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Disposizione flessibile dei posti a sedere: la guida per creare un ufficio di successo

Pubblicato:

5 febbraio 2024

Aggiornato:

5 febbraio 2024

Ricordate quando lavorare da casa era una novità e non era affatto uno standard? La pandemia COVID-19 ha cambiato le cose. Ha accelerato i modelli di lavoro ibridi e ha ridisegnato la nostra concezione di produttività. Oggi, la flessibilità dei posti a sedere contribuisce a reinventare gli ambienti di lavoro. In questa nuova normalità, il ritorno in ufficio suscita eccitazione e attesa.    

Certo, il lavoro a distanza ha i suoi vantaggi. Ma siamo onesti, non c'è niente di meglio che collaborare con i colleghi di persona. Le sedute agili consentono alle aziende di progettare un approccio dinamico all'assegnazione delle scrivanie e delle postazioni di lavoro, creando un ambiente versatile per i lavoratori. Questo approccio innovativo va al di là del risparmio sui costi, che pure è un vantaggio significativo. Crea uno spazio di lavoro agile e adattabile come le persone che lo utilizzano.

In questo articolo ci occupiamo di sedute flessibili per ufficio. Analizzeremo come questo approccio possa rivitalizzare l'ambiente di lavoro, aumentare il morale del team e, sì, farvi risparmiare un bel po' di soldi sui costi dell'ufficio. Siete pronti a scoprire come questo concetto può trasformare il vostro posto di lavoro da un semplice luogo di lavoro a un centro di creatività e collaborazione? 

Cosa sono i posti a sedere flessibili?

Definizione di sedute flessibili sul posto di lavoro

I layout flessibili sono i migliori alleati degli spazi di lavoro agili, che si salvano dalle vecchie e noiose disposizioni degli uffici. Non è più necessario essere incatenati a una scrivania, a una vista e a una vibrazione. Immaginate un ufficio in cui potete scegliere la vostra postazione in base alle vostre esigenze. Dovete fare un brainstorming con il vostro team? Andate in una vivace area comune. Avete un progetto che richiede la vostra totale attenzione? Trovate il vostro Zen in una zona di concentrazione tranquilla. E se oggi avete voglia di lavorare in piedi, c'è una scrivania in piedi che vi aspetta. Dare a tutti la possibilità di scegliere il proprio spazio di lavoro è come dare a tutti le chiavi della produttività e del benessere, è un cambiamento fondamentale!

Lo scopo della flessibilità dei posti a sedere è quello di celebrare la diversità degli stili di lavoro. John, che ama gli spazi affollati, si mette al centro dell'azione. Emily, invece, trova le sue idee migliori in angoli tranquilli e accoglienti, lontano dal caos. L'obiettivo è creare un ambiente di lavoro eterogeneo e dinamico come la vostra forza lavoro. La mescolanza e l'abbinamento danno a ciascuno lo spazio di cui ha bisogno per brillare. L'ufficio diventa un luogo dove produttività e creatività si incontrano.

Esempi di disposizione flessibile dei posti a sedere nello spazio ufficio

Ogni disposizione di posti a sedere flessibili è diversa, perché gli spazi di lavoro flessibili si adattano alle esigenze uniche di un'azienda. Tuttavia, la maggior parte degli spazi agili condivide alcuni elementi che favoriscono la versatilità e la collaborazione:

  • Open space: è diventato un elemento fondamentale degli spazi di lavoro flessibili, in quanto facilita la collaborazione tra i diversi reparti. È un luogo ideale per gli estroversi e per le attività informali. Inoltre, consente di risparmiare spazio.
  • Zone silenziose: l'open space aumenta il rumore ambientale. Designando zone silenziose, gli spazi di lavoro flessibili consentono ai lavoratori di concentrarsi sui loro compiti senza interruzioni. Ne esistono di diversi tipi, dagli angoli silenziosi alle cabine private insonorizzate.
  • Postazioni di lavoro adattabili: gli stili di postazione di lavoro non tradizionali sono comuni negli uffici flessibili. Lavorare in piedi in aree condivise incoraggia a muoversi e a utilizzare lo spazio in modo diverso. Creare spazi flessibili e accoglienti in ufficio, come caffetterie e aree di ricevimento, con sedie comode e illuminazione naturale, fa sì che le persone vogliano trascorrervi più tempo.
  • Risorse condivise: Quando si è ancorati in un luogo, la maggior parte delle persone tiene le proprie cose intorno alla propria postazione di lavoro. È possibile centralizzare questi oggetti in spazi flessibili e renderli accessibili a tutti. Le risorse condivise includono forniture per ufficio, stampanti, snack o anche interi spazi come le sale riunioni.

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spazio ufficio
Ufficio flessibile

Quali sono i vantaggi delle sedute flessibili per ufficio?

Maggiore presenza in ufficio

Nell'ambito del "Grande ritorno", le sedute flessibili stanno cavalcando l'onda del graduale ritorno dei dipendenti al lavoro da casa. Aiuta le persone a tornare al lavoro. Perché? Perché risponde alle esigenze della variegata forza lavoro di oggi. Un ufficio che può essere personalizzato per adattarsi all'atmosfera di ognuno, dai vivaci spazi aperti che incoraggiano il lavoro di squadra alle aree tranquille e isolate che facilitano la riflessione. 

Basta creare l'ambiente giusto in cui tutti si sentano connessi, a proprio agio e desiderosi di far parte di qualcosa di più grande del proprio ufficio. Le sedute flessibili trasformano l'ufficio in un luogo in cui tutti i membri del team vogliono stare, non solo in quello in cui sono obbligati a stare.

Ottimizzazione dello spazio d'ufficio e riduzione dei costi

L'adozione di posti a sedere flessibili è una strategia efficiente per l'ottimizzazione dello spazio in ufficio. Questo modello consente alle aziende di utilizzare in modo efficiente ogni metro quadrato del loro spazio di lavoro. Abbandonando l'approccio "una scrivania per persona", le aziende possono ridurre significativamente il numero di postazioni di lavoro inutilizzate, risparmiando sui costi immobiliari e operativi. Questa ottimizzazione non solo riduce le spese inutili, ma apre anche la strada a uno sfruttamento più intelligente e sostenibile delle risorse dell'ufficio.

Aumento dell'esperienza e della soddisfazione dei dipendenti

Anche la flessibilità dei posti a sedere è un fattore chiave per migliorare l'esperienza del personale. Questo modello riconosce che il comfort e la scelta sono fondamentali per la soddisfazione sul lavoro. Le persone che possono scegliere l'ambiente di lavoro in base all'umore, alle mansioni o alle esigenze di collaborazione riportano livelli più elevati di soddisfazione e benessere. Questa flessibilità dimostra il vostro impegno ad assecondare le preferenze dei membri del vostro team, favorendo così una cultura positiva e solidale dell'ambiente di lavoro.

Maggiore collaborazione e interazioni sociali

La natura dinamica delle sedute flessibili favorisce la collaborazione e l'interazione sociale tra i dipendenti. Questa disposizione incoraggia il personale a muoversi e a entrare in contatto con i diversi colleghi durante la giornata, abbattendo i silos e promuovendo la comunicazione tra i vari reparti. Queste interazioni spontanee possono portare a idee innovative e a legami di squadra più forti, arricchendo il tessuto sociale del luogo di lavoro. In generale, il risultato è un ambiente di lavoro più coeso, comunicativo e collaborativo.

Migliori prestazioni e produttività

La possibilità di scegliere un ambiente appropriato per compiti specifici consente alle persone di lavorare in ambienti che soddisfano al meglio le loro esigenze di produttività. Pertanto, la flessibilità delle sedute migliora direttamente le prestazioni e i risultati. Ad esempio, una zona tranquilla per le missioni ad alta concentrazione o un'area comune per i progetti collaborativi consente ai dipendenti di ottimizzare i loro risultati. Questa flessibilità nella scelta dell'ambiente di lavoro può ridurre le distrazioni, aumentare la concentrazione e incrementare l'efficienza complessiva nel completamento dei compiti.

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Dipendenti che lavorano a un tavolo lungo
Posti a sedere flessibili per l'ufficio

Come si può implementare una disposizione dei posti a sedere efficace e flessibile per i propri dipendenti?

Analizzare l'uso attuale del vostro ufficio

Iniziate con un'analisi approfondita dell'attuale utilizzo dell'ufficio. Osservate le aree in cui prosperano l'energia e la collaborazione, come i tavoli comuni in cui le idee prendono il volo o gli angoli tranquilli in cui si annida la concentrazione. Considerate la possibilità di monitorare l'occupazione in momenti diversi grazie all'analisi del vostro posto di lavoro per identificare gli schemi. Questa comprensione è fondamentale per progettare un layout flessibile che si allinei naturalmente al ritmo della giornata lavorativa del vostro team. In questo modo si garantisce che la nuova configurazione non sia solo un cambiamento di spazio fisico, ma un vero miglioramento dell'ambiente di lavoro.

Chiedete il feedback dei vostri dipendenti e il loro sostegno nella transizione verso una disposizione flessibile dei posti a sedere.

Coinvolgete il vostro personale in questa trasformazione. Immaginate di raccogliere le opinioni dei vari membri del team, come Emily, che vive in spazi aperti e ariosi, o John, che ha bisogno di un posto isolato per concentrarsi. Questo feedback è prezioso per creare un piano di sedute diversificato che soddisfi le preferenze di tutti. Incoraggiare questa partecipazione assicura che la disposizione dei posti a sedere aggiornata sostenga gli stili di lavoro e le esigenze del team ed è un ottimo esempio di responsabilizzazione dei dipendenti che favorisce la soddisfazione di tutti.

Creare una disposizione flessibile dei posti a sedere

Uno schema di disposizione dei posti a sedere ben progettato è la vostra tabella di marcia verso uno spazio di lavoro flessibile e di successo. Non solo deve offrire una varietà di posti a sedere, ma deve anche ispirare il personale a esplorare diversi ambienti di lavoro. Considerate le aree per la collaborazione, le zone tranquille per il lavoro concentrato e gli spazi che offrono un cambiamento di scenario. Questo schema dovrebbe guidare il team come una bussola, aiutandolo a orientarsi verso le sezioni più adatte ai compiti della giornata. In questo modo si favorisce la produttività e allo stesso tempo un senso di libertà.

Progettate una disposizione dei posti a sedere flessibile in base alle esigenze dei vostri dipendenti.

La disposizione dell'ufficio deve essere compatibile con una varietà di attività e preferenze. Considerate la possibilità di creare spazi collaborativi che incoraggino il lavoro di squadra, come ad esempio i baccelli per il brainstorming e gli angoli tranquilli per le attività di concentrazione profonda. Pensate all'ufficio come a un paesaggio che cambia in base alle esigenze degli utenti. Dovrebbe esserci un mix di aree comuni e private. Ognuno può trovare un posto adatto al proprio stile di lavoro, aumentando il comfort e l'efficienza. 

Ottenere il supporto di strumenti e tecnologie di lavoro flessibili

Incorporare strumenti e tecnologie che supportino la disposizione flessibile dei posti a sedere. Sebbene deskbird offra soluzioni adatte a queste configurazioni, l'integrazione di altre risorse digitali può semplificare ulteriormente questa nuova dinamica dello spazio di lavoro. Prendete in considerazione strumenti per la prenotazione degli spazi per coordinare la disponibilità dei posti a sedere, piattaforme di comunicazione per tenere tutti in contatto e software di gestione dei progetti per mantenere la produttività. Il giusto mix di tecnologie non solo facilita una transizione senza problemi verso le postazioni flessibili, ma ne garantisce anche il successo e l'adattabilità.

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persone che lavorano al tavolo
Disposizione dei posti a sedere flessibile

Quali sono le migliori pratiche per gestire uno spazio di lavoro con posti a sedere flessibili?

Utilizzare un software per la prenotazione di tavoli

Come abbiamo appena detto, l'implementazione di un sistema di prenotazione delle scrivanie è fondamentale per gestire in modo efficiente un ambiente di lavoro flessibile. Un software di questo tipo, come la piattaforma intuitiva di deskbird, consente ai lavoratori di prenotare in anticipo lo spazio di lavoro che preferiscono, garantendo un'esperienza senza problemi ogni giorno. Il nostro strumento elimina la confusione e i potenziali conflitti di pianificazione dello spazio, consentendo ai membri del team di concentrarsi sul proprio lavoro anziché preoccuparsi di trovare un posto.

Tenere traccia delle analisi dell'ufficio

Il monitoraggio dell'utilizzo dello spazio è fondamentale per mantenere una strategia di posti a sedere efficace e flessibile. Munitevi di strumenti di misurazione per raccogliere dati sulle preferenze di seduta, sui picchi di utilizzo e sulle aree occupate di frequente. Queste informazioni vi aiutano a prendere decisioni pertinenti sulle future modifiche dello spazio di lavoro, assicurando che il layout dell'ufficio soddisfi costantemente le esigenze in evoluzione del vostro team. La buona notizia è che il nostro software di prenotazione delle scrivanie è dotato anche di una funzione di analisi dell'ufficio, in modo che possiate fare scelte intelligenti in base alle vostre esigenze.

Rafforzare le pratiche di cybersecurity

Con i dipendenti che si spostano in aree diverse e potenzialmente utilizzano più apparecchiature, concentrarsi sulla gestione del rischio informatico diventa più importante che mai. Assicuratevi che il vostro team conosca i modi appropriati per proteggere i propri dispositivi e dati, soprattutto negli spazi condivisi o pubblici. Per proteggere le informazioni sensibili dell'azienda in una disposizione dinamica dei posti a sedere, si raccomanda di organizzare regolarmente sessioni di formazione sulla cybersicurezza e di adottare solide misure di sicurezza della rete.

Rimanere flessibili e adattare la disposizione dei posti a sedere quando necessario.

La bellezza della disposizione flessibile dei posti a sedere sta nella sua adattabilità. Siate pronti a modificare e riconfigurare la disposizione dei posti a sedere man mano che le esigenze del team cambiano. Durante le regolari sessioni di feedback, i membri del team possono fornire indicazioni su ciò che funziona e su ciò che potrebbe essere migliorato. Naturalmente, non rifarete la disposizione dello spazio di lavoro ogni mese. Ma ricordate che l'obiettivo è creare uno spazio di lavoro dinamico che si adatti alle mutevoli esigenze dei dipendenti. Per questo motivo, una o due volte l'anno è opportuno verificare che la disposizione dei posti a sedere corrisponda alle aspettative del personale.

L'adozione di una disposizione flessibile dei posti a sedere non solo obbliga a riorganizzare l'arredamento dell'ufficio, ma anche a ridefinire il concetto stesso di spazio di lavoro. Utilizzando un software per la prenotazione delle scrivanie, migliorando l'esperienza dei dipendenti e analizzando l'utilizzo dell'ufficio per un miglioramento continuo, vi assicurate che il vostro ufficio risponda alle diverse esigenze del vostro team. Rafforzando la cybersecurity e migliorando l'agilità del vostro approccio, create un ambiente dinamico, sicuro ed efficiente

Soprattutto, concentriamoci sulla creazione di un ambiente di lavoro in cui i dipendenti possano essere soddisfatti, collaborare e lavorare in modo efficace. Il processo di creazione di uno spazio di lavoro versatile e reattivo è continuo e con queste best practice siete ben preparati per avere successo. 

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Paulyne

Paulyne è una specialista del lavoro ibrido, che scrive di sostenibilità, modelli di lavoro flessibili ed esperienza dei dipendenti.

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