Vantaggi e svantaggi del BYOD: le informazioni, le statistiche e i consigli più preziosi

Hai preso in considerazione la possibilità di consentire al tuo personale di utilizzare il proprio dispositivo per il lavoro, o lo stai già facendo? L'aumento del lavoro ibrido ha incoraggiato molte organizzazioni ad applicare una politica BYOD (Bring Your Own Device), che consente alle persone di utilizzare i loro laptop, tablet o telefoni personali per scopi professionali. Quali sono i vantaggi e gli svantaggi del BYOD?

La quantità di denaro che le aziende possono risparmiare sui costi dell'hardware, della manutenzione e delle telecomunicazioni è una delle ragioni più interessanti per implementare un approccio BYOD. Ma questo concetto presenta anche altri vantaggi, come un tasso di produttività più elevato. Tuttavia, il passaggio da una rete di dispositivi di proprietà dell'azienda a una di proprietà dei dipendenti presenta alcuni aspetti negativi, come l'aumento dei rischi di cybersicurezza e le questioni etiche.

Approfondiamo i pro e i contro della politica BYOD, scopriamo perché questo approccio alla gestione dei dispositivi mobile piace a molte aziende in tutto il mondo e comprendiamo le migliori pratiche dal punto di vista informatico e finanziario.

Che cos'è una politica BYOD?

Il significato di BYOD

L'acronimo BYOD sta per "Bring Your Own Device". Ciò significa che le persone possono utilizzare i loro dispositivi privati per il lavoro. In altre parole, lo stesso computer portatile viene utilizzato per scopi personali e professionali. Questo concetto esiste già da molti anni. Tuttavia, l'aumento delle modalità di lavoro flessibili, compreso il lavoro ibrido, ha spinto un maggior numero di aziende ad adottare una politica BYOD. In questo modo, i dipendenti possono utilizzare i loro dispositivi per lavorare ovunque e in qualsiasi momento.

Politica BYOD di base vs. politica BYOD completa

Un'indagine di Cisco¹ evidenzia la differenza tra l'applicazione di una politica BYOD di base o completa. Questa distinzione non viene menzionata spesso, ma può avere un impatto reale. Il concetto di BYOD di base consente alle aziende di ridurre in modo significativo i costi IT. Tuttavia, la quantità di denaro che possono risparmiare quadruplica quando l'implementazione è completa. A seconda delle tue esigenze e dei tuoi obiettivi, questo è un aspetto da approfondire.  

Gli altri tipi di politiche sui dispositivi mobile

A seconda del settore, delle norme e dei regolamenti, è possibile applicare diversi tipi di politiche sui dispositivi mobile, più o meno rigorose, tra cui:

• CYOD: scegli il tuo dispositivo;
• COPE: di proprietà dell'azienda/abilitato all'uso personale;
• COBO: di proprietà dell'azienda/solo per uso lavorativo.

Il BYOD è l'opzione meno rigida, mentre il COBO è la più severa, in quanto i dipendenti non possono utilizzare le apparecchiature aziendali per scopi personali. COPE è un mix di entrambi. L'hardware è di tua proprietà, ma i membri del team possono personalizzarlo con applicazioni non legate al lavoro.

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Quali sono i vantaggi e gli svantaggi del BYOD?

I vantaggi dell'implementazione di una politica BYOD

Una soluzione per risparmiare sui costi

Il vantaggio più interessante del concetto BYOD è la sua capacità di ridurre in modo significativo i costi IT dell'azienda. Immagina di non dover più fornire un computer portatile a tutta la forza lavoro. Inoltre, consente di ridurre i costi di manutenzione e di telecomunicazione. Secondo l'indagine di Cisco, il BYOD di base rappresenta un valore di 350 dollari all'anno per utente mobile. Questa somma sale a 1.300 dollari con il BYOD completo. Uno studio condotto da Samsung e Oxford Economics² rivela dati simili. Secondo i loro risultati, le aziende con una politica sui dispositivi di proprietà dell'azienda spendono 1.234$ all'anno per lavoratore, mentre le organizzazioni che chiedono al personale di portare i propri dispositivi sborsano 893$. Tuttavia, sottolineano che l'importo risparmiato può facilmente andare perso se non si considerano e si affrontano i rischi associati a un approccio BYOD.

Una pratica più sostenibile

L'importanza della sostenibilità in ufficio è in aumento. Mentre la situazione globale del nostro pianeta è allarmante, un numero crescente di dipendenti chiede alle aziende di intraprendere azioni reali e concrete per ridurre il loro impatto. Lo sviluppo di iniziative ecologiche è diventato fondamentale per attrarre e trattenere i talenti. Le politiche BYOD consentono all'azienda di lottare contro l'eccessivo consumismo e di ridurre l'impronta di carbonio propria e del personale. Ogni membro del team non ha più bisogno di 2 computer portatili, 2 telefoni cellulari e, talvolta, 2 tablet, ma solo di uno di essi. Inoltre, puoi promuovere e sostenere il concetto delle 3 R (Ridurre, Riutilizzare, Riciclare) per essere ancora più ecologico.

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Una chiave per aumentare la produttività dei dipendenti

Il 36% delle persone risparmia almeno 4 ore alla settimana quando lavora sui propri dispositivi¹. Lasciare che i membri del team utilizzino i loro dispositivi personali per lavorare può avere un impatto significativo sulla loro produttività. Uno dei motivi è che si trovano molto più a loro agio con l'interfaccia, quindi non perdono tempo a cercare di capire come funziona. Sappiamo tutti quanto sia difficile navigare su un sistema iOS quando siamo abituati a un Android e viceversa, non è vero? Un'altra spiegazione è la possibilità di personalizzare il proprio dispositivo in base alle proprie esigenze, cosa che non sempre è consentita se si tratta di uno strumento aziendale.

Fine della formazione all'uso del dispositivo

Ogni volta che si assumono nuovi talenti o si acquista nuovo hardware, è necessario spiegare ai dipendenti come utilizzare gli strumenti forniti. Questo processo è necessario per ogni assunzione o ogni volta che si introduce un nuovo dispositivo. Che tu lo faccia di persona o con un corso digitale, questo richiede tempo e denaro. Con una politica BYOD, non è più necessario formare il personale sull'uso dei dispositivi, perché sa già come usare i propri. Tuttavia, è necessario istruirli sulle pratiche di sicurezza e sulla protezione dei dati.

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I rischi legati al concetto del "Bring Your Own Device"

Cybersecurity

Il problema più comune di un modello BYOD è legato alla gestione del rischio informatico. Quando i dipendenti utilizzano i propri dispositivi per scopi sia personali che professionali, le pratiche non sicure sono più probabili. Le aziende sono più esposte al jailbreak, all'uso di reti non protette, alle fughe di dati e alle violazioni, ecc. Se da un lato consentire al personale di lavorare con il proprio hardware privato può aiutare a ridurre i costi, dall'altro un attacco informatico può far perdere questi risparmi in un batter d'occhio. Tuttavia, è possibile ridurre significativamente i rischi con una strategia di gestione dei dispositivi mobile ben congegnata. 

La questione etica 

Quando si implementa una politica BYOD, trovare un equilibrio razionale tra la protezione dei dati aziendali e il rispetto dei diritti alla privacy dei dipendenti può essere una sfida da considerare. Per risolvere questo problema è necessario che tutti i membri del personale, gli stakeholder, i team IT, HR e legali discutano la migliore linea d'azione per garantire la privacy degli utenti e la protezione dei dati aziendali. Un altro problema etico legato all'applicazione di una politica BYOD è l'accesso ai dispositivi. Alcune persone potrebbero non avere gli stessi mezzi finanziari e non potersi permettere una quantità uguale di tecnologia per svolgere il proprio lavoro. Questo può portare a un ambiente di lavoro ingiusto ed esclusivo.

Compatibilità dei dispositivi

Infine, l'incompatibilità tra alcuni hardware e software può rappresentare una sfida per i team IT e per i dipendenti che utilizzano i propri dispositivi. Poiché le persone cambiano i loro telefoni cellulari ogni pochi anni, ogni dispositivo ha un proprio sistema operativo ed esistono molte versioni diverse di software, questo processo può diventare un po' complicato. Considerando questi aspetti, i professionisti IT potrebbero avere difficoltà a sviluppare applicazioni che funzionino su ogni dispositivo.

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Come si possono sfruttare i pro e minimizzare i contro di questo approccio alla gestione dei dispositivi mobile?

Assegnare più fondi al reparto IT

I colleghi dell'IT sono al centro della transizione BYOD. Il loro ruolo è essenziale per garantire un passaggio senza problemi e per mantenere un ambiente di lavoro altamente sicuro. Potrebbero anche aver bisogno di maggiori risorse per garantire che si ottengano solo i vantaggi del BYOD e non gli svantaggi. Per esempio, potrebbe essere necessario aggiornare lo strumento di gestione dei dispositivi mobile. Con l'aumento della tecnologia e della trasformazione digitale, investire nell'IT è una decisione intelligente e sicura (anche senza una politica BYOD).

Pianificare un budget per formare i dipendenti sulla cybersecurity

Più la tecnologia si evolve, più aumentano i rischi di cybersecurity. Da un dipendente all'altro, la consapevolezza dei rischi informatici e le migliori pratiche per mantenere i dati al sicuro variano notevolmente. Poiché utilizzano i propri dispositivi, i membri del team potrebbero essere meno attenti. Potrebbero lasciare incustoditi i loro tablet con documenti riservati facilmente accessibili o utilizzare una rete WIFI pubblica senza una VPN, per esempio. Pertanto, tutte le aziende devono addestrare i lavoratori a utilizzare i loro dispositivi hardware e software in modo sicuro e protetto. Educarli alla cybersecurity è essenziale per aiutarli a conoscere meglio le misure di sicurezza e le diverse linee di difesa (password, antivirus, crittografia, VPN, aggiornamenti).

Fornire ai membri del team uno stipendio BYOD

Quando si implementa una politica BYOD, è necessario considerare come l'azienda possa compensare i costi dei dispositivi e della loro manutenzione. Un'indennità BYOD mensile o annuale è spesso la scelta migliore. Deve essere calcolata in base al numero e al tipo di hardware di cui i lavoratori hanno bisogno per svolgere le loro mansioni, oltre alle spese associate (manutenzione, software, telecomunicazioni, ecc.). L'indagine di Samsung e Oxford Economics indica che la retribuzione media mensile per i telefoni cellulari personali per dipendente è di circa 40,20$.

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Creare un piano d'azione per l'avvio del BYOD

Cosa succede ai dati aziendali presenti sull'hardware nel caso in cui un dipendente lasci l'organizzazione? Come si fa a revocare l'accesso a queste informazioni e ad altre risorse aziendali? Anche questo è un aspetto cruciale per il quale è necessario un piano d'azione efficiente e sicuro. Il punto più importante da ricordare è che questo processo inizia durante l'onboarding. Questo include l'impostazione di dispositivi e sistemi in base alla politica BYOD e la garanzia che i membri del team accettino le regole BYOD firmando un documento ufficiale. I tempi, i motivi e le modalità di cancellazione dei dati aziendali devono essere indicati non appena si consente al personale di utilizzare i propri materiali personali.

Utilizzare un software di gestione dei dispositivi mobile

Il concetto di BYOD si diffonde man mano che le nostre modalità di lavoro diventano più flessibili. Con i dipendenti che lavorano in orari diversi e da varie sedi, lasciare che utilizzino i loro dispositivi personali per le attività lavorative ha più senso. Tuttavia, anche se l'hardware non è di proprietà dell'azienda, i dati e le informazioni in esso contenuti appartengono all'organizzazione e devono essere controllati da quest'ultima. Il software di gestione dei dispositivi mobile consente ai team IT di monitorare, gestire e proteggere i dati da qualsiasi luogo. Pertanto, offre un supporto fondamentale alle aziende che lavorano con team ibridi e distribuiti per garantire la riservatezza dei dati aziendali. 

Creare una politica BYOD aziendale in modo collaborativo

La tua politica BYOD è la chiave per un'implementazione di successo. Permette di stabilire le aspettative e di spiegare le cose da fare e da non fare. Ma la creazione di questa politica non è responsabilità dei soli reparti Risorse Umane, IT o Finance. È un compito collettivo. Collabora con gli altri reparti per stabilire cosa è consentito e cosa no nell'uso dei dispositivi personali per il lavoro. Una volta che hai una serie di regole chiare, condividi questo documento con tutto il personale, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Formalizzalo chiedendo ai membri del team di leggere e firmare una dichiarazione scritta. Infine, non dimenticare di aggiornarlo quando necessario e di informare i dipendenti. 

PS: Dimenticati di stampare la tua politica BYOD. Il futuro è digitale. I tuoi dipendenti lo apprezzeranno e anche il pianeta!

Ci auguriamo che ora tu comprenda meglio i vantaggi e gli svantaggi del BYOD. Come ogni cosa nella vita, questo approccio ha pro e contro. L'obiettivo è quindi quello di concentrarsi sull'implementazione delle migliori pratiche BYOD per ridurre al minimo i problemi etici e i rischi di cybersecurity. Il team IT ha un ruolo cruciale da svolgere in questo senso, ma il supporto finanziario è fondamentale per questo dipartimento per garantire una rete aziendale sicura e protetta. Con l'affermarsi del lavoro ibrido, l'utilizzo di dispositivi personali è interessante per un numero sempre maggiore di dipendenti e aziende. Stabilendo una chiara politica BYOD e coinvolgendo tutti nel processo, le possibilità di trarre vantaggio da questo cambiamento sono molto più alte. 

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¹The Financial Impact of BYOD A Model of BYOD’s Benefits to Global Companies, Cisco;

²Maximizing mobile value, to BYOD or not to BYOD?, Samsung & Oxford Economics.