13 tecnologie per un ufficio smart: come creare uno spazio di lavoro di supporto

Hai chiuso a chiave la porta prima di lasciare il tuo appartamento questa mattina? La batteria dell'allarme antincendio è ancora carica? La tua casa ha la giusta temperatura, in modo che sia accogliente e calda quando torni a casa in inverno? I dispositivi smart forniscono tutte queste informazioni. Molti di noi utilizzano questi strumenti intelligenti quotidianamente, anche senza pensarci.

Ci aiutano molto nella nostra vita personale, quindi perché non utilizzare la tecnologia per uno smart office per migliorare e ottimizzare il luogo di lavoro? La creazione di un ecosistema intelligente aiuta a migliorare l'esperienza dei dipendenti, a promuovere l'efficienza, a incrementare la produttività aziendale, a ridurre i costi e l'impatto sulle emissioni di carbonio. Può integrare diverse risorse come sensori, processi automatizzati, dispositivi IoT e soluzioni di intelligenza artificiale.

L'uso della tecnologia sul posto di lavoro è inevitabile. Ma come sfruttarla al meglio? Quali sono le ultime tendenze e gli strumenti da implementare nel tuo ambiente di lavoro? 

Questo articolo presenta 13 soluzioni intelligenti per la postazione di lavoro che fanno la differenza nella gestione dell'ufficio, nel far prosperare le persone, nel promuovere l'efficienza e nel ridurre al minimo le spese aziendali. 

Tecnologia smart office specifica per il luogo di lavoro

1. Tecnologia per postazioni di lavoro ibride: gestire e ottimizzare lo spazio in ufficio in modo efficiente

L'introduzione di modalità di lavoro ibrido e flessibile richiede alle aziende di adattare gli ambienti di lavoro fisici. Ciò include la revisione dell'ottimizzazione degli spazi e la modifica della disposizione degli uffici per creare uno spazio di lavoro adatto alle esigenze dei dipendenti in smart working. 

Le tecnologie per ambienti di lavoro ibridi, come deskbird, svolgono un ruolo importante nell'aiutare i dipendenti a prosperare in questa nuova configurazione di lavoro flessibile. Per esempio, consentono di:

• prenotare una scrivania o una sala riunioni specifica;
• assegnare gli spazi;
• riservare un parcheggio in anticipo;
• pianificare il programma della settimana ibrida;
• trovare i colleghi attraverso una planimetria interattiva;
• raccogliere dati e monitorare le analytics dell'ufficio;
• ecc...

2. Strumenti con intelligenza artificiale: smettere di sprecare il tempo in attività ripetitive e di scarso valore

L'intelligenza artificiale è essenziale per rendere il tuo ufficio più intelligente e supportare i membri del team in ogni aspetto del loro lavoro. I sensori per l'ufficio basati sull'intelligenza artificiale, per esempio, possono aiutarti a monitorare chi entra e chi esce dall'edificio. 

Non solo fornisce un'idea chiara del tasso di occupazione per ottimizzare lo spazio di lavoro, ma consente anche di aumentare la strategia di sicurezza implementata. Tutte le informazioni raccolte da questi strumenti intelligenti possono supportare i professionisti del CRE, i facility manager, i responsabili delle risorse umane e tutte le persone che lavorano sul posto di lavoro nel prendere decisioni basate sui dati.

3. Schermi intelligenti: migliorare l'esperienza di videoconferenza

Ora che la maggior parte di noi lavora in modo ibrido, la collaborazione deve essere affrontata diversamente. Le tecnologie per l'ufficio smart, come gli schermi intelligenti, facilitano le riunioni e le attività di gruppo quando i dipendenti lavorano da luoghi diversi.

Questi moderni strumenti di videoconferenza supportano la collaborazione e la comunicazione senza soluzione di continuità tra team da remoto, facendo risparmiare tempo e riducendo i costi di viaggio. Spesso incorporano funzioni di intelligenza artificiale come la soppressione del rumore di fondo, l'inquadratura automatica e la traduzione linguistica in tempo reale, migliorando l'esperienza complessiva della riunione. 

Per esempio, le piattaforme di videoconferenza dotate di intelligenza artificiale, come Zoom o Microsoft Teams, sono in grado di regolare automaticamente i livelli dell'audio, rimuovere le distrazioni di fondo e fornire didascalie in tempo reale. Queste funzioni chiave migliorano la chiarezza e il coinvolgimento durante le riunioni virtuali.

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4. Arredi intelligenti: migliorare l'esperienza e il benessere dei dipendenti

I mobili smart offrono diversi vantaggi in un ufficio intelligente. Combinano gli arredi tradizionali con la tecnologia incorporata per favorire la produttività aziendale, il comfort e la convenienza. Per esempio, le scrivanie intelligenti possono regolare l'altezza in base alle preferenze dei dipendenti, migliorando il benessere ergonomico. Possono anche integrare funzionalità di ricarica wireless per i dispositivi, riducendo l'ingombro dei cavi. 

Ti capita spesso di rimanere nella stessa posizione per ore e di finire la giornata con il mal di schiena? Le sedie intelligenti utilizzano sensori IoT per monitorare la postura e fornire un feedback in tempo reale per promuovere abitudini sane. Se rimani seduto troppo a lungo, sullo schermo appare un messaggio che ti ricorda di alzarti, camminare e fare un po' di stretching! 🤸

Soluzioni intelligenti per la postazione di lavoro così da ottimizzare la tua infrastruttura

5. Sensori di occupazione: prendere decisioni basate sui dati

I sensori di presenza sono fondamentali per ottimizzare l'utilizzo degli spazi, l'efficienza energetica e il comfort dei dipendenti. Questi sensori regolano automaticamente i sistemi di illuminazione, riscaldamento e ventilazione rilevando i livelli di occupazione in tempo reale. Pertanto, consentono anche di ridurre gli sprechi energetici. 

Questi strumenti digitali forniscono anche dati preziosi sui modelli di utilizzo dello spazio. È quindi possibile prendere decisioni informate sulla progettazione e sull'assegnazione degli spazi di lavoro. Per esempio, analizzando i tassi di occupazione, è possibile identificare le aree sottoutilizzate. In seguito, è possibile riutilizzarle per attività più produttive, rivedere la disposizione dei posti a sedere o ridimensionare lo spazio dell'ufficio. Queste decisioni basate sui dati aiutano a ottimizzare le risorse e a creare un ambiente di lavoro più efficiente ed efficace.

6. Dispositivi di monitoraggio video: mantenere il luogo di lavoro sicuro e protetto

I dispositivi di monitoraggio video intelligenti migliorano la sicurezza, forniscono un monitoraggio in tempo reale e offrono preziose informazioni per l'ottimizzazione del luogo di lavoro. Questi strumenti intelligenti prevengono gli accessi non autorizzati, sorvegliano le zone sensibili e rilevano le attività sospette. Inoltre, consentono il monitoraggio da remoto, permettendo ai manager di sorvegliare i locali dell'ufficio da qualsiasi luogo. 

Le aziende possono utilizzare questa tecnologia intelligente anche per analizzare i modelli di traffico pedonale. La raccolta di dati sul movimento dei dipendenti può massimizzare l'utilizzo dello spazio, ottimizzare i flussi di lavoro e garantire che le aree comuni siano progettate in modo efficiente per promuovere la collaborazione e la produttività aziendale.

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7. Dispositivi di sicurezza IoT intelligenti: creare un ambiente di lavoro sicuro e protetto

La sicurezza del luogo di lavoro è un aspetto fondamentale per tutte le organizzazioni. I dispositivi di sicurezza IoT intelligenti offrono un'ulteriore barriera per mantenere l'ambiente di lavoro fisico e digitale sicuro e protetto. Queste risorse includono serrature intelligenti, sistemi di controllo degli ingressi e strumenti di monitoraggio della rete. Garantiscono un accesso sicuro al luogo di lavoro.

Nel mondo virtuale, possono rilevare e avvisare l'IT delle minacce alla sicurezza informatica, come l'accesso non autorizzato alla rete o le attività sospette. Possono anche migliorare la privacy dei dati, crittografarli, tracciarne il flusso e fornire canali di comunicazione sicuri. In definitiva, salvaguardano le informazioni riservate da potenziali violazioni e garantiscono la conformità alle normative sulla protezione dei dati, diventando alcuni dei migliori alleati dei team IT.

8. Sistemi di manutenzione proattiva: scegliere l'approccio "meglio prevenire che curare"

I gestori delle strutture hanno molti compiti da gestire contemporaneamente. L'utilizzo di tecnologie intelligenti fornisce loro gli strumenti di supporto per garantire un ambiente di lavoro sicuro, operativo ed efficiente in ogni momento. I sistemi di manutenzione proattiva aiutano a prevenire i guasti hardware, a ridurre i tempi di inattività e a ottimizzare i programmi di manutenzione. 

L'installazione di sensori e l'analisi dei dati consentono ai team di gestione delle strutture di rilevare i primi segnali di malfunzionamento delle apparecchiature, di effettuare riparazioni tempestive e di pianificare le sostituzioni prima che si verifichi un guasto. 

Per esempio, i sistemi e i sensori HVAC possono monitorare i parametri di temperatura, umidità e prestazioni. Inoltre, forniscono analisi predittive in grado di identificare potenziali problemi. In generale, questo riduce al minimo le interruzioni della produttività e i costi di manutenzione.

Tecnologia intelligente per uso privato e professionale

9. Strumenti intelligenti per la temperatura: risparmiare denaro e rendere l'ufficio più ecologico

Perché non utilizzare sistemi smart di controllo della temperatura in ufficio, come a casa? Grazie a sensori, automazione e interconnessione, le soluzioni HVAC intelligenti possono monitorare la qualità dell'aria e la temperatura del luogo di lavoro. Questo non solo crea un ambiente che migliora il benessere e il comfort del personale, ma contribuisce anche a ridurre l'impronta di carbonio dell'ufficio. 

Puoi lasciare che questo strumento intelligente regoli la temperatura da solo o impostarla secondo le tue regole e i tuoi desideri. Per esempio, puoi richiedere che la temperatura rimanga al di sopra dei 21 °C in inverno e al di sotto dei 23 °C in estate. I sensori rilevano e analizzano la temperatura attuale della stanza e adattano il sistema HVAC di conseguenza.

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10. Soluzioni di illuminazione intelligente: alleggerire la bolletta elettrica

L'illuminazione è un aspetto critico del luogo di lavoro. Non tutte le aree dell'ufficio richiedono la stessa intensità luminosa. Innanzitutto, l'esposizione al sole potrebbe non essere uguale in ogni stanza. In secondo luogo, alcune parti dello spazio di lavoro non sono utilizzate con la stessa frequenza di altre. Pertanto, non è necessario che siano sempre illuminate. In terzo luogo, l'illuminazione è molto personale ed è importante tenere conto delle preferenze dei dipendenti. 

Anche in questo caso, i sensori luminosi sono ottimi per gestire questo aspetto e adattarsi alle reali esigenze del team. Alexa for Business ti supporta anche nel controllo di questi aspetti dell'ufficio. Migliora l'intera esperienza sul posto e consente di ridurre i costi energetici e l'impatto sulle emissioni di anidride carbonica. 🌍

11. Macchina del caffè intelligente: utilizzare la tecnologia smart per rendere felice il personale

Alcuni gadget intelligenti della nostra vita quotidiana possono essere utilizzati anche in ambito professionale per migliorare l'esperienza dei dipendenti. L'introduzione di macchine smart per la macinatura del caffè ne è un esempio perfetto. ☕

Queste macchine sono dotate di funzioni di connettività e di intelligenza artificiale per migliorare l'esperienza di preparazione del caffè. I membri del team possono utilizzare le app per cellulari o i comandi vocali per controllare e personalizzare da remoto le loro preferenze in fatto di caffè, come la forza, la temperatura e la quantità. 

Le macchine da caffè intelligenti possono anche analizzare i modelli di utilizzo e ordinare automaticamente le scorte di caffè quando si esauriscono, garantendo una fornitura continua di materie prime per l'ufficio. Questa automazione consente di risparmiare tempo e fatica e di offrire ai dipendenti opzioni di caffè personalizzate in base ai loro gusti.

12. Dispositivi per la realtà virtuale: un passo avanti nelle riunioni online

L'uso di dispositivi di realtà virtuale (VR) è molto sensato per le aziende che vogliono collaborare con la tecnologia per migliorare l'ambiente di lavoro. Per esempio, i lavoratori possono indossare le cuffie VR per partecipare a riunioni virtuali, consentendo una comunicazione a distanza coinvolgente e vivace. 

La VR può anche essere una grande risorsa per la formazione. Permette ai dipendenti di simulare scenari reali e di acquisire esperienza pratica in un ecosistema sicuro e controllato. Un altro vantaggio di questa tecnologia intelligente è la sua capacità di stimolare la creatività e l'innovazione, fornendo uno spazio digitale per il brainstorming e la visualizzazione. 

Mentre adottiamo pratiche di lavoro più flessibili, gli strumenti VR migliorano la comunicazione, aumentano l'efficacia della formazione, incrementano la produttività aziendale e favoriscono un'esperienza di lavoro più coinvolgente e immersiva.

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13. Tecnologia automatizzata e interconnessa: controllare lo spazio di lavoro in modo intelligente

A casa, possiamo chiedere ad Alexa di spegnere la luce o di abbassare la temperatura prima di andare a dormire.

Al lavoro, la tecnologia per lo smart office consente di fare lo stesso. Naturalmente c'è Alexa for Business, ma ci sono molti altri strumenti per controllare il posto di lavoro in modo intelligente. Le persone possono inviare un messaggio da Slack alla macchinetta per preparare un caffè tra 20 minuti, perché sanno che a quel punto faranno una pausa. 

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Lo sviluppo tecnologico è in continua crescita. Le possibilità sembrano infinite e l'adozione di queste soluzioni intelligenti per l'ambiente di lavoro è un must per le aziende che vogliono rimanere competitive. Queste risorse interconnesse supportano i dipendenti in molti aspetti del loro lavoro e consentono alle organizzazioni di creare un ambiente di lavoro migliore e di ridurre i costi. 

Dall'IoT sul posto di lavoro ai sensori e ai robot automatizzati, il futuro del lavoro si basa sulle interazioni tra gli esseri umani e i dispositivi digitali. Questi strumenti occupano ogni giorno più spazio nella nostra vita personale. Non averli al lavoro sarebbe come fare un passo indietro e causare frustrazione nel personale. Ci auguriamo che questo articolo ti dia un'idea di come la tecnologia per lo smart office possa essere implementata e di quali vantaggi possa apportare alla tua azienda, all'infrastruttura e ai membri del team.

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