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Ottimizzazione dello spazio

Ridimensionare gli uffici: una strategia per risparmiare sui costi ottima per il nuovo modo di lavorare

Pubblicato:

2 maggio 2023

Aggiornato:

16 giugno 2023

Per molto tempo, la riduzione delle dimensioni dello spazio di lavoro da parte delle aziende è stata un segnale negativo piuttosto che positivo. I motivi principali erano questioni finanziarie o altre difficoltà. Ma il ridimensionamento degli uffici è oggi una mossa comune legata ai nuovi modi di lavorare, come il lavoro ibrido e flessibile.

Le organizzazioni possono crescere con successo e decidere comunque di utilizzare questa tecnica di riduzione dei costi. Nei paragrafi che seguono, esamineremo i motivi per cui un numero crescente di aziende sceglie di ridimensionare la propria superficie. Se stai valutando questa opzione per la tua azienda, continua a leggere per scoprire alcune informazioni chiave da tenere in considerazione. 

Avere meno spazio per accogliere i dipendenti avrebbe un impatto sulla tua cultura aziendale? I membri del team sarebbero meno coinvolti e perderebbero il loro legame con il luogo di lavoro? In effetti, queste possono essere le sfide che si presentano con uno spazio di lavoro a cui corrisponde un modello di lavoro ibrido. Tuttavia, esistono soluzioni per superarle. La riduzione dello spazio in ufficio non dovrebbe essere vista come un nuovo ostacolo, ma piuttosto come un'opportunità. Vuoi saperne di più sul ridimensionamento degli uffici? Ecco alcuni spunti e suggerimenti che susciteranno il tuo interesse!

Il ridimensionamento degli spazi nell'ufficio può essere parte della crescita e del successo dell'azienda

La maggior parte delle aziende ha abbracciato un modello di lavoro ibrido

Offrire modalità di lavoro ibrido e flessibile è ormai una norma per le organizzazioni che promuovono un approccio incentrato sui dipendenti e attirano i talenti. Ciò consente loro di assumere in tutto il mondo e di continuare a crescere senza dover cercare nuovi uffici. Le aziende traggono vantaggio dalla creazione di una forza lavoro altamente qualificata e al contempo rispondono a una delle richieste più importanti dei lavoratori, ovvero quella di avere diritto a una maggiore flessibilità sul lavoro.

Dopo aver lavorato per decenni in un ufficio tradizionale e poi aver sperimentato il lavoro a distanza durante la pandemia, la maggior parte delle persone concorda sul fatto che un mix di entrambi è la soluzione migliore. Un orario di lavoro ibrido permette ai membri del team di godere contemporaneamente dei lati positivi del lavoro in sede e dei vantaggi di un ufficio a casa. 

Anche per le aziende è un vantaggio. Possono crescere senza dover destinare budget a strutture più grandi. E, ciliegina sulla torta, soddisfano una delle aspettative fondamentali dei dipendenti, migliorano la loro esperienza e li aiutano a trovare un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro.

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I dipendenti passano meno tempo in ufficio rispetto al passato

La connessione virtuale consente ai dipendenti di collaborare senza problemi da luoghi diversi. La tecnologia per i luoghi di lavoro ibridi li aiuta a coordinare il loro lavoro per rimanere produttivi ed efficienti indipendentemente da dove decidono di lavorare.

Tuttavia, l'adozione del lavoro ibrido ha un impatto diretto sull'utilizzo degli uffici dell'azienda. Ovviamente, il tasso di occupazione diminuisce quando una parte della forza lavoro opera da casa o altrove. 

I lavoratori vogliono ancora incontrarsi di persona. Il passaggio al lavoro completamente a distanza non è quindi l'idea migliore. Ma l'implementazione della flessibilità lavorativa e la riduzione delle dimensioni delle postazioni di lavoro sono modi efficaci per abbracciare i trend del futuro del lavoro, risparmiando sui costi. Diventa la strategia migliore per smettere di perdere denaro in spese immobiliari.

Trovare modi per risparmiare sui costi dell'ufficio è sempre una priorità

Se sei un manager CRE (Corporate Real Estate), il tuo obiettivo principale è trovare modi per ottimizzare i costi immobiliari. Il ridimensionamento degli uffici è uno di questi. Le organizzazioni possono spendere meno soldi per l'affitto analizzando l'utilizzo degli uffici e riducendone le dimensioni. Diminuiscono anche le spese per le attrezzature d'ufficio, le bollette (elettricità, acqua, ecc.) e gli altri costi legati all'ospitalità quotidiana di tutti i lavoratori in loco.

Si può cercare uno spazio di lavoro più piccolo da affittare o affittare la superficie che non serve più ad altre aziende. Si tratta di un modo intelligente di gestire gli immobili aziendali e di creare maggiori entrate.

Una nuova opportunità per reinvestire il budget altrove

Grazie al lavoro ibrido, il risparmio sui costi immobiliari sta prendendo una nuova piega. Si tratta di un'opportunità unica per le aziende che possono investire questo denaro nella costruzione di una forza lavoro e di un'attività più forti.

Per esempio, il ridimensionamento degli uffici può indebolire la cultura aziendale, il team e il legame con il luogo di lavoro. Tuttavia, può anche aumentare il budget a disposizione per implementare idee di team building o iniziative per il benessere sul posto di lavoro

Lo sviluppo delle competenze e la formazione sono aspetti fondamentali per le aziende e per i dipendenti. I Millennial e la Gen Z sono particolarmente ricettivi nei confronti delle organizzazioni che permettono loro di migliorare le proprie competenze. 

Per le aziende, reinvestire il denaro risparmiato con il ridimensionamento degli uffici è una grande opportunità per ridurre i costi e creare una forza lavoro più performante e di successo.

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ampio spazio per l'ufficio con grandi finestre
Ampio spazio per gli uffici

Informazioni da tenere a mente prima di implementare questa tecnica di riduzione dei costi

Le statistiche sul lavoro a distanza confermano che non si può tornare al vecchio modo di lavorare

Alcune aziende sono ancora dubbiose sul futuro del lavoro ibrido. Credono che questa tendenza rallenterà e diventerà uno stile di lavoro che riguarda solo una minoranza di aziende. Le statistiche sul lavoro a distanza dicono il contrario. In una forza lavoro multigenerazionale, quasi 3 dipendenti su 10 rifiuterebbero una nuova opportunità di carriera se questa richiedesse loro di tornare a un modello di lavoro full-office. 

Per le giovani generazioni di lavoratori, la possibilità di avere accordi di lavoro flessibili non è un'opzione "piacevole da avere". È una delle loro principali priorità quando esaminano un'opportunità di lavoro. Per i Millennial e la Gen Z, non essere liberi di lavorare da qualsiasi luogo li porta di solito a 2 scelte: lasciare l'azienda o licenziarsi silenziosamente.

Avere un ufficio più piccolo non dovrebbe influire sulla collaborazione e sul legame di squadra

Quando si pensa di ridurre i metri quadrati, è fondamentale ripensare a come promuovere la collaborazione e il legame tra i team. La maggior parte dei dipendenti ha bisogno di incontrarsi di persona per mantenere un senso di appartenenza e sentirsi legati all'azienda. 

Con l'avvento del lavoro ibrido, lo scopo del luogo di lavoro è cambiato. I lavoratori non vanno in ufficio solo per lavorare. Vengono in sede anche per socializzare e condividere momenti con i colleghi. Possono discutere di un progetto comune durante le riunioni o parlare di questioni più personali durante la pausa.

Riprogettare il layout dell'ufficio è essenziale per creare uno spazio di lavoro più piccolo. Contribuisce a stimolare le interazioni umane, le relazioni autentiche e una cultura positiva sul posto di lavoro.

Alcuni dipendenti hanno bisogno di più tempo per adattarsi al cambiamento

Sebbene il lavoro ibrido sia il modello migliore e più richiesto dai dipendenti, alcune persone hanno bisogno di più tempo per adattarsi a nuove modalità di lavoro rispetto ad altre. La riduzione dello spazio in ufficio è un altro step e può essere percepito come un segnale negativo per alcuni lavoratori. 

Devi stare all'erta e rimanere a disposizione dei membri del team che stanno affrontando questo cambiamento. Ascoltali, discuti di eventuali timori o problemi e cerca di trovare soluzioni per rendere questa transizione agevole e di successo per tutti.

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Gruppo di dipendenti che si legano
I team dovrebbero continuare a legare anche dopo il ridimensionamento

Consigli essenziali per ridimensionare lo spazio in ufficio in modo efficiente

Analizzare l'uso attuale dello spazio di lavoro

Il primo passo per ridimensionare le strutture è analizzare il loro utilizzo attuale. L'analisi del luogo di lavoro può fornire informazioni su questo aspetto e sulle abitudini lavorative del personale. Per esempio, le analytics di deskbird mostrano chi lavora da dove e quali sono le parti dell'ufficio più utilizzate. 

Questo ti permette di definire le esigenze della tua azienda e dei tuoi dipendenti. I Millennial tendono a preferire spazi collaborativi, come aree di coworking e sale riunioni. I lavoratori della Gen Z sono più desiderosi di interagire di persona, ma preferiscono lavorare individualmente e prenotare una singola scrivania. Queste caratteristiche devono essere prese in considerazione prima di cambiare qualcosa nel tuo posto di lavoro.

Determinare l'aspetto degli uffici per soddisfare le esigenze dell'azienda e dei dipendenti

I dati sull'ufficio sono fondamentali, ma non sono l'unico aspetto da considerare. Anche il coinvolgimento dei colleghi in questo processo è fondamentale per una transizione fluida e di successo verso un ufficio più piccolo. Conduci sondaggi, discuti di persona e analizza le loro esigenze e idee.

Hai bisogno di mantenere alcune scrivanie dedicate? Gli spazi di coworking vengono usati? Quali attrezzature o elementi dell'ufficio aumentano la produttività e devono essere mantenuti? Raccogliere tutte queste informazioni ti aiuterà a capire meglio le tue esigenze e a fare scelte intelligenti per quanto riguarda la disposizione dell'ufficio.

Calcolare le reali esigenze di spazio in ufficio

Puoi calcolare i costi effettivi dello spazio in ufficio in base a tutte queste informazioni, alla tua attività, alla forza lavoro e alla politica di lavoro ibrido. Per aiutarti a farlo, abbiamo creato un Calcolatore di Lavoro Flessibile. Non potrebbe essere più facile da usare. Devi solo inserire i tuoi parametri. Il sistema fornisce una ripartizione dettagliata di come risparmiare nel tuo ambiente di lavoro ibrido.

Riprogettare e ridimensionare l'ufficio in modo intelligente

L'obiettivo del ridimensionamento dell'ufficio è creare uno spazio di lavoro che risponda meglio alle esigenze dell'azienda e della forza lavoro. Pertanto, non deve aumentare lo stress e la frustrazione. Per evitare che ciò accada, ti consigliamo di ripensare il design del tuo ufficio mentre riduci le dimensioni dello spazio di lavoro.

Ora che sai quali sono i tipi di spazi di lavoro più utilizzati e richiesti dai membri del tuo team, puoi creare un ambiente di lavoro che aumenti la felicità e la produttività dei dipendenti. Cogli l'occasione per offrire loro la giusta quantità di sale riunioni condivise, scrivanie singole e aree di coworking. Forse è il momento di rivedere anche l'atmosfera fisica. 

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Uomo che lavora al computer portatile
Dotare i dipendenti della giusta tecnologia

Prendersi cura delle vecchie apparecchiature e documentare tutto

Meno spazio in ufficio significa meno spazio per mobili, attrezzature, documenti e altri oggetti aziendali. I documenti fisici possono essere digitalizzati. Ciò non solo consente di risparmiare spazio, ma anche di ridurre i rifiuti elettronici. Per quanto riguarda i mobili e le apparecchiature tecnologiche, hai diverse opzioni. Puoi scegliere tra:

  • offrire al personale di acquistarlo a un prezzo scontato;
  • venderlo a un'azienda che si occupa del restauro di dispositivi di seconda mano;
  • donarlo a una ONG o associazione locale;
  • affittare un deposito per tenere tutto in caso di necessità future.

Equipaggiare il team con la giusta tecnologia per il lavoro ibrido

Infine, il passaggio a uno spazio di lavoro più piccolo richiede una perfetta organizzazione. Non deve avere un impatto sul lavoro dei dipendenti o rendere più difficile lo svolgimento delle loro mansioni. Quando le postazioni di lavoro sono limitate, possono sorgere conflitti di programmazione. L'uso di tecnologie per il lavoro ibrido è quindi diventato un must. Soluzioni come i software di prenotazione delle postazioni o un sistema di gestione delle risorse umane aiutano i dirigenti e i dipendenti a gestire il loro tempo in sede e a casa senza problemi.

Lavori in un'azienda ibrida? Ti sei reso conto che l'uso dell'ufficio è cambiato e che le dimensioni dello spazio di lavoro devono essere riviste? Questa può essere una grande opportunità per ridimensionare lo spazio in ufficio, risparmiare sui costi e investire in altri aspetti della tua attività per farla crescere. Prenditi il tempo necessario per analizzare l'uso attuale delle tue strutture, discuti di questa tecnica di riduzione dei costi con i tuoi dipendenti e stabilisci come migliorare il tuo ambiente di lavoro. Non esitare a utilizzare deskbird come strumento di supporto per gestire e ottimizzare il tuo spazio di lavoro ibrido

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Paulyne

Paulyne è una specialista del lavoro ibrido, che scrive di sostenibilità, modelli di lavoro flessibili ed esperienza dei dipendenti.

Ridimensionare gli uffici: una strategia per risparmiare sui costi ottima per il nuovo modo di lavorare