AI per la gestione dei progetti: è ora di collaborare con i robot

Sei pronto a delegare più compiti ai robot? È meglio che tu lo sia se vuoi rimanere in cima al mercato! Uno dei vantaggi dell'ascesa dei sistemi di intelligenza artificiale è l'utilizzo dell'AI per la gestione dei progetti. Senza contare il guadagno di tempo, affidarsi a questi assistenti virtuali intelligenti per gestire i tuoi progetti riorganizza il tuo lavoro e lo porta a un nuovo livello. 

Quanti progetti non raggiungono l'obiettivo "100% completato"? Quanto denaro hai già speso per questi progetti "mai completati"? Grazie agli strumenti di gestione dei progetti basati sull'intelligenza artificiale, le possibilità di portare a termine con successo una missione sono molto più alte, per l'esattezza del 25¹! Ma questo rappresenta trilioni di dollari di valore e benefici per le aziende che integrano l'IA nella gestione dei progetti. 

Il ruolo dei reparti IT è fondamentale nella transizione verso questa nuova era tecnologica. L'uso dell'intelligenza artificiale implica la pulizia dei dati e la revisione della gestione e della strategia di cybersecurity, oltre ad altri compiti. Vediamo come affrontare e sfruttare al meglio questo terremoto tecnologico.

Dove si deve concentrare l'attenzione del team IT quando si utilizza l'IA per la gestione dei progetti? 

Rendi i tuoi dati compatibili con l'apprendimento automatico

I professionisti dell'IT hanno un ruolo essenziale nel successo di questa transizione tecnologica. Innanzitutto, tutti i dati grezzi e non strutturati dell'azienda devono essere raccolti e ripuliti. I team IT devono rendere tutti questi dati digeribili e leggibili per i robot. Questa fase è fondamentale per utilizzare in modo efficiente gli strumenti di gestione dei progetti di IA. 

Impostare gli strumenti di gestione dei progetti con l'AI in modo intelligente e sicuro

Anche i project manager e gli esperti IT devono impostare queste soluzioni basate sull'intelligenza artificiale. È fondamentale, per esempio, installare integrazioni appropriate con altri strumenti digitali. Inoltre, devono stabilire aspettative chiare nei confronti di queste tecnologie e impostare i sistemi di conseguenza. Come deve reagire quando succede questo o quello? Con quale frequenza deve analizzare e riferire lo stato attuale del progetto? Può autoregolarsi automaticamente o deve notificare al project manager qualsiasi modifica necessaria? ecc. 

Cybersecurity per proteggere le informazioni riservate ed evitare fughe di dati

La protezione dei dati è una delle principali preoccupazioni delle aziende quando introducono l'IA sul posto di lavoro. L'analisi dei rischi potenziali di fughe di dati e di problemi di cybersecurity è un compito essenziale che i responsabili dei progetti e dell'IT devono affrontare. L'IA rappresenta una nuova minaccia nella gestione del rischio informatico. Qualsiasi strumento digitale lo è, ma con l'IA il rischio è molto più elevato. Pertanto, è necessario tenersi aggiornati su queste minacce e adattare di conseguenza i protocolli di sicurezza dei dati.

Formazione dei dipendenti sul suo corretto utilizzo

Le responsabilità lavorative dei membri del tuo team cambieranno e tu dovrai prepararli a questa transizione. La cosa positiva è che la maggior parte dei Millennial e della Gen Z chiede di apprendere nuove competenze e di ampliare il proprio set di abilità. L'arrivo dell'intelligenza artificiale sul posto di lavoro e nella gestione dei progetti darà loro questa opportunità! Per i team IT: è il vostro momento di brillare rendendo l'ambiente di lavoro compatibile con l'IA e supportando i vostri colleghi in questo fondamentale cambiamento tecnologico.

Quali sono i migliori strumenti di AI per la gestione dei progetti presenti sul mercato?

Notion AI

Notion è una delle migliori risorse per la gestione dei progetti. Consente ai team di ottimizzare il loro lavoro, aumentando l'efficienza e la produttività aziendale. Come ogni leader del settore tecnologico, Notion ha lavorato attivamente per rendere l'intelligenza artificiale una caratteristica fondamentale del suo prodotto. 

Hanno creato Notion AI per aiutare manager e dipendenti a lavorare meglio e più velocemente automatizzando le attività. Fornisce inoltre un sistema di scrittura performante alimentato dall'intelligenza artificiale, ideale per riassumere appunti, comporre rapporti o gestire le prime bozze.

‍

👉 Scopri di più su Notion AI. 

Asana Intelligence

Anche Asana è un noto strumento di gestione dei progetti che ha recentemente introdotto la propria intelligenza alimentata dai dati. Questo strumento di gestione dei progetti basato sull'intelligenza artificiale consente ai leader di gestire le risorse in base agli obiettivi, ottenere raccomandazioni automatiche e identificare gli ostacoli (tra le altre funzioni). Per i membri del team, Asana Intelligence è un supporto fondamentale per ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare la produttività aziendale.

‍

👉 Per saperne di più su Asana Intelligence. 

‍

Trello Strategy-AI Power-Up

La maggior parte dei project manager conosce Trello, una delle prime soluzioni di gestione dei progetti e un forte leader in questo settore. Hanno introdotto il sistema Strategy-AI Power-Up. Questo sistema è un'esperienza completamente integrata e immersiva. I professionisti possono visualizzare le priorità basate su fattori strategici accanto ai loro elenchi e tabelloni, anticipando allo stesso tempo in modo dinamico l'impatto dei cambiamenti delle priorità tattiche.

‍

👉 Trovi maggiori dettagli su Trello Strategy-AI Power-Up.

‍

Wrike

Wrike è un altro leader del mercato degli strumenti di gestione dei progetti e ha recentemente aggiornato le sue offerte con molteplici funzioni di gestione delle attività assistite dall'intelligenza artificiale. Supporta gli utenti migliorando le collaborazioni, ottimizzando la pianificazione del lavoro, semplificando l'allocazione delle risorse e fornendo la visualizzazione dei dati. 

Il suo principale punto di forza è la flessibilità, che lo rende una soluzione facile da usare sia per le start-up che per le grandi aziende.

‍

👉 Per saperne di più sulle caratteristiche di Wrike AI.

‍

ClickUp AI

ClickUp AI è un assistente AI che aiuta i manager a prevedere i dati dei progetti, a prendere decisioni, a stimare i costi dei progetti, a gestire i rischi e i team in tempo reale, ecc. Questo strumento di gestione dei progetti basato sull'intelligenza artificiale è stato nominato prodotto numero 1 per la gestione dei progetti e prodotto numero 1 per la collaborazione e la produttività dal più grande marketplace di software G2.

‍

👉 Per saperne di più su ClickUp AI. 

‍

HiveMind

Hive ha aggiunto una funzione di intelligenza artificiale alla sua piattaforma di gestione dei progetti basata sul cloud per automatizzare le attività e semplificare i flussi di lavoro. Tra gli altri vantaggi, HiveMind supporta i project manager nell'allocazione delle risorse, nella pianificazione, nella definizione delle priorità e nell'identificazione dei rischi. La ciliegina sulla torta è che HiveMind offre molteplici integrazioni con strumenti come Slack o Google Drive.

‍

👉 Approfondisci la conoscenza di HiveMind.

‍

In che modo l'intelligenza artificiale aiuta (e non sostituisce) i project manager?

Processo decisionale e definizione delle priorità

Gli strumenti di gestione dei progetti basati sull'intelligenza artificiale e sull'automazione forniscono ai manager informazioni fondamentali su ogni aspetto di un progetto. Una delle parti più cruciali ma anche più impegnative di un progetto è la previsione. 

Poiché questi strumenti digitali analizzano dati e informazioni in tempo reale, individuano i progetti di maggior valore a cui dare priorità.

L'utilizzo dell'IA per la gestione dei progetti ha un ruolo significativo nella previsione, in quanto consente ai leader di prendere decisioni e stabilire le priorità.

Riduzione del rischio

Le piattaforme di gestione dei progetti con intelligenza artificiale forniscono anche una chiara visione dei potenziali rischi e ostacoli di un progetto. La collaborazione con i robot elimina i pregiudizi umani e consente ai manager di anticipare qualsiasi ostacolo che potrebbe compromettere il progetto. Non appena viene rilevato un rischio, i manager ricevono una notifica. Insieme al loro team, possono rispondere rapidamente, adattare la strategia di mitigazione del rischio ed evitare l'aggravarsi della situazione. 

Monitoraggio dei progressi

La parte migliore dei robot è che non dormono e possono fare molte cose contemporaneamente 🤖. Noi esseri umani possiamo svolgere più attività contemporaneamente, ma è dimostrato che siamo meno efficienti e che aumentano gli errori umani. Ma questi membri del team sempre svegli possono tenere d'occhio i progressi dei tuoi progetti durante i tuoi giorni di riposo o quando sei impegnato in altre attività importanti. Questo è il bello dell'automazione! E se qualcosa va storto o richiede la tua attenzione? Il tuo assistente virtuale ti invia una notifica chiara sul problema e su come risolverlo potenzialmente.

‍

👋 Vuoi saperne di più su deskbird? Scopri i vantaggi della nostra applicazione per la prenotazione della scrivania: clicca, prenota, lavora!

‍

Velocizzare i rapporti

Grazie alla capacità dell'IA e dell'automazione di supportarti nella gestione dei progetti, l'analisi dei dati e la reportistica non sono più eseguite manualmente. Le soluzioni automatizzate trattano un'enorme quantità di dati in un record e in tempo reale. Questo è fondamentale per avere un'idea regolare e pertinente di una situazione per discutere di conseguenza i passi successivi. 

Test del progetto

I test sono una fase fondamentale della gestione dei progetti e devono essere eseguiti spesso. Grazie agli strumenti di gestione dei progetti di intelligenza artificiale, alcuni sistemi di test avanzati, un tempo disponibili solo per i grandi progetti, stanno per diventare accessibili anche a un pubblico più ampio. Con test più frequenti, questi strumenti rilevano precocemente difetti e bug, consentendo ai team di risolvere il problema prima che abbia un impatto su altri aspetti. Questa nuova capacità offre ai manager l'opportunità di fornire risultati più affidabili e sicuri.

Gestione efficiente in termini di tempo e di costi

I motivi per cui l'utilizzo dell'IA per la gestione dei progetti è efficiente in termini di tempo e di costi sono infiniti. Tutti i vantaggi menzionati sopra ne danno già una chiara idea. Queste macchine analizzano dati complessi e forniscono soluzioni in pochissimo tempo. Il rilevamento precoce dei problemi consente ai team di intervenire prima che la situazione sfugga di mano e costi in termini di tempo e denaro. Concentrarsi sui compiti esecutivi invece che sulle responsabilità operative rende i leader e i dipendenti più produttivi ed efficienti. E l'elenco continua.

‍

👋 Vuoi sapere come ottimizzare lo spazio e tagliare i costi con un ufficio flessibile? Scopri come risparmiare fino al 30% con queste idee per ridurre i costi!

‍

I motivi per cui gli strumenti di gestione dei progetti AI non sostituiscono i project manager umani (ancora)

I robot si occupano principalmente di attività amministrative e manuali

I project manager possono ora delegare i compiti ai robot, invece di chiedere alle persone di gestire operazioni ripetitive e che richiedono tempo. Le macchine alimentate da Big Data, Machine Learning (ML) ed elaborazione del linguaggio naturale sono fatte apposta per questo. Scrivere relazioni, inviare e-mail, analizzare dati, allocare risorse... Sono tutti compiti basati su competenze difficili che spesso non fanno prosperare le persone. Con l'IA, i manager e i membri dei team si concentrano maggiormente sulle soft skills delle loro posizioni e sugli aspetti che li fanno prosperare sul lavoro.

I project manager svolgono il ruolo di intermediari tra le macchine e le persone

Anche quando si utilizzano gli assistenti virtuali per guadagnare tempo ed efficienza, la funzione centrale di un project manager è ancora insostituibile. Essi svolgono il ruolo di intermediari tra i robot e le persone. Essere responsabile di un progetto significa sostenere il team, scambiare con le parti interessate, stimolare la motivazione, adattare le richieste agli strumenti guidati dall'intelligenza artificiale e così via. Sono tutte responsabilità basate su competenze trasversali che le macchine non sono ancora in grado di fare o non sono in grado di fare quanto una persona.

‍

🎬 Segui deskbird su YouTube e scopri come Mr. Purple ti aiuterà a risolvere i tuoi problemi con il lavoro ibrido!

‍

I robot sono solo una soluzione per ampliare e rafforzare il team

Se hai provato ChatGPT, sai quanto sia importante scrivere un buon messaggio. Questo vale per qualsiasi tipo di strumento di gestione dei progetti con l'intelligenza artificiale: fanno solo quello che gli dici di fare. Devi essere specifico nelle tue aspettative, come dovresti fare con i tuoi colleghi. In definitiva, il tuo ruolo di manager è "uguale ma diverso". Sì, devi imparare a lavorare con queste nuove tecnologie per trarne il massimo vantaggio. Tuttavia, anche i membri del tuo team hanno bisogno di linee guida chiare per operare con successo. Quando sai di cosa hanno bisogno le soluzioni guidate dall'intelligenza artificiale per funzionare in modo efficace ed efficiente, hai tutte le carte in regola per farle prosperare. Questo è importante quanto la comprensione delle aspettative dei dipendenti.

Gli strumenti con l'IA sono efficienti solo se hanno un buon manager

Sebbene i robot aiutino a ridurre notevolmente gli errori e i rischi che spesso derivano da pregiudizi umani, non sempre hanno ragione. Ecco alcuni aspetti chiave che spiegano perché. In primo luogo, questa tecnologia si evolve rapidamente ma non ha ancora raggiunto il 100% delle sue capacità. In secondo luogo, il modo in cui la si imposta influenza le sue capacità. In terzo luogo, possono verificarsi eventi esterni e interni che richiedono ai leader di aggiornare le istruzioni impartite ai loro assistenti virtuali. Infine, il sistema impara con il tempo (sempre più velocemente delle persone) a fornire i risultati migliori per l'azienda.

Di conseguenza, l'intervento del cervello umano è essenziale. La tecnologia AI è un supporto importante su cui le aziende possono contare. Tuttavia, può sostituire solo in parte il ruolo del project manager. Ricordiamo che siamo solo all'inizio di questa nuova era tecnologica. Lo sviluppo di soluzioni con l'IA si sta evolvendo in modo estremamente rapido. La prima versione di ChatGPT ha solo pochi mesi e non ha già nulla a che vedere con la versione più recente. 

I team IT devono rimanere aggiornati su ciò che accade in questo campo per sfruttare al meglio l'IA, perché non si può tornare indietro. Tuttavia, anche altri professionisti sono interessati a questa trasformazione del nostro modo di lavorare, in quanto può giovare a ogni aspetto dell'organizzazione. Imparare a usare e a collaborare con questi assistenti virtuali è fondamentale per i leader e i loro team quando utilizzano l'IA per la gestione dei progetti. 

‍

Come sta rispondendo deskbird a questo rapido cambiamento nel mondo del lavoro? 

In qualità di esperti del lavoro moderno, facciamo del nostro meglio per essere sempre al passo con le nuove tendenze del futuro del lavoro. L'app deskbird utilizza la tecnologia AI per fornire notifiche o raccomandazioni intelligenti sulla prenotazione di stanze e scrivanie, per migliorare la tua esperienza di lavoro ibrida! Consulta la nostra pagina principale dei prodotti o richiedi una demo gratuita dell'app deskbird! 

‍

¹ How AI Will Transform Project Management, HBR.

‍

‍

Fonti: 

‍How AI Will Transform Project Management, HBR;

12 Best AI Project Management Software Tools for 2023, ayanza;

Revolutionizing Project Management: The Disruptive Power of AI and Automation, Projectmanagement.com.