Politiche per il lavoro ibrido: come impostarle con successo
29 agosto 2023
5 gennaio 2024
Migliorare la flessibilità sul posto di lavoro è essenziale per aumentare l 'attrazione dei talenti e la soddisfazione dei dipendenti. Tuttavia, deve essere fatto in modo efficace. Le politiche di lavoro ibride sono lo scheletro di un ambiente di lavoro flessibile e di successo. Dal punto di vista dei datori di lavoro e dei dipendenti, eliminano la confusione, prevengono le interpretazioni errate ed evitano i comportamenti distorti.
Tutti conoscono esattamente le regole da seguire e quelle da non seguire per quanto riguarda gli orari di lavoro e la sede, oltre a sapere dove trovare le risposte pertinenti in caso di dubbi.
Per definire una politica efficace, sono necessarie alcune regole. È necessario discutere e definire aspetti cruciali come l'ammissibilità, la sicurezza, la tecnologia, le aspettative, i vantaggi del lavoro in smart working, ecc. In questo articolo esaminiamo tutti questi aspetti e forniamo un modello da usare come punto di partenza. La cosa più importante da ricordare è che lo sviluppo delle procedure è un compito collettivo. Le risorse umane, la finanza, l'IT, il CRE, i team leader e i dipendenti devono collaborare per stabilire indicazioni che soddisfino tutti.
L'implementazione del lavoro ibrido può assumere varie forme. Vediamo come impostare una politica di orari di lavoro flessibili per abbracciare questo modo moderno di lavorare senza problemi e con successo.
I motivi per cui è essenziale creare delle politiche per il lavoro ibrido
La differenza tra una politica di lavoro ibrida e una linea guida
Prima di addentrarci in questo argomento, è essenziale ricordare la differenza tra una policy e una linea guida, poiché questi termini sono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Una linea guida è una serie di raccomandazioni, mentre una policy è un insieme di regole che i dipendenti devono seguire. Per esempio, una linea guida potrebbe essere: "Idealmente, se potessi venire in sede una volta alla settimana, sarebbe fantastico". Una politica è: "I membri del team ibrido devono essere in ufficio almeno 2 giorni alla settimana". Vedi la differenza?
Le politiche di lavoro ibrido eliminano stress e confusione per tutti
Esistono diverse modalità di lavoro ibrido (remote-first, office-first, at-will, ecc.) e molteplici modi per implementarle in base alle esigenze dell'azienda. La politica può essere universale in tutta l'organizzazione, compresi i giorni fissi in smart working e in sede. Può variare per consentire di prendere decisioni e rispondere alle esigenze di ciascun dipendente. Infine, può anche essere flessibile tra i team, il che significa che le regole sono stabilite individualmente tra il manager e i colleghi. Tutto questo può creare confusione e le persone potrebbero non sapere cosa hanno diritto di fare.
La mancanza di chiarezza è uno dei maggiori problemi in un ufficio flessibile. La definizione di una chiara politica per il lavoro ibrido aiuta a risolvere questo problema.
Le politiche di lavoro ibrido rendono ufficiali le regole e mettono tutti d'accordo
Non puoi dare per scontato che tutti si comportino come te perché pensi che "si tratta di buon senso". Tutti abbiamo punti di vista ed esperienze diverse. Potresti vedere un particolare aspetto in un modo specifico che ti sembra ovvio. Allo stesso tempo, il tuo collega ha un'opinione completamente diversa su questo argomento. Essere circondati da persone con opinioni diverse è un dono. Fa crescere più velocemente le aziende, offrendo nuove prospettive su cui riflettere.
Tuttavia, quando si tratta di modi di lavorare, questo può portare a comportamenti distorti e a conflitti. Per evitarlo, è fondamentale stabilire alcune regole. In questo modo, i lavoratori sanno a cosa hanno diritto e anche i leader lo sanno.
Sia dal punto di vista dei manager che dei dipendenti, una politica di lavoro ibrido traccia una linea di demarcazione tra ciò che è consentito e ciò che non lo è. Per esempio, si può decidere che il personale possa recarsi in ufficio quando vuole. Tuttavia, devono venire almeno 2 giorni interi alla settimana. Non solo la comprensione dei "do's" e dei "don't" offre maggiore chiarezza, ma impedisce anche che si verifichino pratiche ingiuste e diseguali.
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Alcuni consigli per stabilire una politica di gestione delle presenze orarie
Discuti con i dipendenti e gli altri dirigenti prima di creare una nuova politica di lavoro ibrido
L'obiettivo non è quello di rinnovare la politica sul lavoro ibrido ogni settimana perché ci si rende conto che un certo punto non soddisfa le esigenze dell'azienda o della forza lavoro. Pertanto, è necessario considerare le aspettative di tutti e prendersi il tempo necessario per stabilire regolamenti e protocolli adeguati. In questo modo, non dovrai ripeterli spesso e il personale non sarà sopraffatto e infastidito da continui nuovi aggiornamenti e regole. Questo non significa che si debba fare una volta e poi mantenere la stessa politica per i 5 anni successivi. Le aspettative dei dipendenti e il luogo di lavoro si evolvono, quindi aggiornare questo documento è essenziale. Ma per te, così come per i tuoi colleghi, non dovrebbe avvenire ogni mese...
Sii il più specifico possibile
Uno dei motivi principali per creare una politica di lavoro ibrido è quello di evitare confusione tra il personale. Di conseguenza, scrivere pochi punti non è sufficiente. È necessario essere specifici, coprire molti aspetti e rispondere al maggior numero possibile di domande. Naturalmente, nel corso del tempo potrebbe essere necessario rispondere a un maggior numero di dubbi. Cerca di essere il più possibile chiaro ed esaustivo. Controllare i modelli di politica di lavoro ibrido e discutere con il personale su quali argomenti non sono chiari è un buon punto di partenza.
Rendi tuo il modello di lavoro ibrido scelto
Non esiste un modello di lavoro ibrido uguale per tutti. La capacità di adattarsi alle esigenze dell'organizzazione e dei dipendenti è l'essenza di questo modo di lavorare. Ogni settore, azienda e forza lavoro è diversa. Pertanto, dovresti approfittare della flessibilità che questo modello di lavoro offre per creare una politica per il lavoro ibrido su misura.
Rimani aperto al feedback
Nonostante tutti i tuoi sforzi, potrebbe accadere che la tua politica di lavoro ibrido non funzioni per il personale. È fondamentale raccogliere regolarmente i loro feedback, essere sempre disponibili e aperti alla discussione in qualsiasi momento. Questo ti permette di individuare gli inconvenienti e di migliorarli il prima possibile. Inoltre, previene l'insorgere di sentimenti di stress e frustrazione tra i dipendenti. Quest'ultimo punto è fondamentale perché può portare a un aumento del turnover e del burnout dei dipendenti.
Condividi incondizionatamente la tua politica di lavoro ibrido
Una volta implementata la politica sul lavoro ibrido, è fondamentale condividerla e renderla accessibile a tutti i tuoi dipendenti. In caso di dubbio, devono poterti chiedere delucidazioni in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Ecco alcuni modi per garantirlo:
- Inviala per e-mail a tutti;
- Parlane durante le riunioni del team;
- Condividi la tua politica di lavoro ibrido su un canale di comunicazione istantaneo;
- Scaricala sullo strumento di collaborazione che usate (Notion, Asana o qualsiasi altro);
- Appendi i punti più critici alle pareti delle aree comuni (corridoi, spazi aperti, zone ristoro, ascensori, ecc.).
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Perché è importante rispondere alle 5 W con la politica di lavoro ibrido
Perché
Questa sezione deve spiegare perché implementi una politica di lavoro ibrido per il tuo personale. I motivi principali sono stati illustrati nella prima parte di questo articolo, ma alcune motivazioni sono probabilmente specifiche della tua organizzazione. Essere trasparenti con i tuoi dipendenti sul motivo per cui stai adottando queste politiche è essenziale per far capire loro la logica che sta dietro alle regole.
Chi
Chi può beneficiare di modalità di lavoro ibrido e in che misura? Alcune posizioni lavorative rendono più difficile l'adozione dei vantaggi del lavoro ibrido. È importante che la tua politica sugli orari di lavoro ibrido indichi chi ha diritto a queste regole e chi no. In questo modo, le persone sanno fin dall'inizio cosa sono autorizzate a fare in base al loro status. Ovviamente, per creare un ambiente di lavoro equo e inclusivo, l'obiettivo è trovare il modo di consentire a tutti una maggiore flessibilità.
Quando
Quando i tuoi dipendenti ibridi devono lavorare da casa e quando devono essere in ufficio? Un altro aspetto critico di questa sezione è la frequenza della presenza in sede. Per esempio, alcune aziende permettono ai loro dipendenti di venire quando vogliono, tranne una settimana al mese in cui tutti devono essere in sede.
Cosa
Questa parte della tua politica sul lavoro ibrido deve essere molto dettagliata. Deve includere le aspettative dell'azienda e tutto ciò a cui il personale ha diritto. Per esempio, devi menzionare la tecnologia che fornisci, le misure di sicurezza in atto, la strategia di comunicazione, ecc. Coprire il servizio internet, una percentuale delle bollette dell'elettricità, i mobili e le forniture per l'ufficio, ecc. Il passaggio al lavoro ibrido può aumentare le spese del personale. Pertanto, se è un'opzione che prendi in considerazione e i tuoi dipendenti possono beneficiare di uno stipendio maggiorato per il lavoro da casa, è necessario indicarlo chiaramente.
Dove
Questa sezione raccoglie tutte le domande legate al "dove", come per esempio:
- I dipendenti possono lavorare da una terza postazione di lavoro o solo da casa?
- Possono operare dall'estero?
- Dove possono richiedere accordi di lavoro flessibile (se devono farlo)?
- Dove i membri del team possono trovare maggiori informazioni sulla politica per il lavoro ibrido?
- Dove possono trovare assistenza se hanno un problema informatico lavorando da remoto?
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Modello di politica sugli orari di lavoro ibrido con PDF scaricabile
Panoramica della politica sul lavoro ibrido
[Nome dell'azienda] desidera offrire ai dipendenti una maggiore flessibilità nel loro programma di lavoro in termini di orario e sede. La seguente politica sul lavoro ibrido mira a fornire all'intera forza lavoro ibrida indicazioni chiare per garantire la soddisfazione dei dipendenti, la collaborazione, la produttività e le prestazioni. Pertanto, il presente documento illustra le regole relative a:
- idoneità;
- aspettative di conformità;
- attrezzature e tecnologie;
- pratiche di comunicazione e collaborazione;
- cybersecurity;
- spese e compensi per il lavoro a distanza.
Idoneità
Questa politica di lavoro ibrido si applica a tutti i dipendenti di [nome della società] non appena le loro mansioni lo consentono. In caso di richiesta specifica (temporanea o permanente), è necessaria l'approvazione della direzione. I membri del team possono compilare i moduli per la flessibilità del lavoro forniti dall'azienda.
Aspettative di conformità all'orario di lavoro flessibile
I dipendenti sono tenuti a recarsi in sede ogni 1^ settimana del mese, tutti i giorni. Durante il resto del mese, possono programmare la loro settimana in base agli orari e alle sedi di lavoro a loro più congeniali. Di conseguenza, [nome dell'azienda] consente la flessibilità di luogo e orario (orario flessibile) a condizione che ogni membro del team lavori il numero di ore indicato nel contratto e rimanga disponibile durante le ore centrali della giornata (dalle 10.00 alle 15.00).
Il lavoro all'estero è consentito per un massimo di 3 mesi all'anno, con obbligo di notifica all'azienda.
Attrezzature e tecnologie
L'azienda mette a disposizione di tutti i membri del team ibrido attrezzature per l'home office, tra cui:
- portatile;
- monitor;
- tastiera;
- mouse;
- scrivania e sedia ergonomica (previa approvazione).
I dipendenti hanno inoltre diritto alle seguenti risorse digitali:
- tecnologia di cybersecurity (vedi sotto);
- software di pianificazione del personale a distanza;
- piattaforme di collaborazione;
- strumenti di comunicazione;
- assistenza informatica a distanza.
Possono essere fornite attrezzature aggiuntive (hardware e software) in base al ruolo e alle responsabilità di ciascun dipendente. I dipendenti sono responsabili della prevenzione dell'uso improprio e della sicurezza di tutte le apparecchiature di proprietà dell'azienda. Informazioni importanti: [nome della società] ha il diritto di accedere a tutti i dati raccolti e memorizzati su qualsiasi dispositivo di proprietà della società.
Pratiche di comunicazione e collaborazione
I dipendenti dispongono di moderni strumenti di collaborazione e comunicazione sia a distanza che in loco. [Nome dell'azienda] si aspetta che i membri del team utilizzino queste risorse quando necessario per mantenere la collaborazione ed evitare la creazione di silos. I dipendenti devono partecipare a tutte le riunioni e conferenze obbligatorie a cui sono invitati in relazione alla loro sede di lavoro. I dipendenti devono essere disponibili su [canale di comunicazione istantanea dell'azienda] durante l'orario di lavoro. I messaggi di posta elettronica devono ricevere una risposta entro 24 ore dalla ricezione.
I dipendenti devono inoltre prenotare il loro posto di lavoro preferito attraverso il sistema di prenotazione delle scrivanie fornito il prima possibile e tenere aggiornata la loro pianificazione settimanale ibrida, menzionando i giorni in smart working e quelli in ufficio.
Cybersecurity
Il lavoro a distanza aumenta i rischi di attacchi informatici e di violazione dei dati. Pertanto, tutti i dipendenti sono tenuti a partecipare a corsi di formazione sulla cybersecurity per apprendere e applicare le migliori prassi in materia di sicurezza della forza lavoro ibrida.
I dipendenti hanno inoltre a disposizione:
- autenticazione a più fattori;
- antivirus;
- firewall;
- anti phishing,
- sistema VPN.
I dipendenti non devono lasciare incustodite le apparecchiature e le informazioni aziendali. L'accesso al WIFI pubblico deve essere effettuato solo con una VPN ed è vietato scaricare software non autorizzati. Tutti i dipendenti devono firmare l'accordo NDA e rispettare tutti gli standard di crittografia dei dati.
Spese e compensi per il lavoro a distanza
Per sostenere le spese di lavoro a distanza, l'azienda offre una maggiorazione dello stipendio di 600 dollari (all'anno) per il lavoro da casa. Questa servirà per coprire:
- bollette dell'elettricità;
- costi dei servizi Internet;
- attrezzature per l'home-office;
- abbonamento allo spazio di coworking;
- qualsiasi altro onere legato al lavoro in smart working.
Vuoi utilizzare questo esempio di politica di lavoro ibrido come punto di partenza per sviluppare la tua?
👉 Scarica gratuitamente questo modello di politica per il lavoro ibrido!
Puoi poi riempirlo e aggiungere sezioni specifiche in base alle esigenze della tua azienda e del tuo personale. Ci auguriamo che questo articolo e questo modello ti aiutino a capire meglio perché dovresti definire una politica di lavoro ibrido e come farlo. Non dimenticate di coinvolgere i tuoi dipendenti nel processo per assicurarti di tenere conto anche delle loro esigenze e creare una politica di orario di lavoro flessibili efficace.
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Fonti:
