Le buone norme per gestire i conflitti di orario al lavoro

Se lavori nel settore delle risorse umane o gestisci un team, probabilmente avrai già avuto problemi di orario con i tuoi colleghi. Se hanno bisogno di lavorare lo stesso giorno o di prendersi un periodo di ferie nello stesso momento, ma non possono farlo, questo può diventare frustrante per tutti e può avere un grave impatto sull'azienda. Come gestire i conflitti di orario sul lavoro? Anche se i conflitti di calendario sul posto di lavoro sono sempre esistiti, l'aumento della flessibilità degli orari li rende ancora più difficili da gestire. Come fanno i dipendenti a sapere in quale giorno e a quale ora ci sono scrivanie disponibili in ufficio? Possono essere sicuri di avere una sala riunioni libera quando ne hanno bisogno? Sebbene il lavoro ibrido e l'orario flessibile siano 2 tendenze importanti nel futuro del lavoro, entrambi richiedono una certa adattabilità da parte delle aziende. Grazie al nostro strumento per la gestione dela lavoro da remoto, ti aiutiamo a creare un'azienda moderna, incentrata sui dipendenti. Scopri le migliori pratiche per evitare il più possibile i conflitti di orario. 

Identificare i tipi di conflitti di programmazione

Prima di cercare soluzioni per ridurre i problemi di calendario, è molto importante identificare quali tipi di conflitti di pianificazione hanno un impatto sulla tua forza lavoro. Esistono 5 tipi principali di problemi che possono verificarsi: 

1. Eventi che si sovrappongono: un dipendente viene richiesto per 2 riunioni diverse che si sovrappongono;
2. Confusione sulla sede di lavoro dei dipendenti: ai dipendenti viene assegnata una riunione in presenza quando lavorano da casa;
3. Scambio non ufficiale di fasce orarie: scambio di fasce orarie in ufficio o da remoto con altri membri del team senza comunicarlo ufficialmente;
4. Doppia prenotazione: a un dipendente vengono assegnati due compiti diversi esattamente nella stessa fascia oraria;
5. Modifiche dell'ultimo minuto: il calendario del team deve essere rimescolato a causa di un evento imprevisto (giorno di malattia, problema di traffico, ecc.).

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Impostare delle linee guida per un calendario ibrido

I tuoi dipendenti devono conoscere le regole del loro orario. Quante ore alla settimana devono lavorare? Possono scegliere di lavorare sempre da casa o è obbligatorio venire in sede per un numero minimo di giorni alla settimana/mese? Chiedi loro di iniziare a lavorare a un orario specifico o promuovi un orario flessibile? Sono tutte domande che devono essere discusse con la tua forza lavoro.

Soprattutto quando si gestiscono team ibridi, il fatto di non avere linee guida chiare su come organizzare gli orari crea un alto rischio di confusione e di possibili conflitti. La frustrazione derivante da questi problemi può avere un forte impatto sulla cultura del luogo di lavoro e sulla produttività dei dipendenti in generale. In termini di successo dell'azienda, questa non è una situazione ideale. Di conseguenza, la definizione di una politica sulle modalità di funzionamento del modello di lavoro ibrido è una mossa intelligente. E non esitare ad aggiornarla quando necessario!

Promuovere la comunicazione tra i membri del team

In caso di tensione, cerca di risolvere il problema incoraggiando i membri del tuo team a parlarne in modo costruttivo. Lascia che ognuno condivida la propria opinione e cerca di trovare una soluzione equa che possa soddisfare entrambi i dipendenti. Fissa un orario e un luogo in cui incontrarvi per chiarire la situazione e trovare una soluzione positiva.

Questo può avvenire fisicamente intorno a un tavolo o a un caffè quando si è sul posto, oppure virtualmente quando si lavora da remoto. Se scegli di risolvere il problema a distanza, puoi parlarne attraverso uno strumento di comunicazione digitale come Slack o Zoom. Tieni presente che quando si parla di comunicazione, il tono di voce e il linguaggio del corpo sono molto importanti. Pertanto, le videochiamate sono una scelta migliore per risolvere un conflitto tra due membri del team a distanza.

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Pianificare una soluzione di riserva

Un ottimo modo per ridurre facilmente i conflitti di programmazione sul posto di lavoro è avere sempre una soluzione di riserva. Ecco 2 diverse opzioni che puoi implementare nel processo di gestione del team. 

Creare un sistema di riserva settimanale

Una soluzione equa ed efficace è quella di creare un sistema di scorta a rotazione. Con il tuo team, assegna una "persona di riserva" per ogni settimana. In questo modo, se c'è un problema con l'agenda dei lavoratori, la persona di riserva può aiutare a risolvere il problema. Per esempio, Mark lavora in ufficio il mercoledì ed Elena lavora da casa. Anche Peter lavora da casa, ma questa settimana è stato assegnato come "persona di riserva". Purtroppo la figlia di Mark è malata e lui deve lavorare da casa. Elena non può venire al posto di Mark perché quel giorno ha una visita medica. Entrambi devono lavorare da casa: chiedere a Elena di venire in ufficio, facendole perdere l'appuntamento, potrebbe creare tensioni e frustrazione. Per risolvere questo problema, dato che Peter è la "persona di riserva" quella settimana, gli chiederai di venire in ufficio, anche se questo non è inizialmente previsto nella sua agenda.

Chiedere ai dipendenti di avere un piano B

Un altro modo semplice e veloce per risolvere un problema di pianificazione è quello di chiedere ai membri del team di indicare sempre un'alternativa che possa andare bene per la loro agenda. Alcune persone potrebbero non avere nulla di specifico in programma durante la settimana e potrebbero essere disposte a scambiare i giorni di lavoro da casa e in sede. Far sapere ai colleghi che non hanno problemi a scambiarsi i giorni è un ottimo modo per creare un'atmosfera positiva nel team ed evitare problemi di orario.

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Adottare uno strumento di gestione del lavoro da remoto

Il modo migliore per gestire un team ibrido e i suoi orari in modo semplice e lineare è adottare uno strumento di gestione del lavoro da remoto. Questo è un must per ogni azienda moderna con un modello di lavoro ibrido. Poiché il nuovo modo di lavorare prevede una maggiore flessibilità sul posto di lavoro, la gestione dello spazio d'ufficio e degli orari dei dipendenti richiede procedure organizzative efficaci. Si tratta di un compito facile che può essere automatizzato. L'automazione aiuta le aziende a diventare più efficienti e produttive. Per questo motivo, l'utilizzo di un software centralizzato per la pianificazione degli orari dei dipendenti, come deskbird, è la soluzione ideale per le aziende, che possono così evitare conflitti di pianificazione senza perdere troppo tempo.

Con un'app per la pianificazione della settimana, i tuoi dipendenti possono facilmente dare un'occhiata alle fasce orarie disponibili e alle opzioni di scrivanie e sale riunioni. In pochi click, possono organizzare il loro programma ibrido settimanale, con un mix di orari da casa e dall'ufficio. Possono anche scegliere dove lavorare quando sono in ufficio (scrivania singola, sale riunioni, spazi di lavoro condivisi e così via) e per quanto tempo (giornata intera, mezza giornata, 2 ore, ecc...). L'app deskbird è semplicemente lo strumento migliore per abbracciare il lavoro ibrido e migliorare l'esperienza dei dipendenti!

Ora sei a conoscenza delle migliori pratiche per ridurre al minimo i conflitti di programmazione che potrebbero sorgere quando si implementa un modello di lavoro ibrido. Qualunque sia il metodo che sceglierai di utilizzare, ricorda sempre di rimanere concentrato sulle persone, perché essere incentrati sui dipendenti è la chiave per un'azienda di successo! Speriamo che questo articolo ti aiuti a gestire meglio gli orari dei tuoi dipendenti e a trovare soluzioni che rispondano alle esigenze di tutti. Non esitare a iscriverti alla nostra newsletter per rimanere aggiornato sugli ultimi argomenti riguardanti il lavoro ibrido!