La guida definitiva per un'introduzione di successo di un nuovo software di prenotazione della scrivania

Le aziende moderne utilizzano sempre più software per automatizzare i processi manuali e aumentare l'efficienza. Le aziende ibride necessitano anche di strumenti aggiuntivi per migliorare la collaborazione digitale e sfruttare appieno il potenziale del lavoro ibrido. Ciò include, per esempio, il software di prenotazione della scrivania.

Il problema 

Introdurre un tale strumento e garantire che i dipendenti lo accettino e lo utilizzino in modo efficace è una sfida. Tuttavia, è necessario per garantire che il nuovo software fornisca un successo aziendale misurabile e renda più semplice il lavoro dei dipendenti.

Molti project manager si trovano quindi di fronte alla domanda: "Come posso introdurre con successo un nuovo software?". Se sei uno di loro, sei arrivato nel posto giusto. Questo articolo fornisce una panoramica delle fasi di implementazione del software , i vari metodi di implementazione, le possibili sfide, i costi e una checklist con le cose da fare più importanti per l'implementazione del software di prenotazione delle scrivanie.

Alla fine dell'articolo, puoi anche scaricare il nostro whitepaper gratuito, ricco di consigli pratici e strategie per i responsabili delle risorse umane e del posto di lavoro per guidare l'adozione da parte dei dipendenti e massimizzare il ROI dell'implementazione del software. Quindi è meglio leggere fino alla fine.

Perché è importante un lancio software di successo

L'introduzione del software mira a stabilire un nuovo strumento in azienda e a garantire che l'investimento paghi. Con l'introduzione di successo del software di prenotazione della scrivania, puoi ottenere diversi vantaggi contemporaneamente.

• Maggiore efficienza: il nuovo strumento può automatizzare i processi di lavoro, ridurre gli errori umani e risparmiare tempo per le attività critiche.
• Aumento della produttività: le soluzioni di software sviluppate e accettate con successo dai dipendenti li aiutano a completare i loro compiti in modo più rapido ed efficace.
• Vantaggi competitivi: ogni nuovo strumento aumenta la maturità digitale dell'azienda. Più alto è il livello di maturità digitale, più facile è per l'azienda adattarsi ai cambiamenti del mercato e innovare.
• Sostenibilità: un ulteriore vantaggio di un elevato livello di maturità digitale in azienda è il miglioramento della sostenibilità futura.
• Collaborazione migliorata: un software di Desk Booking è progettato per facilitare la collaborazione digitale in ambienti di lavoro ibridi. Le aziende che introducono tali strumenti promuovono efficacemente la collaborazione tra i loro team.
• Soddisfazione dei dipendenti: le soluzioni di software intuitive che semplificano il lavoro e automatizzano le attività ripetitive riducono la frustrazione e aumentano la soddisfazione dei dipendenti.
• Risparmio sui costi: se un software viene introdotto con successo e poi utilizzato in modo permanente, l'azienda può beneficiare di notevoli risparmi sui costi poiché i processi manuali vengono automatizzati.
• Massimizzazione del ROI: un'implementazione di successo garantisce che l'investimento in un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro sia redditizio e che venga sfruttato appieno il potenziale del nuovo strumento.
• Effetti positivi rapidi: un'implementazione software di successo in azienda riduce il tempo necessario ai dipendenti per utilizzare e lavorare efficacemente con il software. Di conseguenza, effetti positivi come guadagni di efficienza e produttività vengono raggiunti più rapidamente.
• Maggiore fiducia nei cambiamenti futuri: un'implementazione software fluida segnala ai dipendenti che l'azienda sta implementando i cambiamenti con sicurezza e successo, aumentando così l'accettazione dei cambiamenti futuri.
• Aumentare l'accettazione da parte dei dipendenti: un lancio software di successo è essenziale per promuovere l'accettazione del software di prenotazione delle scrivanie da parte dei dipendenti e garantire che il nuovo strumento venga utilizzato a lungo termine.

Introduzione di un software per la prenotazione degli spazi: quali sono le fasi di implementazione?

Senza una strategia chiara e misure di accompagnamento, aumenta la probabilità di resistenza da parte dei dipendenti e di uso improprio del software di prenotazione della scrivania. Pertanto, vale la pena procedere per fasi quando si introduce il software. Anche se non esiste una procedura standardizzata, è possibile utilizzare le seguenti 5 fasi come guida.

• Preparazione e pianificazione: la prima fase prevede la definizione degli obiettivi e dell'ambito del progetto, la nomina di un team di progetto con i ruoli appropriati e lo sviluppo di un calendario realistico per l'implementazione. Vengono inoltre definiti i vantaggi dell'azienda derivanti dall'introduzione.
• Concetto: Nella seconda fase vengono determinati i requisiti tecnici e funzionali e, sulla base di questi, viene definito il quadro tecnico per il progetto.
• Selezione del software: nella terza fase, viene selezionato un fornitore o un software. Per ottenere la migliore accettazione possibile da parte dell'utente in seguito, coinvolgi i dipendenti nel processo in questa fase e chiedi loro quali sono le loro aspettative e preferenze.
• Implementazione: questa fase riguarda l'effettiva implementazione del software. Include l'implementazione tecnica del software di prenotazione desk, l'esecuzione di test per garantirne la funzionalità e la formazione degli utenti finali.
• Funzionamento e miglioramento continui: il software è in funzione attivamente nella fase finale. Da qui, l'attenzione è rivolta a fornire supporto, monitorare il software e migliorare continuamente in base al feedback degli utenti.

Dal Big Bang al lavoro agile: metodi per l'introduzione del software di prenotazione della scrivania

Quando si tratta dell'effettiva implementazione tecnica, molte aziende si trovano di fronte alla domanda: qual è una buona strategia per l'implementazione del software? Similmente alle fasi di introduzione di un software, non esiste una soluzione unica per tutte le aziende per quanto riguarda il metodo di implementazione. Invece, devi decidere quale approccio si adatta meglio ai tuoi processi e metodi di lavoro. Ecco una panoramica dei vari metodi per introdurre il software di prenotazione della scrivania.

Metodo del Big Bang

Con il metodo Big Bang, il nuovo software viene introdotto direttamente in tutte le sedi e i reparti in un momento chiaramente definito. Mentre questo approccio consente una netta separazione tra software vecchio e nuovo e un rapido passaggio, nasconde rischi elevati se qualcosa va storto durante l'implementazione. Questo metodo richiede anche un alto livello di preparazione e una buona pianificazione per quanto riguarda la formazione e la comunicazione.

Metodo iterativo

In un'introduzione software iterativa, il nuovo strumento viene introdotto in diversi passaggi, per esempio, per reparto o sede aziendale. Questo metodo può ridurre i rischi e consentire aggiustamenti in base al feedback dei dipendenti. D'altro canto, un'introduzione graduale significa anche tempi di implementazione più lunghi, che possono comportare costi più elevati.

Progetto pilota

Un approccio simile all'introduzione del software di prenotazione delle scrivanie è quello di realizzare un progetto pilota. Questo approccio introduce il nuovo strumento in via sperimentale in un piccolo gruppo di dipendenti o in un singolo reparto prima che la soluzione venga implementata in tutta l'azienda. Sebbene i progetti pilota ritardino l'implementazione e rischino risultati di test incompleti, offrono alle aziende la possibilità di identificare e risolvere i problemi in anticipo e di utilizzare il feedback dei gruppi di test per migliorare il processo per il resto dell'organizzazione.

Introduzione parallela

Un'introduzione parallela funziona in modo simile al metodo iterativo, ma persegue un obiettivo leggermente diverso. L'idea è che il software vecchio e quello nuovo vengano utilizzati simultaneamente per un periodo di transizione definito. Questo approccio è particolarmente vantaggioso per le applicazioni software business-critical, in quanto garantisce la continuità aziendale in caso di errori nel nuovo software e riduce al minimo i rischi. Gli svantaggi risiedono nel doppio carico di lavoro per i dipendenti e nei costi più elevati sostenuti per l'utilizzo di due sistemi in parallelo.

Introduzione graduale delle funzioni

Un'altra strategia per l'introduzione del software, che segue anch'essa un approccio iterativo, è l'introduzione graduale di singole funzioni software. Invece di attivare il software di Desk Booking con la sua intera gamma di attività contemporaneamente, le funzioni saranno gradualmente ampliate in base a un piano di implementazione. Nel caso di soluzioni software complesse, questo approccio può aiutare a formare i dipendenti in modo più aggressivo. Lo svantaggio principale è che ci vuole parecchio tempo prima che il pieno potenziale del software possa essere utilizzato in modo efficace.

Introduzione all'approccio Agile

Le aziende che lavorano in modo agile dovrebbero scegliere una strategia di implementazione software adatta alla loro cultura aziendale e al loro modo di lavorare. Una strategia di implementazione agile si basa su un approccio iterativo e flessibile in cui vengono apportate continue modifiche in base al feedback degli utenti. Mentre questo approccio consente un alto grado di flessibilità e un rapido adattamento ai requisiti attuali, richiede esperienza nella gestione agile dei progetti e una stretta collaborazione con tutti i partecipanti al progetto.

Quali sono le sfide nell'introdurre un software per la prenotazione degli spazi?

Le aziende spesso devono superare le sfide quando introducono nuovi strumenti, come il software di prenotazione delle scrivanie. Ecco una panoramica degli ostacoli e dei fattori che solitamente causano il fallimento delle implementazioni software.

Resistenza dei dipendenti

Una sfida tipica delle aziende della regione DACH è la combinazione di scetticismo tecnologico e paura del cambiamento. Le nuove tecnologie e i cambiamenti nei processi ad esse associati possono generare resistenza tra i dipendenti, che non sanno in che modo le ultime tecnologie influenzeranno i loro processi lavorativi.

Anche la paura di commettere errori nell'uso del nuovo strumento può inibirne l'accettazione. Proprio come la sensazione di sovraccarico tecnologico. Sapevi che il 27% dei dipendenti si sente sopraffatto dal numero di strumenti e tecnologie con cui deve confrontarsi al lavoro¹?

Diverse competenze e requisiti degli utenti

Un altro fattore che può avere un impatto negativo sul tuo successo quando introduci lo strumento sono le diverse competenze e i requisiti utente dei dipendenti. L'affinità digitale e la competenza utente nell'affrontare gli strumenti digitali variano in modo significativo all'interno di una forza lavoro.

Questo vale soprattutto se nell'azienda sono rappresentate più generazioni. Per esempio, il 40% della Gen Z è molto interessato alle nuove tecnologie, rispetto ad appena il 22% dei baby boomer². 

Considerare e superare queste differenze quando si introduce un software per la prenotazione degli spazi può rivelarsi una vera sfida.

Comunicazione e formazione insufficienti

La comunicazione e le opportunità di formazione sono due ragioni fondamentali per cui i progetti di introduzione di nuovi strumenti digitali spesso falliscono. In pratica, di solito non è perché i dipendenti non sono disposti a utilizzare i nuovi strumenti, ma perché non sono sufficientemente coinvolti, informati e formati. Uno studio di Software Advice, per esempio, mostra che il 75% degli intervistati vorrebbe che l'introduzione di strumenti digitali fosse accompagnata da una maggiore formazione³.

Mancanza di attenzione agli aspetti umani

In progetti come le implementazioni software, l'attenzione è solitamente rivolta esclusivamente all'implementazione tecnica e al raggiungimento degli obiettivi stabiliti dal management (per esempio, risparmi sui costi o durata del progetto). Ciò che spesso viene dimenticato è il fattore umano. Tuttavia, se vuoi che i dipendenti abbraccino veramente il tuo nuovo software di prenotazione della scrivania, dovresti considerare le loro prospettive, paure e ostacoli.

Un'indagine di GetApp mostra quanto poco le aziende tengano conto dei propri dipendenti quando prendono decisioni sul software. Ad esempio, il 27% degli intervistati ha dichiarato che la propria azienda non tiene affatto conto delle preferenze personali dei dipendenti nella scelta di un nuovo software.

Difficoltà tecniche

Le difficoltà tecniche sono un altro ostacolo da superare quando si introduce con successo un software di prenotazione della scrivania. Se si verificano problemi IT durante o subito dopo l'introduzione dello strumento (per esempio, integrazione non funzionante nei sistemi esistenti), ciò porta rapidamente i dipendenti a frustrarsi .

Secondo un'indagine di Gartner, il 60% dei dipendenti dichiara di aver provato frustrazione occasionale o frequente con un nuovo software negli ultimi 24 mesi. La frustrazione, a sua volta, riduce la probabilità che gli utenti accettino il nuovo strumento e lo integrino in modo permanente nei loro processi di lavoro. Il 51% dei dipendenti tedeschi ritiene che la ragione principale del fallimento dell'implementazione del software sia l'incompatibilità tra gli strumenti nuovi e quelli esistenti.

Mancanza di gestione del progetto

Anche una cattiva gestione dei progetti è una causa comune per cui le implementazioni software nelle aziende falliscono. Da una prospettiva di gestione dei progetti, vari problemi possono avere un impatto negativo sull'introduzione dello strumento. Oltre agli sforamenti di tempo e budget, che portano a frustrazione e ostacolano il processo di implementazione, responsabilità poco chiare nel team di progetto e una mancanza di preparazione spesso portano a ritardi e all'accettazione a lungo termine del software di prenotazione della scrivania.

Quanto costa alle aziende l'introduzione di un nuovo software?

L'introduzione di un nuovo software può variare notevolmente a seconda della sua complessità, delle dimensioni dell'azienda e dei requisiti specifici. Quando si calcolano i costi di implementazione, è necessario considerare i seguenti fattori di costo.

• Costi di sviluppo o di acquisizione della licenza: i costi principali dell'implementazione del software vengono sostenuti durante lo sviluppo di una singola soluzione software o tramite l'acquisizione della licenza utente.
• Costi hardware: includono spese quali l'acquisto di server e le spese per soluzioni di backup e ripristino.
• Costi di implementazione: i costi di implementazione includono le spese di installazione, implementazione, configurazione, test e qualsiasi adeguamento.
• Costi di formazione: questa voce di costo comprende le spese per la formazione dei dipendenti per prepararli all'utilizzo del nuovo software.
• Spese per la sicurezza: la sicurezza della nuova soluzione rappresenta un fattore di costo significativo nell'introduzione dello strumento e comprende i costi per controlli regolari, test e creazione di piani di disaster recovery.
• Costi di integrazione e migrazione dei dati: anche lo sviluppo di interfacce per i sistemi esistenti e la migrazione dei record di dati dal vecchio al nuovo software comportano dei costi.
• Manutenzione e supporto: includono i costi correnti per gli aggiornamenti, il supporto tecnico e l'amministrazione interna del software.

Cosa bisogna considerare quando si introduce un software per la prenotazione degli spazi?

Dovresti considerare vari aspetti per assicurarti che l'introduzione dello strumento abbia successo e abbia gli effetti positivi desiderati (incrementi di produttività, guadagni di efficienza, ecc.). Ecco alcuni consigli pratici per introdurre un software di prenotazione della scrivania.

• Non c'è niente di meglio di un'attenta pianificazione.
• Considera le esigenze dei dipendenti già nella fase di selezione del software.
• Continua a chiedere feedback durante l'implementazione e non esitare ad apportare modifiche.
• Prepara e forma i dipendenti prima dell'introduzione.
• Scegli una strategia di implementazione che sia in linea con la cultura aziendale e i metodi di lavoro.
• Un'assegnazione trasparente dei ruoli nel team di progetto evita mancati accordi e attività incomplete.
• Definisci obiettivi chiari per l'implementazione del software e impegnati per raggiungerli.
• Un calcolo attento dei costi e degli sforzi previene colli di bottiglia finanziari e di tempo.

Introduzione al software per la prenotazione degli spazi: come promuovere l'accettazione dei nuovi strumenti da parte dei dipendenti?

Un'implementazione software di successo in un'azienda dipende dall'accettazione da parte dei dipendenti. Se i dipendenti accettano il nuovo software di prenotazione delle scrivanie e lo integrano efficacemente nella loro routine lavorativa quotidiana dopo l'implementazione, puoi raggiungere i tuoi obiettivi e garantire un ROI positivo. Per incoraggiare l'accettazione da parte dei dipendenti del nuovo strumento, puoi utilizzare le seguenti strategie.

Coinvolgimento precoce dei dipendenti

Coinvolgi i dipendenti nel processo fin dalla fase di selezione del software. Per fare questo, dovresti chiedere ai dipendenti quali sono le sfide, le preferenze e i requisiti per il software di prenotazione della scrivania (per esempio, tramite workshop e round di feedback).

Comunicazione trasparente

La comunicazione è decisiva per promuovere l'accettazione del software di prenotazione della scrivania da parte dei dipendenti. Affinché ciò funzioni, la comunicazione dovrebbe concentrarsi sui vantaggi del nuovo software e comunicare ai dipendenti in che modo il nuovo strumento avvantaggerà il loro lavoro. Aggiornamenti regolari sui progressi del lancio del software aiutano a garantire che l'argomento sia mantenuto rilevante e aggiornato per i dipendenti e alimentano interesse e anticipazione.

Formazione e supporto

L'obiettivo è perseguire un approccio orientato ai dipendenti per l'implementazione del software che dia priorità agli utenti e risponda alle loro esigenze. Ciò include misure come programmi di formazione personalizzati per diversi gruppi di utenti e la fornitura di risorse facilmente accessibili come tutorial e FAQ, nonché altre opzioni di supporto.

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Scelta del software di prenotazione delle scrivanie: i criteri che favoriscono l'accettazione da parte dei dipendenti

Se si considerano le esigenze e i requisiti dei dipendenti quando selezioni un software, aumenti le tue possibilità che il nuovo strumento venga accettato da molti dipendenti. Ma quali criteri dovresti tenere a mente quando scegli un software per la prenotazione della scrivania? Diamo un'occhiata a questo usando la nostra app deskbird come esempio.

La nostra app deskbird orientata ai dipendenti soddisfa, tra gli altri, i seguenti criteri che la rendono popolare tra i dipendenti:

• Facilità d'uso: con deskbird, i tuoi dipendenti possono prenotare scrivanie e altre risorse con soli 2 click. L'interfaccia utente intuitiva assicura che i dipendenti integrino rapidamente l'app nel loro lavoro quotidiano.
• Funzionalità: fornire ai dipendenti strumenti dotati di tutte le funzionalità necessarie per semplificare il loro lavoro quotidiano ne favorisce l'adozione. deskbird offre ai tuoi team tutte le funzionalità di cui hanno bisogno per organizzare meglio il loro lavoro ibrido, dalla prenotazione della scrivania alla prenotazione della sala e alla pianificazione della settimana.
• Integrazione in strumenti esistenti: grazie alla nostra integrazione MS Teams Teams e Slack, i tuoi dipendenti possono effettuare e gestire le loro prenotazioni direttamente tramite l'interfaccia dello strumento con cui hanno familiarità. Ciò significa che possono continuare a lavorare nel loro solito modo e non devono passare costantemente da un'applicazione all'altra.
• Sicurezza e protezione dei dati: la protezione dei dati e la sicurezza sono particolarmente importanti per i dipendenti della regione DACH. deskbird è conforme al GDPR e certificato ISO 27001, promuovendo così la fiducia dei tuoi dipendenti.

☝️ Il nostro whitepaperillustra altri criteri di selezione e fattori di successo per il lancio di un software di successo e per un'elevata accettazione da parte degli utenti.

Checklist per l'introduzione del software di prenotazione delle scrivanie

Un approccio metodico all'implementazione del software aiuta a garantire che tutti gli aspetti siano considerati. Una checklist dettagliata è la più adatta a questo scopo. Le cose da fare specifiche possono variare da azienda ad azienda, ma includere i seguenti aspetti nella tua lista è generalmente consigliabile.

• Definizione dell'obiettivo: una chiara definizione degli obiettivi è il primo passo per un'introduzione di successo dello strumento. Nessun progetto può essere implementato con successo se non è chiaro fin dall'inizio dove si sta andando.
• Piano del progetto: avere un piano del progetto a portata di mano quando si introduce un software di prenotazione della scrivania aiuta le aziende a garantire che tutto funzioni senza intoppi. Il piano del progetto è il documento centrale utilizzato per tracciare i progressi del progetto e in cui tutto è documentato. Include, tra le altre cose, il piano di implementazione, che descrive quale metodo verrà utilizzato per l'introduzione e il programma per l'introduzione tecnica.
• Coinvolgimento degli stakeholder: la sponsorizzazione esecutiva, ovvero il supporto da parte del livello dirigenziale, è un importante fattore di successo per l'implementazione del software di prenotazione delle scrivanie. Agendo come modelli di ruolo, i manager possono dare un contributo decisivo per garantire che i dipendenti accettino e utilizzino il nuovo strumento come pianificato.
• Accordo aziendale: un altro punto importante della checklist per l'introduzione di un nuovo software è coinvolgere il consiglio aziendale. A seconda del tipo di strumento in questione, il consiglio aziendale ha voce in capitolo. Potrebbe anche essere necessario un accordo aziendale.
• Protezione dei dati: una checklist per l'introduzione di un nuovo software dovrebbe includere anche la protezione dei dati e la conformità. Se i dati personali vengono elaborati quando si utilizza il nuovo strumento, il responsabile della protezione dei dati dell'azienda dovrebbe essere coinvolto in una fase iniziale.
• Supporto e utilizzo a lungo termine: l'elenco delle cose da fare include l'impostazione di varie opzioni di supporto durante il lancio e lo sviluppo di strategie per garantire un utilizzo a lungo termine.
• Feedback e miglioramento: dopo il lancio è prima del lancio. Raccogli feedback e migliora costantemente lo strumento per ottimizzarne l'uso.

I dipendenti svolgono un ruolo decisivo per un lancio di successo

L'introduzione del software riguarda l'implementazione di un nuovo strumento in azienda. Tuttavia, c'è molto di più di una semplice implementazione tecnica. Se vuoi assicurarti che i dipendenti abbraccino il tuo nuovo software di prenotazione delle scrivanie e apportino il cambiamento positivo a cui stai mirando, hai bisogno di un approccio incentrato sui dipendenti che coinvolga il tuo team nel processo fin dall'inizio, dalla selezione del software alla scelta di un metodo di implementazione che si adatti alla cultura e al modo di lavorare del tuo team.

Concentrarsi sulle loro esigenze e richieste può aiutare a superare sfide come la resistenza interna e le diverse competenze quando si utilizza lo strumento. Il coinvolgimento precoce dei dipendenti, la comunicazione trasparente e i programmi di formazione personalizzati svolgono un ruolo decisivo in questo caso.

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Fonti:

• Studie: 5 Softwareauswahl-Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz (in tedesco)
• Technologie am Arbeitsplatz: Was unterscheidet Jung und Alt? - New Work Experience (in tedesco)
• Gartner Survey Finds 60% of Employees Experience Frustration with New Software
• Companies fail with software projects - IT-Matchmaker News

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Nota a piè di pagina:

1. Studio: 5 criteri di softwareauswahl per la gestione del personale
2. Technologie am Arbeitsplatz: Was unterscheidet Jung und Alt? - Nuova esperienza di lavoro
3. Technologie am Arbeitsplatz: Was unterscheidet Jung und Alt? - Nuova esperienza di lavoro