Orario di lavoro ibrido: una guida completa per padroneggiare questo modello di lavoro

Dal 2020, molte aziende hanno adottato un approccio più flessibile nei confronti del luogo di lavoro dei propri dipendenti. Sebbene recarsi in ufficio solo alcuni giorni alla settimana o al mese sia ormai la norma, è importante capire cosa sia un orario di lavoro ibrido e cosa implichi.

Alcune aziende non vedono i vantaggi di un orario flessibile come molti altri. Cosa fanno di diverso? Il passaggio a un modello di lavoro ibrido non avviene dall'oggi al domani. Non basta dire al proprio team: "la prossima settimana potete lavorare da casa se vi è più comodo".

Ci sono molte cose da considerare quando si implementa una maggiore flessibilità negli orari dei lavoratori, se si vogliono ottenere risultati positivi per loro e per l'organizzazione alla fine della giornata. Se vuoi saperne di più sull'hybrid scheduling e come sfruttarlo al meglio, ecco una guida completa per realizzarlo con successo.

Significato di un orario di lavoro ibrido

Un orario di lavoro ibrido è una struttura versatile che combina la presenza in ufficio con il lavoro a distanza. Man mano che le organizzazioni si adattano alle mutevoli aspettative della forza lavoro e sfruttano i progressi tecnologici, questo modello è diventato sempre più ricercato per il suo equilibrio tra flessibilità e struttura. Da un lato, i dipendenti godono della comodità di lavorare da casa, risparmiando tempo sugli spostamenti e concentrandosi meglio. Dall'altro lato, beneficiano dell'interazione diretta, del tutoraggio e di un senso di comunità quando si recano in sede. 

La frequenza del lavoro in loco può variare da settimanale a mensile, in base alla natura del lavoro e alla cultura aziendale. L'implementazione richiede un'attenta considerazione delle esigenze individuali e di gruppo, favorendo un più armonioso equilibrio tra vita privata e lavoro. L'adozione di questo approccio non solo soddisfa le diverse preferenze, ma può anche aumentare la produttività, il benessere dei dipendenti e la fidelizzazione dei talenti. Tuttavia, le aziende di solito adottano uno dei seguenti modelli di hybrid scheduling.

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Comprendere cosa sia un orario di lavoro ibrido attraverso esempi concreti

Il programma "ibrido a settimane separate" 

Con questo modello, le aziende stabiliscono giorni specifici in cui i lavoratori devono recarsi in ufficio e altri in cui devono lavorare da remoto. Questo tipo di orario di lavoro ibrido è fisso. Per esempio, il lunedì e il venerdì sono giorni fuori sede, mentre il martedì, il mercoledì e il giovedì i dipendenti devono essere in presenza. Questo sistema di programmazione evita la confusione, ma non sempre risponde alle esigenze dei lavoratori e non è in linea con uno degli aspetti più importanti della forza lavoro di oggi: la flessibilità.

Il formato "settimana per settimana"

Questa opzione prevede un mix di attività da remoto e in ufficio su base settimanale. I membri del team vengono in sede una settimana su 2. È facile da attuare, ma non sempre corrisponde alle esigenze dell'azienda e dei dipendenti. Supponiamo che tu stia lavorando a un progetto importante e che gli investitori decidano di venire nei giorni in cui tutti dovrebbero lavorare da casa. Questo scombussola completamente l'intero programma di pianificazione.

Il modello "at-will"

L'orario di lavoro "at-will" è sicuramente quello che risponde di più ai dipendenti e alle aziende moderne. I membri del team hanno la possibilità di recarsi in sede quando vogliono, in base alle loro esigenze professionali e private. Per esempio, alcune persone tendono a concentrarsi meglio a casa e, quindi, scelgono di lavorare a distanza quando hanno un progetto importante da realizzare. Poi preferiscono essere presenti in ufficio per partecipare alle riunioni e per entrare in contatto con i colleghi. 

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I vantaggi degli orari di lavoro ibridi

Incoraggia un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro

Uno dei principali vantaggi del concetto di "lavoro da qualsiasi luogo" è che offre maggiore libertà ed equilibrio ai dipendenti. La possibilità di pianificare i propri orari in base alle proprie esigenze consente loro di abbracciare un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro. Per esempio, possono godersi un po' di esercizio fisico prima del lavoro senza la pressione del pendolarismo. Nel frattempo, possono comunque venire in ufficio per interagire con i colleghi e partecipare di persona ad alcuni eventi del team. Questo equilibrio è essenziale per la felicità, la soddisfazione e il benessere dei dipendenti.

Si adatta ai picchi di produttività individuali

Ti sei mai chiesto perché alcune persone preferiscono fare sport al mattino mentre altre sono più attive la sera? Questo perché tutti noi abbiamo picchi di produttività diversi. Consentire al tuo team di tenere conto di questo aspetto nella pianificazione della settimana è ottimo per la produttività, l'innovazione e il successo. Consente a ogni dipendente di lavorare in modo più efficiente, svolgendo i propri compiti in un tempo più breve. Con un orario di lavoro ibrido, possono adattare la loro agenda per concentrarsi quando sanno che riusciranno a fare più cose! Lasciare che lavorino nel modo più adatto a loro è un vantaggio per tutti!

Risponde alle esigenze dei team multigenerazionali

Alcune persone non amano lavorare in un luogo diverso dall'ufficio, perché sono abituate e amano interagire quotidianamente con i colleghi. Tuttavia, un numero crescente di lavoratori, soprattutto i Millennials e la Gen Z, considera il lavoro a distanza come uno dei più importanti benefit per i dipendenti. Quindi, come è possibile soddisfare tutti per mantenere una forza lavoro felice e produttiva? L'introduzione dell'hybrid scheduling nel tuo modello di lavoro ti aiuta a farlo. Il futuro del lavoro è tutto incentrato sulla centralità del dipendente e sulla flessibilità, e il lavoro ibrido è l'abbinamento perfetto per raggiungerlo.

Riduce il rischio di burnout

Il burnout dei dipendenti continua ad aumentare e diventa un problema reale per (troppe) aziende. Poiché il lavoro ibrido migliora l'equilibrio tra vita privata e lavoro, riduce lo stress e offre un approccio incentrato sulle persone, è noto che riduce i rischi di burnout. Questo modello incoraggia a lasciare del tempo per le attività personali e per gli amici e la famiglia, che sono davvero cruciali per la salute mentale del personale. Come già detto, aiuta le persone ad avere un equilibrio tra vita privata e lavoro migliore e, quindi, a ridurre il rischio di stress cronico. Tuttavia, può essere più facile che la depressione da lavoro passi inosservata quando si lavora da casa. Conoscere i segni e i sintomi del burnout è fondamentale per evitare questo problema.

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Consente ai dipendenti di lavorare nell'ambiente di lavoro a loro più congeniale

La scelta del luogo di lavoro consente ai dipendenti di soddisfare le proprie esigenze e di raggiungere il massimo delle prestazioni. Se sanno di doversi concentrare su un compito specifico e di non poter essere disturbati, possono scegliere il luogo migliore per farlo. Potrebbe essere a casa, in una terza postazione di lavoro o in uno spazio di lavoro tranquillo nell'ufficio. Con un modello di lavoro tradizionale, il dipendente deve lavorare alla sua scrivania anche se non è il luogo ideale per concentrarsi. Con un modello di lavoro da remoto completo, devono collaborare ai progetti del team e coordinare le operazioni virtualmente senza potersi incontrare di persona. Ora possono scegliere di affrontare i loro compiti ovunque vogliano. Questo cambia la vita quando si tratta di prestazioni e produttività.

Riduzione dei costi d'ufficio

L'implementazione di un modello di lavoro ibrido spesso implica un ripensamento della disposizione dello spazio di lavoro e un ridimensionamento dell'ufficio. Oltre a ridurre le spese dell'affitto, si riducono anche altri costi come elettricità, acqua, hardware, ecc. Se prima ti servivano 1.000 metri quadrati di spazio, ora te ne servono solo 500. Questo flusso di cassa può essere reinvestito per creare un ambiente di lavoro più incentrato sui dipendenti, per consentire la trasformazione digitale, per stimolare l'innovazione e così via.

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I potenziali svantaggi dell'orario di lavoro ibrido

Necessita di una grande organizzazione

Avere dipendenti che operano da casa, alcuni in ufficio e altri in una terza postazione di lavoro può diventare caotico in termini di gestione. Se poi si aggiungono le differenze di fuso orario, si comincia a perdere il controllo! Tranne se ti sei preparato a questo cambiamento e hai un'organizzazione impeccabile. In qualità di datore di lavoro o di team leader, devi sapere chi lavora e da dove. Se decidi di andare oltre e implementare l'orario flessibile, devi anche essere consapevole di chi lavora quando. I conflitti di orario possono comparire e creare tensioni. Tuttavia, poiché il lavoro ibrido è ormai la norma, esistono molte soluzioni per evitare queste situazioni. È possibile, per esempio, utilizzare una pianificazione della settimana ibrida come quella disponibile sull'app deskbird.

Richiede grande comunicazione e coordinamento

In ogni organizzazione, la comunicazione è fondamentale. Questo aspetto è ancora più importante quando si collabora con un team ibrido. I tuoi colleghi devono interagire e coordinarsi nel modo più fluido ed efficiente possibile. Considera che i dipendenti di generazioni diverse non comunicano allo stesso modo (leggi il nostro articolo sullo stile di comunicazione della Gen Z, per esempio). Inoltre, quando si passa a un modo di lavorare più flessibile, investire negli strumenti giusti è essenziale per garantire una transizione efficace e senza interruzioni. Per esempio, l'utilizzo di software per la gestione dello spazio di lavoro, di soluzioni collaborative e di piattaforme per la prenotazione di scrivanie e sale come deskbird è un must.

Richiede un maggiore impegno per mantenere la connessione e la cultura del luogo di lavoro

Come si fa a mantenere una forte cultura organizzativa in un ambiente di lavoro ibrido? Come si fa a mantenere il team motivato e impegnato quando lo si vede solo di tanto in tanto? Come si fa a rafforzare il senso di appartenenza quando i dipendenti si incontrano in modo irregolare? La connessione con il posto di lavoro è una componente importante delle aziende con ottimi risultati. Non va sottovalutata. Richiede uno sforzo maggiore quando si lavora con persone in luoghi diversi. Tuttavia, l'idea di sentirsi parte di una comunità e il lavoro ibrido sono prioritari per la forza lavoro moderna. Trovare un modo per far coesistere questi aspetti può essere difficile. Eppure, è uno degli ingredienti segreti di un'azienda di successo.

Consigli preziosi e best practice per implementare con successo la pianificazione del lavoro ibrida

Crea una politica di orari di lavoro ibridi su misura

All'inizio di questo articolo abbiamo citato 3 esempi di piani di lavoro ibridi per darti un'idea concreta del loro funzionamento. Ma, come abbiamo anche sottolineato, creare il proprio modello è fondamentale. Soprattutto, deve corrispondere ai valori aziendali e alle esigenze dei lavoratori. Raccogli il feedback dei tuoi dipendenti, studia le loro richieste e stabilisci quale configurazione può funzionare per te e per loro. Le dimensioni della tua azienda, l'età della tua forza lavoro, il tuo settore... Sono tutte caratteristiche che devi analizzare per sviluppare una politica di lavoro ibrida che sia incentrata sulle persone, inclusiva e di successo.

Forma il tuo team di risorse umane e i tuoi manager sulla flessibilità degli orari

Impariamo costantemente a collaborare virtualmente, a rafforzare il legame tra i team, a organizzare orari di lavoro ibridi utilizzando nuovi strumenti digitali, ecc. Essere consapevoli dei pro e dei contro e conoscere le migliori pratiche per il lavoro ibrido è fondamentale per passare con successo a un modo di lavorare più moderno. Per aiutare tutti ad abbracciare questo nuovo modello di lavoro, offrire una formazione sul lavoro flessibile può essere un'ottima idea. Questo aiuta tutti i membri del team a comprendere questo approccio moderno al lavoro e garantisce una transizione senza preoccupazioni.

Ripensa e ottimizza lo spazio di lavoro per soddisfare le esigenze dei team ibridi

Il tuo ufficio è progettato per una forza lavoro ibrida? Il ruolo dell'ufficio è cambiato negli ultimi anni con l'emergere di modalità di lavoro ibrido e flessibile. Se un tempo era solo un luogo in cui svolgere il proprio lavoro, oggi è il luogo in cui si creano legami personali e cultura aziendale. È anche il luogo in cui i dipendenti si recano quando hanno bisogno di attrezzature specifiche o di svolgere determinati compiti con i colleghi di persona. Le scrivanie singole rimangono sempre più vuote, mentre le sale riunioni e le aree collettive sono in fermento.

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Investi in strumenti digitali su misura per i team ibridi

Investire in strumenti su misura per i team ibridi è fondamentale per garantire la produttività e mantenere un ambiente di lavoro coeso. I piani di lavoro ibridi presentano sfide operative uniche. Gli strumenti personalizzati rispondono alle esigenze specifiche di una forza lavoro distribuita. Migliorano la comunicazione, la collaborazione e la gestione dei progetti attraverso le distanze e i fusi orari. Garantiscono inoltre che tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro ubicazione, abbiano lo stesso accesso alle risorse, possano contribuire in modo efficace e rimangano allineati con gli obiettivi dell'organizzazione. Un ecosistema digitale ben congegnato porta a un aumento della soddisfazione, delle prestazioni e della fidelizzazione dei dipendenti. Le 3 principali tecnologie a cui i lavoratori ibridi dovrebbero avere accesso sono:

• un software per la prenotazione di scrivanie (per esempio, deskbird include la prenotazione di scrivanie e sale, la planimetria interattiva, la programmazione di settimane ibride, la pianificazione di eventi, ecc.)
• uno strumento di gestione dei progetti (Clickup, Asana, Notion, Trello, Monday, ecc.).
• piattaforme di comunicazione ibride e hardware (Slack, Google Meet, Microsoft Teams, cuffie per la realtà virtuale, ecc.)

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L'orario di lavoro ibrido rappresenta un approccio trasformativo al luogo di lavoro moderno, che è al tempo stesso adattivo e incentrato sulle persone. Bilanciando i vantaggi del lavoro da remoto e di quello in ufficio, le organizzazioni sono in grado di ottimizzare la produttività e, allo stesso tempo, di rafforzare la soddisfazione e il benessere dei dipendenti. Questo equilibrio risponde anche alla crescente esigenza di flessibilità della forza lavoro di oggi, che porta a un miglioramento dell'equilibrio tra vita privata e lavoro e al mantenimento dei migliori talenti. Per le aziende desiderose di rimanere competitive in un mercato del lavoro in rapida evoluzione, l'implementazione di un modello di lavoro ibrido ben strutturato non è solo un'opzione, ma un requisito strategico.

Sei pronto ad abbracciare questo nuovo modo di lavorare? In qualità di esperti nella gestione di spazi di lavoro flessibili, ti aiutiamo a creare un ambiente di lavoro fiorente per i tuoi team ibridi, consentendo al contempo di ridurre i costi dell'ufficio. Richiedi una demo dell'app deskbird per scoprire una soluzione facile da usare con funzioni intelligenti che rispondono alle esigenze delle aziende moderne!