Pianificazione dello spazio in ufficio: perché e come fare un cambiamento positivo?

Il modo in cui lavoriamo si è evoluto drasticamente negli ultimi anni con l'aumento della flessibilità del lavoro e della tecnologia. Per accogliere senza problemi e con successo questi cambiamenti, è necessario pianificare lo spazio ufficio per aggiornare il luogo di lavoro in modo che rimanga agile al mutare delle esigenze dei dipendenti.

L'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti devono essere al centro della vostra strategia quando riorganizzate le politiche di lavoro e la pianificazione dello spazio di lavoro. Il vostro ufficio è progettato per migliorare il lavoro di squadra e la collaborazione? I membri del vostro team ibrido hanno le proprie scrivanie assegnate quando ne hanno bisogno? Il layout e il design generano un'atmosfera di benessere o di stress?

In questo articolo condividiamo i vantaggi di creare un ambiente di lavoro fisico che si adatti alle nuove esigenze della forza lavoro moderna. Forniamo inoltre una lista di controllo per la pianificazione dello spazio ufficio , sottolineando sei aspetti fondamentali per fare la differenza e creare uno spazio di lavoro che soddisfi le esigenze di tutti.

Che cos'è la pianificazione dello spazio in ufficio?

Spiegazione della pianificazione degli spazi per l'ufficio

La definizione di pianificazione degli spazi per uffici è piuttosto semplice. È il processo di progettazione di uno spazio di lavoro che soddisfi le esigenze dell'azienda e dei dipendenti. Non solo viene utilizzata per massimizzare l'efficienza dello spazio, ma anche per migliorare la creatività e la produttività della forza lavoro. I membri del team devono essere contenti di venire in ufficio sapendo di poter lavorare e collaborare nelle migliori condizioni. Ciò include l'accesso alle attrezzature e alle tecnologie giuste e la possibilità di sentirsi motivati e ispirati dall'ambiente circostante.

La pianificazione della struttura e del design dell'ufficio non riguarda solo l'aspetto dello spazio di lavoro. Comprende anche l'atmosfera che si vuole creare. La scelta dei mobili, della pianta e delle decorazioni crea una certa atmosfera e riflette i vostri valori. Da un lato, optare per un ufficio dal design biofilico e incorporare aree per il relax aumenta il benessere dei dipendenti, con conseguente aumento della creatività, del coinvolgimento e della produttività. D'altro canto, non prevedere la necessità di scrivanie individuali e di zone tranquille per le persone che hanno bisogno di un posto per concentrarsi su compiti specifici può causare frustrazione e stress. 

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I principali vantaggi della pianificazione degli spazi per uffici

Una pianificazione efficace dello spazio di lavoro tiene conto delle aspettative dell'organizzazione e dei team. Se negli ultimi anni avete anche implementato modalità di lavoro flessibili, potreste aver notato che potete ridimensionare il vostro ufficio. Non tutti vengono tutti i giorni, quindi le esigenze dei dipendenti si sono spostate, consentendo di risparmiare sui costi e di adottare pratiche più sostenibili ed efficienti dal punto di vista energetico. Inoltre, è più probabile che il personale si concentri su progetti di gruppo quando viene in sede e su attività individuali quando lavora da casa. Questo cambia completamente il ruolo del luogo di lavoro fisico. Per esempio, potreste voler aggiungere più sale riunioni e altri spazi collettivi.

La creazione di uno spazio d'ufficio ben progettato va a vantaggio della vostra azienda e dei suoi profitti, così come va a vantaggio del vostro team e della sua soddisfazione sul lavoro. Tra i vantaggi più evidenti, la pianificazione dello spazio di lavoro vi aiuta nelle seguenti aree:

• ottimizzazione dello spazio;
• riduzione dei costi;
• esperienza dei dipendenti;
• collaborazione e lavoro di squadra;
• cultura organizzativa;
• salute fisica e mentale dei lavoratori;
• produttività aziendale e prestazioni;
• attrarre e trattenere i talenti.

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Come pianificare lo spazio in ufficio in 6 passi

1. Analizzare l'uso attuale dello spazio di lavoro

Prima di iniziare a pianificare qualsiasi cosa, è necessario sapere come viene attualmente utilizzato lo spazio dell'ufficio. Ad esempio, quante persone sono ammesse in sede ogni giorno? Che tipo di spazi di lavoro preferiscono? Possono accedere facilmente alle scrivanie e alle sale riunioni di cui hanno bisogno o ci sono conflitti di orario? 

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Anche l'analisi del modo in cui il personale utilizza lo spazio di lavoro è fondamentale. Per esempio, se i membri del team lavorano al computer seduti sui divani anziché su un tavolo, chiedete loro perché. Forse si sentono più produttivi in questo tipo di spazio piuttosto che in un'unica postazione di lavoro con una semplice scrivania e una sedia rigida.

Per capire l'utilizzo e l'occupazione degli uffici, vi consigliamo di controllare le analisi del vostro posto di lavoro per prendere decisioni basate sui dati e di ottenere il feedback dei vostri lavoratori per creare un ambiente di lavoro incentrato sui dipendenti .

2. Coinvolgere i dipendenti nel processo

Il modo in cui si progetta lo spazio dell'ufficio deve corrispondere alle esigenze dell'azienda, ma deve anche includere gli ambienti che migliorano la produttività e il benessere del team. I dipendenti sono la spina dorsale della vostra azienda e offrire loro un luogo di lavoro con le migliori condizioni è fondamentale non solo per loro ma anche per le prestazioni complessive dell'organizzazione. Un ottimo punto di partenza è parlare con il vostro team e creare un ambiente di comunicazione aperto e onesto. Il modo migliore per pianificare lo spazio dell'ufficio in base alle esigenze dei dipendenti è coinvolgerli nel processo.

Potete chiedere loro di persona cosa pensano dell'uso attuale dello spazio e cosa ritengono che manchi. Capire cosa funziona e cosa no, permetterà di prendere decisioni migliori che potranno influenzare positivamente la scelta di venire in ufficio a lavorare o di continuare a lavorare a casa o in un altro posto di lavoro. Anche i questionari sulla soddisfazione dei dipendenti sono una soluzione semplice per ottenere un feedback onesto e costruttivo. In questo modo, il vostro team ha il tempo di riflettere sulle proprie risposte e di scrivere gli aspetti più importanti che si aspetta di trovare quando viene in sede. In questo modo potrete allestire uno spazio d'ufficio che corrisponda alle esigenze del vostro personale e vi darà la possibilità di migliorare ciò che non funziona.

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3. Considerare la cultura e i valori del luogo di lavoro

La disposizione degli uffici deve riflettere anche la cultura organizzativa e i valori dell'azienda. Ad esempio, la vostra cultura è incentrata sui dipendenti? Allora il vostro ufficio dovrebbe dare la priorità al benessere dei dipendenti sotto forma di spazi di riposo e design biofilico. Oppure, se volete promuovere il lavoro di squadra, chiedete alla vostra forza lavoro di impegnarsi maggiormente nella collaborazione. Tuttavia, se i dipendenti non riescono a trovare uno spazio per incontrarsi, si sentono frustrati e delusi, e si sentono quindi scollegati dai valori dell'azienda. Inoltre, sarebbe difficile per gli individui incarnare questi valori nel loro lavoro se non possono vederli nella pratica. Questo può avere un'influenza sullo sviluppo dell'azienda nel lungo periodo, come ad esempio un effetto negativo sulla soddisfazione lavorativa e, di conseguenza, sul turnover dei dipendenti. Per questo motivo, la costruzione di uno spazio per uffici che rispecchi la cultura del luogo di lavoro è fondamentale, in quanto stimola la fedeltà e il senso di connessione. In ambienti ibridi questo aspetto è ancora più cruciale, poiché si trascorre meno tempo in ufficio e si interagisce con gli altri membri dell'azienda.

Ad esempio, se per voi è importante avere un impatto positivo sul pianeta, dovete fare uno sforzo genuino per includere le pratiche di sostenibilità nella pianificazione degli spazi per uffici.

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4. Privilegiare una configurazione dello spazio in base alla varietà e alla flessibilità degli ambienti

La disposizione ideale di un ufficio deve essere equilibrata per funzionare. Ad esempio, avere solo scrivanie individuali non è più una disposizione utile dello spazio di lavoro, poiché le persone vengono in ufficio con l'obiettivo primario di relazionarsi con i colleghi. Ma uno spazio d'ufficio composto solo da postazioni di lavoro collaborative non è adatto a certi lavori che hanno bisogno di uno spazio tranquillo per concentrarsi. 

Non è possibile avere il numero perfetto di scrivanie, sale riunioni, ecc. perché le esigenze dei dipendenti possono cambiare da un giorno all'altro in base ai compiti da svolgere. Tuttavia, offrire spazi diversi in base alle loro esigenze è quanto di più vicino alla creazione di un ambiente di lavoro che permetta al maggior numero possibile di dipendenti di prosperare.

A questo punto i risultati dell'analisi del posto di lavoro e il feedback dei dipendenti diventano molto utili. Permettono di determinare il giusto mix tra postazioni di lavoro assegnate, sale riunioni, spazi per conferenze one-to-one, aree huddle, ecc. Dovete anche considerare altri fattori, come ad esempio se la struttura della vostra planimetria si baserà o meno su un'impostazione del lavoro basata sulle attività.

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5. Progettare un ambiente di lavoro sicuro e salutare

Oggi più che mai è fondamentale creare un ambiente di lavoro sicuro e sano. Ciò non significa solo seguire le comuni linee guida in materia di salute e sicurezza sul lavoro, ma anche costruire un luogo che favorisca la salute fisica e mentale. Il design del luogo di lavoro gioca un ruolo fondamentale. Può scatenare stress e ansia così come può favorire il benessere e la creatività. L'impatto psicologico della luce artificiale rispetto a quella naturale è diverso, ad esempio. Lo stesso vale per i dipendenti esposti a un ambiente biofilico rispetto a quelli che si evolvono in uno spazio di lavoro snello. 

Per questo motivo, in base al tuo budget e a ciò che ti interessa di più, potresti decidere di:

• investire in arredi e tecnologie ergonomiche;
• dedicare una stanza alle attività sportive;
• concentrarti sulla qualità dell'aria dell'ufficio;
• rivedere il design del posto di lavoro e crearne uno che favorisca la salute mentale;
• implementare più spazi per promuovere le interazioni sociali e il senso di comunità.

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6. Valutare le esigenze future nella strategia di pianificazione degli spazi

Come ogni azienda, anche voi siete probabilmente intenzionati a svilupparvi ed espandervi. Se impostata correttamente, la disposizione dell'ufficio e i passi che abbiamo condiviso con voi possono contribuire a creare l'ambiente giusto per favorire la crescita dell'azienda. 

Ricordiamo che uno dei motivi per cui è fondamentale concentrarsi sulla pianificazione degli spazi per uffici è che svolge un ruolo chiave nel migliorare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Se i membri del team sono più felici e impegnati, aumentano le possibilità di prosperare e di espandere l'azienda.

Guardare al futuro ed essere pronti ad adattarsi al modo in cui le persone lavorano, alla tecnologia che utilizzano e alle tendenze che stanno emergendo nella gestione del posto di lavoro dovrebbe essere il punto centrale della pianificazione del vostro ufficio fisico. Ciò richiede anche di tenere sotto controllo i dati di utilizzo e la loro evoluzione nel tempo all'interno della propria organizzazione. Non volete ritrovarvi tra qualche mese o anno con un ufficio obsoleto che non soddisfa le vostre esigenze di capacità e quelle dei vostri dipendenti. Pertanto, è necessario ricordare i propri obiettivi e adeguare di conseguenza la strategia di pianificazione degli spazi per uffici.

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Perché l'app deskbird è fondamentale per migliorare il layout dell'ufficio?

deskbird supporta tutte le aziende che adottano un modello di lavoro ibrido. La nostra applicazione per la prenotazione delle scrivanie vi aiuta a gestire il vostro spazio di lavoro e a soddisfare le esigenze dei vostri dipendenti. La nostra tecnologia aiuta a evitare i problemi di pianificazione dello spazio d'ufficio che possono insorgere in una configurazione ibrida.

L'analisi degli uffici vi aiuta a capire l'uso e l'occupazione degli uffici

Ad esempio, il nostro software per la prenotazione di scrivanie e stanze vi aiuta a capire come il vostro personale utilizza l'ufficio e a identificare le sue esigenze. Potete vedere il numero di persone presenti in ufficio ogni giorno, quali sono le aree più prenotate e per quanto tempo. In base alle osservazioni e all'analisi, è possibile organizzare lo spazio in ufficio di conseguenza. Tuttavia, ricordate che anche se il nostro strumento vi dà un'idea chiara di dove migliorare, il feedback dei vostri dipendenti è altrettanto importante.

Le caratteristiche incentrate sulle persone aumentano la soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti

Inoltre, le nostre funzionalità incentrate sulle persone sono state create per semplificare la vita di tutti. Per esempio, ci siamo resi conto che, sebbene il futuro del lavoro sia all'insegna della flessibilità, ciò non significa che a tutti i dipendenti piaccia lavorare da una scrivania diversa ogni volta che arrivano in sede. Per questo motivo, di recente abbiamo lanciato la funzionalità degli "spazi assegnati", che consente ai manager di assegnare spazi di lavoro specifici per un certo periodo di tempo ai membri del team che ne fanno richiesta.

Migliora la collaborazione per soddisfare le esigenze dei team ibridi

In vari modi, l'app deskbird consente alla vostra forza lavoro ibrida di collaborare meglio. La funzione di pianificazione della settimana consente ai manager e ai membri del team di vedere gli orari degli altri. Di conseguenza, possono programmare i loro giorni d'ufficio in base agli orari indicati dai colleghi. Se devono lavorare a un progetto collettivo, possono facilmente utilizzare l'opzione di prenotazione delle sale per assicurarsi lo spazio necessario per le riunioni. La funzione di planimetria interattiva è ottima quando si decide di lavorare in ufficio all'ultimo minuto e non si è ancora prenotato uno spazio di lavoro. In pochi secondi, possono vedere dove si trovano i posti disponibili e i loro compagni di squadra nell'ufficio. 

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Mentre alcune aziende cercano di riportare i propri dipendenti in ufficio, la pianificazione degli spazi per uffici è diventata un argomento cruciale per ogni organizzazione. Le tue strutture devono rispondere alle esigenze della tua forza lavoro e abbracciare le tendenze del futuro del lavoro. 

Una pianificazione ben studiata dello spazio di lavoro migliora la soddisfazione, la produttività aziendale e il benessere dei lavoratori, portando direttamente a risultati positivi e alla crescita dell'azienda. Tuttavia, richiede un lavoro a monte basato sull'analisi dei dati e dei feedback del personale. I 6 passi che abbiamo condiviso con te in questo articolo dovrebbero aiutarti a creare un ambiente di lavoro fiorente. Infine, ricorda di considerare come il design dell'ufficio fa sentire i membri del tuo team. Poiché la tecnologia degli ambienti di lavoro ibridi è indispensabile per rispondere alle esigenze dei lavoratori di oggi e rimanere competitivi, l'utilizzo di una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro ibridi come deskbird è fondamentale.

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