12 regole di galateo della scrivania condivisa per un hot desking di successo

La condivisione della scrivania è fantastica. Ma può diventare rapidamente un incubo se viene introdotta senza linee guida. È a questo che serve il galateo delle scrivanie condivise. Dal lasciare pulite le postazioni di lavoro all'annullare le prenotazioni delle scrivanie quando i dipendenti si ammalano, fino all'uso degli armadietti per gli effetti personali, ci sono alcune regole importanti per la condivisione delle scrivanie.

Questo articolo include 12 pratiche di galateo dell'hot desking per aiutarvi a impostare facilmente questo modello e a creare le vostre regole. Ovviamente, questi sono solo esempi e dovete sviluppare linee guida che si adattino alla vostra azienda, alla vostra forza lavoro e ai vostri valori. Siete pronti a scoprire come questo sistema può davvero migliorare la vostra esperienza in sede e trasformare il vostro ufficio flessibile in un successo? 

Definizione di galateo della scrivania condivisa

Il galateo delle scrivanie condivise spiega quali sono le regole da seguire per i team ibridi per avere un'esperienza produttiva e positiva quando vengono in sede. Pertanto, il rispetto delle regole di condivisione delle scrivanie è un requisito per tutti all'interno dell'azienda. Come vedrete, questi semplici principi non si basano solo sulla cortesia e sul buon senso, ma anche sui valori e sulla cultura della vostra azienda.

Aiutano i vostri team a utilizzare lo spazio e il tempo in ufficio in modo nuovo. Ricordate che l'esperienza dell'hot desking può essere una sfida all'inizio se non viene introdotta correttamente. Ma se sia i dirigenti che i dipendenti rispettano questa etichetta, può essere uno dei modelli di lavoro più piacevoli e produttivi.

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5 pratiche di condivisione della scrivania da seguire per i dipendenti

1. Chiedete ai membri del vostro team di prenotare una scrivania in anticipo per evitare conflitti di orario.

In primo luogo, in un ambiente di hot desking è fondamentale evitare i conflitti di orario. Non c'è niente di più irritante e frustrante per il personale che arrivare in ufficio e scoprire che qualcuno è già seduto al posto che si era programmato per la giornata. Questo è ancora più fastidioso in un modello ibrido, poiché le persone non si recano in sede ogni giorno. 

Per questo motivo, è fondamentale spiegare ai vostri team l'importanza di prenotare in anticipo. Questo vi aiuterà a evitare qualsiasi tipo di tensione e insoddisfazione tra i vostri collaboratori. Per rendere il tutto più semplice e organizzato, vi consigliamo di dotare il vostro personale di soluzioni facili da usare, come la funzione di prenotazione della scrivania dideskbird .

2. Richiedere che i telefoni siano in modalità vibrazione o silenziosa.

L'immagine tipica di un ufficio occupato è quella del rumore. Come in ogni modello di lavoro, in uno spazio di lavoro condiviso è d'obbligo richiedere che i telefoni siano in modalità silenziosa. L'open space porta a molte interruzioni, spesso causate dai telefoni. Non è necessario che la stanza sia completamente silenziosa, ma deve mantenere un certo livello di rumore adatto a tutti. 

Ad esempio, si possono consigliare le cuffie e i dipendenti possono mettere i dispositivi in vibrazione o in mute. Tuttavia, le chiamate personali possono essere effettuate in una cabina telefonica insonorizzata o in una piccola sala riunioni. Offrendo una varietà di soluzioni, si consente al personale di gestire le proprie attività personali e professionali in totale privacy e senza disturbare gli altri.

3. Ricordate al personale di portare i propri dispositivi 

A casa, i dipendenti hanno già impostato il loro ambiente di lavoro, come i loro computer, dispositivi e software. Ma quando arrivano in sede, potrebbero trovare difficile non lavorare con una configurazione familiare. Perché allora non suggerire al personale di adottare il modello BYOD (Bring Your Own Device)? In questo modo possono utilizzare i propri materiali anziché quelli forniti dall'azienda. 

Naturalmente, questo deve rispettare la natura del lavoro della vostra azienda e dovete predisporre soluzioni di sicurezza BYOD. Tuttavia, non avere computer dedicati su ogni scrivania non solo è più gestibile, ma consente anche di risparmiare sui costi. Il segreto sta nel definire una politica BYOD con regole chiare sulle cose da fare e da non fare. Infine, il fatto che i vostri colleghi utilizzino apparecchiature con cui si sentono a proprio agio li rende più produttivi quando sono in ufficio.

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4. Chiedete ai vostri dipendenti di rimanere a casa se sono malati.

L'utilizzo di un sistema di prenotazione delle scrivanie significa che la vostra azienda ha già un modello di lavoro ibrido e che i vostri team sono abituati a lavorare da casa due giorni alla settimana. Una lezione che abbiamo appreso negli ultimi anni su virus e malattie è che è meglio evitare di incontrarsi di persona e diffondere il virus ai membri del personale. 

In un ambiente di condivisione della scrivania, questo aspetto è fondamentale. La regola è semplice: se siete malati, state a casa! Non è necessario esporre i colleghi quando si può lavorare a distanza, soprattutto perché diversi dipendenti utilizzano la stessa scrivania, il che aumenta il rischio di contaminazione. 

Ricordate ai membri del vostro team di cancellare le prenotazioni alla scrivania e avvertite il personale di una possibile malattia che si sta diffondendo in ufficio per evitare un picco di assenze per malattia, soprattutto durante la stagione influenzale.

5. Sottolineare l'importanza di lasciare l'area di lavoro come l'hanno trovata.

La scrivania è un ambiente molto personale, a volte anche personalizzato con immagini o decorazioni. Ma con la condivisione della scrivania, questa opzione non è disponibile. È necessario lasciare il posto come lo si è trovato, pulito e ordinato. Non è consentito lasciare oggetti personali sulla scrivania. Tutto deve essere inserito in ogni rotazione e solo la cancelleria di base può essere fornita dall'azienda.

Come abbiamo appena sottolineato, anche l'igiene è molto importante. Mettete sempre a disposizione disinfettanti e fazzoletti umidi per riordinare il posto non appena terminata la sessione. Prestate particolare attenzione a qualsiasi problema di pulizia e assicuratevi di affrontarlo con rispetto per evitare che si ripeta.

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7 regole di condivisione delle scrivanie a cui i datori di lavoro devono pensare

1. Investire in un IWMS e in un software per la prenotazione delle scrivanie

Se avete intenzione di implementare l'hot desking nella vostra azienda, vi chiederete come fare per organizzare il tutto. Vi consigliamo di prendere in considerazione l'installazione di un sistema di gestione integrata del posto di lavoro (IWMS). Questo sistema è in grado di fornire analisi dell'ufficio su come e quando viene utilizzato lo spazio. È quindi possibile ottimizzare il layout per renderlo ancora più efficiente. Questo vi fornirà informazioni preziose sulle diverse opzioni da offrire ai vostri colleghi.

Inoltre, è possibile implementare un software di prenotazione delle scrivanie come deskbird per aiutare i dipendenti a trovare il posto disponibile e quando. Questo software facilita anche la creazione di legami, in quanto consente al personale di scegliere con chi lavorare. Inoltre, sviluppa la cultura aziendale e aumenta la coesione del team.

2. Impostare una politica di condivisione delle scrivanie

Non si può pretendere che i dipendenti condividano lo spazio in ufficio senza problemi se non si danno linee guida esplicite sulle cose da fare e da non fare. La creazione di una politica di condivisione della scrivania è fondamentale per fornire al vostro team istruzioni e aspettative chiare. 

Ad esempio, la vostra politica di hot desking può includere una lista di controllo facile da seguire per il ripristino di tutte le postazioni di lavoro, che potrebbe essere simile a questa:

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• imballare sempre gli effetti personali;

• utilizzare un disinfettante prima di toccare qualsiasi superficie;

• pulite lo spazio di lavoro, compresa la scrivania, prima di uscire;

• disconnettersi da tutti gli strumenti e le risorse (se non si applica una politica BYOD);

• riposizionare la scrivania e la sedia come desiderate trovarle al vostro arrivo;

• svuotare il cestino della carta, se possibile.

Tutte queste azioni, se fatte da tutti, garantiranno un ambiente pulito e accogliente.

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3. Formare il personale sui rischi della cybersicurezza in uno spazio di lavoro condiviso

Gli uffici condivisi implicano l'utilizzo delle stesse risorse da parte di persone diverse. Cosa succede se qualcuno dimentica di disconnettersi e la persona successiva finisce per avere accesso a dati riservati? Ecco perché la sicurezza informatica è ancora più importante in un ambiente di lavoro flessibile e condiviso.

L'impostazione della giusta strategia di gestione del rischio informatico è fondamentale, ma altrettanto cruciale è la formazione dei membri del team su questo tema. Inoltre, i vostri server devono essere a prova di virus e i vostri dati devono essere protetti da infezioni esterne e interne. Assicuratevi regolarmente che il vostro personale conosca le regole di cybersecurity applicabili al vostro ambiente di lavoro ibrido.

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4. Fornire diversi tipi di spazio di lavoro per rispondere alle esigenze dei dipendenti.

Con l'hot desking, ripensare il layout dell'ufficio è spesso un'ottima idea per rendere lo spazio di lavoro più agile e produttivo. Il sistema di scrivanie condivise è la prova che il ruolo dell'ufficio sta cambiando e deve essere rivisto per soddisfare le esigenze e le aspettative dei dipendenti. 

Poiché i dipendenti vengono in ufficio per svolgere diversi tipi di attività, è fondamentale fornire loro lo spazio di lavoro necessario per svolgere il proprio lavoro in condizioni ottimali. Ecco alcuni esempi di spazi di lavoro che potete creare:

• postazioni di lavoro per persone che lavorano da sole;
• sale riunioni per le interazioni faccia a faccia;
• cabine insonorizzate per telefonate e videoconferenze con clienti o altri;
• stanze confortevoli dove i team possono sedersi e fare brainstorming di idee;
• aree tranquille per il lavoro individuale;
• uno spazio collettivo dove riunirsi per il pranzo o la pausa.

Mettendo a disposizione questi spazi, potrete soddisfare tutte le diverse esigenze dei vostri team.

5. Rendere ergonomico lo spazio dell'ufficio

Il benessere dei dipendenti è una preoccupazione seria al giorno d'oggi, e bisogna tenerne conto quando si crea il galateo della scrivania condivisa. Come organizzazione, è vostra responsabilità fornire al vostro team gli strumenti e le attrezzature giuste per consentirgli di lavorare nelle migliori condizioni. La postazione di lavoro deve essere adattabile. Ad esempio, è necessario offrire mobili ergonomici come:

• scrivanie ad altezza regolabile;
• diversi tipi di sedie e opzioni di seduta;
• lampade da tavolo o luce naturale sufficiente;
• monitor di diverse dimensioni.

Tutte queste caratteristiche migliorano la salute dei dipendenti e hanno effetti positivi sulla loro esperienza in loco e sulla produttività.

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6. Pianificare un sistema di chiusura per gli effetti personali

Un ambiente di lavoro flessibile significa anche che il personale non sarà presente tutti i giorni. In una configurazione tradizionale, di solito dispongono di spazi per tenere al sicuro i loro beni. Ma in un modello di scrivania condivisa, potrebbero lasciare le loro borse o le loro biciclette dove capita. Questo potrebbe portare a un ambiente disordinato e poco sicuro.

La soluzione consiste nel mettere a disposizione aree in cui i dipendenti possano riporre i propri effetti personali durante il lavoro e, all'occorrenza, lasciarli lì. In questo modo si garantisce una maggiore sicurezza e pulizia. Assicuratevi di far sapere al personale che questi servizi sono disponibili e rendetene obbligatorio l'uso nelle vostre regole di condivisione delle scrivanie.

7. Implementare un sistema di feedback per i dipendenti

Quando proponete un nuovo modo di lavorare, prestate attenzione alle sensazioni del vostro team e siate aperti ai suggerimenti. Se il modello di hot desking è nuovo nella vostra azienda, perché non pensate di conoscere le prime impressioni dei vostri dipendenti? In questo modo avrete il tempo di apportare modifiche e miglioramenti prima che le cose si mettano male.

Una volta avviato il processo, create un questionario sulla soddisfazione dei dipendenti per prevenire eventuali problemi e continuare a migliorare il layout e la gestione dell'ufficio. Fornite ai vostri team strumenti e piattaforme per comunicare le loro esigenze e presentare richieste di supporto (possono essere anonime). Questo è fondamentale per sapere se c'è qualche problema il prima possibile, perché l'obiettivo è creare un ambiente positivo e dinamico in modo che tutti siano felici e produttivi.  

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L'hot desking sta per diventare uno dei modelli di lavoro più popolari grazie all'implementazione del modello ibrido. Tuttavia, il galateo della scrivania condivisa è fondamentale perché sia efficace e faccia prosperare il personale. La chiave è stabilire delle regole di condivisione della scrivania in modo che tutti sappiano cosa fare e cosa aspettarsi.

L'uso di un sistema di gestione dello spazio di lavoro è altamente raccomandato per gestire il vostro ufficio condiviso senza problemi e con successo. Richiedete una demo gratuita dell'appdeskbird per scoprire tutte le nostre funzioni di facile utilizzo, dalla prenotazione delle scrivanie all'analisi dell'ufficio e alla pianificazione della settimana!