Come migliorare la presenza al lavoro? 7 strategie da attuare nel 2025
14 ottobre 2024
14 ottobre 2024
La presenza in ufficio sta crollando da quando sono entrate in gioco le pratiche di lavoro ibride? Non si tratta di un caso isolato. Molte organizzazioni stanno ancora cercando di adattare e migliorare la presenza al lavoro senza andare contro le aspettative dei dipendenti e i nuovi modi di lavorare. Tuttavia, l'assenteismo può influenzare la tua forza lavoro e la tua attività in vario modo.
Ci sono delle ragioni per cui hai assunto questa o quella persona. Pertanto, la loro assenza ha un impatto su tutti e su ogni gli aspetti della tua azienda, con conseguente collaborazione inefficace, bassa produttività e scarsa connessione sul posto di lavoro... Man mano che i nostri modi di lavorare si evolvono, anche le tue strategie di presenza in ufficio dovrebbero cambiare. Accordi di lavoro flessibili ben gestiti possono essere una soluzione potente per aumentare la presenza dei dipendenti e altri approcci moderni.
Ecco 7 trucchi per favorire una buona presenza sul posto di lavoro per creare un ambiente adatto alla forza lavoro odierna.
Come migliorare la presenza al lavoro?
1. Comprendere le ragioni della scarsa presenza al lavoro
Quindi, hai notato che la presenza dei tuoi dipendenti non è quella che ti aspetti e vuoi trovare soluzioni per migliorarla. Il primo passo è cercare il motivo per cui registri livelli di assenteismo più alti. È specifico di un team o influisce sulla forza lavoro in generale? Ci sono stati dei cambiamenti che potrebbero aver causato questo?
Prima di implementare nuove strategie di presenza in ufficio, devi sapere cosa innesca questo schema. Non fare supposizioni.
Parla con i membri del tuo team, in particolare con quelli che perdono ripetutamente il lavoro o chiedono di lavorare da casa più spesso rispetto alla tua politica di lavoro ibrido. Da lì, prova a vedere se noti spiegazioni comuni. Sebbene le conversazioni verbali siano essenziali, ti consigliamo di inviare anche questionari anonimi, poiché alcuni dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio nell'esprimere i propri pensieri ed essere onesti sul motivo per cui sono assenti o riluttanti a venire in sede.
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2. Rendere la flessibilità lavorativa una norma
Se hai notato un aumento dell'assenteismo da quando hai consentito il lavoro ibrido, rendere il lavoro flessibile una norma potrebbe sembrare controproducente. Tuttavia, uno dei motivi principali per cui i dipendenti sono in ritardo al lavoro, chiedono un giorno libero o vogliono lavorare da casa è la mancanza di flessibilità nei loro orari. Abilitare pratiche di lavoro flessibile e ibrido può risolvere molti problemi che causano una scarsa presenza al lavoro, come la difficoltà a integrare lavoro e vita personale, il pendolarismo quotidiano o il mantenimento di uno stile di vita sano. La chiave per un ambiente di lavoro fiorente e flessibile è la struttura. Quindi, parla con i tuoi dipendenti, analizza i loro punti deboli e le loro esigenze, valuta le tue aspettative e crea una politica di lavoro flessibile chiara e ben strutturata. In questo modo, non c'è più spazio per dubbi sulla presenza al lavoro. I membri del team sanno quando e dove ci si aspetta che lavorino e a cosa hanno diritto.
3. Migliorare l'esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti
L'esperienza e l'impegno dei dipendenti hanno un effetto enorme sulla presenza. I membri del team che sono felici e coinvolti dal loro lavoro tendono a essere meno assenti rispetto alle persone che sono demotivate e soddisfatte del lavoro.
Se il tuo personale lavora molto da casa e vorresti vederli in sede più spesso, anche l'esperienza in ufficio è importante. Saranno anche più aperti ad andare in ufficio se vanno d'accordo con i colleghi e sono pienamente coinvolti nel loro lavoro.
Un'esperienza positiva dei dipendenti e un forte coinvolgimento incoraggiano naturalmente i membri del team a essere meno assenti e più aperti alla collaborazione di persona. Sai cosa fare! E se non lo sai, leggi i nostri 23 consigli per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti!
4. Promuovere il legame di squadra e il senso di appartenenza
Sentirsi parte di una comunità e responsabili per una posizione è fondamentale per la presenza dei dipendenti al lavoro. Le relazioni lavorative influenzano la motivazione e la volontà del personale di recarsi in sede. Se i membri del team hanno un ottimo rapporto con i colleghi, amano lavorare insieme e si sostengono a vicenda, sono più desiderosi di avere una buona presenza al lavoro.
Quando fai parte di un team con persone con cui vai d'accordo, ci pensi due volte prima di assentarti. Se non hai alcun legame con i tuoi colleghi, anche con una buona etica del lavoro, chiedere un giorno libero o richiedere di lavorare da casa quando non è pianificato è più facile.
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5. Rendere il tuo spazio in ufficio più attraente
Oltre a tutte le strategie di presenza in ufficio menzionate sopra, rendere il tuo ufficio attraente è anche un ottimo modo per ridurre la scarsa presenza. Immagina se il tuo posto di lavoro fosse ben progettato, ergonomico, accogliente e ospitasse eventi e attività; diventa molto più di un semplice "luogo di lavoro".
Questo aspetto non dovrebbe essere sottovalutato perché i dipendenti di oggi vengono in sede per collaborare e interagire socialmente più che per completare un compito. Le statistiche sui luoghi di lavoro ibridi mostrano che il lavoro può essere svolto in modo efficace da casa come in ufficio. Quindi, devi creare delle buone ragioni per cui il tuo personale venga in ufficio. Ecco 9 modi per rendere il tuo ufficio più accogliente e aumentare la presenza!
6. Creare fiducia e mostrare un supporto genuino
Fiducia e supporto sono due pilastri fondamentali di uno stile di gestione di successo. Per quanto riguarda la presenza dei dipendenti, creano solide fondamenta e uno spazio sicuro in cui i membri del tuo team possono parlare con te e aprirsi.
Sapere cosa potrebbe impedire al tuo personale di essere puntuale o di venire in ufficio può aiutarti ad affrontare la situazione in modo diverso e a trovare soluzioni insieme. Per esempio, implementare un orario di lavoro flessibile per le persone che hanno impegni familiari impegnativi dimostra comprensione e fiducia. È più probabile che gestiscano le proprie responsabilità in modo efficace e si presentino al lavoro in modo coerente.
7. Progettare e condividere una chiara politica di presenza
Mentre hai iniziato a lavorare sulle radici di questa mancanza di presenze in ufficio, devi anche creare una chiara politica di lavoro. Nessuno dei tuoi dipendenti e manager dovrebbe essere confuso su cosa è consentito e cosa non lo è, specialmente in un ambiente di lavoro ibrido. Un documento del genere mette tutti sulla stessa pagina e non lascia spazio a interpretazioni errate. La tua politica di presenza dovrebbe:
- Definire la differenza tra ferie programmate, permessi di emergenza, giorni liberi, giorni di malattia, ritardi e mancate presenze.
- Spiegare come vengono monitorate le presenze dei dipendenti.
- Essere inclusiva, equa e giusta.
- Descrivere dettagliatamente i passaggi per richiedere un permesso.
- Avere una linea guida per le assenze impreviste.
- Essere chiara sulla presenza da casa rispetto a quella in ufficio (allega la tua politica sul lavoro flessibile/ibrido).
- Includere linee guida per i manager su come gestire la scarsa presenza e affrontare questo problema in modo efficace.
- Indicare e descrivere dettagliatamente i provvedimenti disciplinari in base a ciascuna situazione.
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Quali sfide ha sollevato il lavoro ibrido in relazione alla presenza in ufficio?
L'assenteismo dei dipendenti non è un problema nuovo da affrontare. Tuttavia, le pratiche di lavoro ibrido hanno costretto le aziende a rivedere la definizione di presenza al lavoro.
Ridefinire la presenza in ufficio
All'inizio dell'era dell'ibrido, alcuni manager hanno avuto difficoltà con l'idea che i membri del team potessero essere produttivi a casa come in ufficio. Non vederli lavorare li faceva sentire come se potessero rilassarsi sul divano.
Poiché anni e studi hanno dimostrato che lavorare da remoto non influisce sulla produttività, la maggior parte delle aziende ha ormai adottato modalità di lavoro ibrido. Quindi, per la maggior parte delle organizzazioni odierne, l'idea classica di presenza non ha più senso. Non è possibile avere le stesse regole di presenza in un ambiente di lavoro ibrido come in un tradizionale ufficio 9:18.
Per esempio, supponiamo che la tua politica di lavoro ibrido richieda al tuo personale di recarsi in sede 2 giorni alla settimana, ma consenta loro di scegliere dove lavorare il resto del tempo. Attribuire un punteggio di presenza inferiore alle persone che decidono di lavorare da casa i 3 giorni rimanenti della settimana non sarebbe giusto ed equo.
Ripensare il ruolo dell'ufficio
I team ibridi vengono in ufficio meno spesso rispetto a un ambiente di lavoro tradizionale, quindi hanno un rapporto diverso con questo posto. Un luogo di lavoro che non è adattato a una forza lavoro ibrida può avere un impatto significativo sulla presenza fisica del tuo personale.
Perché dovrebbero venire in sede se la configurazione del loro ufficio domestico soddisfa meglio le loro esigenze e li rende più produttivi? Perché dovrebbero scegliere l'ufficio per svolgere esattamente le stesse attività che possono svolgere a casa? Il ruolo dell'ufficio è cambiato con il lavoro ibrido e devi considerare questo aspetto per migliorare la presenza al lavoro.
I dipendenti hanno bisogno di una buona ragione per recarsi in ufficio. Per la maggior parte, collaborare di persona con i colleghi, avere interazioni sociali e rafforzare i legami sul posto di lavoro sono le motivazioni principali per recarsi più spesso in sede. Pertanto, riadattare il proprio spazio di lavoro in queste direzioni è fondamentale.
Rafforzare l'importanza della fiducia sul posto di lavoro
Abbiamo menzionato l'importanza della fiducia nel migliorare la presenza al lavoro. Ma la fiducia è ancora più vitale in un ambiente di lavoro ibrido, poiché favorisce la flessibilità e l'autonomia essenziali per questo modello.
Senza una presenza fisica regolare in ufficio, devi fidarti che i dipendenti gestiscano i loro compiti e il loro tempo in modo responsabile, concentrandosi sulla produttività piuttosto che sulla sola presenza. Questa fiducia rafforza i lavoratori, promuovendo responsabilità e motivazione e facendoli sentire più apprezzati e supportati. Crea anche uno spazio sicuro, promuovendo una cultura di comunicazione aperta. I membri del team hanno maggiori probabilità di esprimere vincoli personali o richiedere ferie in modo responsabile.
Formare i manager, condividere linee guida chiare e incoraggiare la coesione di squadra può contribuire notevolmente a creare fiducia tra i dipendenti.
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Come fa deskbird ad aiutarti a rafforzare le tue strategie di presenza in ufficio?
Creare una politica di lavoro ibrido su misura direttamente tramite l'app di deskbird
Con quale frequenza i tuoi dipendenti possono lavorare da remoto? È chiaro a tutti? Possono lavorare da qualsiasi luogo o richiedi loro di essere in ufficio, a casa o in uno spazio di coworking? La tua politica di lavoro ibrido deve rispondere a tutte queste domande e allinearsi ai valori e alla cultura della tua azienda.
Sappiamo che creare la politica perfetta può sembrare opprimente. Per questo motivo, deskbird semplifica la creazione della tua policy di lavoro ibrida direttamente tramite l'app. Ti guidiamo passo dopo passo in modo che tu possa progettare la policy ideale per la tua organizzazione e il tuo team. Non solo potrai modificarla facilmente quando necessario, ma consente anche ai tuoi dipendenti di accedervi ovunque e in qualsiasi momento.
Migliorare lo spazio del tuo ufficio con decisioni basate sui dati grazie ad analisi potenti
Abbiamo menzionato l'importanza di adattare lo spazio del tuo ufficio alle esigenze del tuo team ibrido. Ma cosa significa? Cosa dovresti cambiare? Cosa cercano i tuoi dipendenti quando vengono in sede?
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Di quante scrivanie singole hai realmente bisogno? Quanti spazi per riunioni vengono utilizzati ogni giorno e sono sufficienti oppure il tuo personale finisce per riunirsi in stanze che non hanno l'attrezzatura giusta per collaborare in modo efficace? I nostri report analitici dell'ufficio ti consentono di prendere decisioni basate sui dati per ristrutturare il tuo spazio e creare un ambiente di lavoro fiorente e incentrato sui dipendenti.
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Promuovere un ambiente di lavoro di supporto e implementare accordi di lavoro flessibili sono strategie cruciali per migliorare la presenza al lavoro. Tuttavia, dare priorità alla fiducia, incoraggiare una comunicazione aperta e adottare la tecnologia per gestire modelli di lavoro ibridi sono anche aspetti essenziali. deskbird offre una soluzione innovativa per ottimizzare la presenza dei dipendenti e ridurre l'assenteismo nei luoghi di lavoro moderni.
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Fonti:
