7 passi per padroneggiare il processo di pianificazione degli spazi per l'ufficio

Il modo in cui lavoriamo si è evoluto drasticamente negli ultimi anni con l'aumento della flessibilità del lavoro e della tecnologia. Per abbracciare con successo questi cambiamenti, la pianificazione dello spazio in ufficio deve creare un luogo di lavoro che soddisfi le esigenze dei dipendenti e dei datori di lavoro. L'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti devono essere al centro della strategia quando si riorganizzano le politiche lavorative e la pianificazione dello spazio di lavoro. La disposizione dei posti a sedere è stata studiata per favorire il lavoro di squadra e la collaborazione? I membri del tuo team ibrido possono avere le proprie scrivanie assegnate quando ne hanno bisogno? La disposizione e il design favoriscono una sensazione di calma e concentrazione piuttosto che di stress? Ecco 7 passi per padroneggiare la pianificazione dello spazio in ufficio nel mondo del lavoro di oggi. Ma prima di dedicarci alla creazione di uno spazio di lavoroagile, florido e funzionale, ricordiamo perché la corretta pianificazione dell'ufficio è fondamentale e quali risultati positivi può portare alla tua azienda.

Spiegazione della pianificazione degli spazi per l'ufficio

Definizione di pianificazione degli spazi per l'ufficio

La pianificazione dello spazio in ufficio consiste nel progettare uno spazio di lavoro che soddisfi le esigenze dell'azienda e dei dipendenti. Serve a massimizzare l'efficienza dello spazio e a migliorare la creatività e la produttività della forza lavoro. I membri del team devono essere contenti di venire in ufficio, sapendo di poter lavorare e collaborare nelle migliori condizioni. Questo include l'accesso alle attrezzature e alle tecnologie giuste e la possibilità di ottenere una spinta motivazionale dall'ambiente di lavoro.

Ma ripensare il design e la disposizione dell'ufficio non significa solo avere lo spazio di lavoro più bello e la migliore disposizione dei posti a sedere. Si tratta anche dell'atmosfera che si vuole creare. La scelta dei mobili, delle piante e delle decorazioni genera una certa atmosfera e riflette i tuoi valori. Da un lato, optare per un ufficio biofilo e incorporare aree per il relax aumenta il benessere dei dipendenti, portando a una maggiore creatività, impegno e produttività. D'altro canto, non prevedere la necessità di scrivanie individuali e di zone tranquille per le persone che hanno bisogno di un luogo dove concentrarsi su compiti specifici può causare frustrazione e stress.

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I principali vantaggi della pianificazione dello spazio di lavoro

Una pianificazione efficace dello spazio di lavoro tiene conto delle aspettative dell'organizzazione e dei team. Se negli ultimi anni hai anche implementato modalità di lavoro flessibili, avrai notato che puoi ridimensionare il tuo ufficio. Non tutti vengono ogni giorno. Pertanto, le esigenze dei dipendenti si evolute, consentendo di risparmiare sui costi e di adottare pratiche più sostenibili ed efficienti dal punto di vista energetico. Inoltre, è più probabile che il personale si concentri su progetti di gruppo quando viene in sede e su attività individuali quando lavora da casa. Questo cambia completamente il ruolo del luogo di lavoro fisico. Per esempio, si potrebbero aggiungere più sale riunioni e altri spazi collettivi.

La creazione di uno spazio in ufficio ben progettato è vantaggiosa per la tua azienda e per i suoi profitti, così come per il tuo team. Tra i vantaggi più evidenti, la pianificazione dello spazio di lavoro ti supporta nelle seguenti aree:

• ottimizzazione dello spazio;
• riduzione dei costi;
• promozione dell'esperienza dei dipendenti;
• miglioramento della collaborazione e del lavoro di squadra;
• rafforzamento della cultura organizzativa;
• sostegno alla salute fisica e mentale dei lavoratori;
• incremento della produttività aziendale e delle prestazioni;
• aumento dell'attrazione e della fidelizzazione dei talenti.

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7 passi per pianificare con successo il tuo spazio in ufficio

1. Analizzare i dati sull'utilizzo attuale del tuo spazio di lavoro

Prima di iniziare a pianificare qualsiasi cosa, è necessario sapere come viene attualmente utilizzato lo spazio dell'ufficio. Per esempio, quante persone sono ammesse in sede ogni giorno? Che tipo di spazi di lavoro preferiscono? Possono accedere rapidamente alle scrivanie e alle sale riunioni di cui hanno bisogno o ci sono conflitti di orario? Anche l'analisi del modo in cui il personale utilizza lo spazio di lavoro è fondamentale. Per esempio, se i membri del team lavorano al computer seduti su divani piuttosto che a un tavolo, chiedi loro perché. Potrebbero sentirsi più produttivi in questo spazio che in un'unica postazione di lavoro con una semplice scrivania e una sedia rigida. Per capire l'utilizzo e l'occupazione del tuo ufficio, ti consigliamo di controllare le analytics del tuo posto di lavoro per prendere decisioni basate sui dati e ottenere il feedback dei tuoi lavoratori per creare un ambiente di lavoro incentrato sui dipendenti.

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2. Coinvolgere i dipendenti nel processo

La progettazione degli uffici deve essere in linea con le esigenze dell'azienda, ma deve anche supportare ambienti che migliorino la produttività e il benessere dei membri del team. Ricorda sempre che i dipendenti sono la spina dorsale della tua azienda. Possono farla crescere o crollare. Per questo motivo, capire le loro preferenze ed esigenze è essenziale per soddisfarle e aumentare le loro prestazioni. 

Un ottimo punto di partenza è discutere con il proprio team e creare un ambiente di comunicazione aperto e onesto. La migliore pianificazione degli spazi d'ufficio riflette le esigenze dei tuoi dipendenti. Capire cosa funziona e cosa no è fondamentale per prendere decisioni più intelligenti. Puoi chiedere loro di persona cosa pensano dell'uso attuale dello spazio e cosa ritengono che manchi. 

Anche i questionari sulla soddisfazione dei dipendenti sono una soluzione semplice per ottenere un feedback onesto e costruttivo. In questo modo, il tuo team ha il tempo di riflettere sulle proprie risposte e di scrivere gli aspetti più importanti che si aspetta di trovare quando arriva in sede.

3. Considerare la cultura e i valori del luogo di lavoro

Anche la disposizione degli uffici deve rispecchiare la cultura organizzativa e i valori dell'azienda.

Per esempio, la tua cultura aziendale è incentrata sui dipendenti? Allora il tuo ufficio dovrebbe dare priorità al benessere dei dipendenti attraverso spazi per il riposo e un design biofilico. Oppure, se vuoi promuovere il lavoro di squadra, dovresti includere nella tua pianificazione dello spazio diversi tipi di aree collettive. Avere un impatto positivo sul nostro pianeta è uno dei tuoi obiettivi principali? Ottimo! Allora devi fare un vero e proprio sforzo per considerare le pratiche di sostenibilità quando ricrei il layout del tuo ufficio. 

Costruire uno spazio per l'ufficio che riecheggi la cultura del luogo di lavoro è fondamentale, in quanto stimola la fedeltà e il senso di connessione. Questo aspetto è ancora più cruciale nei contesti ibridi, poiché in ufficio si trascorre meno tempo a interagire con gli altri.

4. Privilegiare una configurazione dello spazio in base alla varietà e alla flessibilità degli ambienti

Tutti parlano di flessibilità, ma questa va oltre l'organizzazione flessibile del lavoro. Per soddisfare le richieste e le esigenze dei tuoi dipendenti, devi creare uno spazio di lavoro agile, dinamico e funzionale. 

Per esempio, le scrivanie individuali non sono più utili come layout dello spazio di lavoro, perché le persone vengono in ufficio per relazionarsi con i colleghi. Tuttavia, un ambiente composto solo da postazioni di lavoro collaborative non serve a lavori specifici che necessitano anche di postazioni tranquille per il lavoro concentrato. 

Non è possibile avere il numero perfetto di scrivanie, sale riunioni, ecc. perché le esigenze dei dipendenti possono cambiare da un giorno all'altro in base ai compiti da svolgere. Tuttavia, offrire diversi layout di ufficio e una disposizione flessibile dei posti a sedere è quanto di più vicino alla creazione di uno spazio di lavoro fiorente e incentrato sulle persone.

A questo punto i risultati dell'analisi del posto di lavoro e il feedback dei dipendenti diventano molto utili. Devi anche considerare altri fattori, come per esempio se la planimetria sarà costruita su una configurazione di lavoro basata sulle attività o meno.‍

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5. Progettare un ambiente di lavoro sicuro e salutare

La creazione di un ambiente di lavoro sicuro e sano comprende il rispetto delle linee guida standard per la salute e la sicurezza sul lavoro e il miglioramento della salute fisica e mentale.

La disposizione e il design dell'ufficio svolgono un ruolo cruciale in questo senso. Possono scatenare stress e ansia così come favorire il benessere e la creatività. Per esempio, la luce artificiale ha un impatto psicologico diverso dalla luce naturale. Lo stesso vale per i dipendenti esposti a un ambiente biofilico rispetto a quelli che si evolvono in uno spazio di lavoro snello. 

Per questo motivo, in base al tuo budget e a ciò che ti interessa di più, potresti decidere di:

• attuare pratiche ergonomiche in ufficio;
• dedicare una stanza alle attività sportive;
• concentrarsi sulla qualità dell'aria dell'ufficio;
• progettare un ambiente di lavoro che favorisca la salute mentale;
• creare più spazi per promuovere le interazioni sociali e il senso di comunità.

6. Valutare le esigenze future nella strategia di pianificazione degli spazi

Come ogni azienda, è probabile che tu voglia sviluppare ed espandere le tue attività. Se impostata correttamente, la disposizione dell'ufficio e i passi che abbiamo condiviso possono contribuire a creare l'ambiente giusto per stimolare la crescita dell'azienda. Ricorda che uno dei motivi per cui è fondamentale concentrarsi sulla pianificazione dello spazio in ufficio è che svolge un ruolo chiave nel migliorare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Con membri del team più felici e impegnati, aumentano le possibilità di prosperare e di espandere l'azienda.

Guardare al futuro e adattarsi al modo in cui le persone lavorano, alla tecnologia con cui si confrontano e alle tendenze emergenti nella gestione dello spazio di lavoro dovrebbe essere un passo importante nella pianificazione degli spazi per uffici. Ciò si basa anche sul monitoraggio dei dati di utilizzo e di come cambiano nel tempo all'interno della tua organizzazione. Non vuoi ritrovarti tra qualche mese o anno con una disposizione dei posti a sedere obsoleta, che non soddisfa le tue esigenze di capacità e i requisiti dei tuoi dipendenti. Pertanto, è necessario ricordare i propri obiettivi e adeguare di conseguenza la strategia di pianificazione degli spazi per uffici.

7. Utilizzare un pianificatore di spazi per l'ufficio per testare le diverse opzioni

A un certo punto, dovrai mettere tutte le tue idee "su carta" per vedere se funzionano. Qui entrano in gioco strumenti di pianificazione degli spazi per l'ufficio come SmartDraw. Si tratta di una soluzione eccellente per progettare digitalmente ogni area del posto di lavoro e testare diverse opzioni di layout. È possibile riorganizzare gli spazi e i mobili in base agli obiettivi di pianificazione dell'ambiente e alle esigenze dei dipendenti.

Le sue funzioni di condivisione e collaborazione consentono di fare brainstorming e pianificare la trasformazione dello spazio con i colleghi. È comodo per i team flessibili che lavorano da diverse sedi e talvolta in orari diversi. 

Dalla funzionalità all'accessibilità e all'inclusività, questo strumento online consente di progettare la migliore disposizione dell'ufficio prima di spendere soldi e provarla nella realtà.‍‍

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deskbird: la migliore app di gestione del posto di lavoro per pianificare gli spazi in ufficio

deskbird supporta tutte le aziende che adottano un modello di lavoro ibrido. La nostra applicazione per la gestione del posto di lavoro ti aiuta a gestire con successo il tuo spazio di lavoro, a soddisfare le esigenze dei tuoi dipendenti e a evitare i problemi di pianificazione dello spazio d'ufficio che possono verificarsi in una configurazione ibrida.

Analytics dell'ufficio per comprendere l'utilizzo e l'occupazione degli uffici

Per esempio, la nostra funzione di analytics dell'ufficio ti aiuta a capire come il tuo personale utilizza l'ufficio e a identificare le sue esigenze. È possibile vedere il numero di persone presenti ogni giorno, quali sono le aree più frequentate e per quanto tempo. Sulla base delle osservazioni e analisi, puoi organizzare il tuo spazio in ufficio. Tuttavia, ricorda che anche se il nostro strumento ti dà un'idea chiara di dove migliorare, il feedback dei tuoi dipendenti è altrettanto importante.

Caratteristiche incentrate sulle persone per aumentare la soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti

Inoltre, l'app deskbird è stata creata per semplificare la vita di tutti e migliorare l'esperienza dei dipendenti. Per esempio, ci siamo resi conto che, sebbene il futuro del lavoro sia all'insegna della flessibilità, questo non significa che a tutti piaccia lavorare da una scrivania diversa ogni volta che si recano in sede. Per questo abbiamo progettato la funzione "spazi assegnati", che consente agli amministratori di assegnare spazi di lavoro specifici per un certo periodo di tempo su richiesta dei dipendenti.

Funzionalità di collaborazione e team-bonding per soddisfare le esigenze dei team ibridi

L'app deskbird aiuta a migliorare la collaborazione tra i team ibridi in vari modi. La funzione di pianificazione della settimana consente ai manager e ai collaboratori di vedere gli orari degli altri. Di conseguenza, è possibile programmare i giorni di lavoro in ufficio in base agli orari indicati dai colleghi. La funzionalità di prenotazione delle sale assicura lo spazio necessario per le riunioni quando si lavora a un progetto collettivo. La planimetria interattiva è ideale quando le persone decidono di lavorare in ufficio all'ultimo minuto e non hanno ancora prenotato uno spazio di lavoro. In pochi secondi, possono vedere dove si trovano i posti disponibili e i loro compagni di squadra nell'ufficio. Poiché i nostri metodi di lavoro cambiano e diventano più flessibili, la pianificazione degli spazi per gli uffici è diventata un argomento cruciale per ogni organizzazione. Le strutture di oggi devono adattarsi alle nuove esigenze della forza lavoro e abbracciare le tendenze dell'ufficio del futuro.

I vantaggi di una pianificazione ben studiata dello spazio di lavoro vanno oltre il design e l'estetica dei mobili. Favorisce la soddisfazione, la produttività e il benessere dei lavoratori, con conseguente aumento delle prestazioni e della crescita aziendale. I dati dell'ufficio, i feedback dei dipendenti e l'analisi delle tendenze sono ottimi punti di partenza per capire meglio come creare uno spazio di lavorodinamico e funzionale. Infine, considera il modo in cui il design dell'ufficio fa sentire i membri del tuo team e il ruolo chiave della tecnologia sul posto di lavoro nell'aumentare i vantaggi del tuo nuovo layout!

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