Tecnologia per ambienti di lavoro ibridi: informazioni e strumenti chiave

Qual è secondo te la tecnologia più importante per un luogo di lavoro ibrido? Anche se dipende dall'azienda e dalle esigenze dei lavoratori, ci sono alcuni strumenti che sono assolutamente necessari quando si implementa un modello di lavoro ibrido. Con persone che lavorano in ufficio, altre da casa e altre ancora da fusi orari diversi, come si fa a tenere traccia di chi è attivo? I tuoi dipendenti da remoto si lamentano spesso di non ricevere risposte puntuali dai colleghi o di non poter accedere ai documenti di cui hanno bisogno? Questi sono solo alcuni esempi dei problemi che possono sorgere quando manca una corretta strategia per il lavoro ibrido. A lungo andare, questi inconvenienti possono avere l'effetto opposto sulla flessibilità del lavoro. In altre parole, invece di migliorare il benessere, il coinvolgimento e la soddisfazionedei dipendenti, possono portare a stress, frustrazione e diminuzione della produttività aziendale. Una risposta efficace a molti di questi problemi consiste nel disporre di un kit di strumenti per il lavoro ibrido. In primo luogo, ti consigliamo di raccogliere i feedback del personale, di raccogliere dati e di analizzare le aree che necessitano di progressi. In secondo luogo, ti suggeriamo di leggere il seguente articolo. In qualità di esperti sul lavoro flessibile, ti spiegheremo perché il supporto della tecnologia moderna è essenziale e quali sono gli strumenti più importanti da avere.

Che cos'è un luogo di lavoro ibrido?

Orario ibrido

Tante aziende stanno mantenendo una certa flessibilità nonostante il fatto che molti stiano tornando in ufficio 5 giorni alla settimana, dalle 9 alle 18. Questo perché i dipendenti lo richiedono, come dimostrano le ultime statistiche sul lavoro a distanza, o perché hanno capito i vantaggi del lavoro ibrido. 

Un orario ibrido consente ai membri del team di lavorare da qualsiasi luogo. Possono farlo dall'ufficio, da casa o da un terzo luogo di lavoro. Ogni organizzazione è diversa e ha requisiti unici. In base alla tua politica di lavoro ibrido, le persone possono recarsi in sede solo alcuni giorni alla settimana o al mese. Dipende dalle esigenze dell'azienda e dei dipendenti.

Orario di lavoro flessibile

Altre aziende operano con un accordo di orario flessibile. Con questo modello, i lavoratori non hanno un orario fisso e decidono quando lavorare. Devono semplicemente completare i task richiesti e accumulare un certo numero di ore. Alcuni di noi sono più produttivi al mattino, mentre altri iniziano la giornata con lentezza e hanno un mucchio di idee straordinarie nel corso della giornata. Tenere conto di queste differenze non solo è ottimo per la produttività aziendale, ma è anche un approccio eccellente per migliorare l'equilibrio tra vita privata e lavoro.

Un orario flessibile consente per esempio di portare i bambini a scuola la mattina. Oppure i genitori possono andare a prendere i figli a scuola e passare un po' di tempo con loro nel pomeriggio. E poiché siamo tutti esseri umani e abbiamo tutti dei momenti in cui ci sentiamo giù, un sistema flessibile dà ai dipendenti l'opportunità di ricaricarsi e di essere ancora più efficienti in seguito!

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In che modo gli strumenti per il lavoro ibrido ti aiutano a sfruttare tutti i vantaggi della flessibilità lavorativa?

Risolvere in modo semplice e veloce i conflitti di programmazione 

Il lavoro ibrido richiede un sistema di pianificazione ben organizzato. I conflitti di programmazione ricorrenti possono creare stress e frustrazione, andando contro l'obiettivo principale della flessibilità, che è quello di migliorare la soddisfazione e l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Tu e il tuo team dovete sapere chi lavora da dove e quando.

Per esempio, se un dipendente sa che un suo collega ha intenzione di recarsi in sede mercoledì della prossima settimana, può prenotare uno spazio di lavoro per quello stesso giorno. Ma cosa succede se questo dipendente cambia idea all'ultimo minuto e verrà il venerdì? Con un app di prenotazione della postazione in ufficio come deskbird, i tuoi dipendenti possono vedere gli orari aggiornati dei loro colleghi e modificare i loro programmi con pochi click, se necessario!

Evitare la confusione e la cattiva comunicazione

Come fa un leader a tenere traccia di chi lavora da dove e quando? Per favorire la collaborazione e la produttività aziendale, è necessario conoscere queste informazioni. L'utilizzo delle tecnologie per il lavoro ibrido progettate per le aziende flessibili è fondamentale per avere una chiara panoramica degli orari del tuo team. Potrai sapere in quale giorno hanno prenotato una scrivania in ufficio e inviare un invito a una riunione di conseguenza. 

Non è necessario controllare gli orari di ogni collega per sapere quando lavora in presenza o online. Con un software di pianificazione dei dipendenti come l'applicazione deskbird, potrai vedere tutto il team in un'unica schermata. In questo modo si riduce al minimo il rischio di fraintendimenti, errori di comunicazione o confusione.

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Migliorare la collaborazione e facilitare il lavoro di squadra 

Dalle soluzioni di comunicazione online ai software per spazi di lavoro ibrido agli strumenti di realtà virtuale, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale nell'aiutare il personale a connettersi e a lavorare insieme senza problemi. Per esempio, piattaforme digitali come Slack o Google Meet sono diventate la norma per molti dipendenti negli ultimi 2 anni. Presto le aziende saranno in grado di organizzare riunioni con il personale in sede e da remoto nella stessa stanza, utilizzando la realtà virtuale. Anche in questo caso, un software di pianificazione del team aziendale consente ai membri del team di pianificare i propri orari ibridi in base a quelli dei colleghi e di lavorare insieme di persona. La tecnologia è uno dei migliori alleati degli ambienti di lavoro moderni. Senza questi strumenti, la collaborazione sarebbe molto più difficile.

Eliminare lo stress e migliorare la produttività aziendale 

Un kit di strumenti per il lavoro ibrido su misura è la chiave per far funzionare il tuo ufficio flessibile. Fornendo alla tua forza lavoro i giusti sistemi di supporto digitale, consentirai loro di godere dei vantaggi della flessibilità lavorativa. Per esempio, la messaggistica istantanea consente di interagire con i colleghi in modo efficiente. 

Inoltre, non dovranno preoccuparsi di non poter scegliere una postazione di lavoro quando arrivano in ufficio, perché possono facilmente prenotare il loro spazio preferito in anticipo con un'app di prenotazione della scrivania. Possono anche organizzare meglio la loro settimana e migliorare il loro equilibrio tra vita privata e lavoro. Potendo accedere da qualsiasi luogo, possono modificare i loro piani quando si verifica un evento inaspettato. I dipendenti ti contattano spesso per ottenere informazioni o documenti specifici? Grazie alle risorse per la collaborazione, come Notion, possono trovare tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto senza doverlo chiedere!

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Quali sono gli strumenti indispensabili per il lavoro ibrido?

Software di pianificazione del personale a distanza per sfruttare al meglio lo spazio in ufficio

Con un software di pianificazione del personale a distanza come deskbird, gestire un luogo di lavoro ibrido diventa un gioco da ragazzi. Il nostro strumento semplifica la vita dei lavoratori e aiuta le aziende a beneficiare di un ufficio ibrido ottimizzato. Include diverse funzionalità essenziali per te e per i membri del tuo team:

• Il sistema di Workspace booking consente al personale di assicurarsi di avere a disposizione il posto più adatto per le attività da completare nei giorni di presenza in ufficio.
• La planimetria interattiva consente di sapere dove si trovano i colleghi e di prenotare una scrivania accanto a loro.
• Il Calcolatore di Lavoro Flessibile ti aiuta a ottimizzare lo spazio di lavoro e a risparmiare sui costi. 
• L'analytics dell'ufficio fornisce informazioni rilevanti sull'utilizzo del tuo ufficio per ottimizzarlo e soddisfare le aspettative dei dipendenti.
• La funzione di prenotazione dei parcheggi elimina lo stress di non trovare un posto auto al mattino.
• L'Hybrid scheduling aiuta il personale a pianificare i giorni di lavoro a distanza e in ufficio e fornisce ai manager una chiara panoramica di chi lavora quando e da dove.

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Piattaforme di comunicazione per aiutare i dipendenti in sede e in smart working a lavorare insieme

La comunicazione è fondamentale in qualsiasi modello lavorativo, ma lo è ancora di più in un ambiente di lavoro ibrido. Permettere al tuo team di lavorare da qualsiasi luogo non dovrebbe influire negativamente sulla produttività aziendale. Devono essere in grado di interagire senza problemi anche se non si trovano nello stesso luogo. 

Inoltre, una strategia di comunicazione inadeguata può portare rapidamente alla frustrazione, aumentare lo stress e, in ultima analisi, incidere sulla soddisfazione dei dipendenti. La chiave è discutere e definire quali sono i canali di comunicazione migliori per te e per i tuoi collaboratori. 

Per esempio, una forza lavoro multigenerazionale è un grande vantaggio, ma significa che il personale potrebbe non essere abituato agli stessi mezzi di comunicazione. È quindi fondamentale conoscere e tenere in considerazione le esigenze dei vari lavoratori.

Soluzioni per la cybersecurity per garantire la sicurezza di tutti i dati aziendali

Lasciare che i membri del team lavorino in modalità ibrida può aumentare i rischi legati ai cyberattacchi e alle fughe di dati. Tuttavia, questo problema di sicurezza non fermerà il cambiamento in atto nel mondo del lavoro. Offrire modalità di lavoro flessibili è un must se si vuole avere una forza lavoro coinvolta, felice e produttiva, che è importantissimo per il successo.

Con il lavoro da remoto, i dipendenti si collegano da qualsiasi luogo usando reti fuori dai confini dell'azienda. Se ti stai chiedendo quanti attacchi informatici avvengono ogni giorno, Microsoft ci dà una risposta diretta: "Gli hacker attaccano in media 579 volte al secondo". Ti lasciamo fare i conti. Ciò significa che è fondamentale formare il personale su questi rischi e su come ridurli al minimo, ma soprattutto è indispensabile dotarsi della migliore tecnologia per la sicurezza.

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Strumenti di gestione dei progetti per avere accesso a tutte le informazioni in un unico luogo

I software di gestione dei progetti sono molto utili per qualsiasi tipo di modello lavorativo, ma ancora di più quando si promuove la flessibilità. Questi strumenti di collaborazione sono l'esempio perfetto di come la tecnologia possa supportare l'uomo per lavorare meglio e in modo più efficiente. Tra i loro vantaggi, essi sono particolarmente utili per:

• migliorare la produttività;
• definire obiettivi chiari;
• migliorare l'organizzazione e la definizione delle priorità;
• ridurre al minimo i rischi;
• fornire lo stato del progetto in tempo reale;
• facilitare il lavoro di squadra;
• raccogliere tutti i dati, i documenti e gli altri contenuti in un unico luogo;
• facilitare la collaborazione tra lavoratori in sede e da remoto. 
  

💡 Un consiglio da deskbird: assicurati di scegliere strumenti di lavoro ibrido con opzioni di integrazione. Così non dovrai passare da uno strumento all'altro e potrai essere più efficiente. 

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L'uso della tecnologia è fondamentale quando si implementa un modello di lavoro ibrido e nuove modalità di lavoro. Tuttavia, deve essere fatto in modo intelligente, con una strategia che metta al centro le esigenze dei lavoratori. Il tuo kit di strumenti per il lavoro ibrido deve riflettere la centralità del dipendente, essere fatto su misura e adattarsi alle tendenze del futuro del lavoro, come fa il software di deskbird. Non conosci ancora l'app deskbird?

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