Gestione dello spazio di lavoro: scopo e vantaggi

Vuoi sviluppare un flusso di lavoro continuo per il tuo team? Come ottimizzi lo spazio dell'ufficio? Qual è la tua strategia per migliorare l'esperienza dei dipendenti? La gestione dello spazio di lavoro si concentra su questi aspetti chiave e su molti altri per creare un ambiente professionale positivo e senza attriti. Per le organizzazioni di ogni dimensione e settore, questo rappresenta un pilastro fondamentale per il successo. Talvolta definita come facility management, la sua portata va ben oltre la semplice supervisione dello spazio fisico. Ora che molte aziende hanno scoperto i numerosi vantaggi offerti da un modello di lavoro flessibile, la gestione efficiente dello spazio di lavoro è essenziale. Vuoi saperne di più sulla gestione dello spazio di lavoro? Quali sono le aree organizzative coperte? Ti illustreremo i vantaggi per i dipendenti e i datori di lavoro, nonché le soluzioni per migliorare l'ambiente di lavoro.

Che cos'è la gestione dello spazio di lavoro?

La gestione dello spazio di lavoro è un sistema che si concentra sulle molte funzioni dell'ufficio per creare un ambiente produttivo e confortevole per i dipendenti. Non solo si punta a migliorare lo spazio, ma anche l'esperienza dei lavoratori. Per farti capire meglio di cosa stiamo parlando, ecco alcuni esempi:

• gestire lo spazio fisico di lavoro;
• garantire un flusso di lavoro senza attriti;
• rispondere alle aspettative dei lavoratori;
• incoraggiare la collaborazione;
• concentrarsi sul benessere dei dipendenti;
• individuare i problemi delle strutture;
• creare soluzioni più sostenibili;
• implementare tecnologie moderne;
• ecc...

L'obiettivo finale è quello di creare un ambiente di lavoro in cui i team abbiano tutto ciò che serve per svolgere al meglio il proprio lavoro e un luogo a cui sentano di appartenere. Per raggiungere questo obiettivo, il responsabile del posto di lavoro può decidere di adottare una politica di orario flessibile, utilizzando un software per la prenotazione delle scrivanie, o di creare delle aree di riposo per le persone quando è necessario, per esempio. È importante tenere presente che l'esperienza dei dipendenti è un tema importante per le aziende che si rendono conto dei vantaggi derivanti dal passaggio da un approccio incentrato sul cliente a uno incentrato sul dipendente. La gestione dello spazio di lavoro migliora la loro esperienza complessiva, non solo quando sono in sede ma anche quando lavorano da remoto.

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Quali sono i vantaggi della gestione dello spazio di lavoro?

I vantaggi della creazione di un ambiente professionale ben gestito per i dipendenti

Una strategia efficace di gestione dello spazio di lavoro influisce positivamente su ogni aspetto della tua organizzazione. Dal momento che i dipendenti sono la tua risorsa più preziosa, ti starai chiedendo come si possa migliorare la loro esperienza professionale. Ecco alcuni esempi di ciò che gli strumenti di gestione dello spazio di lavoro possono fare per loro.

Garantire la sicurezza sul lavoro

La salute, la sicurezza e l'incolumità del personale devono essere sempre una delle principali preoccupazioni. Per esempio, l'utilizzo di uno strumento di screening per il Covid-19 al rientro dopo la pandemia ha rassicurato la forza lavoro e ha fatto sì che tutti fossero al sicuro. Questo tipo di soluzione digitale diventa fondamentale per supportare i responsabili degli spazi di lavoro a mantenere un ambiente di lavoro sicuro e sano.

Migliorare l'esperienza dei dipendenti

La buona notizia è che la maggior parte di noi può tornare a lavorare in presenza! Tuttavia, le nuove tendenze evidenziano la necessità per le aziende di implementare un modello di lavoro ibrido, invece di un ritorno completo in ufficio, per soddisfare le esigenze dei lavoratori. I sistemi di pianificazione delle settimane ti aiutano a farlo e quindi a migliorare l'esperienza dei tuoi dipendenti.

Aumentare la produttività

Un software di gestione dello spazio di lavoro si basa sull'idea di avere tutti i dati e le informazioni in un unico punto. Questo aiuta i lavoratori a ottimizzare il loro tempo e a essere più efficienti. Inoltre, garantisce un flusso di lavoro regolare e facilita le attività di collaborazione.

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I vantaggi dell'implementazione della gestione dello spazio di lavoro per i datori di lavoro

Tutti i vantaggi per i dipendenti avranno automaticamente un impatto significativo sulla tua azienda, diventando un vantaggio anche per i datori di lavoro. I vantaggi ottenuti dai datori di lavoro in termini di gestione del posto di lavoro avranno conseguenze positive anche per la forza lavoro. Non li citeremo tutti, perché alcuni possono essere specifici per i vari settori. Ma ecco alcuni vantaggi comuni della gestione dello spazio di lavoro: 

Raccogliere i dati rilevanti

I dati sono fondamentali: sapere come viene utilizzato il tuo spazio di lavoro o quali sono le abitudini lavorative dei tuoi dipendenti può aiutarti a prendere le decisioni più opportune. Per questo motivo, è essenziale esaminare regolarmente i dati analitici sulle postazioni di lavoro, che forniscono preziose informazioni che portano a miglioramenti significativi. 

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Ottimizzare il layout dell'ufficio

Grazie a queste informazioni, potresti renderti conto che il tuo spazio di lavoro non corrisponde più alle aspettative o alle esigenze dei tuoi dipendenti. Perché tenere decine di scrivanie individuali se la tua forza lavoro opera principalmente da remoto o utilizza sale riunioni quando è in sede? Uno strumento di gestione dello spazio di lavoro ti fornisce informazioni chiave per riorganizzare e pianificare il tuo spazio d'ufficio in modo da soddisfare al meglio le esigenze del tuo team ibrido.

Fare scelte più ecologiche

Le iniziative ecocompatibili diventano sempre più importanti per attrarre talenti, soprattutto tra i Millennial e la Gen-Z. Gli strumenti di gestione dello spazio di lavoro possono analizzare le emissioni di CO2 e il consumo energetico, per esempio. Sulla base di queste informazioni, è possibile fare scelte più ecologiche per migliorare la sostenibilità in ufficio e condividere i progressi con i dipendenti e la comunità.

Ridurre i costi aziendali

Ottimizzare lo spazio di lavoro può significare affittare un ufficio più piccolo o attuare una politica BYOD (Bring Your Own Device). Inoltre, le scelte più ecologiche possono includere lo sfruttamento di sensori e dell'automazione dei sistemi HVAC. Questi sono solo 3 esempi di azioni che puoi intraprendere per ridurre i costi dell'ufficio nel breve e nel lungo periodo.

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Come si può migliorare il proprio ambiente professionale?

Coinvolgi il tuo team e discuti gli aspetti in cui migliorare

Questo dovrebbe essere sempre il primo passo da compiere quando si vuole avviare un cambiamento nella propria organizzazione. I lavoratori sono una risorsa vitale quando si tratta di definire ciò che funziona e ciò che non funziona. Sono anche i primi a subire l'impatto delle trasformazioni. I dipendenti utilizzano lo spazio dell'ufficio e la tecnologia del luogo di lavoro che decidi di implementare. Raccogliere feedback e discutere su come migliorare l'ambiente è importante per promuovere una cultura lavorativa positiva.

Studia le analytics del tuo ambiente di lavoro

Come già accennato in precedenza, i dati relativi al tuo ambiente di lavoro sono fondamentali per fare scelte importanti. Una soluzione per migliorare il tuo ambiente professionale è analizzare i dati attuali. Questo ti darà un'idea chiara dei tuoi punti di forza e di debolezza. Una volta ottenute tutte le informazioni necessarie, combinale con il feedback dei tuoi dipendenti e imposta un piano di cambiamento. 

Utilizza le più moderne tecnologie per l'ufficio

A seconda delle esigenze e delle dimensioni dell'organizzazione, sono disponibili diverse opzioni per coordinare in modo efficiente lo spazio dell'ufficio. Le grandi aziende tendono a scegliere una piattaforma digitale all-in-one per la gestione dello spazio di lavoro che possa essere integrata nei loro sistemi, come per esempio il software deskbird. Non tutte le soluzioni digitali corrispondono alle tue esigenze, ma alcune sono fatte su misura per ciascuno, proprio come l'app deskbird. 

Rimani aggiornato sulle ultime tendenze per il futuro del lavoro

Viviamo in un'epoca in cui tutto cambia e si evolve rapidamente. La pandemia ha accelerato il rimescolamento dei trend del lavoro, spingendo le aziende a consentire una maggiore flessibilità. Per ottenere il massimo dalla tua strategia di gestione dello spazio, devi sapere come sarà il futuro del lavoro e come si stanno sviluppando le aspettative dei dipendenti. 

La gestione dello spazio di lavoro copre ogni aspetto dell'ambiente professionale, dalla gestione del sistema di prenotazione delle scrivanie alla gestione dei dati dei dipendenti. Ci auguriamo che questo articolo ti faccia comprendere meglio lo scopo della gestione degli uffici e come possa giovare a te e ai tuoi dipendenti. Questo sistema diventerà un supporto fondamentale per le aziende ibride, consentendo loro di ottimizzare gli spazi dell'ufficio e di creare una migliore esperienza per i dipendenti.
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