Accordi di lavoro flessibili: la guida completa per il successo

I membri del tuo team hanno abbracciato i vantaggi dello smart working per alcuni giorni alla settimana? Lavorare in modo flessibile fa parte della norma per la maggior parte delle organizzazioni. Tuttavia, l'implementazione di modalità di lavoro ibrido non significa solo lavoro flessibile. Ci sono molte altre politiche di lavoro flessibile che le aziende possono scegliere. L'orario flessibile, lo scambio di turni o i modelli di settimana compressa sono alcuni di questi, per esempio.

Ma perché il lavoro flessibile è un must per rimanere un'azienda attraente e competitiva? Quali sono i pro e i contro di queste nuove modalità di lavoro? Come puoi godere di più vantaggi e meno svantaggi? Questo è ciò che esploreremo in questo articolo. 

In qualità di leader nella gestione dei luoghi di lavoro, poniamo la flessibilità degli orari di lavoro al centro di ogni nostra attività. Dopo aver analizzato per anni il futuro delle tendenze lavorative e i diversi tipi di accordi di lavoro flessibile possibili, siamo diventati esperti in materia. Condivideremo con te tutto quello che c'è da sapere su questo stile di lavoro moderno e inevitabile. 

Il significato di un accordo di lavoro flessibile

Prima di addentrarci nell'argomento, diamo una rapida definizione di modalità di lavoro flessibile. Questo stile di lavoro moderno implica che le aziende permettano ai dipendenti di adottare una maggiore flessibilità nella loro vita professionale. Può essere in termini di tempo o di luogo. 

Per esempio, a una forza lavoro flessibile può essere richiesto di svolgere il numero di ore lavorative settimanali indicato nel contratto nell'arco di 4 o 5 giorni. Finché il numero di ore settimanali viene rispettato, sono liberi di scegliere di lavorare 8 o 10 ore al giorno.

Tipi di accordi di lavoro flessibile

In base al tuo settore e alla tua forza lavoro, potresti pensare che implementare una maggiore flessibilità nel tuo ambiente di lavoro sia impossibile. Semplicemente non funzionerebbe. Ma la buona notizia è che esistono molte forme di lavoro flessibile. Questo ti permette di allinearti alle tendenze del futuro del lavoro, pur continuando a soddisfare le esigenze della tua azienda e dei tuoi dipendenti.

Ecco i principali tipi di modelli di lavoro flessibile: 

• lavoro al 100% da remoto;
• lavoro al 100% in ufficio;
• modello di lavoro ibrido;
• orari flessibili e scaglionati;
• orari ridotti (per esempio, settimana lavorativa di 4 giorni);
• lavoro part-time;
• congedo illimitato;
• ore annualizzate;
• condivisione del lavoro;
• team distribuiti;
• rotazione del lavoro;
• pensionamento graduale.

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I vantaggi del lavoro flessibile

Allinearsi alle aspettative dei dipendenti

La maggior parte dei lavoratori, soprattutto i Millennials e la Gen Z, si aspetta una certa flessibilità nella propria vita professionale. Negli ultimi 2 anni si è assistito a un aumento delle pratiche di lavoro flessibile. Gli studi dimostrano che i dipendenti non sono meno produttivi o efficienti con questo modello di lavoro, anzi. Pertanto, le persone non capiscono perché le aziende dovrebbero attenersi a un orario di lavoro rigido e fisso e invece si aspettano che abbraccino questi nuovi modi di lavorare.

Ridurre i costi d'ufficio

Un altro vantaggio significativo delle modalità di lavoro ibrido è l'impatto che hanno sui costi dell'ufficio. Molte conseguenze di questo stile di lavoro consentono alle aziende di ridurre le spese. Per esempio, il modo in cui viene utilizzato l'ufficio cambia quando metà del team lavora da casa o da un terzo posto di lavoro. Non solo potrai ridurre le dimensioni del tuo spazio di lavoro, ma sicuramente vedrai una diminuzione nelle bollette energetiche.   

Aumentare la produttività aziendale

Come puoi leggere nel nostro articolo sul lavoro ibrido, il 64,3% dei Millennials e il 63,4% della Gen Z dichiarano di essere più produttivi in un ambiente di lavoro ibrido. Alcune dei motivi sono:

• la possibilità di adattare l'orario di lavoro ai periodi di massima produttività;
• più tempo per l'attività fisica (= migliore concentrazione);
• meno distrazioni;
• meno stress;
• un livello più elevato di felicità e soddisfazione lavorativa.

Buono a sapersi: gli studi dimostrano che i dipendenti felici sono il 12% più produttivi degli altri. Questo è un altro ottimo motivo per rendere il tuo personale più felice implementando modalità di lavoro ibrido e flessibile. 

Migliorare l'equilibrio tra vita privata e lavoro

Raggiungere un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro è uno dei motivi principali per cui le persone desiderano una maggiore flessibilità sul lavoro. Possono adattare i loro orari per destreggiarsi meglio tra le responsabilità lavorative e quelle personali. Possono finalmente godersi una corsa mattutina o portare i bambini a scuola senza stress e iniziare la giornata con il piede giusto! Migliorare l'equilibrio tra vita privata e professionale non è solo un vantaggio per il personale. Anche le aziende traggono vantaggio da questo aspetto del lavoro flessibile, in quanto aumenta la felicità, l'esperienza, la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

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Trattenere e attrarre i talenti

Poiché il lavoro flessibile è una delle principali aspettative dei dipendenti, ovviamente svolge un ruolo cruciale nel trattenere la tua forza lavoro e nell'attrarre talenti. Supponiamo che tu stia cercando un nuovo responsabile marketing. Offri una retribuzione decente e altri vantaggi, ma la persona deve essere presente in sede tutti i giorni dalle 9 alle 18. Se uno dei tuoi concorrenti propone la stessa posizione lavorativa con benefit simili, ma consente il lavoro flessibile, probabilmente perdi delle opportunità di reclutamento. Questo esempio è valido anche quando si tratta di trattenere i talenti. 

Ridurre l'impatto delle emissioni di carbonio

A casa come sul posto di lavoro, essere più sostenibili e ridurre al minimo l'impronta di carbonio è fondamentale per tutti noi. Lavorando in modo più flessibile, le aziende e i dipendenti possono ridurre il loro impatto di CO2. Se rimangono a casa o si recano in uno spazio di coworking a piedi nel loro quartiere, non devono usare l'auto o altri mezzi di trasporto inquinanti così spesso. Anche l'introduzione di una politica BYOD (Bring Our Own Device) aiuta a essere più sostenibili, in quanto riduce la necessità di attrezzature e quindi l'approvvigionamento di materie prime.

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Gli svantaggi delle politiche di lavoro flessibile

Impatto sulla cultura aziendale

Lavorare da diverse sedi e in orari diversi rende più difficile mantenere una solida cultura aziendale. Questo è uno degli aspetti negativi che le organizzazioni spesso devono affrontare quando passano a politiche di lavoro più flessibili. Mantenere un senso di appartenenza e di connessione è difficile quando i dipendenti non si vedono quotidianamente o talvolta settimanalmente. Tuttavia, poiché il lavoro flessibile è destinato a rimanere, le aziende devono trovare nuovi modi per promuovere la cultura. 

Diventa più difficile accorgersi delle difficoltà dei collaboratori

I sentimenti di solitudine e isolamento possono essere una conseguenza negativa della concessione di maggiore flessibilità al personale. Se i dipendenti lavorano sempre più spesso da soli a casa, tendono a disconnettersi dal luogo di lavoro, dai colleghi e, in ultima analisi, dal loro impiego. Inoltre, dal punto di vista di un leader, notare sintomi di burnout o problemi è più complicato quando il team lavora in modo ibrido rispetto a quando si riunisce di persona e quotidianamente.

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Innesca pratiche di microgestione

Per i manager che faticano a fidarsi dei propri collaboratori, il lavoro flessibile può incoraggiare uno stile di leadership che prevede il micromanagement. Gli effetti psicologici del micromanagement hanno esiti negativi, opposti a quelli che si vorrebbero ottenere con una maggiore flessibilità del personale. Crea un ambiente di lavoro tossico in cui i dipendenti si sentono non valorizzati, infelici e insoddisfatti del proprio lavoro. Ti invitiamo a consultare la nostra lista di controllo dei luoghi di lavoro tossici per saperne di più su questo argomento e per assicurarti di promuovere un'atmosfera positiva e fiorente!

La sicurezza informatica è più a rischio

Lasciare che il personale lavori da più sedi e con diversi dispositivi aumenta la tua esposizione informatica. Per esempio, lavorare in una terza postazione di lavoro con wifi pubblico compromette la protezione dei dati e i protocolli di sicurezza. 

Le aziende devono esserne consapevoli e fornire ai team IT le risorse necessarie per rafforzare la sicurezza informatica. La gestione del rischio informatico e la strategia di mitigazione del rischio devono essere ridefinite per allinearsi a questo nuovo modo di lavorare senza mettere a rischio dati importanti e riservati. 

Non è adatto a tutte le posizioni lavorative

Alcuni lavori richiedono attrezzature specifiche o la collaborazione di persona. Per questo motivo, l'introduzione di politiche di lavoro flessibile diventa più impegnativa. Tuttavia, abbiamo iniziato questo articolo elencando le principali modalità di lavoro flessibile. Abbiamo anche sottolineato che puoi stabilire le tue regole in base alla tua forza lavoro e al tuo settore. Potresti non essere in grado di consentire il lavoro a distanza a tutti i tuoi dipendenti, ma cercare di trovare un'alternativa per coloro che non sono necessari in loco ogni giorno è fondamentale.

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Suggerimenti per godere di più vantaggi e meno svantaggi del lavoro flessibile

Chiedi regolarmente un feedback alla tua forza lavoro flessibile

Lo scopo principale degli accordi di lavoro flessibile è quello di migliorare l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti. L'aumento della produttività aziendale e della crescita difficilmente avverrà se il personale è infelice e insoddisfatto. Evita di implementare un modello di lavoro flessibile perché "pensi" che sia quello di cui hanno bisogno. Chiedi invece al tuo team di darti un feedback:

• aumenta l'empowerment dei dipendenti;
• promuovi un approccio più incentrato sui dipendenti;
• cerca di capire le esigenze dei tuoi lavoratori;
• individua le aree di miglioramento;
• migliora l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti.

Crea una politica di lavoro flessibile

Come abbiamo detto nel nostro articolo sull'idea di condividere un modello di aspettative del team, i dipendenti vogliono e hanno bisogno di linee guida chiare. La creazione di una politica di lavoro flessibile e la condivisione con il tuo team di ciò che possono o non possono fare in termini di programmazione è parte di questo. Avere regole chiare aiuta i manager a:

• mettere tutti d'accordo;
• evitare favoritismi e pratiche abusive;
• rendere l'ambiente di lavoro equo e paritario per tutti.

Sviluppare una cultura aziendale forte e positiva

La costruzione di una forte cultura aziendale è già fondamentale in un modello di lavoro tradizionale. Ma come superare il declino della cultura aziendale in un ambiente di lavoro flessibile? Raddoppiare gli sforzi e concentrarsi su questo aspetto è ancora più cruciale quando i dipendenti lavorano con orari diversi e in luoghi diversi. Per farlo, è possibile:

• mantenere alcuni giorni fissi in presenza;
• organizzare eventi aziendali;
• cercare idee per il team-bonding (online e di persona);
• migliorare la connessione con il luogo di lavoro.

Controlla le analytics del tuo posto di lavoro e riprogetta lo spazio in ufficio

Con lo sviluppo di pratiche di lavoro flessibili, i dipendenti utilizzano l'ufficio in modo diverso. In primo luogo, diventa un ambiente in cui i lavoratori si incontrano di nuovo, si creano interazioni sociali e si crea un legame di squadra. Questo cambia l'intera dinamica del luogo di lavoro. Ciò ha un impatto anche sul modo in cui le persone lavorano quando arrivano in sede. Invece di lavorare su compiti individuali, oggi tendono a concentrarsi maggiormente su progetti di gruppo, perché sanno di poter lavorare con i colleghi di persona. Utilizzando le analytics del luogo di lavoro, è possibile avere una migliore visione di questi aspetti e riprogettare lo spazio dell'ufficio di conseguenza. Ciò può significare, per esempio, che:

• ottimizzerai l'uso dell'ufficio;
• ripenserai alle opzioni disponibili per uno spazio di lavoro più collaborativo;
• ridimensionerai gli uffici.

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Investi nella tecnologia giusta

Il lavoro flessibile non dovrebbe influire sulla collaborazione e sulla comunicazione. Tuttavia, non si può pensare di mantenere lo stesso livello di continuità senza rivedere la propria strategia di comunicazione. La comunicazione virtuale richiede che le aziende investano nella tecnologia giusta per far prosperare il proprio team indipendentemente dal momento e dal luogo in cui lavora. Tieni presente che ognuno lavora in modo diverso. Mentre alcuni si sentono a proprio agio con Slack, altri preferiscono inviare messaggi WhatsApp ai colleghi. Ma gli strumenti di comunicazione non sono l'unica tecnologia necessaria. Tra le altre, occorre anche:

• aggiornare le apparecchiature di cybersecurity per proteggere e mettere al sicuro i dati;
• fornire soluzioni basate sul cloud e sulla condivisione di file;
• investire nel sistema di gestione dei progetti più adatto al tuo team;
• equipaggiare il posto di lavoro con tecnologie intelligenti.

Migliorare la gestione delle strutture con il nostro software per il workspace booking

Per i manager e i membri del team, tenere traccia di chi lavora quando e da dove è fondamentale. Un modello di lavoro ibrido e flessibile richiede un'organizzazione perfetta. Se non hai più bisogno di tanto spazio in ufficio, il tuo personale deve comunque avere accesso allo spazio di lavoro di cui ha bisogno quando viene in presenza. La raccolta di dati analitici sul posto di lavoro è fondamentale per ottimizzare l'esperienza dei dipendenti e migliorare l'ambiente di lavoro flessibile. Investire in una piattaforma per la condivisione e la prenotazione di postazioni di lavoro come deskbird aiuta a coprire tutti questi aspetti e molto altro ancora:

• fornisce un'idea chiara di chi lavora quando e da dove;
• aumenta la collaborazione e l'efficienza;
• consente ai membri del team di gestire il proprio orario in modo autonomo e con pochi click;
• fornisce alle aziende informazioni rilevanti sull'utilizzo degli uffici, aiutandole a rafforzare la loro strategia;
• riduce i conflitti di programmazione.

Ora sai quali sono i punti di forza di un'organizzazione flessibile del lavoro! Sia che tu abbia già abbracciato il lavoro ibrido o che abbia implementato altri tipi di politiche di lavoro flessibile, non c'è dubbio che il futuro del lavoro sarà ibrido e flessibile.

Ha scosso il mondo del lavoro e ha spinto le aziende ad adattarsi per rimanere attraenti e competitive. La flessibilità lavorativa è sicuramente un vantaggio a cui i dipendenti non sono disposti a rinunciare, soprattutto i Millennials e la Gen Z.

Ora hai tutte le informazioni per godere dei vantaggi del lavoro flessibile! Ma non dimenticare che implica alcuni cambiamenti e sforzi. Poiché questo modello di lavoro rappresenta un modo moderno di lavorare, richiede anche una tecnologia e degli strumenti efficienti per farlo funzionare. Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird per saperne di più sulla nostra piattaforma di prenotazione delle scrivanie e su tutte le altre funzionalità che supportano sia i datori di lavoro che i dipendenti!