Idee di risparmio per le aziende: 15 modi per ridurre i costi sul posto di lavoro
22 maggio 2023
27 settembre 2024
30%. Ecco quanto si può risparmiare investendo nella tecnologia giusta per il proprio posto di lavoro, e questa è la percentuale che deskbird ti aiuta a risparmiare. Perché "come e dove possiamo ridurre le nostre spese?" è la domanda che tutte le organizzazioni si pongono continuamente. È la sfida quotidiana dei responsabili finanziari. Ma non preoccuparti, ci pensiamo noi!
Per mantenere il bilancio in ordine e individuare le opportunità di riduzione dei costi, diamo un'occhiata alle migliori idee di risparmio per le aziende. Ma soprattutto, scopriamo come le moderne tecnologie e i modi di lavorare offrono nuove possibilità per ridurre al minimo le spese aziendali!
Il nostro mondo si evolve rapidamente, così come i nostri ambienti di lavoro. Se da un lato richiede alle organizzazioni di rivedere i propri modelli di lavoro, dall'altro offre nuovi spunti per migliorare la propria strategia di riduzione dei costi. Dall'utilizzo di strumenti di Intelligenza Artificiale al ridimensionamento dell'ufficio o alla valutazione delle spese finanziarie, ecco 15 efficienti iniziative di risparmio per ottimizzare il tuo budget!
Modi classici ma efficaci per ridurre i costi di un'organizzazione
1. Mantenere aggiornato il piano di bilancio
Devi sapere dove va il tuo denaro e capire chiaramente dove puoi risparmiare. Tenere aggiornato il tuo piano di bilancio ti aiuta a notare i tuoi miglioramenti e ad evidenziare i tuoi punti deboli.
Puoi modificarlo in qualsiasi momento, non appena si verifica un cambiamento nella tua situazione finanziaria. Per esempio, la crisi sanitaria mondiale è arrivata dal nulla e ha messo il mondo in attesa; questo evento avrà molto probabilmente un impatto sui tuoi piani di bilancio!
2. Esaminare attentamente le tue spese finanziarie
Controlla regolarmente quanto spendi per assicurazione, elettricità, internet, manutenzione, ecc. Le offerte dei tuoi fornitori corrispondono alle tue esigenze attuali? Non puoi trovare soluzioni migliori e più economiche?
Inoltre, almeno una volta all'anno, rivedi i tuoi abbonamenti e stabilisci se il software HR (Human Resources) ti serve ancora. Un altro modo per ridurre le spese finanziarie è quello di ridurre i costi dei servizi dando la priorità ai modelli di prezzo pay-as-you-go.
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3. Impostare un sistema di budget per reparto
I tuoi dipendenti IT non hanno le stesse esigenze del tuo team di vendita. Ogni ramo della tua organizzazione ha esigenze specifiche. Tenere conto di questo aspetto può consentirti di ridurre notevolmente i costi dell'azienda.
Per esempio, alcuni lavori difficilmente possono essere svolti a casa, mentre altri possono essere svolti da remoto. Ridimensionare lo spazio dell'ufficio per il team che lavora principalmente da casa è un'ottima idea per risparmiare sui costi. Tuttavia, non è possibile farlo per i reparti che devono recarsi in sede quasi quotidianamente.
Quindi, dividi il tuo piano finanziario per reparti, impara a conoscere gli usi, le esigenze e le aspettative di ciascun team e crea di conseguenza una strategia di budget per ciascun ramo.
4. Rivedere il piano dei viaggi d'affari
Partecipare di persona a tutti gli eventi e le riunioni aziendali rappresenta una grossa fetta del budget di ogni organizzazione che deve viaggiare. Per ridurre le spese di viaggio, analizza se gli eventi aziendali possono essere organizzati online.
In caso contrario, stabilisci se possono essere effettuati più vicino alla tua sede. A tal fine, si può fare car pooling o prendere il treno invece dell'aereo (non solo è più economico, ma è anche meglio per il pianeta! 🌍).
Idee di risparmio per le aziende che promuovono un ambiente di lavoro moderno
5. Passare a un modello di lavoro ibrido
Oltre a soddisfare le aspettative dei dipendenti, a incrementare la produttività aziendale, a migliorare la qualità del lavoro e l'equilibrio tra vita privata e lavoro, il passaggio a un modello di lavoro ibrido consente anche alle organizzazioni di ridurre al minimo i costi. Quando metà della forza lavoro lavora da casa, molte delle spese aziendali diminuiscono.
Le conseguenze dirette, come il minor consumo di energia o l'utilizzo di spazi d'ufficio più ridotti, riducono le spese. Tuttavia, anche gli effetti positivi indiretti del lavoro ibrido, come la maggiore soddisfazione dei dipendenti e il minore turnover, riducono i costi aziendali.
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6. Investire in attrezzature e tecnologie che rispondano alle esigenze dell'azienda e della forza lavoro
Investire in risorse online che nessuno usa o usa in modo scorretto comporta uno spreco di denaro. Inoltre, quando i membri del team lavorano con strumenti inadeguati, diventano frustrati, stressati e meno produttivi, con conseguenti costi imprevisti.
Invece di acquistare lo stesso software dei tuoi concorrenti perché funziona benissimo per loro, investi in strumenti che abbiano senso per la tua azienda e i tuoi dipendenti. In questo modo non solo eviterai sprechi e perdite di denaro, ma eviterai anche l'insoddisfazione e il disimpegno della tua forza lavoro.
7. Considerare la possibilità di collaborare con liberi professionisti
Invece di assumere un nuovo dipendente ogni volta che si presenta una fase di lavoro più intensa, considera la possibilità di collaborare con dei freelance. A breve termine, i costi operativi potrebbero aumentare, ma la motivazione dei dipendenti può dare dei vantaggi.
Spesso i lavoratori indipendenti sono molto impegnati e forniscono un lavoro di qualità, perché possono scegliere i loro clienti. Se accettano il progetto, apprezzano i tuoi prodotti o servizi e vogliono aiutarti a crescere. Questa è la soluzione perfetta per risparmiare denaro e collaborare con persone altamente qualificate per progetti brevi.
Modifiche da apportare all'ufficio fisico per risparmiare in modo efficiente sui costi
8. Ridimensionare l'ufficio ibrido
Se permetti al tuo personale di adottare un modello di lavoro ibrido e flessibile, è probabile che tu possa poi ridimensionare lo spazio dell'ufficio. Controlla ed esamina le analytics del tuo posto di lavoro. Questo dovrebbe consentirti di capire chiaramente come viene utilizzato lo spazio dell'ufficio e dove è possibile migliorare la disposizione dei posti di lavoro per ridurre al minimo i costi.
Se non disponi già di uno strumento per queste informazioni, t i consigliamo vivamente di dare un'occhiata al software di prenotazione delle scrivanie di deskbird . Non solo ti aiuta a gestire in modo efficiente il tuo spazio di lavoro ibrido, ma ti fornisce anche funzioni cruciali come l'analytics dell'ufficio.
9. Implementare una politica BYOD
I membri del tuo team hanno un PC in ufficio e lavorano dai loro portatili a casa? L'implementazione di una politica BYOD (Bring Your Own Device) è diventata una pratica comune nel mondo del lavoro.
Riduce l'impatto dell'hardware tecnologico sul pianeta (meno computer acquistati = meno materie prime estratte) e contemporaneamente diminuisce le spese dell'azienda. Per promuovere l'equità e l'inclusione sul posto di lavoro, ti consigliamo di contribuire all'acquisto delle apparecchiature dei tuoi collaboratori in base al loro reddito.
10. Adottare pratiche più sostenibili
Chi ha detto che prendersi cura del pianeta costa? Alcune pratiche ecologiche sono costose, ma altre fanno risparmiare. Per esempio, si pensi al metodo delle 3R (Ridurre, Riutilizzare, Riciclare). Invece di buttare via un computer portatile che non funziona più e comprarne uno nuovo, prova prima a farlo riparare. Ma ci sono molti esempi come questo.
L'acquisto di mobili di seconda mano è una soluzione ecologica che consente di ridurre al minimo le spese. Anche passare a lampadine a basso consumo e ripensare il design dell'ufficio ibrido per ottenere un'illuminazione più naturale è un'opzione.
Anche il controllo dell'uso dell'aria condizionata in estate e la riduzione della temperatura interna in inverno contribuiscono a ridurre l'impronta di carbonio e i costi aziendali. L'elenco degli esempi di sostenibilità in ufficio continua.
🍃 Ti consigliamo di dare un'occhiata alle nostre 21 idee di sostenibilità per le aziende e alle 17 facili sfide green mensili per l'ufficio per avere maggiori informazioni!
11. Abbracciare la moderna tecnologia sul posto di lavoro
Investire nella moderna tecnologia del posto di lavoro è anche un modo in cui le aziende possono risparmiare.
Per esempio, i sistemi basati sul cloud costano meno e consentono di ridurre lo spazio di archiviazione. È quindi possibile convertire questa nuova stanza in un'area di lavoro, di socializzazione o di benessere, invece di ampliare le dimensioni dello spazio di lavoro. Tuttavia, può anche essere un'opportunità per ridimensionare l'ufficio in combinazione con lo spazio risparmiato, grazie a una buona analisi dell'utilizzo dell'ufficio ibrido.
Trasformare la tua sede in un edificio intelligente contribuisce anche a ridurre le spese. I sensori di illuminazione, per esempio, aiutano a ridurre le bollette dell'elettricità. Infine, rivedi il tuo sistema di gestione del rischio informatico. Una strategia di protezione dei dati inadeguata può avere un impatto enorme sul tuo budget.
Pratiche che riducono indirettamente i costi aziendali da implementare nella tua strategia di riduzione dei costi
12. Automatizzare le attività ripetitive
Il tempo è denaro. Invece di assegnare al personale compiti ripetitivi, automatizzali. L'implementazione di sistemi automatizzati permette ai dipendenti di concentrarsi su compiti più significativi e di massimizzare le loro competenze. L'automazione dei processi consente inoltre di essere più efficienti. Il fatto di dedicare tempo ai passaggi necessari aumenta il morale dei dipendenti e si traduce in maggiore produttività e impegno. Meno frustrazione, meno rischi di burnout o di abbandono del posto dilavoro e meno turnover.
13. Esternalizzare le attività non critiche con l'IA per risparmiare tempo e ridurre i costi operativi
La questione dell'utilizzo dell'IA sul posto di lavoro è stata sulla bocca di tutti negli ultimi mesi. Se usati in modo intelligente, gli strumenti di IA sono ottimi alleati per le aziende e i lavoratori. Come l'automazione, possono ridurre significativamente i costi operativi e far risparmiare tempo ai membri del team, che possono così concentrarsi su compiti più critici.
I chatbot sono l'esempio perfetto di una soluzione di intelligenza artificiale che funziona e porta benefici a tutti. Oggi è anche possibile codificare o scrivere una newsletter con risorse di intelligenza artificiale. Sebbene richiedano ancora l'intervento umano prima di essere utilizzati, consentono un notevole risparmio di tempo (e come abbiamo appena detto, il tempo è denaro!).
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14. Offrire opportunità di sviluppo delle competenze a tutto il personale
Se non sei attualmente sotto pressione finanziaria, offrire opportunità di sviluppo delle competenze ai membri del tuo team è un investimento a lungo termine che dovresti prendere in considerazione. Certo, implica una spesa che inizialmente non avevi previsto. Ma l'aggiornamento e la riqualificazione dei tuoi dipendenti possono creare un effetto boomerang che ti permette di risparmiare sui costi nel lungo periodo. È diventata una pratica comune quella di ridurre i budget per le assunzioni, a cui è stato dato il nome di assunzioni silenziose.
Se fatto correttamente, questo approccio è vantaggioso per tutti. Risponde alla richiesta dei Millennials e della Gen Z di avere più possibilità di apprendere nuove abilità. Allo stesso tempo, aiuta le aziende a ridurre le spese e a colmare le lacune di competenze.
15. Investire in strumenti di gestione
Una gestione efficiente è il pilastro della produttività che porta a risparmiare sui costi, a guadagnare di più o a entrambe le cose. Esistono strumenti di gestione per ogni aspetto della tua attività (software di gestione dei progetti, piattaforme ibride di gestione dello spazio di lavoro, sistemi di gestione delle risorse umane, ecc.). Definisci le tue esigenze e investi nelle risorse che più le soddisfano. L'uso di questi strumenti ti aiuta a essere più efficienti e a capire meglio dove puoi tagliare i costi grazie a dati rilevanti.
Dopo aver letto questo articolo, ci auguriamo che tu abbia scoperto diverse idee per risparmiare sui costi che potrebbero essere implementate nella tua azienda! Puoi creare una strategia di riduzione dei costi che tenga conto di tutti gli aspetti della tua organizzazione (l'ufficio fisico, il modello di lavoro, lo spazio di lavoro digitale, ecc.).
Ti stai chiedendo come ridimensionare il tuo ufficio? Sei passato a un modello di lavoro ibrido ma non hai trovato uno strumento di gestione del posto di lavoro ibrido che soddisfi le tue esigenze? L'applicazione di deskbird è un software su misura e di facile utilizzo. Offre una soluzione per la prenotazione delle scrivanie, una funzione di pianificazione della settimana, una sezione di analytics dell'ufficio e molto altro ancora.
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Fonti:
- 13 Simple & Effective Ways to Reduce Business Costs in 2023, connecteam;
- 15 Cost-Cutting Ideas & Spend Optimization Tips for Your SME, Fujifilm;
- 10 Innovative Cost Saving Ideas for Companies to Reduce Overhead & Lower Business Expenses in 2023, SnackNation.
