Best practice e strumenti di comunicazione per il lavoro a distanza
16 maggio 2023
16 giugno 2023
Il 72% dei lavoratori si sente disimpegnato e il 79% non sa se interrompere qualcuno durante le riunioni online.1
Queste statistiche (e molte altre) dimostrano che conoscere le migliori pratiche di comunicazione del lavoro a distanza è fondamentale. Il lavoro ibrido e l'orario flessibile sono due modelli di lavoro che aumentano la soddisfazione dei dipendenti e equilibrio tra vita privata e lavoro. Avere membri del team felici e in salute spesso porta a una maggiore produttività e a risultati di successo. Tuttavia, una strategia di comunicazione inadeguata può cancellare completamente i vantaggi degli accordi di lavoro flessibile.
Per aiutarvi a sviluppare una comunicazione efficiente nel lavoro a distanza, abbiamo studiato e identificato le sfide più comuni quando si collabora da luoghi diversi. Come si fa a tenere impegnati i funzionari di casa nelle riunioni virtuali? Quali sono i canali di comunicazione migliori per la vostra forza lavoro? Come ridurre i rischi di incomprensione?
Abbiamo quindi elencato sette raccomandazioni utili e i migliori strumenti digitali da condividere con i team leader. Insieme, vi aiuteranno a migliorare la comunicazione e il lavoro di squadra nel vostro ambiente di lavoro ibrido.
Le sfide di comunicazione più comuni per i team remoti
Il rischio di silos sorge con una scarsa comunicazione di lavoro a distanza
Uno degli aspetti negativi del lavoro a distanza è la possibile creazione di silos. Sebbene questo fenomeno sia più frequente nelle aziende completamente remote, può verificarsi anche nelle aziende ibride con una scarsa strategia di comunicazione. Interagire e conversare con i membri del proprio team può essere una sfida. Se poi si pensa che è ancora più difficile connettersi con i lavoratori di altri reparti, ecco che la situazione diventa ancora più difficile.
Troppa comunicazione può essere opprimente e controproducente.
Secondo uno studio di OwlLabs sul lavoro ibrido, il 38% dei lavoratori remoti dichiara di passare troppo tempo in riunione. Non c'è dubbio che la comunicazione sia essenziale per gestire con successo un team. Tuttavia, il fatto di non vedere di persona i propri collaboratori con la frequenza di un tempo non significa che si debbano programmare chiamate e riunioni quotidiane (a meno che non sia una richiesta dei collaboratori)! Può portare al risultato opposto a quello atteso.
Canali di comunicazione inadeguati hanno un impatto sulla produttività e sull'efficienza
Fornite al vostro personale strumenti di videoconferenza? Gli studi dimostrano che i lavoratori remoti sentono la mancanza di interazioni faccia a faccia. Inoltre, il 76% dei dipendenti afferma che il fatto di non poter vedere il volto dei colleghi è un problema, in quanto mancano gli spunti visivi1. Lavorare con le risorse sbagliate e non avere regole chiare su come utilizzarle incide profondamente sulla produttività e sull'efficienza dei team remoti. Potrebbero chiedersi: "Devo condividere queste informazioni via Slack o via e-mail?". In definitiva, le politiche di comunicazione poco chiare creano frustrazione e disimpegno.
I problemi legati alla tecnologia e a Internet hanno un impatto sulla comunicazione dei team ibridi
Secondo il Cisco Broadband Index 2022, il 48% della forza lavoro globale utilizza Internet personale per lavoro. Molti lavorano anche su dispositivi privati come computer, telefoni, tablet, ecc. Una configurazione errata o un'apparecchiatura inadeguata possono creare problemi di comunicazione. Ad esempio, la distorsione dell'audio e dell'eco durante le riunioni online è un problema comune. Il 77% delle persone dichiara che l'impossibilità di ascoltare correttamente i partecipanti alle riunioni virtuali è una delle loro principali preoccupazioni per quanto riguarda la comunicazione sul lavoro a distanza1.
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Aumentano i rischi di comunicazione errata
Molti aspetti possono portare a una cattiva comunicazione. I messaggi scritti possono essere interpretati in modo diverso da una persona all'altra. Anche le differenze culturali, come il fatto di non essere madrelingua inglese, possono causare problemi di comunicazione. Questo accade anche nello spazio di lavoro fisico. Tuttavia, il fatto di trovarsi in luoghi diversi, di avere potenziali problemi tecnologici (interruzioni del suono) e di non essere madrelingua aumenta la possibilità di errori di comunicazione e di fraintendimenti.
A volte sorgono problemi di fiducia tra i team ibridi
La scarsa comunicazione può avere un impatto sulla fiducia che si è creata con e tra il team. A volte questo fa sì che i manager inizino a fare micro-management, il che può avere effetti psicologici sui lavoratori. Ma se i membri del team non condividono regolarmente le informazioni sul lavoro degli altri e faticano a impegnarsi l'uno con l'altro, iniziano anche a perdere fiducia nei confronti dei colleghi.
L'impegno dei dipendenti cala senza buone pratiche di comunicazione nel lavoro a distanza
Pensate che i vostri colleghi siano impegnati nelle riunioni digitali come lo sono in ufficio? Se non è così, non preoccupatevi, non siete gli unici. Il 72% dei dipendenti si sente disimpegnato durante le riunioni virtuali e il 74% trova difficile contribuire a una conversazione online1. Numerosi aspetti possono contribuire alla mancanza di impegno. Ad esempio, il fatto di non sentire bene a causa di problemi tecnologici, di sentirsi scollegati dal resto del team, che si trova insieme sul posto, o di non sapere qual è il momento giusto per parlare senza interrompere qualcun altro.
La trasparenza e l'uso di istruzioni chiare falliscono
Tenere aggiornati i dipendenti quando si può passare dalle loro scrivanie per condividere nuove informazioni è più facile che quando si lavora in sedi diverse. Dopo alcuni anni di lavoro a distanza, rimanere trasparenti e chiari sugli aggiornamenti dell'azienda con i lavoratori remoti come lo si è in loco è una delle sfide più grandi. I lavoratori a domicilio tendono a sentirsi esclusi e a non ricevere istruzioni chiare sui loro compiti.
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7 buone pratiche di comunicazione del lavoro a distanza da adottare
1. Determinare gli strumenti di comunicazione di cui il team ha bisogno
Gli strumenti di comunicazione per il lavoro a distanza che mettete a disposizione del vostro team devono rispondere alle loro esigenze, soddisfare le loro aspettative e allinearsi alla vostra cultura organizzativa. Non offrite troppe opzioni, ma nemmeno una sola. Trovate il giusto equilibrio e spiegate chiaramente lo scopo di ogni risorsa. Ad esempio, la posta elettronica è importante e generica. Tuttavia, usate la messaggistica istantanea per fare una domanda veloce a uno dei vostri colleghi. Optate per una videoconferenza se dovete condividere un nuovo aggiornamento con tutto il team.
2. Creare una linea guida per le migliori pratiche di comunicazione sul lavoro a distanza per e con i propri dipendenti.
La comunicazione è la linfa vitale di una collaborazione di successo. Pertanto, tutti devono essere sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda la comunicazione e l'interazione. Dovete essere chiari sulla vostra strategia di comunicazione e sulle vostre aspettative in merito a questo argomento. Una volta determinate le vostre esigenze e le aspettative dei vostri dipendenti, stabilite una linea guida chiara per la comunicazione e condividetela con tutto il personale.
3. Mantenere una cultura del feedback
In entrambe le direzioni, il feedback è essenziale per ottenere il meglio da un team. Questo è un aspetto che spesso sfugge ai dipendenti che lavorano da remoto. Continuate a fornire feedback e chiedetene anche in cambio. Migliorerà la collaborazione, aiuterà tutti a crescere e vi permetterà di individuare eventuali problemi o aree di miglioramento.
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4. Siate trasparenti e chiari sulle vostre aspettative
Essere informati e aggiornati sui cambiamenti è fondamentale quando si lavora da remoto. In qualità di team leader, dovete essere trasparenti con i vostri collaboratori remoti e dare loro istruzioni chiare sulle vostre aspettative. Per incrementare la produttività e mantenere una buona atmosfera all'interno del team, è necessario agire in modo simile sia con il personale in sede che con quello a distanza.
5. Utilizzate giochi di team-building durante le riunioni virtuali
Gli aspetti negativi del lavoro in remoto includono il rischio di disconnessione, isolamento e disimpegno del team. Provate a stimolare la motivazione e a favorire l'unione del team con attività di gruppo online quando il vostro team è poco numeroso. Mantenere forti legami quando tutti lavorano in luoghi diversi è una sfida. Ma dovrebbe essere in cima alla lista delle priorità. Comunicare è molto più facile quando c'è un senso di appartenenza e di comunità.
6. Organizzare regolarmente eventi virtuali di raffreddamento dell'acqua
Gli eventi e le pause caffè dopo il lavoro sono sempre ottimi per socializzare, rompere il ghiaccio e conoscere meglio i colleghi. Come mantenere queste interazioni sociali informali con una forza lavoro ibrida? Una soluzione è quella di organizzare dei rinfreschi d'acqua digitali. Conoscete i membri del vostro team meglio di noi, quindi cercate di capire cosa potrebbe suscitare il loro interesse. Ad esempio, perché non creare un canale Slack per condividere ricette se lavorate nel settore alimentare?
7. Essere disponibili virtualmente come in ufficio.
Infine, ma non per questo meno importante, allo stesso modo in cui siete trasparenti e chiari quando lavorate da remoto e in loco, anche il vostro team deve sentirsi autorizzato a rivolgersi a voi in caso di necessità. Siate chiari su questo argomento e ricordate loro che possono contattarvi in qualsiasi momento (entro il vostro orario di lavoro). Se i dipendenti sentono di non poter comunicare con voi come farebbero sul posto di lavoro fisico, potrebbero iniziare a disimpegnarsi e a disconnettersi.
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6 strumenti fondamentali per una comunicazione efficace nel lavoro a distanza
1. Risorse per le videoconferenze online
Investire in strumenti video online come Zoom o Google Meet è necessario per rispondere all'esigenza dei team remoti di interagire faccia a faccia. Ricordate loro che non è obbligatorio accendere le telecamere. Tuttavia, vedere i colleghi è molto più piacevole e interattivo. Possono sempre sfocare o aggiungere uno sfondo se non vogliono che i colleghi vedano l'aspetto della loro casa.
2. Strumenti di comunicazione asincrona
Se Stephany lavora da New York, Mary da Berlino e Jon solo dalle 11 del mattino, la vostra forza lavoro comunica in modo asincrono. Questo tipo di comunicazione richiede una tecnologia adeguata per continuare a condividere informazioni e interagire in modo efficiente. Strumenti di comunicazione asincrona come Trello o Notion consentono ai membri del team di lasciare messaggi non urgenti ai colleghi in qualsiasi momento.
3. Piattaforme di messaggistica istantanea
Sono rare le aziende che oggi non utilizzano la messaggistica istantanea. Da WhatsApp a Slack, queste piattaforme sono perfette quando i membri di un team remoto hanno bisogno di una risposta rapida o vogliono condividere un aggiornamento veloce. I dipendenti devono parlarsi in modo formale o è meglio usare un tono di voce amichevole e gli emoji? La scelta spetta a voi, in base alla vostra cultura organizzativa e a ciò che ritenete sia meglio per la vostra forza lavoro.
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4. Tecnologia Web 3
La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nell'evoluzione del luogo di lavoro. Per quanto riguarda la comunicazione, lo sviluppo di tecnologie ibride per il posto di lavoro sembra inarrestabile. La tecnologia Web 3, come gli strumenti di realtà virtuale (VR) e il metaverso, non dovrebbe essere trascurata. In realtà, il 39% degli impiegati pensa che il metaverso potrebbe migliorare il lavoro flessibile e ibrido in futuro1.
5. Software di gestione dei progetti
Il software di gestione dei progetti è una risorsa fondamentale per potenziare l'interazione e la comunicazione. Fornisce una piattaforma centralizzata per la collaborazione, la gestione dei compiti e gli aggiornamenti in tempo reale. Gli strumenti di gestione dei progetti assicurano un coordinamento efficiente, migliorano la trasparenza e la comunicazione tra i membri remoti del team.
6. Software per la gestione degli spazi d'ufficio
Anche ilsoftware per la gestione dello spazio ufficio ha un ruolo da svolgere per migliorare la collaborazione e la comunicazione. Le piattaforme di pianificazione delle settimane e di prenotazione delle scrivanie, come deskbird , possono essere integrate negli strumenti di comunicazione. Sapere dove lavora il personale consente di organizzare le riunioni di conseguenza. Ad esempio, se il lunedì successivo metà del team lavora in sede e l'altra metà in remoto, si può prendere in considerazione l'utilizzo di una sala con tecnologia VR per questa riunione.
Unacomunicazione efficacenel lavoro a distanza è fondamentale per mantenere una collaborazione fluida e favorire la produttività. Silos, comunicazioni eccessive, canali inappropriati, problemi tecnologici, rischi di comunicazione errata e problemi di fiducia sono ostacoli comuni che spesso frenano i team remoti. L'implementazione delle migliori pratiche di comunicazione nel lavoro a distanza riduce al minimo questi problemi. È essenziale determinare i canali di comunicazione adatti, creare linee guida, mantenere una cultura del feedback, essere trasparenti e favorire la connessione. Anche fornire ai dipendenti gli strumenti giusti è fondamentale.
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1 Stato del lavoro ibrido 2022: Europa, OwlLabs.
Fonti:
- Stato del lavoro ibrido 2022: Europa, OwlLabs;
- 9 sfide della comunicazione in un luogo di lavoro remotoKosy,
- Come superare gli ostacoli alla comunicazione per i dipendenti remoti, Circolo di Vantaggio;
- 11 metodi per un'efficace comunicazione di gruppo a distanza, Infatti.
