Best practice e strumenti di comunicazione per il lavoro a distanza

Il 72% dei lavoratori si sente poco coinvolto e il 79% non sa se interrompere qualcuno durante le riunioni online^.1

Queste statistiche (e molte altre) dimostrano che conoscere le migliori pratiche di comunicazione per il lavoro a distanza è fondamentale. Il lavoro ibrido e l'orario flessibile sono 2 modelli di lavoro che aumentano la soddisfazione dei dipendenti e l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Avere membri del team felici e in salute spesso porta a una maggiore produttività aziendale e a risultati di successo. Tuttavia, una strategia di comunicazione inadeguata può cancellare completamente i vantaggi degli accordi di lavoro flessibile. 

Per aiutarti a sviluppare una comunicazione efficiente nel lavoro a distanza, abbiamo studiato e identificato le sfide più comuni quando si collabora da luoghi diversi. Come si fa a mantenere coinvolti i lavoratori da casa nelle riunioni virtuali? Quali sono i canali di comunicazione migliori per la tua forza lavoro? Come ridurre i rischi di incomprensione?

Abbiamo quindi elencato 7 raccomandazioni utili e i migliori strumenti digitali da condividere con i team leader. Insieme, ti aiuteranno a migliorare la comunicazione e il lavoro di squadra nel tuo ambiente di lavoro ibrido. 

Le sfide di comunicazione più comuni per i team da remoto

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Il rischio di silos sorge con una scarsa comunicazione nel lavoro a distanza

Uno degli aspetti negativi del lavoro a distanza è la possibile creazione di silos. Sebbene questo fenomeno sia più frequente nelle aziende completamente da remoto, può verificarsi anche nelle aziende ibride con una scarsa strategia di comunicazione. Interagire e conversare con i membri del proprio team può essere una sfida. Se poi si pensa che è ancora più difficile connettersi con i lavoratori di altri reparti, ecco che la situazione diventa ancora più difficile.

Troppa comunicazione può essere opprimente e controproducente

Secondo uno studio di OwlLabs sul lavoro ibrido, il 38% dei lavoratori in smart working dichiara di passare troppo tempo in riunione. Non c'è dubbio che la comunicazione sia essenziale per gestire con successo un team. Tuttavia, il fatto di non vedere di persona i propri collaboratori con la frequenza di un tempo non significa che si debbano programmare chiamate e riunioni quotidiane (a meno che non sia una richiesta dei collaboratori)! Può portare al risultato opposto a quello atteso. 

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I canali di comunicazione inadeguati hanno un impatto sulla produttività aziendale e sull'efficienza

Fornisci al tuo personale strumenti di videoconferenza? Gli studi dimostrano che i lavoratori da remoto sentono la mancanza di interazioni faccia a faccia. Inoltre, il 76% dei dipendenti afferma che il fatto di non poter vedere il volto dei colleghi è un problema, in quanto mancano gli spunti visivi¹. Lavorare con le risorse sbagliate e non avere regole chiare su come utilizzarle incide profondamente sulla produttività aziendale e sull'efficienza dei team da remoto. Potrebbero chiedersi: "devo condividere queste informazioni via Slack o via email?". In definitiva, le politiche di comunicazione poco chiare creano frustrazione e disimpegno.

I problemi legati alla tecnologia e a Internet hanno un impatto sulla comunicazione dei team ibridi

Secondo il Cisco Broadband Index 2022, il 48% della forza lavoro globale utilizza il proprio Internet personale per lavoro. Molti lavorano anche su dispositivi privati come computer, telefoni, tablet, ecc. Una configurazione errata o un'apparecchiatura inadeguata possono creare problemi di comunicazione. Per esempio, la distorsione dell'audio e dell'eco durante le riunioni online è un problema comune. Il 77% delle persone dichiara che l'impossibilità di ascoltare correttamente i partecipanti alle riunioni virtuali è una delle loro principali preoccupazioni per quanto riguarda la comunicazione sul lavoro a distanza¹.

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Aumentano i rischi di comunicazione errata

Molti aspetti possono portare a una cattiva comunicazione. I messaggi scritti possono essere interpretati in modo diverso da una persona all'altra. Anche le differenze culturali, come il fatto di non essere madrelingua inglese, possono causare problemi di comunicazione. Questo accade anche nello spazio di lavoro fisico. Tuttavia, il fatto di trovarsi in luoghi diversi, di avere potenziali problemi tecnologici (interruzioni del suono) e di non essere madrelingua aumenta la possibilità di errori di comunicazione e di fraintendimenti. 

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A volte sorgono problemi di fiducia tra i team ibridi

La scarsa comunicazione può avere un impatto sulla fiducia che si è creata con e tra il team. A volte questo fa sì che i manager inizino a fare micro-management, il che può avere effetti psicologici negativi sui lavoratori. Ma se i membri del team non condividono regolarmente le informazioni sul lavoro degli altri e faticano a impegnarsi l'uno con l'altro, iniziano anche a perdere fiducia nei confronti dei colleghi. 

Il coinvolgimento dei dipendenti cala senza buone pratiche di comunicazione nel lavoro a distanza

Pensi che i tuoi colleghi siano coinvolti nelle riunioni digitali come lo sono in ufficio? Se non è così, non preoccuparti, non sei l'unico. Il 72% dei dipendenti si sente poco coinvolto durante le riunioni virtuali e il 74% trova difficile contribuire a una conversazione online¹. Numerosi aspetti possono contribuire alla mancanza di impegno. Per esempio, il fatto di non sentire bene a causa di problemi tecnologici, di sentirsi distanti dal resto del team, che si trova insieme sul posto, o di non sapere qual è il momento giusto per parlare senza interrompere qualcun altro. 

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La trasparenza e l'uso di istruzioni chiare falliscono

Tenere aggiornati i dipendenti quando si può passare dalle loro scrivanie per condividere nuove informazioni è più facile riespetto a quando si lavora in sedi diverse. Dopo alcuni anni di lavoro a distanza, rimanere trasparenti e chiari sugli aggiornamenti dell'azienda con i lavoratori in smart working come lo si è in loco è una delle sfide più grandi. I lavoratori da casa tendono a sentirsi esclusi e a non ricevere istruzioni chiare sui loro compiti.

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7 buone pratiche di comunicazione nel lavoro a distanza da adottare

1. Determinare gli strumenti di comunicazione di cui il team ha bisogno

Gli strumenti di comunicazione per il lavoro a distanza che metti a disposizione del tuo team devono rispondere alle loro esigenze, soddisfare le loro aspettative e allinearsi alla tua cultura organizzativa. Non offrire troppe opzioni, ma nemmeno una sola. Trova il giusto equilibrio e spiega chiaramente lo scopo di ogni risorsa. Per esempio, la posta elettronica è importante e per una comunicazione generica. Tuttavia, usa la messaggistica istantanea per fare una domanda veloce a uno dei tuoi colleghi. Opta per una videoconferenza se devi condividere un nuovo aggiornamento con tutto il team.

2. Creare una linea guida per le migliori pratiche di comunicazione sul lavoro a distanza per e con i propri dipendenti

La comunicazione è la linfa vitale di una collaborazione di successo. Pertanto, tutti devono essere sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda la comunicazione e l'interazione. Devi essere chiaro sulla tua strategia di comunicazione e sulle tue aspettative in merito a questo argomento. Una volta determinate le tue esigenze e le aspettative dei tuoi dipendenti, stabilisci una linea guida chiara per la comunicazione e condividila con tutto il personale. 

3. Mantenere una cultura del feedback

In entrambe le direzioni, il feedback è essenziale per ottenere il meglio da un team. Questo è un aspetto che spesso sfugge ai dipendenti che lavorano da remoto. Continua a fornire feedback e chiedine anche in cambio. Migliorerà la collaborazione, aiuterà tutti a crescere e ti permetterà di individuare eventuali problemi o aree di miglioramento.

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4. Essere trasparente e chiaro sulle tue aspettative

Essere informati e aggiornati sui cambiamenti è fondamentale quando si lavora da remoto. In qualità di team leader, devi essere trasparente con i tuoi collaboratori da remoto e dare loro istruzioni chiare sulle tue aspettative. Per incrementare la produttività aziendale e mantenere una buona atmosfera all'interno del team, è necessario agire in modo simile sia con il personale in sede che con quello a distanza.

5. Utilizzare giochi di team-building durante le riunioni virtuali

Gli aspetti negativi del lavoro da remoto includono il rischio di disconnessione, isolamento e disimpegno del team. Prova a stimolare la motivazione e a favorire l'unione del team con attività di gruppo online, se il team è poco numeroso. Mantenere forti legami quando tutti lavorano in luoghi diversi è una sfida. Ma dovrebbe essere in cima alla lista delle priorità. Comunicare è molto più facile quando c'è un senso di appartenenza e di comunità. 

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6. Organizzare regolarmente chiacchiere virtuali

Gli eventi e le pause caffè dopo il lavoro sono sempre ottimi per socializzare, rompere il ghiaccio e conoscere meglio i colleghi. Come mantenere queste interazioni sociali informali con una forza lavoro ibrida? Una soluzione è quella di organizzare delle chiacchierate digitali. Conosci i membri del tuo team meglio di noi, quindi cerca di capire cosa potrebbe suscitare il loro interesse. Per esempio, perché non creare un canale Slack per condividere ricette, se lavori nel settore alimentare?

7. Essere disponibili virtualmente come in ufficio

Infine, ma non per questo meno importante, allo stesso modo in cui sei trasparente e chiaro quando lavori da remoto e in presenza, anche il tuo team deve sentirsi autorizzato a rivolgersi a te in caso di necessità. Sii chiaro su questo argomento e ricorda loro che possono contattarti in qualsiasi momento (entro il tuo orario di lavoro). Se i dipendenti sentono di non poter comunicare con te come farebbero sul posto di lavoro fisico, potrebbero iniziare a disimpegnarsi e a disconnettersi.

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6 strumenti fondamentali per una comunicazione efficace nel lavoro a distanza

1. Risorse per le videoconferenze online

Investire in strumenti video online come Zoom o Google Meet è necessario per rispondere all'esigenza dei team da remoto di interagire faccia a faccia. Ricorda loro che non è obbligatorio accendere le telecamere. Tuttavia, vedere i colleghi è molto più piacevole e interattivo. Possono sempre sfocare o aggiungere uno sfondo se non vogliono che i colleghi vedano l'aspetto della loro casa. 

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2. Strumenti di comunicazione asincrona

Se Stephany lavora da New York, Mary da Berlino e Jon solo dalle 11 del mattino, la tua forza lavoro comunica in modo asincrono. Questo tipo di comunicazione richiede una tecnologia adeguata per continuare a condividere informazioni e interagire in modo efficiente. Strumenti di comunicazione asincrona come Trello o Notion consentono ai membri del team di lasciare messaggi non urgenti ai colleghi in qualsiasi momento. 

3. Piattaforme di messaggistica istantanea

Sono rare le aziende che oggi non utilizzano la messaggistica istantanea. Da WhatsApp a Slack, queste piattaforme sono perfette quando i membri di un team da remoto hanno bisogno di una risposta rapida o vogliono condividere un aggiornamento veloce. I dipendenti devono parlarsi in modo formale o è meglio usare un tono di voce amichevole e le emoji? La scelta spetta a te, in base alla tua cultura organizzativa e a ciò che ritieni sia meglio per la tua forza lavoro.

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4. Tecnologia per il Web 3

La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nell'evoluzione del luogo di lavoro. Per quanto riguarda la comunicazione, lo sviluppo di tecnologie ibride per il posto di lavoro sembra inarrestabile. La tecnologia Web 3, come gli strumenti di realtà virtuale (VR) e il metaverso, non dovrebbe essere trascurata. In realtà, il 39% degli impiegati pensa che il metaverso potrebbe migliorare il lavoro ibrido e flessibile in futuro ¹.

5. Software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti è una risorsa fondamentale per potenziare l'interazione e la comunicazione. Fornisce una piattaforma centralizzata per la collaborazione, la gestione dei compiti e gli aggiornamenti in tempo reale. Gli strumenti di gestione dei progetti assicurano un coordinamento efficiente, migliorano la trasparenza e la comunicazione tra i membri in smart working del team.

6. Software di scheduling dei dipendenti a distanza

Anche il software di scheduling dei dipendenti a distanza ha un ruolo da svolgere per migliorare la collaborazione e la comunicazione. Le piattaforme di pianificazione delle settimane e di prenotazione della scrivania, come deskbird , possono essere integrate negli strumenti di comunicazione. Sapere dove lavora il personale consente di organizzare le riunioni di conseguenza. Per esempio, se il lunedì successivo metà del team lavora in sede e l'altra metà da remoto, si può prendere in considerazione l'utilizzo di una sala con tecnologia VR per questa riunione.

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Una comunicazione efficace nel lavoro a distanza è fondamentale per mantenere una collaborazione fluida e favorire la produttività aziendale. Silos, comunicazioni eccessive, canali inappropriati, problemi tecnologici, rischi di comunicazione errata e problemi di fiducia sono ostacoli comuni che spesso frenano i team da remoto. L'implementazione delle migliori pratiche di comunicazione nel lavoro a distanza riduce al minimo questi problemi. È essenziale determinare i canali di comunicazione adatti, creare linee guida, mantenere una cultura del feedback, essere trasparenti e favorire la connessione. Anche fornire ai dipendenti gli strumenti giusti è fondamentale.

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¹ State of Hybrid Work 2022: Europe, OwlLabs. 

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Fonti:

• State of Hybrid Work 2022: Europe, OwlLabs;
• 9 Challenges Of Communication In A Remote Workplace, Kosy;
• How To Overcome the Communication Barriers for Remote Employees, Vantage Circle;
• 11 Methods of Effective Remote Team Communication, Indeed.

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