14 best practices per guidare con successo i team da remoto

Come ti adatti al lavoro virtuale? Stai abbracciando il lavoro ibrido e lo stai sfruttando al meglio? Il lavoro a distanza è vantaggioso per le aziende in termini di fidelizzazione dei dipendenti e di attrazione dei talenti. Come molti di noi hanno sperimentato, lavorare da casa non è sempre facile e spesso richiede alcuni adattamenti. Se da un lato lavorare da qualsiasi luogo favorisce un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro, dall'altro può portare a un eccesso di lavoro. L'ufficio da casa sta creando problemi al tuo team? Come si fa a mantenere una cultura positiva dell'ambiente di lavoro a livello virtuale? Come sostenere l'impegno e la produttivitàdella forza lavoro? Sono tutte domande normali che i leader dei dipendenti da remoto possono farsi. Alcuni dipendenti lavoravano da remoto già prima della pandemia. Tuttavia, la maggior parte di loro ha dovuto imparare un modo completamente nuovo di lavorare e si sta ancora adattando a questo concetto moderno. Per aiutarti a comprendere le sfide del lavoro virtuale e ad adottare un approccio di successo alla gestione del lavoro ibrido, ecco 14 best practices per i team che lavorano da remoto. 

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La diffusione dei modelli di lavoro a distanza e ibridi

Se la gestione di team da remoto è diventata improvvisamente obbligatoria durante la crisi del Covid-19, oggi è una scelta intelligente per molte aziende di tutto il mondo mantenere questa flessibilità lavorativa. Quella che è apparsa come una soluzione per combattere una crisi sanitaria è ora una soluzione per migliorare l'esperienza dei dipendenti, per attrarre nuovi talenti e per tagliare i costi degli affitti. Quando le persone in cerca di lavoro esaminano un'offerta, uno degli aspetti più importanti che ricercano per primo è la possibilità di lavorare da remoto. 

Un modello di lavoro ibrido risponde alle esigenze di molti lavoratori. Per i nomadi digitali, è la possibilità di viaggiare in tutto il mondo e lavorare allo stesso tempo. Per i genitori, è la possibilità di concentrarsi sulla creazione di un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro. Per altri, il lavoro da remoto offre l'opportunità di godersi il lavoro da qualsiasi luogo (casa, spazi di coworking, caffetterie, ecc.) e di evitare la letargia della routine. Con un orario ibrido, i dipendenti possono recarsi in ufficio solo quando ne hanno bisogno o lo desiderano, un concetto che è destinato a rimanere.

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14 passi per una gestione del lavoro ibrido di successo

1. Stabilire delle chiare linee guida per il lavoro a distanza

Iniziamo con una raccomandazione di base, spesso dimenticata, per le migliori pratiche dei team da remoto: condividere delle chiare linee guida per il lavoro a distanza. Quante ore devono lavorare i collaboratori a casa? Hanno un orario fisso o utilizzano un orario flessibile? Devono rimanere sempre connessi allo strumento di comunicazione utilizzato o possono rispondere al bisogno durante la giornata? Devi essere chiaro su come il tuo team deve lavorare quando opera a distanza, fornendo tutte le indicazioni necessarie per un modello di lavoro da remoto fluido ed efficace. 

2. Fornire tutta la tecnologia necessaria per il lavoro ibrido

Se la tua azienda sceglie di implementare un modello di lavoro ibrido, assicurati che la forza lavoro sia dotata della tecnologia necessaria per lavorare in modo efficiente. Ovviamente, l'accesso a un computer portatile e a Internet è un must, ma spesso sono necessarie anche le cuffie. Inoltre, è essenziale utilizzare un software per il lavoro a distanza che risponda alle tue esigenze di team ibrido. I software per il lavoro a distanza includono strumenti di comunicazione digitale come Slack, strumenti di gestione dei progetti come Trello, un software per la prenotazione delle postazioni come deskbird e così via.

3. Incoraggiare la comunicazione

La comunicazione è sempre un aspetto molto importante per il successo di un team ed è ancora più cruciale quando si lavora da luoghi diversi. In qualità di manager, incoraggiare il più possibile la comunicazione e fornire ai membri del team gli strumenti giusti per farlo fa parte delle tue responsabilità. Che si tratti di condividere nuovi aggiornamenti, fornire feedback, seguire un progetto o risolvere conflitti di programmazione, la comunicazione è un pilastro fondamentale delle best practices per i team da remoto. Ci sono molti modi per promuovere tutto questo. Per esempio, si può programmare una riunione settimanale di un'ora o una riunione giornaliera facoltativa di 30 minuti per discutere di tutto ciò che è accaduto durante la giornata.

4. Essere presenti nelle conversazioni online

Incoraggiare le interazioni tra i membri del tuo team è ottimo, ma devi anche essere presente ogni volta che è possibile. Se ti presenti alla riunione settimanale virtuale e poi non ti sentono per tutta la settimana, non funzionerà bene. In ufficio, comunicare è più facile. Quando sorgono domande, problemi o confusione, i dipendenti possono semplicemente chiedere e ottenere una risposta rapida. Con il lavoro a distanza è diverso. Pertanto, è necessario partecipare alle loro conversazioni. Può trattarsi di e-mail, di riunioni con Zoom o di Slack. Non importa, basta che tu sia presente e disponibile. In primo luogo, rafforza il rapporto con il tuo team dimostrando il tuo impegno nei loro confronti. In secondo luogo, individua eventuali problemi e risolvili il prima possibile.

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5. Definire aspettative chiare

Così come è necessario fornire chiare aspettative al proprio team quando si lavora dall'ufficio, è necessario farlo anche quando si lavora da remoto, se non addirittura di più. Non stiamo parlando di linee guida per il lavoro a distanza come abbiamo fatto in precedenza, ma di una struttura organizzativa. È essenziale che il team comprenda chiaramente gli obiettivi e ciò che ci si aspetta da loro. Si può anche comunicare solo il risultato atteso per aumentare il coinvolgimento e la creatività. Questa è un'ottima tecnica per ridurre al minimo la microgestione e dimostrare al tuo team che hai piena fiducia in loro e nelle loro capacità.

6. Fiducia e ricompense al team da remoto

Parlando di fiducia, il lavoro a distanza può innescare problemi di fiducia tra manager e dipendenti. I leader possono iniziare a mostrare modelli di microgestione, non potendo vedere il proprio team al lavoro. Come puoi essere sicuro che i membri del tuo team stiano effettivamente lavorando se operano da casa? Sono dietro il loro schermo o sono solo connessi ma stanno facendo qualcos'altro? Gli studi dimostrano che i dipendenti che lavorano da remoto sono fino al 40% più produttivi di quelli che lavorano in ufficio. Quindi ti consigliamo vivamente di fidarti di loro. Inoltre, non dimenticare di congratularti con loro, perché anche questo è un problema comune nella gestione del lavoro ibrido. Non vedendoci, tendiamo a comunicare meno gli aspetti positivi e a dedicare meno tempo a premiare l'ottimo lavoro. A lungo termine, questo può avere un impatto critico sul coinvolgimento dei dipendenti.

7. Consentire la flessibilità

In primo luogo, i leader che lavorano con successo da remoto non controllano il proprio team. In secondo luogo, concedono ai propri dipendenti una maggiore flessibilità perché conoscono gli effetti positivi che un orario flessibile può avere. Se un orario flessibile non influisce sulle mansioni degli altri membri del team, perché non lasciare che i dipendenti da remoto lavorino quando sono più produttivi? Si tratta di una soluzione vantaggiosa per tutti. Dal tuo punto di vista, ti assicuri che operino quando sanno di essere più produttivi. Per esempio, supponiamo che un tuo collaboratore stia affrontando un problema personale che deve essere risolto rapidamente. Lasciandoglielo affrontare per primo, avrà la mente libera e potrà poi concentrarsi ed essere più produttivo. Dal loro punto di vista, possono raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, che li rende più coinvolti nei loro compiti. 

8. Assicurarsi che il team non sia sovraccarico di lavoro

Perdere la cognizione del tempo e lavorare troppo è uno degli aspetti negativi del lavoro da casa. Ovviamente, devi assicurarti che il tuo team lavori a sufficienza per soddisfare il numero di ore previste dal contratto. Tuttavia, evitare che lavorino troppo a lungo è importante per l'implementazione del lavoro ibrido. Quando tutti i dipendenti sono in sede, è abbastanza facile per i manager notare ore extra. Per esempio, si può osservare se saltano la pausa pranzo per finire un compito o se rimangono più a lungo mentre tutti gli altri se ne vanno. Con il lavoro a distanza, questo diventa un po' più complicato da rilevare. È essenziale prestare attenzione a questo aspetto per prevenire l'affaticamento o il burnout dei dipendenti.

9. Condividere informazioni, come la presenza in loco

Quando si incontrano i membri del team in ufficio, è facile e veloce parlare di qualsiasi informazione che possa avere un impatto sul loro lavoro. Può accadere ufficialmente durante una riunione o informalmente durante la pausa pranzo, per esempio. Ma come avviene quando non si opera più nello stesso spazio di lavoro? A volte la condivisione delle informazioni può mancare e questo può facilmente portare non solo a una diminuzione della produttività, ma anche a un senso di esclusione. Il modo in cui si rimedia non ha importanza. Può trattarsi di un'efficace riunione online, di un'e-mail o di una chat. Forse è necessaria una videochiamata di gruppo se tutti sono interessati o è sufficiente una semplice conversazione individuale. Devi adattarti alla situazione ma, soprattutto, continuare a condividere le informazioni come se fossi fisicamente sul posto di lavoro.

10. Mantenere tutti i tipi di riunioni con parsimonia

Come abbiamo detto, la comunicazione è ancora più importante in un ambiente di lavoro da remoto piuttosto che in una struttura lavorativa tradizionale. Se le riunioni fanno parte della tua strategia di comunicazione, questo non deve cambiare perché si lavora virtualmente. In altre parole, se le riunioni aziendali, di team e individuali sono pianificate regolarmente e sono necessarie, dovrebbero rimanere invariate. Tuttavia, tieni presente che un numero eccessivo di riunioni può avere un impatto reale sulla produttività dei dipendenti. Secondo il MIT Sloan Management Review, vietare le riunioni per un solo giorno aumenta la produttività del 35%. Un altro problema legato all'elevato numero di riunioni online è l'esaurimento virtuale, detto anche stanchezza da Zoom. Pertanto, se necessario, è bene mantenere tutti i tipi di riunioni come se fossero gestite in loco, ma assicurati di non esagerare.

11. Offrire più opzioni di riunione

Siamo tutti diversi e ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un'altra. Per questo motivo è importante offrire più opzioni di riunione, se possibile. In un ambiente di lavoro ibrido, questo non dovrebbe essere un problema. Fai sapere al tuo team remoto che vi potete incontrare digitalmente o in loco quando vengono in ufficio. Un'applicazione per la gestione degli spazi ibridi come quella di deskbird ti aiuta a organizzare gli orari e le date delle riunioni e a prenotare la postazione o la sala riunioni che preferisci. Questo mix di opzioni ti dà la possibilità di soddisfare facilmente le esigenze di tutti e di preservare un modo di lavorare positivo e senza intoppi.

12. Organizzare le attività dei team remoti

La cultura del luogo di lavoro può fare la differenza quando si tratta di attrarre talenti e di far vivere ai dipendenti un'ottima esperienza. Tuttavia, è anche qualcosa che può facilmente svanire quando si lavora da remoto. Organizzare attività per i team remoti è un ottimo modo per mantenere lo spirito culturale dell'azienda, soprattutto per i team che non si vedono spesso nella vita reale. Può trattarsi di un semplice caffè digitale per scambiare opinioni su tutto ciò che non è lavoro, o di una serata di gioco virtuale con il team per portare un po' di divertimento e spirito di squadra! Puoi inventarti qualsiasi attività, purché crei un grande momento di squadra.

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13. Concentrarsi sulla creazione di un modello di lavoro a distanza sano

Garantire buone condizioni di salute è, speriamo, un valore fondamentale per ogni azienda. Il lavoro a distanza può innescare nuovi tipi di problemi di salute che devono essere presi in considerazione. Per esempio:

• Esclusione;
• Affaticamento da zoom;
• Tempo di superlavoro;
• Burnout;
• ecc...

Stabilire delle regole per aiutare il tuo team remoto a mantenersi in salute fisicamente e mentalmente può far parte delle linee guida per il lavoro a distanza di cui sopra. Anche in questo caso, la comunicazione è fondamentale e, dato che non sei con loro, puoi notare qualsiasi segno di stanchezza, burnout, esclusione e così via. Anche la fiducia gioca un ruolo importante. Non solo devi fidarti di loro, ma anche loro devono sentire che possono contare su di te per condividere eventuali problemi di salute. 

14. Le migliori pratiche per i team remoti

Affinché il tuo team abbia successo e cresca insieme, il feedback è una componente fondamentale delle best practices per i team remoti. La condivisione del feedback non è solo fondamentale per il miglioramento personale, ma anche per capire se il modo di lavorare adottato sta dando i suoi frutti. Dovrebbe essere un processo verticale in cui tutti hanno il diritto di condividere sentimenti, opinioni e idee. Aiuta a individuare eventuali punti di blocco, a capire quali approcci funzionano e dove è necessario migliorare. E non dimenticare che l'ideale feedback ratio è di 5:1, il che significa che sono necessari cinque feedback positivi per controbilanciare un feedback negativo!  

Sintesi delle migliori pratiche dei team remoti

Questo articolo volge al termine, e dobbiamo ammettere che è piuttosto lungo! Tuttavia, poiché il lavoro ibrido sta diventando la nuova normalità, è importante per noi fornire una panoramica completa su come gestire con successo i team virtuali. Ecco quindi le idee principali da tenere a mente se vuoi applicare le migliori pratiche per i team che lavorano da remoto:

• Offrire la migliore tecnologia per ambienti di lavoro ibridi;
• Favorire il più possibile la comunicazione;
• Mantenere una cultura aziendale positiva;
• Concentrarsi sull'inclusività;
• Essere consapevoli dei possibili svantaggi del lavoro a distanza;
• Rimanere incentrati sui dipendenti.

La lontananza dovrebbe essere una ragione per essere ancora più incentrati sui dipendenti. I membri del tuo team devono capire che possono contare su di te e che sei a loro disposizione. Per questo motivo, la gestione del lavoro ibrido deve basarsi su fiducia, riconoscimento e comunicazione. Anche se la collaborazione a distanza può essere a volte complicata, queste 14 best practices per i team remoti ti aiuteranno a sfruttare tutti i vantaggi del lavoro ibrido.