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Lavoro ibrido
Consigli per risparmiare

Aumentare i risparmi aziendali: idee efficaci per la riduzione dei costi

Pubblicato:

16 novembre 2022

Aggiornato:

11 agosto 2023

Ci sono diverse aziende che hanno iniziato a utilizzare un modello di lavoro ibrido "prima che fosse di moda".

Tuttavia, la tendenza verso un modo di lavorare più flessibile ha acquisito una spinta incredibile con l'avvento della pandemia di Covid-19. Le aziende e i singoli dipendenti si sono resi conto che il lavoro può essere svolto in modo produttivo anche da casa. In effetti, lavorare in smart working attenua una serie di fattori di stress, come il pendolarismo. Ma mancava una cosa: l'interazione umana dal vivo! 

Con la pandemia in parte sotto controllo, molti di noi non vedono l'ora di tornare al lavoro e di riallacciare i rapporti con colleghi e amici. Il lavoro ibrido offre questa opportunità, oltre a una serie di vantaggi, come il risparmio sui costi

Un modello di lavoro ibrido ben strutturato e coordinato grazie alla tecnologia per il posto di lavoro può far risparmiare alle organizzazioni fino al 30% sui costi dell'ufficio! Daremo un'occhiata più da vicino ai costi degli uffici moderni, a come la pandemia ha influenzato il ruolo dei luoghi di lavoro tradizionali, alle opportunità derivanti dal nuovo modo di lavorare e a come la scelta di un modello di lavoro ibrido ben organizzato può aiutarti a risparmiare sui costi dell'ufficio.

Lavoro ibrido oggi 

Qual è lo stato attuale del lavoro ibrido dopo la pandemia?

I modelli flessibili hanno un impatto significativo sullo spazio e sul design dell'ufficio perché cambiano il modo in cui vediamo il suo ruolo. L'ufficio non è più un luogo in cui si lavora e basta. È ora un posto in cui costruire relazioni e connettersi con i colleghi a livello sociale. Le ricerche hanno dimostrato che le persone sono più produttive quando lavorano da remoto. Questo perché le distrazioni sociali sono tenute a bada. Tuttavia, se da un lato questo isolamento favorisce la produttività, dall'altro significa che quando i dipendenti entrano in ufficio hanno bisogno di uno spazio per lavorare con il loro team per una collaborazione proficua. Questo cambia il modo in cui guardiamo alla progettazione degli uffici, perché significa che dobbiamo costruire uffici che favoriscano la socializzazione, come il nuovo ufficio di McKinsey a Mumbai, in India.   

La progettazione degli uffici per il futuro deve essere intenzionale, come suggerisce una ricerca approfondita di HSM advisory. Ciò significa creare spazi che favoriscano la produttività e la collaborazione. Il design ha il potere di unire le persone. Una pandemia globale ha accelerato la nostra transizione verso il futuro del lavoro. Qual è la situazione attuale e quali sono le aspettative dei dipendenti per i prossimi anni?

Nuove tendenze per gli spazi di un un ufficio flessibile

Stiamo assistendo alla tendenza ad allontanarci dagli uffici tradizionali. Secondo l'ultima ricerca di Gartner, entro il 2023 meno di un terzo dei lavoratori digitali sceglierà l'ufficio aziendale come luogo di lavoro preferito.Sebbene l'incontro con i colleghi di persona sia una priorità per molti, il ruolo dell'ufficio sta cambiando. Negli ultimi tempi è diventato molto più di un luogo in cui svolgere le proprie mansioni. Ha anche una funzione sociale. L'ufficio è il luogo in cui le persone si incontrano, si connettono e collaborano. Ciò offre anche l'opportunità di ripensare il tipo di spazi necessari e, di conseguenza, ridurre i costi. 

Inoltre, data la natura del lavoro ibrido, con dipendenti di team diversi che vengono in ufficio in giorni diversi, le scrivanie possono essere condivise tra le persone.

👉 Secondo Gartner, entro il 2023 la percentuale di dipendenti con posti a sedere condivisi salirà a oltre il 40%.

Ipoteticamente, supponiamo che ogni giorno arrivi solo metà della forza lavoro. In questo caso, le stesse scrivanie possono essere condivise, riducendo la necessità di spazi più ampi per gli uffici, dato che il numero di persone da ospitare ogni giorno è inferiore.

👉 Entro il 2030, il 48% dei dipendenti lavorerà da remoto, rispetto al 30% prima della pandemia di Covid-19 (Gartner).

La tendenza al lavoro da remoto e ibrido è in continua crescita, quindi è fondamentale adattarsi comprendendo meglio le esigenze di questo ambiente e come ottimizzarlo. Per esempio, un uso efficiente dello spazio in ufficio richiederà un coordinamento centrale. Sebbene il lavoro ibrido offra questa opportunità, è nelle mani dei responsabili degli uffici organizzare gli sforzi per aumentare la felicità dei dipendenti e la produttività aziendale.  

👉 Entro il 2022, il 60% dei lavoratori darà la priorità a uno smart office attrezzato per il benessere rispetto a un ufficio da remoto (Gartner).

Per assecondare le tendenze del lavoro ibrido, dobbiamo dotare gli uffici della giusta tecnologia per coordinare i dipendenti in smart working e quelli in ufficio. 

La collaborazione è sempre stata centrale, ma la forza lavoro ibrida richiede strumenti e spazi più sofisticati per supportarla. Le innovazioni in materia di ambienti di lavoro stanno spuntando ovunque per risolvere una serie di problemi legati al lavoro ibrido e per ottimizzare l'uso dello spazio in ufficio per ottenere i sistemi più efficienti dal punto di vista dei costi.

Risparmiare sui costi implementando un modello di lavoro ibrido 

Oltre a una serie di vantaggi diversi, il modello di lavoro ibrido può aiutare la tua azienda a risparmiare sui costi

Per prima cosa, definiamo i costi di gestione di un ufficio prima del Covid, per un ufficio di 1000 mq in Germania.

Utilizzando la ricerca di JLL, ipotizziamo che ogni dipendente abbia bisogno di 8m2, che ogni m2 costi 25€ e che il rapporto ideale di scrivanie sia 1. In altre parole, ogni persona che viene in ufficio avrà una sua scrivania, che è determinata dal numero di giornate di lavoro a distanza che l'organizzazione fornisce. Abbiamo applicato un buffer per i giorni di punta, quando il numero di persone che si recano in ufficio è maggiore. È importante notare che in città come New York e San Francisco i prezzi al m2 sono da 5 a 6 volte superiori, il che significa che il risparmio sarebbe ancora più significativo. 

Calcolo del risparmio di un ufficio ibrido
Questi numeri si basano sul nostro nuovo Calcolatore di Lavoro Flessibile.

A cominciare dai costi di proprietà, che comprendono i costi di leasing, affitto e gestione, come il parcheggio. Questi costi ammontano a una media approssimativa di 30.000 euro:

  • 24.000 euro per i costi di leasing;  
  • 6.000 euro per le spese accessorie. 

Storicamente, le spese accessorie si aggiravano intorno al 15%, ma con l'aumento dei prezzi dell'energia si è registrato anche un aumento del 50% dell'elettricità e del 150% del gas, che ha portato a un aumento complessivo del 20% dei costi accessori, come rivela una ricerca di JLL.  

I costi accessori possono essere suddivisi in 4 categorie e i potenziali risparmi sono i seguenti: 

L'utilizzo di un modello di lavoro ibrido riduce questi costi, in parte perché il numero di dipendenti che devono recarsi in ufficio ogni giorno è inferiore e quindi lo spazio necessario è minore. Con un software di pianificazione dei dipendenti, i dati vengono raccolti per misurare il numero di lavoratori che entrano effettivamente in ufficio. Valutando l'utilizzo dello spazio, è possibile determinare se alcune aree possono essere riutilizzate o se le zone delle postazioni possono essere trasformate in sale riunioni.

Possiamo creare uffici intelligenti che semplificano le pulizie utilizzando la tecnologia per i luoghi di lavoro, che assegna le risorse da pulire in base al numero di persone che effettivamente utilizzano l'ufficio, per tagliare sui costi di gestione.

La gestione di un ufficio comporta anche costi energetici, come l'HVAC e l'illuminazione, che costano circa 4.000 euro l'anno. Se il numero di persone in ufficio diminuisce, lo spazio e l'energia richiesti sono inferiori e questi costi possono essere compensati. Le aziende possono anche scegliere di spegnere temporaneamente gli impianti per risparmiare se conoscono bene l'occupazione futura. Per esempio, se non viene utilizzato, i responsabili delle strutture possono scegliere di spegnere un piano dell'ufficio per quel giorno. Pertanto, l'utilizzo della giusta tecnologia può avere un impatto immediato sul risparmio. 

Le aziende devono sostenere anche costi IT, come quelli per la cybersecurity e i servizi cloud. Tuttavia, queste tecnologie aiutano a facilitare il modello di lavoro ibrido e a risparmiare sui costi nel lungo periodo. L'investimento iniziale in software per la produttività porta un grande ritorno nel tempo. 

Alcune aziende scelgono anche di sovvenzionare i pendolari. Se i dipendenti lavorano in smart working, questo costo non si applica più. E se alcuni dipendenti scelgono di venire in ufficio poche volte alla settimana, le aziende avranno comunque meno costi da sostenere. 

Ci sono anche una serie di costi che possono essere trascurati nella gestione di un ufficio, come per esempio la mensa per i dipendenti o la cancelleria e le utenze. 

Per gestire tutti questi costi deskbird ha raccolto dati intervistando clienti ed esperti di lavoro ibrido per aiutare a calcolare il potenziale risparmio sui costi d'ufficio quando si passa a una modalità di lavoro ibrido con deskbird. 

Per esempio, un'azienda multinazionale con 8.000 dipendenti ha introdotto il lavoro ibrido, ma ha continuato a gestire le strutture ai livelli precedenti alla pandemia. Tuttavia, dopo che i dati hanno evidenziato una bassa occupazione in tutte le strutture, hanno chiuso 4 dei 5 siti il venerdì. Questo ha portato a un risparmio di 90.000 euro al mese. 

I dati sui costi possono essere raccolti su fogli di calcolo, ma l'inserimento manuale di tutte queste informazioni richiede tempo. deskbird è la soluzione perfetta per aumentare l'efficienza e ridurre i costi raccogliendo i dati sull'utilizzo dell'ufficio, contribuendo ad automatizzare la raccolta e l'analisi dei dati sui costi. 

I vantaggi di un lavoro ibrido ben organizzato 

Abbiamo detto che i vantaggi di un lavoro ibrido ben organizzato sono molti, a parte il risparmio sui costi. Esploriamone alcuni!

Il lavoro ibrido, per sua natura, è flessibile: è questo che lo rende interessante per molte persone. Scegliere dove lavorare dà a ciascuno l'autonomia di progettare la propria giornata lavorativa nel modo che più gli è congeniale. Che si tratti di lavorare da casa, da un altro Paese o da un ufficio tradizionale, l'ibrido offre ai dipendenti la possibilità di scegliere qualsiasi soluzione! 

Se da un lato un ufficio flessibile consente di risparmiare sui costi per le organizzazioni, dall'altro consente di risparmiare sui costi per i dipendenti, in particolare sui costi di trasporto. Con i prezzi del gas in aumento e i costi dei trasporti pubblici che si sommano con il passare del tempo, saltare il tragitto verso l'ufficio può far risparmiare una notevole quantità di denaro. Inoltre, evitare un ingorgo o un treno in ritardo riduce lo stress del pendolarismo quotidiano. 

Dal punto di vista della cultura del lavoro, il modello di lavoro ibrido è ottimo anche per garantire l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Il tempo aggiuntivo risparmiato dal pendolarismo e la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo offrono alle persone l'opportunità di dedicare più tempo agli hobby, all'esercizio fisico e all'adempimento dei propri doveri familiari senza ulteriore stress. 

Con tutte queste premesse, è facile capire perché il modello di lavoro ibrido porterebbe a una maggiore soddisfazione e felicità dei dipendenti e a una riduzione dell'abbandono dell'azienda. L'equilibrio tra vita privata e lavoro, la flessibilità e la fiducia renderanno i dipendenti più felici, più soddisfatti del proprio lavoro e meno propensi a lasciare l'azienda.

È stato dimostrato che il modello di lavoro ibrido aumenta la produttività aziendale. In media, i lavoratori completamente da remoto sono più produttivi del 47% rispetto alle loro controparti che lavorano in ufficio ogni giorno della settimana. La nostra ricerca dimostra che un lavoro ibrido ben coordinato, con l'utilizzo di un sistema di gestione delle presenze orarie e delle postazioni di lavoro, può far guadagnare ai tuoi dipendenti fino a un giorno di produttività alla settimana.

Si può affermare con certezza che il ruolo dell'ufficio sta cambiando, mentre esploriamo modelli diversi per strutturare il lavoro, come quello ibrido. Questi cambiamenti ci permettono anche di rivalutare i costi del posto di lavoro, aiutandoci a risparmiare sulle risorse e sullo spazio che potremmo non avere lavorando ogni giorno in ufficio. Dalla riduzione dei consumi energetici e dei costi di manutenzione, gli uffici ibridi possono trarre grandi benefici dalla tecnologia per il posto di lavoro. Con un lavoro ibrido coordinato l'impatto è immediato, poiché i dati di una piattaforma di gestione delle postazioni forniscono un feedback in tempo reale.

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Annabel

Annabel è content specialist di deskbird: aiuta le aziende a navigare nel nuovo mondo ibrido e a costruire ambienti di lavoro che le persone amano.

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