Esempi di strategie per la riduzione dei costi: pratiche sostenibili per risparmi a lungo termine

Ridurre i costi aziendali mantenendo efficienza e sostenibilità è fondamentale per il successo a lungo termine. Con alcuni degli esempi di strategia di riduzione dei costi illustrati di seguito, le organizzazioni possono migliorare i loro profitti senza sacrificare altre aree. Le giuste misure di riduzione dei costi, che vanno dalle tecniche tradizionali a quelle innovative, possono aiutare a stabilire le priorità di spesa salvaguardando il benessere dei lavoratori. 

Dall'evitare gli sprechi all'ottimizzazione della tecnologia, le azioni semplici e pratiche possono produrre risparmi significativi. Inoltre, anche i processi innovativi come le iniziative ecologiche, l'intelligenza artificiale e l'automazione possono portare a un successo a lungo termine. 

In quanto organizzazione incentrata sui dipendenti, sappiamo che le aziende devono trovare un equilibrio tra la riduzione delle spese e il mantenimento del benessere e della soddisfazionedei dipendenti. Continua a leggere per conoscere a fondo le strategie di risparmio e come implementarle con successo. Abbiamo anche incluso un modello per un piano di riduzione dei costi che delinea azioni specifiche per guidare le aziende nei loro sforzi di risparmio.

Quali sono i principali esempi di strategia di riduzione dei costi su cui concentrarsi?

I principali esempi di strategia di riduzione dei costi

Esistono una serie di strategie di riduzione dei costi che possono contribuire a migliorare i profitti dell'azienda. Alcune sono più facili da attuare di altre, ma tutte hanno un impatto positivo, piccolo o grande che sia.

Un ottimo punto di partenza è evitare gli sprechi, ove possibile. Per esempio, diventare un ufficio senza carta riduce lo spreco di risorse. Rendere facoltativo il pendolarismo verso l'ufficio evita ai dipendenti i costi del trasporto che, a loro volta, possono far risparmiare l'azienda se questa sovvenziona questo tipo di attività. Entrambe queste pratiche hanno anche altri vantaggi, come quello di portare maggiore sostenibilità in ufficio. 

Un'altra area di riduzione dei costi è quella delle risorse umane e l'idea di tenere sotto controllo i dipendenti e il processo di assunzione. Per esempio, l'assunzione di freelance è più economica rispetto a quella di dipendenti a tempo pieno. A seconda della mansione, i freelance possono essere assunti per progetto ed essere pagati per quel singolo servizio. Inoltre, cerca di individuare i dipendenti con prestazioni insufficienti, che potrebbero danneggiare i tuoi profitti. In primo luogo, è necessario verificare con loro la possibilità di creare un piano di miglioramento e, se tutto il resto fallisce, potrebbe essere il momento di trovare un'azienda più adatta alla posizione. 

Inoltre, la riduzione dei costi può derivare dall'aggiornamento della tecnologia del posto di lavoro e dalla rinegoziazione dei prezzi di alcuni servizi o prodotti. Cerca di convogliare gli abbonamenti tecnologici in un unico software integrato, per esempio.

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Tecniche tradizionali per il risparmio sui costi

Per ridurre i costi aziendali, il punto di partenza migliore è l'impiego di tecniche di risparmio semplici e tradizionali. Ecco 3 metodi collaudati che rappresentano un ottimo punto di partenza per la tua organizzazione. 

1. Mantenere aggiornato il piano di bilancio.

In questo modo è possibile capire dove viene speso il denaro e trovare aree di risparmio. Più i numeri sono aggiornati, più si è preparati a valutare le spese dell'intera azienda. 

2. Illustrare le spese finanziarie dell'azienda.

Le spese finanziarie dell'azienda comprendono costi come l'assicurazione, l'elettricità, internet, la manutenzione e gli abbonamenti. Valuta se tutti questi costi sono necessari o se puoi ridurre l'uso dell'elettricità, per esempio, o se non hai più bisogno di un certo abbonamento.

3. Impostare un sistema di budget per reparto. 

Anche la pianificazione di un sistema di budget per ogni reparto può essere estremamente utile, poiché ognuno di essi ha costi diversi in base alle proprie esigenze e attività. Quindi, invece di creare un budget generale, formulane uno personalizzato per team, dato che alcuni spendono più di altri.  

Idee innovative per la riduzione dei costi

Dopo aver implementato le tecniche tradizionali, è il momento di sperimentare qualcosa di nuovo. Sii creativo e innovativo con le tue idee per allinearti alle esigenze di un'azienda moderna. 

In primo luogo, rendere il tuo ufficio più sostenibile ha un impatto positivo sui tuoi profitti, poiché molte pratiche sostenibili comportano un minor consumo di risorse. Passare a soluzioni a basso consumo energetico aiuta a non consumare energia inutilmente. Inoltre, l'alimentazione di un ufficio, dall'illuminazione all'elettricità, può essere costosa. Trovare un modo per ridurlo può quindi essere utile. 

Un'altra soluzione è quella di ridurre la necessità di viaggiare per lavoro. Gli aerei, per esempio, sono uno dei mezzi di trasporto più inquinanti e costosi. Riducendo questo aspetto, si risparmia denaro e si protegge il pianeta! 

In secondo luogo, guardare ai risparmi sui costi attraverso la lente dell'IA e dell'automazione è un altro modo innovativo. Può aumentare l'efficienza di alcune attività, ridurre la necessità di personale aggiuntivo e mantenere la produttività dei dipendenti esistenti. 

Infine, il mondo del lavoro moderno non sarebbe completo senza modelli di lavoro ibrido, che offrono molti vantaggi in termini di risparmio, come la possibilità di ridurre lo spazio in ufficio. 

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A cosa dovresti dare la priorità quando vuoi tagliare i costi?

Evitare che le misure di riduzione dei costi abbiano un impatto sul benessere e sulla soddisfazione dei dipendenti

Nella riduzione dei costi, alcuni investimenti sono fondamentali per il successo della tua azienda, ma nessuno è più importante del benessere dei tuoi dipendenti. La forza lavoro è la spina dorsale dell'azienda. Se sono insoddisfatti o infelici, l'organizzazione ne risentirà. 

L'insoddisfazione dei lavoratori ha una serie di conseguenze negative che possono comportare spese aggiuntive per l'azienda. L'elevato turnover ne è un buon esempio. Se il tuo team si licenzia a ritmi elevati, non solo stai perdendo denaro quando non lavorano, ma stai anche sostenendo costi aggiuntivi per trovare, assumere e formare un sostituto. 

Inoltre, una forza lavoro insoddisfatta è poco coinvolta, cioè non è fedele e non lavora al meglio delle proprie capacità. Ciò ostacola la produttività aziendale, l'efficienza e, in ultima analisi, la redditività. 

Analizzare prima la situazione attuale dei costi operativi e produttivi

Quando si valutano i costi, si considerano da un lato i costi operativi e dall'altro quelli produttivi. Per costi operativi si intendono quelli sostenuti per il funzionamento e la manutenzione dell'azienda su base giornaliera. Il termine può essere suddiviso in costi dei beni venduti (COGS) e spese amministrative (SG&A). Queste ultime possono includere l'affitto, le attrezzature, il marketing e le retribuzioni.  

I costi di produzione, invece, derivano dall'effettiva realizzazione del prodotto. Un buon esempio sono i costi di produzione, che comprendono la manodopera, gli strumenti e le attrezzature. 

Entrambi dovrebbero essere semplici da raccogliere e dovrebbero avere la priorità perché sono essenziali per il funzionamento dell'azienda. Senza la possibilità di operare o di produrre un prodotto, l'azienda non può esistere. 

Creare una strategia basata sulla definizione delle priorità

Una volta che queste priorità sono in ordine e che la situazione finanziaria attuale è stata analizzata e compresa, i responsabili finanziari possono delineare dove si spende e dove si può risparmiare. È fondamentale comprendere le principali fonti di perdita di denaro e migliorare queste aree. 

Nei modelli di lavoro ibrido, per esempio, è probabile che vi siano molti uffici inutilizzati. Si tratta di un buco nell'acqua, dato che i costi dell'affitto e dell'energia sono in aumento. Ma per sapere se gli uffici sono inutilizzati, è necessario fare una ricerca per capire l'effettivo utilizzo e l'occupazione degli spazi. Una volta raccolti questi dati, l'organizzazione può scegliere di ridimensionare lo spazio e risparmiare molto denaro. 

È importante notare che se non ci sono aree di miglioramento evidenti, bisogna concentrarsi sull'implementazione di misure di riduzione dei costi in tutte le aree. Ti spiegheremo come farlo utilizzando la tecnica del Kaisen costing, che verrà illustrata alla fine di questo articolo.

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Come ottenere risultati positivi con le misure di riduzione dei costi?

Rivedere TUTTE le spese

Per garantire il successo dell'implementazione di nuove strategie di riduzione dei costi, non concentrarti su un solo reparto, ma analizzali tutti. In questo modo si determinano quelli che costano di più e, quindi, dove è possibile ridurre le spese. Certo, alcuni reparti hanno naturalmente bisogno di un budget maggiore rispetto ad altri, ma è fondamentale tenere a mente chi spende cosa. 

È inoltre importante esaminare tutte le aree di costo, dalle spese operative e di produzione menzionate in precedenza al denaro speso per l'affitto e l'assunzione di nuovi dipendenti. Molte di queste spese sono nascoste, come l'assunzione e l'inserimento di nuovi talenti. Sebbene non ci sia un grande costo monetario per farlo, a parte il pagamento del team di risorse umane e di reclutamento, ci sono dei costi di opportunità. Per ogni giorno in cui il ruolo non viene ricoperto, il lavoro non viene svolto, con un costo complessivo per l'azienda. 

Utilizzare la tecnologia e i dati

L'uso della tecnologia giusta può aiutare a raccogliere i dati in modo efficiente per consentire di prendere decisioni ponderate sul budget. La semplificazione del processo di raccolta dei dati consente di eseguire le strategie più rapidamente. Puoi quindi avere maggiore fiducia nelle decisioni prese, perché la tecnologia lascia poco spazio agli errori. Prima di iniziare la tua strategia di riduzione dei costi, utilizza la tecnologia per misurare la spesa, l'uso delle risorse e degli spazi e per aiutarti nei calcoli. 

Prendiamo l'esempio dello spazio d'ufficio inutilizzato di cui si è parlato prima. Un'app per l'hot desking ti permetterà di misurare chi viene in ufficio, quando e quali sono le parti utilizzate più frequentemente. Questo può guidare i tuoi sforzi di ridimensionamento e permetterti di prendere queste decisioni con sicurezza. 

Quando analizzi questi dati, assicurati di farlo su un periodo di tempo definito, per esempio prima e dopo l'implementazione della strategia di riduzione dei costi, per vedere se c'è stato un impatto positivo o un miglioramento.

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Elaborare un piano o template di riduzione dei costi

L'organizzazione nello sviluppo di questa strategia è fondamentale. Inizia quindi con la creazione di un chiaro piano di riduzione dei costi per il tuo team. Questo piano deve delineare i punti in cui l'azienda può migliorare e le azioni specifiche da intraprendere per raggiungere una maggiore efficienza. 

Abbiamo alcune idee su cosa includere nello sviluppo di questo piano, che può servire come modello per le aziende di qualsiasi dimensione. 

In primo luogo, è necessario includere le aree di interesse. Si tratta di categorie in cui si ritiene che l'azienda possa risparmiare, come per esempio i costi operativi. Poi si devono definire gli obiettivi per ogni area di interesse. Quindi, se vuoi ridurre i costi operativi, cerca di ridurre il consumo energetico. Inoltre, dovresti avere un KPI misurabile per monitorare i tuoi progressi verso il raggiungimento di questi obiettivi. Infine, crea progetti o azioni specifiche da intraprendere per raggiungere questi KPI.

Utilizzare la tecnica Kaizen per il calcolo dei costi

La tecnica del calcolo dei costi di Kazien è un ottimo modo per garantire il successo. Come promesso, vediamo rapidamente come funziona. Il Kaizen costing è un processo che le aziende utilizzano per ridurre al minimo i costi mantenendo la qualità del prodotto. L'obiettivo è migliorare la produzione mantenendo i costi bassi per ottenere la massima efficienza. 

Gli aspetti fondamentali di questa tecnica sono il coinvolgimento dei dipendenti e il miglioramento continuo. Ciò significa che dà priorità alla comunicazione e garantisce che l'organizzazione sia in costante stato di valutazione per assicurarsi che sia l'efficienza che i risparmi sui costi siano ottimizzati. Si differenzia da altri metodi di budgeting, che valutano il budget annuale o trimestrale. 

Questo metodo presenta una serie di vantaggi, tra cui il mantenimento della qualità del prodotto e l'assenza di cambiamenti bruschi e importanti in una sola volta. Si tratta invece di un processo più graduale e più facile da adottare. 

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L'attuazione di queste strategie di riduzione dei costi è fondamentale per le aziende che vogliono prosperare in un mondo in cui i prezzi degli affitti e dell'energia sono in aumento. Le organizzazioni possono ottenere risparmi a lungo termine e una maggiore efficienza utilizzando un mix di misure di riduzione dei costi tradizionali e innovative. Tuttavia, è indispensabile dare priorità al benessere e alla soddisfazione deidipendenti per evitare insoddisfazione sul lavoro, scarsa cultura aziendale e alti tassi di turnover. Tutte cose che possono danneggiare i tuoi profitti. Esplorare metodi diversi, come la tecnica del Kaizen costing o provare un'app di hot desking per il tuo ufficio ibrido, garantisce il successo della tua strategia. Seguendo i nostri esempi e le nostre linee guida, le aziende possono raggiungere la stabilità finanziaria e una crescita sostenuta.

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