9 modi per rendere più accogliente un ufficio

Il lavoro ibrido ha modificato la nostra visione di come rendere un ufficio più accogliente. Con un calo del 30% delle presenze in sede¹, la sfida non è solo quella di far tornare i dipendenti ma, soprattutto, di far sì che vogliano tornare. Quando il luogo di lavoro è invitante, la produttività e il morale aumentano, rendendolo una scelta migliore di quella di casa. È imperativo perché i membri del team devono avere un buon motivo per venire al lavoro invece di lavorare da casa.

Tuttavia, molti spazi aziendali oggi non soddisfano queste esigenze in continua evoluzione. Sono obsoleti e non si adattano alle esigenze della forza lavoro ibrida, causando insoddisfazione e inefficienza nei team. I CRE e i facility manager devono affrontare sfide reali su questo tema, ma non è detto che sia sempre così.

Per questo motivo, condividiamo 9 modi efficaci per rendere l'ufficio attraente e trasformarlo in un luogo amato dai dipendenti e 6 motivi per cui questo cambiamento è fondamentale. Tratteremo di tutto, dal layout ottimizzato all'arredamento ergonomico e alla tecnologia moderna e incentrata sulle persone. Sei pronto a trasformare il tuo ufficio in qualcosa di divertente e stimolante? Allora diamo un'occhiata a questi 9 consigli chiave!

9 consigli su come rendere l'ufficio più accogliente

1. Creare uno spazio in ufficio con vari tipi di postazioni di lavoro

Uno spazio in ufficio che soddisfi le esigenze dei tuoi dipendenti è fondamentale per aumentare la loro produttività. Rendilo più attraente incorporando una varietà di spazi di lavoro per compiti e preferenze diverse. Includi hot desk per la flessibilità, scrivanie assegnate per chi ama i posti fissi e spazi aperti che incoraggino la collaborazione e la comunicazione spontanea. Aggiungi cubicoli per il lavoro concentrato, sale riunioni attrezzate per il lavoro di gruppo e le presentazioni ai clienti, e accoglienti salotti per riunioni informali o per il lavoro rilassato in solitaria. 

Progetta ogni area tenendo conto del suo uso specifico, assicurando che i tuoi dipendenti abbiano l'ambiente giusto per qualsiasi cosa sia prevista nella loro giornata lavorativa. Questa diversità migliora la funzionalità e rende la tua azienda un luogo di lavoro dinamico e attraente.

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2. Progettare un ambiente che favorisca le interazioni sociali e la collaborazione

Progettare un ufficio che favorisca le interazioni sociali e la collaborazione migliora notevolmente la creatività e la coesione del team. A tal fine, è necessario creare spazi aperti facilmente accessibili, inclusivi e invitanti per tutti. Attrezza queste aree con posti a sedere flessibili e arredi mobili per accogliere gruppi di diverse dimensioni e tipi di riunioni.

Si possono anche includere spazi rilassati come aree lounge e grandi tavoli per il pranzo condivisi, dove i dipendenti possono riunirsi casualmente. Questi luoghi incoraggiano le chiacchierate informali e le sessioni di brainstorming, che spesso portano all'innovazione e a un maggiore senso di comunità sul posto di lavoro. Integrando questi elementi nella progettazione dell'allestimento, si crea un ambiente che favorisce il lavoro collaborativo e rafforza le relazioni tra i membri del team.

3. Investire in mobili ergonomici

Investire in mobili ergonomici è essenziale per creare uno spazio di lavoro sano e produttivo. Le sedie, le scrivanie e gli accessori ergonomici favoriscono la postura naturale del corpo, riducendo la tensione su schiena, collo e polsi. Questo porta a un minore affaticamento e a un minor numero di infortuni sul lavoro. Fornendo sedie e tavoli regolabili, si consente ai dipendenti di personalizzare la postazione di lavoro in base alle proprie esigenze, migliorando il comfort e l'efficienza durante la giornata. 

Questo tipo di attenzione al benessere dei dipendenti aumenta il morale e la produttività, mantenendo tutti comodi e concentrati. Dando la priorità ai mobili ergonomici, investi nella salute del tuo team, dimostri un impegno per la soddisfazione generale del lavoro e rendi il WFO (Work From the Office - lavoro dall'ufficio) più piacevole del WFH (Work From Home - lavoro da casa).

4. Giocare con i colori e il design biofilo dell'ufficio

L'integrazione del design biofilico, che prevede l'aggiunta di componenti naturali come le piante, l'esposizione alla luce naturale e l'uso di materiali come il legno o la pietra, non solo valorizza l'ufficio, ma migliora anche la qualità dell'aria e la salute mentale. L'integrazione di colori ed elementi naturali ha un impatto significativo sul benessere e sulla produttività del personale. 

L'uso di colori strategici migliora l'umore e l'energia dei membri del team. Per esempio, le tonalità di blu favoriscono la calma e la concentrazione, mentre i verdi creano un'area riposante che riduce l'affaticamento degli occhi. Questo approccio riduce i livelli di stress e aumenta la soddisfazione dei dipendenti, rendendo lo spazio di lavoro più sano e invitante.

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5. Considerare l'implementazione di una politica sugli animali domestici sul posto di lavoro

Considerare una politica per gli animali domestici sul posto di lavoro potrebbe essere un modo innovativo ed efficace per migliorare l'atmosfera dell'ufficio, soprattutto in un ambiente di lavoro ibrido. Consentire l'accesso agli animali domestici in sede riduce lo stress, aumenta la soddisfazione sul lavoro e favorisce le interazioni tra i dipendenti che di solito non si relazionano. Questa politica va a vantaggio della tua forza lavoro flessibile, rendendo le giornate lavorative più attraenti e piacevoli, dato che possono portare con sé i loro amici a quattro zampe. Ciò incoraggia innegabilmente una maggiore presenza e collaborazione. 

La presenza di animali domestici può rendere il luogo di lavoro più accogliente e familiare. Questo è particolarmente utile quando si cerca di bilanciare la comodità della casa con l'ambiente professionale del posto di lavoro. Prima di implementare una politica di questo tipo, assicurati di stabilire linee guida chiare per affrontare eventuali problemi di allergie o fobie, in modo da garantire il comfort di tutti i dipendenti.

6. Organizzare eventi in ufficio e attività di team-bonding

Organizzare eventi in ufficio e attività di team-bonding è un modo fantastico per costruire una comunità più forte all'interno del luogo di lavoro. Eventi sociali regolari ed esercizi di team-building colmano il divario tra i giorni di lavoro a distanza e quelli in sede, favorendo l'unità e la collaborazione tra tutti i dipendenti. Che si tratti di workshop creativi, attività all'aperto o incontri casuali, questi eventi motivano le persone a venire in ufficio e rafforzano le relazioni che potrebbero non svilupparsi in modo naturale quando i team sono fisicamente lontani. 

L'implementazione di queste attività aumenta il morale e il lavoro di squadra, rendendo il luogo di lavoro più dinamico e attraente. Inoltre, questo approccio è fondamentale per mantenere una cultura aziendale coesa in un ambiente ibrido, in cui i dipendenti potrebbero altrimenti sentirsi scollegati.

7. Mantenere l'ambiente di lavoro pulito e privo di disordine

Mantenere uno spazio di lavoro pulito e privo di disordine è fondamentale per favorire un'esperienza piacevole in ufficio. Uno spazio ordinato migliora la concentrazione e l'efficienza e contribuisce a creare un'atmosfera più sana riducendo la polvere e gli allergeni. Una pulizia e un riordino regolari contribuiscono a garantire ai tuoi dipendenti un'area di lavoro piacevole e funzionale, sia che siano presenti ogni giorno sia che siano presenti solo poche volte alla settimana. 

Questa pratica è rilevante negli spazi condivisi e negli uffici con hot-desking, comuni nei modelli ibridi, dove la pulizia influisce direttamente sull'esperienza quotidiana di più dipendenti. Incoraggiare tutti a tenere in ordine le proprie aree e fornire soluzioni di archiviazione adeguate fa una differenza significativa nel mantenere un ambiente ordinato.

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8. Rendere l'ufficio facilmente accessibile eliminando i conflitti di orario

È essenziale garantire che il tuo ufficio sia facilmente accessibile e privo di conflitti di programmazione. Implementando un sistema di workspace booking come deskbird, le persone possono prenotare in anticipo le proprie scrivanie o sale riunioni. In questo modo si riduce al minimo la frustrazione di non trovare il posto di lavoro preferito disponibile al momento dell'arrivo. Questo tipo di comodità incoraggia i dipendenti a venire al lavoro più spesso, poiché è più facile passare dal lavoro da casa a quello in sede.

Queste pratiche migliorano le operazioni quotidiane e supportano una cultura del lavoro flessibile, adattando lo spazio di lavoro fisico alle esigenze dinamiche del team. Questo approccio è fondamentale per mantenere armonia ed efficienza in un ambiente ibrido.

9. Usare la tecnologia in ufficio per sfruttare il posto di lavoro fisico

Sfruttare efficacemente la tecnologia sul posto di lavoro è essenziale per migliorare il luogo di lavoro fisico. Utilizzando strumenti come deskbird, si garantisce ai membri del team la possibilità di prenotare in anticipo gli spazi di lavoro e i posti auto. In questo modo si riducono i problemi quotidiani e le perdite di tempo. 

Inoltre, è possibile utilizzare tecnologie avanzate come la realtà virtuale (VR) per fornire esperienze immersive e collaborative difficilmente riproducibili a casa, motivando i dipendenti a tornare al lavoro. Questo tipo di risorse snellisce le operazioni e migliora l'esperienza complessiva sul posto di lavoro, consentendo al personale di concentrarsi maggiormente sul lavoro e meno sulle frustrazioni logistiche. 

L'implementazione di questi sistemi favorisce anche un migliore utilizzo e pianificazione dello spazio, garantendo un uso ottimale delle risorse. L'adozione delle moderne tecnologie per l'ambiente di lavoro consente di migliorare la funzionalità e di impegnarsi a creare un ambiente di lavoro moderno ed efficiente.

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6 motivi per cui rendere il tuo ufficio più attraente e accogliente è un must

1. Il numero di uffici inutilizzati non è mai stato così alto

A causa della pandemia, l'utilizzo degli spazi in ufficio è cambiato in modo significativo, con l'aumento del modello di lavoro ibrido. Gli esperti prevedono che la domanda di spazi per uffici in alcune grandi città sarà inferiore del 20% entro il 2030¹. Questo perché le configurazioni di lavoro ibride, in cui i dipendenti si dividono tra casa e lavoro, sono ancora popolari. Il Covid-19 ha anche accelerato la tendenza delle persone a spostarsi dai centri urbani. Questo ha portato a una diminuzione della densità di popolazione, che influisce ancora di più sulla domanda di spazi di lavoro.

Due sono le strategie dominanti da considerare: ridimensionare e riprogettare gli spazi o trasformarli in luoghi più invitanti e accoglienti per richiamare i dipendenti. A causa di queste dinamiche, le aziende devono ripensare il modo in cui utilizzano e progettano gli spazi per gli uffici. Le tendenze e le preferenze cambiano per tenere il passo.

2. I dipendenti vogliono interagire di persona, ma preferiscono il comfort di casa

Molti dipendenti amano lavorare da casa per la flessibilità e il comfort, ma apprezzano comunque l'interazione personale che hanno in sede. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di rendere il luogo di lavoro appagante e invitante come una casa, in modo che le giornate in ufficio diventino l'opzione preferita. In questo modo, si creano più opportunità di collaborazione e comunicazione di persona, che aumentano la produttività e il lavoro di squadra. 

È possibile invertire la tendenza creando un'atmosfera familiare in ufficio, incoraggiando i dipendenti a lavorare lì piuttosto che a casa. Inizia con mobili confortevoli, illuminazione calda e tocchi personali come piante o opere d'arte per rendere l'ufficio più accogliente. Anche una cucina ben fornita, un'accogliente area relax e spazi di lavoro flessibili possono contribuire a creare un senso di familiarità. Quando l'ufficio sembra invitante e confortevole, le persone sono più propense a venire qui invece di lavorare da casa.

3. I lavoratori tendono a essere più produttivi a casa che sul posto di lavoro

Molti dei tuoi dipendenti potrebbero scoprire di essere più produttivi lavorando da casa. In realtà, il 60,4% dei lavoratori dichiara di avere una maggiore produttività grazie alle minori distrazioni che si trovano comunemente negli ambienti d'ufficio. Questa significativa statistica sottolinea la necessità di far evolvere il design del tuo posto di lavoro. È essenziale creare uno spazio di lavoro che rispecchi la tranquillità e la funzionalità della casa. Migliorare l'ufficio per facilitare il lavoro e ridurre al minimo le interruzioni lo rende un luogo di lavoro più attraente. 

Con questo cambiamento, non solo si soddisfano le esigenze di produttività dei dipendenti, ma si migliora anche la loro soddisfazione lavorativa complessiva. Per questo motivo è importante rivalutare e ottimizzare la disposizione dello spazio di lavoro.

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4. Molti edifici per uffici non sono più in linea con le nuove modalità di lavoro

Il moderno modello di lavoro ibrido richiede spazi per uffici versatili e adattabili. Come CRE o facility manager, dovresti trasformare i tuoi spazi per rispondere alle nuove esigenze del tuo team. Le persone amano il lavoro a distanza soprattutto perché ci sono meno distrazioni, mentre amano il lavoro in sede perché è collaborativo e possono interagire con i loro colleghi. Prova a creare delle zone tranquille e delle aree per le riunioni di squadra per passare da una all'altra. 

L'arredo flessibile e le pareti divisorie mobili consentono di riconfigurare facilmente gli spazi di lavoro per adattarli a diversi compiti e stili di lavoro. Con questo livello di adattabilità, i lavoratori moderni possono collaborare durante le riunioni e concentrarsi in zone tranquille, migliorando la produttività e la soddisfazione. Ciò va a vantaggio sia dell'azienda che dei dipendenti.

5. Il ruolo e l'uso dell'ufficio sono cambiati

Gli uffici sono meno utilizzati per attività solitarie rispetto al passato. Sono diventati luoghi in cui i team si riuniscono per collaborare e dove avvengono le interazioni sociali. A causa di questo cambiamento, i luoghi di lavoro devono essere riprogettati per supportare meglio queste funzioni. I layout migliori oggi integrano spazi di lavoro flessibili che consentono sia riunioni pianificate che interazioni spontanee, creando un ambiente di lavoro vivace e basato sulla comunità. 

Gli ambienti di lavoro che incoraggiano la creatività e il lavoro di squadra hanno molti vantaggi, tra cui un tessuto sociale più forte. Questo rende il processo più piacevole e produttivo per tutti i soggetti coinvolti.

6. Il luogo di lavoro fisico è essenziale per mantenere la connessione con l'azienda

Mantenere i legami tra i colleghi e rafforzare il senso di identità e di appartenenza sul posto di lavoro è fondamentale. Anche se il lavoro a distanza è diventato comune, l'ufficio offre ancora uno spazio per interazioni dirette e significative e rafforza le relazioni professionali. Questi legami non sono solo sociali, ma favoriscono una cultura collaborativa, aumentano il coinvolgimento dei dipendenti e incoraggiano un impegno collettivo verso l'azienda.

Un ufficio fisico facilita le interazioni sociali e professionali che mantengono il team produttivo e impegnato. Un ambiente accogliente con spazi di lavoro flessibili, spazi collaborativi e layout versatili facilita le relazioni tra le persone. I dipendenti comunicano in modo più efficace e condividono liberamente le idee senza barriere rigide, favorendo una cultura orientata al team.

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Trasformare l'azienda in un ambiente più accogliente risponde direttamente alle esigenze dei team moderni. Ciò significa offrire una varietà di spazi di lavoro, incorporare elementi naturali ed ergonomici, investire in tecnologia che semplifichi le operazioni quotidiane e adottare politiche che rendano l'ufficio ancora più attraente, come l'ammissione di animali domestici. Questi cambiamenti rendono il luogo di lavoro più attraente, dimostrando al contempo l'impegno per la soddisfazione e il comfort dei lavoratori.

Imparare a rendere un ufficio più accogliente significa trasformare le dinamiche aziendali e aumentare la produttività complessiva. 

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¹Empty spaces and hybrid places: The pandemic’s lasting impact on real estate, McKinsey.