Come aumentare le prestazioni della forza lavoro in 11 passi

Nel 2019, Microsoft Giappone ha deciso di concedere ai propri dipendenti una settimana lavorativa di 4 giorni senza diminuire lo stipendio. Le conseguenze di questa drastica iniziativa parlano da sole. I lavoratori sono diventati più produttivi del 40% rispetto a prima. Cosa possiamo imparare da questo? Sicuramente che lavorare più ore non porta necessariamente a finire più cose. Tuttavia, il tempo non è l'unico aspetto da considerare quando si tratta di migliorare le prestazioni della forza lavoro. È necessario valutare tutti i fattori che possono influenzare la produttività del personale. Per esempio, l'ambiente di lavoro, i processi organizzativi e la qualità delle interazioni tra i dipendenti possono davvero avere un impatto sull'efficienza. Quindi, cosa si può fare per aumentare la produttività aziendale? In deskbird, il nostro obiettivo non è solo quello di creare il miglior software di prenotazione del desk aziendale, ma vogliamo anche supportarti nella costruzione di un'azienda di successo incentrata sui dipendenti. Per questo motivo, ecco una guida completa con 11 azioni chiave e idee per aumentare la produttività sul lavoro.

Che cos'è la produttività dei dipendenti?

In parole povere, la produttività dei dipendenti misura la quantità di lavoro che si riesce a svolgere in un certo lasso di tempo. Tuttavia, è importante scavare un po' più a fondo in questo concetto, poiché si tratta di una questione di input e output dei dipendenti. Non conta solo il tempo dedicato a un compito, ma anche il livello di energia e di impegno che i dipendenti vi dedicano. L'obiettivo è fornire un buon prodotto o servizio e, soprattutto, aggiungervi valore. 

Decenni fa la produttività aziendale si basava sull'idea fuorviante che per essere più produttivi i lavoratori dovessero lavorare più a lungo, oggi le cose sono diverse. Come ha confermato l'iniziativa di Microsoft Giappone, la produttività aziendale non riguarda solo il tempo. Tuttavia, molti altri fattori giocano un ruolo importante nell'aumento dell'efficienza, come la fornitura della giusta tecnologia per il posto di lavoro, la cura del benessere dei dipendenti, l'opportunità di lavorare in modo ibrido e molto altro ancora. Abbiamo raccolto gli 11 argomenti più importanti che possono contribuire a migliorare la produttività dei dipendenti.

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Come migliorare le prestazioni della forza lavoro in 11 passi?

1. Concentrarsi sulla centralità del dipendente

Non è una sorpresa vedere grandi aziende, come Google o HubSpot, adottare sempre più iniziative incentrate sui dipendenti. Uno dei cambiamenti principali che vediamo nel mondo del lavoro è l'adozione di un approccio più incentrato sui dipendenti. La forza lavoro può guidare il destino di un'azienda, verso il successo o il fallimento. Queste grandi organizzazioni lo capiscono chiaramente. Concentrarsi sulle esigenze della forza lavoro è il primo passo per aumentare la produttività aziendale. Quando le persone sentono di essere curate, ascoltate e riconosciute, sono naturalmente più coinvolte, motivate e quindi più produttive.

2. Creare una cultura positiva sul posto di lavoro

Dato che stiamo parlando di come le persone si sentono in ufficio, anche la cultura dell'ambiente di lavoro gioca un ruolo importante nel modo in cui i dipendenti operano. Qual è il tipo di cultura aziendale che prevale nella tua azienda? La lasci crescere organicamente o ci lavori costantemente per migliorarla? Questo aspetto culturale ha un impatto non solo sulla tua immagine, ma anche sull'esperienza e sul benessere dei tuoi dipendenti. Le aziende con una cultura negativa dell'ambiente di lavoro tendono a registrare un maggiore turnover dei dipendenti e una mancanza di coinvolgimento da parte di quelli che restano. Costruire una cultura positiva dell'ambiente di lavoro è molto importante se si vogliono attrarre talenti e mantenere i dipendenti felici e motivati. 

3. Fare della flessibilità lavorativa la propria priorità

Ognuno di noi ha personalità e modi di lavorare diversi. Per esempio, alcune persone hanno davvero bisogno di essere circondate dai colleghi per essere motivate, mentre altre preferiscono stare da sole in un luogo tranquillo per portare a termine le loro attività. Mentre alcune persone possono affrontare i loro compiti non appena si alzano dal letto, altre hanno bisogno di un caffè prima per iniziare la giornata con calma e poi di un po' di rock nel corso della giornata. Per questo motivo, la flessibilità è un must quando si vuole sviluppare una forza lavoro produttiva. Questo obiettivo può essere facilmente raggiunto implementando un modello di lavoro ibrido e l'orario flessibile. Nessuno conosce i tuoi dipendenti meglio di loro stessi. Lascia che programmino i loro orari e vedrai crescere il loro livello di rendimento! 

4. Stabilire le priorità in modo intelligente

Non è sempre facile per i dipendenti sapere qual è il task più importante e quale compito devono svolgere per primo. Se i membri del tuo team hanno difficoltà a stabilire le priorità, devi aiutarli a imparare a farlo. Per esempio, puoi provare ad applicare la regola di Pareto, detta anche "regola dell'80-20". Il concetto è semplice: il 20% delle azioni crea l'80% dei risultati. Tuttavia, per ottenere questa equazione, la tua forza lavoro deve saper stabilire le priorità in modo intelligente. Potresti essere interessato ad applicare la Matrice di Eisenhower, un altro metodo di lavoro molto efficace.

5. Evitare il multitasking e le distrazioni

Anche se lo facciamo tutti, a volte non ce ne accorgiamo nemmeno. Purtroppo, anche se il multitasking può farci sentire efficaci, è totalmente controproducente. Il nostro cervello è fatto per concentrarsi su un compito alla volta, non su 2, 3 o più. Lo stesso vale per le distrazioni. Evitale il più possibile per evitare che i membri del tuo team si fermino nel bel mezzo del loro lavoro. Uno studio dell'Università della California Irvine dimostra che sono necessari esattamente 23 minuti e 15 secondi per ritrovare la concentrazione. In altre parole, se un tuo collaboratore sta scrivendo una relazione importante e tu entri nel suo ufficio per discutere di una riunione, avrà bisogno di tutto questo tempo per potersi concentrare di nuovo sul suo compito.

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6. Premiare la forza lavoro

Nell'ambito di una cultura incentrata sulle persone, il riconoscimento e l'apprezzamento della forza lavoro sono fondamentali per il successo di un'azienda. Tutti hanno bisogno di sentire che il loro lavoro è notato e apprezzato. Da un lato, quando i datori di lavoro e i dirigenti mostrano apprezzamento e premiano i propri dipendenti, il coinvolgimento e la motivazione aumentano. D'altro canto, la scarsità di ricompense è una delle ragioni delle Grandi Dimissioni e del perché molti dipendenti abbandonano il lavoro. Chi non riesce a lasciare il proprio posto di lavoro può diventare completamente non coinvolto e persino andare incontro al burnout. In ogni caso, è un punto da non raggiungere per i tuoi dipendenti. 

7. Ridurre al minimo la microgestione

La fiducia è un fattore chiave quando si tratta di aumentare l'efficienza dei dipendenti. Essere costantemente alle costole dei propri collaboratori significa creare l'opposto della produttività. In qualità di leader, dimostrare al tuo team che hai piena fiducia nelle loro capacità e nel loro lavoro è un modo straordinario per aumentare il coinvolgimento. I lavoratori che hanno più libertà e flessibilità nel loro lavoro tendono anche a essere più creativi e a prendere più iniziativa. Se gestisci un team ibrido, all'inizio questo potrebbe essere un problema. Tuttavia, il micromanagement è un metodo di gestione da evitare quando si tratta di migliorare le prestazioni della forza lavoro. Una persona che si sente degna di fiducia è anche meno stressata, il che la aiuta a essere più concentrata ed efficiente. 

8. Migliorare il design del luogo di lavoro

L'ambiente in cui lavorano i tuoi dipendenti può sicuramente aumentare la produttività aziendale. In che modo il design dell'ufficio può influire sull'efficienza dei dipendenti? Il modo in cui ci sentiamo in un luogo influisce sul nostro comportamento. Ci sono molti aspetti da considerare, come la pianificazione dello spazio dell'ufficio, la luce, le piante, i colori e i materiali utilizzati, ecc. Puoi anche cercare di migliorare il livello di produttività della tua forza lavoro seguendo il concetto di Feng Shui! Un ufficio con diversi tipi di spazi di lavoro (scrivanie singole, sale riunioni, aree condivise, ecc.) è ideale per rispondere alle esigenze di tutti.

9. Abbracciare i vantaggi della tecnologia sul posto di lavoro

La tecnologia sul posto di lavoro ha davvero cambiato il modo di lavorare. Oggi quasi tutto può essere automatizzato, il che offre ai dipendenti la possibilità di ottimizzare il loro tempo e di concentrarsi sui compiti più importanti. Gli strumenti di comunicazione, come Slack o Zoom, rendono il lavoro a distanza molto più semplice. Il lavoro flessibile non è mai stato così facile, poiché le risorse umane possono gestire lo spazio ibrido dell'ufficio con un software di pianificazione del personale a distanza. Per quanto riguarda i lavoratori, ora possono pianificare da soli il loro calendario settimanale con un sistema di gestione delle risorse umane. Se usati in modo corretto e intelligente, tutti questi strumenti tecnologici combinati tra loro sono un ottimo supporto per aiutare la tua forza lavoro a diventare più efficiente. 

10. Creare la migliore strategia di comunicazione

Il lavoro ibrido e in smart working ha costretto le aziende a prestare ancora più attenzione a fornire mezzi di comunicazione efficienti ai propri lavoratori. Devono essere rapidi, semplici e soprattutto incentrati sui dipendenti. La mancanza di comunicazione o la cattiva comunicazione possono avere un grave impatto sulla produttività aziendale. Si possono commettere errori, si possono perdere riunioni, si possono creare conflitti e i livelli di stress possono aumentare. Se vuoi aiutare il tuo team a essere produttivo, la comunicazione non deve essere sottovalutata.

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11. Attenzione al benessere dei dipendenti

La produttività non è solo legata alla progettazione dello spazio di lavoro, al riconoscimento, alla cultura aziendale e così via, anche la salute e il benessere giocano un ruolo importante nella capacità della tua forza lavoro. Per esempio, l'attività fisica ha un impatto comprovato sulla nostra capacità di concentrazione, quindi perché non incoraggiare i tuoi dipendenti a praticare più sport? Inoltre, come puoi aspettarti che un membro del team si concentri e porti a termine il proprio lavoro se non si sente bene psicologicamente? Il benessere fisico e mentale sono componenti fondamentali per aumentare l'efficienza della forza lavoro, ed è importante tenerlo a mente.

In poche parole, se sei un manager e stai cercando un modo per migliorare le prestazioni dei tuoi dipendenti, concentrati sul loro benessere e sulla loro felicità. Concentrando i tuoi sforzi sulla centralità del dipendente, tra cui è importante l'equilibrio tra vita privata e lavoro, il riconoscimento, l'accesso alla tecnologia ibrida e la creazione di uno spazio di lavoro incentrato sulle persone, i membri del tuo team saranno più desiderosi di superare i loro obiettivi. La produttività dei dipendenti non consiste nel lavorare di più o più a lungo, ma nel lavorare meglio. Questi 11 aspetti chiave svolgono tutti un ruolo importante nell'aumento della produttività aziendale. In qualità di esperti di lavoro ibrido, il nostro ruolo è quello di aiutarti ad abbracciare tutti i vantaggi del lavoro ibrido.