Posto di lavoro ibrido: imparare ad abbracciare il modello di lavoro migliore

La creazione di un luogo di lavoro ibrido è diventata una norma per tutte le organizzazioni che aspirano ad avere un approccio incentrato sulle persone e ad abbracciare il futuro del lavoro. Le aziende stanno acquisendo una maggiore familiarità con l'adozione di modalità di lavoro flessibili. Tuttavia, sebbene sia dimostrato che il lavoro ibrido renda i dipendenti più felici, soddisfatti e prosperi, il semplice annuncio che le persone possono lavorare da casa 2 giorni alla settimana non è sufficiente.

È necessario porsi molte domande. Il layout del tuo ufficio è a prova di futuro e pronto per questo modo di lavorare? I leader hanno familiarità con l'idea di guidare un team ibrido e conoscono le sfide della collaborazione a distanza? Hai pronto il tuo kit di strumenti ibridi o ti stai ancora chiedendo quale tecnologia adottare per abbracciare con successo questo stile di lavoro?

In qualità di esperti di lavoro flessibile, abbiamo creato questa piccola guida, che include chiari spunti, best practice e consigli per la gestione di team ibridi. Con queste informazioni chiave, speriamo di prepararti a sfruttare al meglio il modello di lavoro che permette ai tuoi collaboratori di scegliere la loro sede di lavoro preferita. 

Cos'è un luogo di lavoro ibrido?

Definizione di luogo di lavoro ibrido

Un luogo di lavoro ibrido è un modello di lavoro basato su una politica di "lavoro da qualsiasi luogo". Nella maggior parte dei casi, i dipendenti lavorano da casa o in ufficio. Ma possono anche scegliere di lavorare da un "terzo posto di lavoro". Quest'ultima opzione implica che le persone possono decidere liberamente il luogo di lavoro, che sia un caffè a Monaco o un Airbnb in Grecia.

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I motivi per cui è diventato così popolare

Gli ambienti di lavoro ibridi sono diventati popolari quando la pandemia di Covid-19 è rallentata e le aziende hanno iniziato a costringere i propri dipendenti a tornare in ufficio. Pur essendo obbligati a lavorare da casa durante i periodi di chiusura, i lavoratori si sono resi conto dei vantaggi del lavoro a distanza. Tuttavia, le interazioni di persona e la perdita di connessione con il luogo di lavoro li hanno spinti a tornare in sede. Quindi, cosa potrebbero fare le organizzazioni per rispondere alle esigenze del personale e al tempo stesso soddisfare le loro? La risposta è semplice: consentire un mix di giorni di lavoro a distanza e in ufficio, creando un luogo di lavoro ibrido basato su una politica di "lavoro da qualsiasi luogo".

Esempi di postazioni di lavoro ibride

Come spiegato nella nostra guida sui modelli di lavoro ibridi, è possibile implementare un metodo di lavoro ibrido in vari modi. La chiave è capire e considerare chiaramente le tue esigenze aziendali e, soprattutto, quelle dei membri del tuo team. In base alle scoperte fatte e alla cultura della tua azienda, un orario di lavoro ibrido può essere:

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• fisso (modello ibrido split-week, week-by-week, ecc.);
• ufficio prima di tutto;
• prima da remoto;
• a piacimento.

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🙌 Consiglio di deskbird: la centralità dei dipendenti è un aspetto cruciale per i lavoratori. Adottare un approccio incentrato sulle persone quando si tratta di lavoro ibrido è essenziale per avere successo.

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Cosa rivelano le statistiche sui luoghi di lavoro ibridi?

Cosa rivelano le statistiche sui luoghi di lavoro ibridi in merito alle aspettative dei dipendenti

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Gli esperti seguono con attenzione l'evoluzione dei moderni metodi di lavoro. Ecco cosa rivelano le statistiche sulle aspettative dei dipendenti nei confronti del lavoro ibrido:

• Il 55% dei dipendenti desidera lavorare a casa o in un terzo luogo di lavoro almeno 3 giorni alla settimana.¹
• Il 59% dei candidati è più propenso ad accettare una posizione con possibilità di lavoro a distanza rispetto a una senza.¹
• L'84% della forza lavoro globale afferma che la propria azienda è passata a un modello di lavoro ibrido nel 2022, rispetto al 54% del 2021.²

Cosa dicono i dati sull'impatto finanziario di un modello di lavoro ibrido

Uno dei principali vantaggi di un luogo di lavoro ibrido è il suo impatto positivo sulle finanze dell'azienda e dei dipendenti. Il lavoro ibrido giova ai conti correnti di tutti in molti modi, dall'ottimizzazione dello spazio di lavoro al risparmio sulle bollette e alla riduzione dei costi delle risorse umane. Ecco i dati principali su questo argomento:

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• Il turnover dei dipendenti diminuisce del 12% nelle aziende che offrono opportunità di lavoro a distanza.¹
• Le aziende risparmiano fino a 11.000$ all'anno per ogni lavoratore da remoto part-time (in media).³
• L'82% dei CFO considera gli ambienti di lavoro ibridi come un modello aziendale più conveniente.³
• Le aziende ibride possono risparmiare fino al 30% sui costi dell'ufficio, secondo quanto emerge dal nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile e dal nostro studio sulle soluzioni per ridurre i costi dell'ufficio. 

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Cosa indicano le statistiche sul lavoro ibrido in termini di preferenze generazionali

Quando si lavora con una forza lavoro multigenerazionale, è necessario comprendere le esigenze di ciascuna generazione. Cosa si aspettano Baby Boomers, Gen X, Millennials e Gen Z quando si tratta di lavorare in modo ibrido?

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• Il 13,9% dei Baby Boomers e della Gen X, il 13% dei Millennials e il 12,7% della Gen Z vorrebbero lavorare solo in ufficio.
• Il 28,3% delle due generazioni più anziane sul posto di lavoro, il 34,5% dei Millennial e il 42,2% della generazione più giovane vorrebbero lavorare da remoto 1 o 2 giorni alla settimana.
• Il 36,4% dei nati tra il 1946 e il 1980, il 37,8% dei lavoratori nati tra il 1981 e il 1996 e il 30,4% dei lavoratori nati dopo il 1997 e prima del 2012 preferirebbero 3 o 4 giorni a casa a settimana.
• Il 21,4% dei Baby Boomers e della Gen X, il 14,7% dei Millennials e il 14,7% della Generazione Z vorrebbero lavorare a tempo pieno da remoto.

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👉 Consulta il nostro articolo su Millennials e Gen Z per scoprire cosa caratterizza le due generazioni più giovani sul posto di lavoro e come farle prosperare! 

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Come si costruisce un luogo di lavoro ibrido di successo?

1. Valuta le esigenze del tuo luogo di lavoro ibrido e del tuo team

Determinare quali posizioni lavorative possono essere svolte da remoto

Per alcune posizioni lavorative, lavorare da remoto è impossibile o impegnativo. Per questo motivo, adattare il modello di lavoro è fondamentale per evitare di creare stress e insoddisfazione nel team. Analizza uno per uno i diversi ruoli e le relative mansioni. Discutine con i tuoi colleghi e chiedi la loro opinione prima di decidere se le opportunità di lavoro a distanza sono un'opzione per la loro posizione. 

Imparare a conoscere le preferenze dei dipendenti in materia di lavoro a distanza

Alcuni membri del team preferiscono lavorare a casa solo un giorno alla settimana, mentre altri preferiscono avere 2 giorni fuori sede alla settimana, e altri ancora ne vogliono di più. Si tratta di informazioni cruciali da tenere in considerazione. Cerca di raccogliere le preferenze dei tuoi collaboratori e poi trova un sistema che vada bene per tutti e li renda felici. La decisione migliore è spesso quella di adottare l'approccio più incentrato sul dipendente. Può trattarsi, per esempio, di un modello di programmazione "a piacere". Puoi comunque richiedere ai tuoi collaboratori di venire in sede 3 giorni alla settimana, ma lascia che siano loro a scegliere quando. 

Analizzare se la disposizione degli uffici corrisponde alle esigenze di una forza lavoro ibrida

Quando si consente una maggiore flessibilità sul posto di lavoro, lo scopo dell'ufficio cambia drasticamente. Non tutti vengono in ufficio tutti i giorni, e a volte ci si ritrova con un posto di lavoro semivuoto o vuoto. Anche l'uso del luogo di lavoro fisico si evolve. I dipendenti tendono a cogliere l'opportunità di incontrarsi di persona per svolgere un lavoro collaborativo anziché individuale. A causa del calo del tasso di occupazione degli uffici e della nuova visione dell'uso dell'ufficio, l'utilizzo di un Calcolatore di Lavoro Flessibile e l'adeguamento del layout dello spazio di lavoro sono essenziali.

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2. Scegli la giusta tecnologia per la postazione di lavoro ibrida

Fornire al personale i migliori strumenti di collaborazione e comunicazione

Indipendentemente dal fatto che i membri del tuo team lavorino in ufficio o da casa, il luogo di lavoro non dovrebbe influire sulle loro interazioni e sulla loro produttività. Un ambiente di lavoro flessibile raramente ha successo senza il supporto della tecnologia del luogo di lavoro ibrido e l'uso dei giusti strumenti di collaborazione virtuale. 

Per esempio, un software per la prenotazione delle scrivanie come deskbird aiuta a gestire lo spazio di lavoro ibrido e a potenziare il lavoro di squadra grazie alla funzione di pianificazione settimanale. Nella finestra, i dipendenti possono vedere gli orari dei loro colleghi. Possono quindi scegliere un giorno per incontrarsi in sede e utilizzare la nostra opzione di prenotazione delle sale per assicurarsi di avere lo spazio di lavoro necessario. 

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Cercare la piattaforma di archiviazione e condivisione di file basata sul cloud più adatta per i team remoti

Quando si lavora da remoto, il personale deve poter accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno come se fosse in sede. Per soddisfare questo requisito, esistono efficienti risorse online, come le piattaforme di archiviazione e condivisione di file basate su cloud. Queste piattaforme consentono ai membri del team di ottenere e condividere documenti e dati da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e tramite qualsiasi dispositivo dotato di connessione a Internet. 

Inoltre, forniscono soluzioni economiche e scalabili per aziende di tutte le dimensioni, in quanto eliminano la necessità di costose infrastrutture di archiviazione in loco e offrono modelli di prezzo flessibili in base all'utilizzo. La cosa più importante è determinare le tue esigenze e quelle dei dipendenti. Potrai quindi scegliere quella che li supporterà al meglio nella loro vita lavorativa quotidiana. 

Investire nei giusti sistemi di cybersecurity per garantire un luogo di lavoro ibrido sicuro e protetto

Anche il fatto di permettere ai dipendenti di lavorare da diverse sedi e di utilizzare vari dispositivi per accedere ai dati e ai sistemi aziendali aumenta questi rischi. Pertanto, la protezione dei contenuti è più che mai essenziale per prevenire gli attacchi informatici e proteggere le informazioni sensibili.

Le soluzioni di gestione del rischio informatico includono firewall, software antivirus, autenticazione a due fattori e crittografia. Puoi richiedere l'aiuto di organizzazioni specializzate in questo campo. Esse salvaguarderanno le reti, gli strumenti e i dati per proteggere l'azienda dalle minacce di malware, phishing e ransomware.

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3. Privilegia la comunicazione trasparente e la fiducia

Stabilire aspettative chiare e progettare la politica di lavoro ibrido

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Una buona comunicazione è sempre stata una parte fondamentale di una collaborazione di successo. Tuttavia, l'aumento del lavoro a distanza ha costretto le aziende a rivedere i modi di comunicare dei dipendenti. Lavorare da luoghi diversi aumenta il rischio di incomprensioni o di scarsa comunicazione. 

I leader devono assicurarsi che i membri del loro team abbiano gli strumenti giusti per interagire in modo efficiente, stabilire aspettative chiare ed essere trasparenti. Senza gestire questo aspetto fondamentale, le prestazioni potrebbero diminuire, la frustrazione aumentare e la soddisfazione dei dipendenti diminuire. 

Inoltre, bisogna essere chiari su ciò che ti aspetti dai tuoi dipendenti ibridi e su ciò che hanno il diritto di fare in merito alle loro modalità di lavoro flessibili. La creazione di una politica del lavoro ibrido è quindi fondamentale.

Sottolineare l'importanza della fiducia e della responsabilità in un ambiente di lavoro flessibile

In un ambiente di lavoro ibrido, i leader tendono a controllare eccessivamente i propri collaboratori, poiché non possono vederli e interagire con loro di persona ogni giorno. Sebbene uno degli scopi e dei vantaggi principali di un ambiente di lavoro ibrido sia quello di dare al personale maggiore autonomia e di soddisfare le sue esigenze, gli effetti psicologici della microgestione annullano tutto. Promuovere la fiducia sul posto di lavoro e relazioni affidabili tra i dipendenti è essenziale per far prosperare una forza lavoro ibrida. Inoltre, non vedersi tutti i giorni in ufficio non significa che si debba evitare di assumersi le proprie responsabilità. I membri del tuo team devono rispondere delle loro azioni, e anche tu devi farlo. 

Incoraggiare le interazioni informali e le attività di team building tra i team ibridi

Mantenere un legame sul posto di lavoro e relazioni autentiche può diventare più difficile quando tutti lavorano da sedi diverse. Per evitare che ciò accada nella tua azienda, ti consigliamo di incoraggiare le interazioni informali e di integrare attività di team building. Puoi dare un'occhiata alle nostre idee di team-bonding da implementare in ambienti di lavoro ibridi interni, esterni e online. All'inizio potrebbe sembrare una cosa "carina" da fare, ma i risultati dell'incremento del team building sono fondamentali per la tua organizzazione. Non solo danno l'opportunità di conoscersi meglio, ma migliorano anche la collaborazione, incoraggiano la fiducia e rafforzano i legami.

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👉 Consulta la nostra rubrica sugli eventi in ufficio per scoprire come ti aiutiamo a favorire l'affiatamento del team e le interazioni sociali!

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Ci auguriamo che questo articolo ti aiuti a comprendere meglio un luogo di lavoro ibrido, i suoi pro e i suoi contro e come promuovere con successo il lavoro ibrido. La centralità del dipendente è senza dubbio l'approccio migliore per ottenere il massimo dal lavoro flessibile. Analizza il tuo spazio di lavoro, ascolta le esigenze dei tuoi collaboratori, sii aperto alle nuove tendenze del futuro del lavoro e vedrai che magia! 

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: THE FUTURE OF WORK, Zippia.

² 2023 STATE OF THE REPORT, Akumina.

³ CFOs see hybrid work as a cost-cutting opportunity, Fortune.

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