanno avuto solo feedback costruttivi su come deskbird potrebbe migliorare ulteriormente il software.
Stavamo cercando uno strumento facile e intuitivo che potesse comunque soddisfare tutte le nostre esigenze. Soprattutto perché il progetto comportava una ristrutturazione del layout del nostro ufficio, è stato sorprendente quanto deskbird fosse flessibile verso le nostre mutevoli esigenze. Con deskbird, abbiamo trovato un software che offre un'ottima esperienza utente insieme a tutte le caratteristiche che desideravamo, specialmente SSO e restrizioni di accesso, che erano molto importanti per noi!
Jacqueline Schuster
Senior Project Lead HR
