Template delle aspettative del team: strumento essenziale la trasparenza e l'allineamento

Troppo spesso i leader danno per scontato che i membri del loro team sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro. Eppure, la mancanza di una comunicazione trasparente su regole e aspettative è uno dei motivi principali del disimpegno dei dipendenti. 

Condividere le aspettative con il proprio team, stabilendo linee guida chiare, è fondamentale quanto riconoscere le loro esigenze. La soluzione migliore è incoraggiare i manager a creare un modello di aspettative per il team. Questo modello funge da punto di riferimento sia per i leader che per i membri del team e comprende le aspettative di prestazione dei dipendenti, le procedure relative a strumenti e metodologie, le politiche di lavoro flessibile, ecc. Il tutto per spiegare cosa si richiede ai lavoratori nel loro ruolo di collaboratori. 

Questo articolo fornisce esempi specifici di aspettative di lavoro e consigli preziosi per creare un utile strumento di supporto per la tua forza lavoro. Non hai tempo di creare il tuo modello o non sai da dove cominciare? Troverai un modello di aspettative del team scaricabile in formato PDF alla fine di questo blog post! Ci auguriamo che ti aiuti a creare un ambiente di lavoro trasparente ed efficiente che aumenti la soddisfazione e le prestazioni del tuo team!

Che cos'è un modello di aspettative del team?

Un modello di aspettative del team è una linea guida che descrive i ruoli e le responsabilità dei membri del team. È diverso dalle aspettative dei dipendenti, che sono più incentrate sul ruolo di ogni persona nell'azienda come individuo. La definizione di pratiche trasparenti per il team rende tutti responsabili dei loro compiti e comportamenti.

Come stiamo per spiegare, le linee guida sulle aspettative del team coprono molteplici aspetti dell'ambiente di lavoro. Questo punto di riferimento dice ai dipendenti cosa ci si aspetta da loro e stabilisce una base chiara per una migliore collaborazione ed efficienza. Pertanto, svolge un ruolo cruciale per il successo del tuo team.

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Quali esempi di aspettative lavorative dovrebbero comparire nel tuo modello?

Per rendere il modello delle aspettative del team chiaro da capire e per aiutare i dipendenti a trovare rapidamente le informazioni che cercano, si consiglia di classificarlo per categoria, come di seguito. 

Condividiamo quindi i punti essenziali, ma naturalmente tutto dipende dalle tue esigenze e aspettative. L'obiettivo è renderlo tuo!

Aspettative di prestazioni dei dipendenti

Uno studio di Gallup sulle aspettative dei dipendenti nei confronti dei loro leader rivela che "il 72% dei Millennial che concordano fortemente sul fatto che il loro manager li aiuti a stabilire obiettivi di performance sono molto coinvolti". Pertanto, la definizione di obiettivi di performance è la chiave della tua strategia per far prosperare il tuo personale come squadra.

Le prestazioni di ciascun membro influenzano l'intera dinamica e il successo del team. È essenziale stabilire aspettative di rendimento che vadano a beneficio dell'intero team. Inoltre, concentrarsi sull'individuazione dei punti di forza di ciascun lavoratore e aiutarlo a padroneggiarli contribuisce al successo complessivo del team. 

Condizioni di lavoro flessibili

Esistono molti esempi di flessibilità sul lavoro ed è fondamentale che i tuoi dipendenti sappiano quali sono le opzioni consentite. Inoltre, è fondamentale essere davvero specifici e chiari su ciò che è consentito e previsto in merito alle modalità di lavoro ibrido e flessibile che hai scelto. Tutti devono avere diritto agli stessi vantaggi e l'introduzione di una maggiore flessibilità lavorativa non deve avere un impatto negativo sul modo di lavorare dei dipendenti.

Ecco alcuni esempi di aspettative del team nei confronti del lavoro flessibile: 

• È obbligatorio venire in loco almeno X giorni alla settimana.
• È autorizzata la suddivisione dei giorni tra lavoro in ufficio e lavoro a distanza.
• Le modifiche alla programmazione devono essere effettuate tramite il software di pianificazione dei dipendenti fino a 24 ore prima.

Requisiti degli strumenti e della metodologia

Ognuno lavora in modo diverso, ed è per questo che il lavoro flessibile è un'ottima soluzione per far prosperare tutti. Tuttavia, sono necessarie alcune regole per far funzionare un ambiente di lavoro ibrido quando si tratta di lavorare in team. I dipendenti devono capire chiaramente perché un certo approccio è prioritario rispetto a un altro. Devono anche avere un'idea chiara delle risorse e degli strumenti che devono utilizzare e di come sfruttarli al meglio.

I requisiti relativi a strumenti e metodologie possono includere:

• è necessario prenotare il prima possibile lo spazio di lavoro di cui si ha bisogno, per evitare conflitti di orario;
• condividere le informazioni chiave e gli aggiornamenti con il team sul giusto canale Slack; 
• è necessario condividere regolarmente feedback costruttivi e positivi sullo strumento di feedback online. 

Codice di condotta collettivo

Ognuno ha opinioni, valori e visioni diverse. Ma al lavoro, le persone devono avere delle linee guida chiare sui comportamenti attesi sul posto di lavoro e tra i membri del team. I valori dell'azienda fanno parte di queste regole. Tuttavia, i manager possono anche aggiungere il proprio tocco in base a ciò che vogliono promuovere nel loro team (a patto che sia in linea con i valori dell'azienda, ovviamente).

Per esempio, il tuo codice di condotta collettivo potrebbe promuovere quanto segue: 

• condividere le conoscenze e supportarsi a vicenda;
• essere premurosi e rispettosi dei tratti caratteriali e delle esigenze di ciascuno;
• promuovere la fiducia, la trasparenza e le relazioni autentiche tra i membri del team;
• essere solidali con gli altri e chiedere aiuto quando necessario.

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Come assicurarsi che le aspettative del team siano riconosciute e seguite?

Definire collettivamente le aspettative del team

Nella maggior parte dei casi, i leader sanno cosa chiedono ai membri del loro team. Ma per promuovere un approccio incentrato sui dipendenti e creare un ambiente di lavoro positivo, è essenziale chiedere il punto di vista dei propri collaboratori. In qualità di responsabile delle risorse umane, devi evidenziare questo passaggio agli altri leader. 

Una conversazione condivisa e l'elaborazione di un modello di aspettative del team a livello collettivo possono fornire una visione diversa di alcuni aspetti. Le persone potrebbero rendersi conto che una delle loro aspettative non è abbastanza precisa o non è realistica. Per esempio, un manager potrebbe ritenere che aumentare il numero di impressioni sul sito web del 5% ogni mese sia ragionevolmente fattibile. Allo stesso tempo, i dipendenti hanno informazioni che dimostrano che questa aspettativa non è affatto realistica. Si possono quindi apportare alcune modifiche per migliorarla. Inoltre, il lavoro collettivo rafforza le relazioni con il team, in quanto i lavoratori sentono che anche le loro opinioni e le loro esigenze sono prese in considerazione.

Comunicare chiaramente 

Non lo diremo mai abbastanza: la comunicazione è fondamentale. Ma una comunicazione trasparente dovrebbe essere il tuo obiettivo principale come leader di un team. Per questo motivo, condividere le proprie aspettative in modo chiaro è fondamentale. Adattare il tuo modo di comunicare alla persona che hai di fronte è essenziale perché il tuo messaggio venga recepito. Inoltre, le tue linee guida devono essere il più possibile specifiche, in modo che i membri del team comprendano rapidamente le tue aspettative e responsabilità. 

Chiedere ai membri del team di leggere e firmare il modulo delle aspettative del team

I manager possono chiedere ai colleghi di firmare il modello di aspettative del team per renderlo ufficiale e mettere tutti d'accordo. In questo modo, è meno probabile che si creino confusione, malintesi e interpretazioni errate. Inoltre, le persone tendono a leggere e a prestare maggiore attenzione al contenuto di un documento quando devono apporre la propria firma. Questa azione rappresenta una forma di accordo che crea allineamento e chiarezza per tutti. 

Rendere il modello delle aspettative del team accessibile a tutti in ogni momento

I dipendenti devono poter fare riferimento al modello delle aspettative del team in qualsiasi momento, sia fisicamente che digitalmente. Puoi condividerlo con tutti i membri del team in vari modi:

• salvarlo sulla piattaforma di condivisione di file online che usate in azienda;
• collocarlo da qualche parte in ufficio;
• inviarlo via e-mail;
• ecc...

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👉 Nota importante: considera anche la possibilità di rendere inclusivo l'accesso a questa risorsa. Per esempio, è necessario tradurla in braille se si lavora con persone ipovedenti. 

Aggiornare regolarmente il modello delle aspettative del team (non ogni mese, però!)

Infine, ma non per questo meno importante, le aspettative dei tuoi dipendenti (ciò che il tuo team si aspetta da te e dal posto di lavoro) si evolvono rapidamente, ma anche le tue aspettative possono cambiare. Discutere e informare il tuo team è fondamentale. Ma questo significa anche che i moduli delle aspettative del tuo team devono essere aggiornati. 

Naturalmente, non dovresti modificarlo ogni 5 secondi e chiedere ai tuoi dipendenti di leggerlo e firmarlo ogni volta. Sarebbe fastidioso per tutti. Ma ogni 6 mesi, per esempio, puoi esaminarlo e verificare se i tuoi requisiti sono cambiati.

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Perché è utile avere un modello di aspettative del team?

Aiuta sia i manager che i membri del team ad essere allineati

Uno dei principali vantaggi dell'uso di un modello di aspettative del team è che elimina la potenziale linea confusa tra ciò che ci si aspetta e ciò che non ci si aspetta. Creare insieme questo documento di riferimento consente a tutti i membri del team di essere sulla stessa pagina. Fornisce una visione più chiara dei loro ruoli e delle loro responsabilità. I leader possono condividere esplicitamente le loro aspettative e i dipendenti sanno cosa devono fare e sono responsabili dei loro compiti.

Evita confusione e frustrazione tra i membri del team

I tuoi dipendenti sanno quali sono le tue aspettative? Gli studi dimostrano che molti lavoratori non sanno cosa ci si aspetta da loro. Questa mancanza di trasparenza crea confusione e frustrazione, incidendo direttamente sull'esperienza e sulla soddisfazione dei dipendenti. 

Tuttavia, quando le persone sanno cosa sono autorizzate a fare e cosa implica il loro ruolo, sono molto più efficienti e coinvolte. Non si chiedono se devono farlo o meno, è tutto chiarissimo. Se dici loro che ti aspetti che prendano l'iniziativa, lo fanno senza esitazione. 

Su scala più ampia, consente di risparmiare molta energia cerebrale, di migliorare le prestazioni e di aumentare la produttività aziendale.

Contribuisce a creare un ambiente di lavoro equo e positivo

Permettere ad alcuni dipendenti di lavorare da casa quando vogliono, mentre altri sono autorizzati a lavorare da remoto solo il lunedì, sembra piuttosto ingiusto. Lo stesso vale quando alcune persone hanno il diritto di usufruire dell'orario flessibile mentre altre devono attenersi a un orario di lavoro fisso. 

Questi sono solo 2 esempi di come un modello di aspettative del team possa creare un'atmosfera di lavoro migliore. Stabilire le stesse regole per tutti rende l'ambiente di lavoro più giusto e più equo. Evita le pratiche distorte e ingiuste.

Aumenta l'efficienza e la produttività dei dipendenti

Dare ai membri del team best practice e codici di condotta chiari da seguire elimina qualsiasi tipo di confusione. In definitiva, contribuisce ad aumentare l'efficienza e la produttività aziendale. L'idea che tutti seguano le stesse regole e modalità di lavoro può migliorare anche questi aspetti. Tuttavia, rimani flessibile. 

È necessario trovare il giusto equilibrio tra l'implementazione di una linea guida chiara per avere tutti sulla stessa pagina e lasciare spazio a idee innovative e nuove prospettive. Rimanere aperti a nuovi approcci e pratiche è essenziale per crescere e avere successo come team.

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🔗 Come promesso, siamo arrivati alla fine di questo articolo ed ecco un modello di aspettative del team in PDF da scaricare. Troverai esempi classici di aspettative del team, non esitare a renderlo tuo aggiungendo il tuo tocco personale!

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È essenziale incoraggiare i manager a creare e utilizzare un modello di aspettative del team con i loro collaboratori. Ciò consente loro di comprendere chiaramente i propri ruoli e le proprie responsabilità, evitando l'insorgere di frustrazione e disimpegno. Tuttavia, non è l'unica componente per raggiungere gli obiettivi e far prosperare i lavoratori. Anche considerare le aspettative dei dipendenti è fondamentale. Se la tua forza lavoro comprende principalmente persone nate dopo il 1981, ti consigliamo vivamente di leggere i nostri articoli sulle caratteristiche dei Millennials e su per cosa è nota la Gen Z. 

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