Politiche per il lavoro ibrido: come impostarle con successo
25 luglio 2024
25 luglio 2024
Migliorare la flessibilità sul posto di lavoro è essenziale per aumentare l'attrazione dei talenti e la soddisfazione dei dipendenti. Tuttavia, deve essere fatto in modo efficace. Le politiche di lavoro ibride sono lo scheletro di un ambiente di lavoro florido e flessibile. Sia dal punto di vista dei datori di lavoro che dei dipendenti, esse eliminano la confusione, prevengono le interpretazioni errate ed evitano i comportamenti distorti. Tutti sanno esattamente quali sono le cose da fare e quelle da non fare per quanto riguarda l'orario e la sede di lavoro, oltre a sapere dove trovare le risposte pertinenti in caso di dubbio.
Per definire una politica efficace si applicano alcune regole. È necessario discutere e definire aspetti cruciali come l'ammissibilità, la sicurezza, la tecnologia, le aspettative, i vantaggi del lavoro da casa, ecc. In questo articolo esaminiamo tutti questi aspetti e forniamo un modello da utilizzare come punto di partenza. La cosa più importante da ricordare è che lo sviluppo delle procedure è un compito collettivo. Le risorse umane, il reparto finance, l'IT, il CRE, i team leader e i dipendenti devono collaborare per stabilire indicazioni che soddisfino tutti.
L'implementazione del lavoro ibrido può assumere varie forme. Vediamo come impostare una politica di orari di lavoro flessibili per abbracciare questo modo moderno di lavorare senza problemi e con successo.
I motivi per cui è essenziale creare delle politiche per il lavoro ibrido
La differenza tra una politica di lavoro ibrida e una linea guida
Prima di addentrarci in questo argomento, è essenziale ricordare la differenza tra una policy e una linea guida, poiché questi termini sono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Una linea guida è una serie di raccomandazioni, mentre una policy è un insieme di regole che i dipendenti devono seguire.
Per esempio, una linea guida potrebbe essere: "Idealmente, se potessi venire in sede una volta alla settimana, sarebbe fantastico". Una politica dice: "I membri del team ibrido devono essere in ufficio almeno 2 giorni alla settimana". Vedi la differenza?
Le politiche di lavoro ibrido eliminano stress e confusione per tutti
Esistono diversi tipi di modelli di lavoro ibrido (remote-first, office-first, at-will, ecc.) e molteplici modi per implementarli in base alle esigenze dell'azienda.
La politica, che include i giorni fissi a distanza e in sede, può essere universale in tutta l'organizzazione. Può variare per consentire di prendere decisioni e rispondere alle esigenze di ciascun dipendente. Infine, può anche essere flessibile tra i vari team, il che significa che le regole sono stabilite individualmente tra il manager e i colleghi. Tutto questo può creare confusione e le persone potrebbero non sapere cosa hanno diritto di fare.
Uno dei problemi principali in un ambiente di lavoro ibrido è la mancanza di chiarezza. La definizione di una chiara politica di lavoro ibrido può aiutare a risolvere questo problema.
Le politiche di lavoro ibrido rendono ufficiali le regole e mettono tutti d'accordo
Non puoi dare per scontato che tutti si comportino come te perché pensi che "si tratta di buon senso". Tutti abbiamo punti di vista ed esperienze diverse. Potresti vedere un particolare aspetto in un modo specifico che ti sembra ovvio. Allo stesso tempo, il tuo collega ha un'opinione completamente diversa su questo argomento. Essere circondati da persone con opinioni diverse è un dono. Fa crescere più velocemente le aziende, offrendo nuove prospettive su cui riflettere.
Tuttavia, quando si tratta di metodi di lavoro, questo può portare a comportamenti distorti e a conflitti. Per evitarlo, è fondamentale stabilire delle regole. In questo modo, i lavoratori sanno a cosa hanno diritto e anche i dirigenti lo sanno.
Sia dal punto di vista dei manager che dei dipendenti, una politica di lavoro ibrido traccia una linea di demarcazione tra ciò che è consentito e ciò che non lo è. Per esempio, si può decidere che il personale possa recarsi in ufficio quando vuole. Tuttavia, devono venire almeno 2 giorni interi alla settimana. Non solo la comprensione dei "do's" e dei "don't" offre maggiore chiarezza, ma impedisce anche che si verifichino pratiche ingiuste e diseguali.
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Alcuni consigli per stabilire una politica di gestione delle presenze orarie
Discuti con i dipendenti e gli altri dirigenti prima di creare una nuova politica di lavoro ibrido
L'obiettivo non è quello di rinnovare la politica sul lavoro ibrido ogni settimana perché ci si rende conto che un certo punto non soddisfa le esigenze dell'azienda o della forza lavoro. Pertanto, è necessario considerare le aspettative di tutti e prendersi il tempo necessario per stabilire regolamenti e protocolli adeguati. In questo modo, non dovrai rifarla spesso e il tuo personale non sarà sopraffatto e infastidito da continui nuovi aggiornamenti e regole.
Questo non significa che lo si faccia una volta sola e poi si mantenga la stessa politica per i 5 anni successivi. Le aspettative dei dipendenti e il luogo di lavoro si evolvono, quindi aggiornare questo documento è essenziale. Ma per te, come per i tuoi colleghi, non dovrebbe avvenire ogni mese.
Sii il più specifico possibile
Uno dei motivi principali per creare una politica di lavoro ibrida è evitare la confusione tra i collaboratori. Di conseguenza, scrivere pochi punti non è sufficiente. È necessario essere specifici, coprire molti aspetti e rispondere al maggior numero possibile di domande. Naturalmente, nel corso del tempo potrebbe essere necessario rispondere a un maggior numero di dubbi. Ma cerca di essere il più possibile chiaro ed esaustivo. Controllare i modelli di politica del lavoro ibridi e discutere con il personale su quali argomenti non sono chiari è un buon punto di partenza.
Rendi tuo il modello di lavoro ibrido scelto
Non esiste un modello di lavoro ibrido uguale per tutti. L'essenza di questo modo di lavorare è la capacità di adattarsi alle esigenze dell'organizzazione e dei dipendenti. Ogni settore, azienda e forza lavoro è diversa. Pertanto, dovresti accogliere la flessibilità che questo modello di lavoro offre per creare una politica di lavoro ibrido su misura.
Rimani aperto al feedback
Nonostante tutti i tuoi sforzi, potrebbe accadere che la tua politica di lavoro ibrido non funzioni per il personale. È fondamentale raccogliere regolarmente i loro feedback, essere sempre disponibili e aperti alla discussione in qualsiasi momento. Questo ti permette di individuare gli inconvenienti e di migliorarli il prima possibile. Inoltre, previene l'insorgere di sentimenti di stress e frustrazione tra i dipendenti. Quest'ultimo punto è fondamentale perché può portare a un aumento del turnover e del burnout dei dipendenti.
Condividi la tua politica di lavoro ibrido con tutta l'azienda
Una volta implementata la politica sul lavoro ibrido, è fondamentale condividerla e renderla accessibile a tutti i tuoi dipendenti. In caso di dubbio, devono poterti chiedere delucidazioni in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Ecco alcuni modi per garantirlo:
- Inviala per e-mail a tutti;
- Parlane durante le riunioni del team;
- Condividi la tua politica di lavoro ibrido su un canale di comunicazione istantaneo;
- Scaricala sullo strumento di collaborazione che usate (Notion, Asana o qualsiasi altro);
- Appendi i punti più critici alle pareti delle aree comuni (corridoi, spazi aperti, zone ristoro, ascensori, ecc.).
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Perché è importante rispondere alle 5 W con la politica di lavoro ibrido
Perché
Questa sezione deve spiegare perché implementi una politica di lavoro ibrido per il tuo personale. I motivi principali sono stati illustrati nella prima parte di questo articolo, ma alcune motivazioni sono probabilmente specifiche della tua organizzazione. Essere trasparenti con i tuoi dipendenti sul motivo per cui stai adottando queste politiche è essenziale per far capire loro la logica che sta dietro alle regole.
Chi
Chi può beneficiare di modalità di lavoro ibrido e flessibile e in che misura? Alcune posizioni lavorative rendono più difficile l'adozione dei vantaggi del lavoro ibrido. È essenziale che la tua politica sugli orari di lavoro ibridi indichi chi ha diritto a queste regole e chi no. In questo modo, le persone sanno fin dall'inizio cosa sono autorizzate a fare in base al loro status. Per creare un ambiente di lavoro equo e inclusivo, devi trovare il modo di consentire a tutti una maggiore flessibilità.
Quando
Quando i tuoi dipendenti ibridi devono lavorare da casa e quando devono essere in ufficio? Un altro aspetto critico di questa sezione è la frequenza della presenza in sede. Per esempio, alcune aziende permettono ai loro dipendenti di venire quando vogliono, tranne una settimana al mese in cui tutti devono essere in sede.
Cosa
Questa parte della tua politica sul lavoro ibrido deve essere molto dettagliata. Deve includere le aspettative dell'azienda e tutto ciò a cui il personale ha diritto. Per esempio, devi menzionare la tecnologia che fornisci, le misure di sicurezza in atto, la strategia di comunicazione, ecc. Copri il servizio internet, una percentuale delle bollette dell'elettricità, i mobili e le forniture per ufficio, ecc. Il passaggio al lavoro ibrido può aumentare le spese del personale. Pertanto, se è un'opzione che prendi in considerazione e i tuoi dipendenti possono beneficiare di uno stipendio per il lavoro da casa, è necessario indicarlo chiaramente.
Dove
Questa sezione raccoglie tutte le domande legate al "dove", come per esempio:
- I dipendenti possono lavorare da una terza postazione di lavoro o solo da casa?
- Possono operare dall'estero?
- Dove possono richiedere accordi di lavoro flessibile (se devono farlo)?
- Dove i membri del team possono trovare maggiori informazioni sulla politica per il lavoro ibrido?
- Dove possono trovare assistenza se hanno un problema informatico lavorando da remoto?
Come deskbird ti supporta nella gestione delle politiche di lavoro ibrido
La nuova funzione di deskbird chiamata "Politiche di lavoro ibrido" consente ai dipendenti di scegliere facilmente i giorni di presenza in ufficio all'interno di linee guida prestabilite, promuovendo un modello più trasparente e flessibile e un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro.
Come funziona?
Con la nuova funzione di deskbird è possibile:
Impostare dei criteri di presenza: con un semplice click, puoi dare un nome alla tua politica e impostare il numero minimo/massimo di giorni in ufficio o da remoto.
Assegnare i criteri: è possibile creare politiche personalizzate a livello individuale (nel caso in cui uno dei tuoi dipendenti abbia esigenze specifiche), a livello aziendale (per tutti i dipendenti) o a livello di team (per un particolare reparto o team di progetto - in arrivo!).
Personalizzare le impostazioni di stato: è possibile decidere cosa costituisce uno stato in sede o da remoto. Per esempio, un "viaggio di lavoro", una "conferenza" o una "riunione con un cliente" possono essere considerati giorni di presenza in ufficio e conteggiati nella politica di presenza in ufficio di un dipendente. Per ulteriori personalizzazioni dei tuoi stati, contatta supporto@deskbird.com.
Con le politiche di lavoro ibride, i dipendenti possono anche controllare rapidamente il loro stato di conformità direttamente sul loro feed deskbird tramite l'app web, le app iOS e Android. È un modo comodo per vedere i giorni richiesti o ancora necessari per soddisfare la policy.
Vantaggi per gli amministratori
- Monitoraggio automatico delle presenze: niente più calcoli manuali, riduzione degli errori e risparmio di tempo.
- Gestione semplificata dei criteri: imposta e assegna facilmente i criteri di presenza a livello individuale e aziendale.
Vantaggi per i dipendenti
- Pianificazione autonoma: i dipendenti possono pianificare la loro settimana rispettando i requisiti di policy indicati nel loro feed.
- Miglioramento dell'equilibrio tra vita privata e lavoro: flessibilità nella scelta dei giorni di presenza in ufficio entro i parametri stabiliti.
Ma non è tutto!
Rimani sintonizzato per le nuove entusiasmanti funzionalità (tra cui Analytics per le politiche di lavoro ibride, politiche mensili o annuali, politiche a giorni fissi, ecc.) che miglioreranno ulteriormente la tua esperienza con le Politiche di lavoro ibride!
Ci auguriamo che questo articolo e questo modello ti aiutino a capire meglio perché dovresti definire una politica di lavoro ibrido e come farlo. Non dimenticare di coinvolgere i dipendenti nel processo per assicurarti di considerare anche le loro esigenze e creare una politica efficace e flessibile in materia di orari di lavoro.
Se hai bisogno di supporto per la gestione del tuo ufficio flessibile e della tua forza lavoro, inizia una prova gratuita dell'app deskbird!
Fonti:
