Idee innovative per risparmiare sui costi per aziende moderne e a prova di futuro

Con il rapido aumento dei costi di noleggio e delle spese accessorie, le organizzazioni devono ricorrere a idee innovative per il risparmio dei costi. Queste strategie sono fondamentali per il successo e la sostenibilità delle organizzazioni moderne e per ridurre le spese aziendali e ottimizzare le risorse. 

Ristrutturare gli ambienti di lavoro per ottenere una maggiore produttività ed economicità non è un'impresa facile. Ma con le giuste soluzioni, come l'implementazione di iniziative di sostenibilità e di tecnologie all'avanguardia, possiamo costruire uffici a prova di futuro a costi inferiori. 

In questo articolo esploreremo una serie di idee innovative che non solo aiutano a ridurre i costi, ma sono anche in linea con la crescente domanda di sostenibilità e flessibilità sul posto di lavoro. Applicando questi cambiamenti, le aziende possono risparmiare denaro, attrarre e trattenere i migliori talenti, contribuendo al contempo a un futuro più verde ed efficiente.

Green is the new black: rendere il tuo ufficio più sostenibile 

La sostenibilità è uno dei valori più importanti per i Millennials e la Gen Z. Entrambe le generazioni stanno diventando il gruppo demografico più numeroso sul posto di lavoro e spesso si aspettano che le aziende si allineino ai loro valori personali. Pertanto, non solo la sostenibilità è fondamentale per migliorare il nostro pianeta. È anche un'aspettativa per gran parte della forza lavoro, che potrebbe prendere decisioni di carriera in base alle aziende che riflettono o meno queste iniziative.

Ripensare le abitudini dei viaggio di lavoro

Molti mezzi di trasporto sono grandi inquinanti, come le automobili e gli aerei. Purtroppo, molti di noi utilizzano questi mezzi di trasporto ogni giorno. Immagina quindi quanto inquinamento si crea con gli spostamenti quotidiani. 

Ripensa invece al modo in cui ti rechi al lavoro. Opta per mezzi di trasporto più sostenibili, come il treno, gli spostamenti a piedi o in bicicletta. Oppure, se l'auto è la tua unica opzione, cerca di trovare persone intorno a te che facciano carpooling per andare al lavoro. 

Inoltre, i viaggi d'affari da un Paese all'altro richiedono l'uso di aerei, con gravi conseguenze per l'ambiente. Le aziende possono scegliere di ridurre i viaggi transfrontalieri o di trovare percorsi alternativi utilizzando i treni. 

Ripensare i trasporti aiuta anche a risparmiare sui costi, perché fare car pooling o prendere il treno significa spendere meno in benzina, e camminare o andare in bicicletta è completamente gratuito. Se la tua azienda sovvenziona i viaggi, per esempio pagando la benzina, anche questo riduce i costi. 

Passare a soluzioni a basso consumo energetico

Gli uffici tendono a consumare molta energia. Le luci devono essere accese tutto il giorno e la tecnologia deve essere caricata o collegata per funzionare. Il semplice funzionamento di un edificio per uffici richiede un notevole consumo di energia. Questo può anche essere molto costoso. 

Pertanto, le aziende possono scegliere di passare a soluzioni a basso consumo energetico, come i pannelli solari, non solo per ridurre i costi ma anche per risparmiare energia. Sebbene il costo iniziale di installazione possa essere più elevato, il risparmio complessivo sarà ancora maggiore.

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Il tuo nuovo motto è "ridurre, riutilizzare, riciclare"

Uno dei principi chiave della sostenibilità è "ridurre, riutilizzare, riciclare". Nel contesto lavorativo, questa frase si applica principalmente alle attrezzature o alle risorse utilizzate. Per esempio, rendi il riciclaggio accessibile a tutti i dipendenti mettendo più contenitori per il riciclo in giro per l'ufficio. 

Ma le 3R riguardano anche l'uso della tecnologia sul posto di lavoro, che non può essere gettata via facilmente. Quindi, invece di acquistare altre apparecchiature per l'ufficio, implementa una politica BYOD (Bring Your Own Device) che riduca i consumi e permetta ai membri del team di riutilizzare gli strumenti digitali che già possiedono. Oppure, per mantenere la centralità dei dipendenti, incoraggiali ad avere un solo computer portatile, per esempio. Questo non significa che i lavoratori debbano pagarlo da soli. Piuttosto, l'azienda lo paga al 100% o fornisce uno stipendio.

La stampa è obsoleta, bisogna diventare un ufficio senza carta

Nell'interesse della riduzione, prendete in considerazione l'idea di diventare un ufficio senza carta! Oggi abbiamo la possibilità di condividere istantaneamente i documenti online attraverso piattaforme basate sul cloud. Un buon esempio è la possibilità di creare fatture digitali per certificare le transazioni commerciali. Grazie a queste tecnologie, il documento può essere generato automaticamente e con precisione, in modo da essere pronto per l'invio o la modifica in caso di necessità.

Invece di dover chiedere i documenti ai colleghi, il team è già in grado di accedervi e aggiornarli! 

Con l'implementazione della firma elettronica, i documenti non devono più essere stampati fisicamente per essere firmati. Possono essere firmati digitalmente, il che non è solo più sostenibile ma anche più efficiente.

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L'AI e l'automazione continuano a migliorare: utilizza queste tecnologie per ridurre le spese aziendali

Utilizzare le nuove tecnologie per ottimizzare i tempi e aumentare l'efficienza

Come molti sanno, il tempo è denaro. Più tempo viene dedicato a un compito, più risorse umane vengono utilizzate. I dipendenti sono pagati per il loro tempo, quindi più tempo dedicano a un compito, più costa. L'implementazione dell'IA sul posto di lavoro è quindi un modo efficace per ottimizzare il tempo e aumentare l'efficienza. Sebbene non sia in grado di creare progetti dall'inizio alla fine e non abbia capacità di pensiero critico o di risoluzione dei problemi, questi strumenti sono un ottimo punto di partenza per delineare schemi, fare brainstorming e aiutare a svolgere compiti ripetitivi. 

Ridurre gli errori umani lasciando che siano i robot a fare il lavoro per perdere meno denaro

Anche se tutti commettiamo degli errori, questi costano all'azienda. Quando si commette un errore, bisogna correggerlo. Ciò significa dedicare più tempo a un compito specifico e, eventualmente, sottrarre tempo a un altro membro del team per le proprie responsabilità. Oppure è necessario utilizzare risorse fisiche per risolvere il problema. L'implementazione dell'IA contribuisce quindi a ridurre questi errori, eliminando l'errore umano dall'equazione. 

Automatizzare il sistema di cybersecurity per ridurre i rischi di hacking

Un attacco informatico può costare caro all'azienda, poiché i dati preziosi potrebbero essere sottratti o i sistemi compromessi, con conseguente interruzione del lavoro. Tuttavia, utilizzando l'intelligenza artificiale per automatizzare il sistema di cybersecurity, i rischi di un attacco sono ridotti perché la tecnologia può lavorare 24 ore su 24, mentre l'uomo non può farlo. 

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La richiesta di lavoro ibrido è al massimo: adotta il modello di lavoro più in voga e risparmia sui costi

Con meno dipendenti in presenza si può ridimensionare l'ufficio

Passando a un modello di lavoro ibrido, un numero minore di dipendenti sarà presente in ufficio ogni giorno della settimana, con un probabile calo del tasso di occupazione. Ciò significa che le aziende non avranno bisogno di tanto spazio fisico, poiché non tutte le persone saranno presenti in ufficio ogni giorno. Con i costi elevati degli affitti in molte città, il ridimensionamento degli uffici può far risparmiare molto alle organizzazioni sui costi immobiliari.

Tuttavia, prima di scegliere di ridurre le dimensioni della postazione di lavoro, è necessario monitorare i tassi di occupazione per capire chi entra in ufficio e quando. I sensori o le app di hot desking possono aiutarti a raccogliere questi dati. In questo modo si garantisce la disponibilità di spazio sufficiente per chi arriva. 

Un minor numero di persone in presenza si traduce in bollette energetiche più basse

Per la natura dei modelli di lavoro flessibile, le persone in ufficio sono meno numerose ogni giorno. Ma questo significa anche che si consuma meno elettricità, poiché si caricano meno computer portatili e telefoni e si consuma meno luce. Allo stesso modo, si riduce il consumo di altre risorse necessarie per la manutenzione ordinaria. Molti Paesi europei stanno affrontando una crisi energetica che fa salire alle stelle i prezzi di prodotti come l'elettricità. Quindi, la possibilità di risparmiare in questo modo può davvero ridurre i costi.

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Il lavoro flessibile facilita la collaborazione con i freelance

È più facile lavorare con i freelance quando si dispone di un modello flessibile, perché possono essere reperiti da qualsiasi parte del mondo. In questo modo, si ottengono i migliori talenti senza dover assumere un dipendente fisso. 

Assumere un freelance per un progetto o una serie di compiti specifici è molto più economico che assumere un nuovo membro del team a tempo pieno per svolgere il lavoro. Questa persona avrebbe bisogno di uno stipendio, di vantaggi e di alcune risorse come la tecnologia e lo spazio in ufficio. 

Questo aspetto si collega ai precedenti vantaggi in termini di risparmio dei costi, in quanto avere meno personale a tempo pieno significa anche poter ridimensionare il personale. 

Il lavoro ibrido incrementa l'equilibrio tra vita privata e lavoro e la produttività aziendale

L'osservazione di ambienti di lavoro ibrido ha dimostrato che questi hanno una serie di vantaggi, molti dei quali legati all'esperienza e alla produttività dei dipendenti. Un ambiente di lavoro flessibile aumenta la produttività, consentendo ai dipendenti di lavorare nel luogo in cui si trovano più a loro agio e che meglio si adatta al compito da svolgere. Inoltre, consente di lavorare sia a casa, quando è necessario concentrarsi, sia in ufficio, quando un compito richiede collaborazione. 

Poiché le persone risparmiano il tempo necessario a non dover fare il pendolare ogni giorno, possono concentrarsi anche su altri aspetti della loro vita, come la famiglia e il benessere. A loro volta, hanno un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro e sono quindi più coinvolti e generalmente più soddisfatti del loro ruolo. Questo previene l'assenteismo e il burnout. 

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Poiché le aziende cercano di rimanere competitive mentre le spese sul posto di lavoro aumentano, è essenziale adottare idee innovative per risparmiare sui costi. La riduzione delle spese aziendali può assumere diverse forme. Le moderne strategie di risparmio includono l'adozione di pratiche sostenibili, l'implementazione dell 'intelligenza artificiale e dell'automazione e l'adozione del lavoro ibrido.

Fortunatamente, molte di queste strategie, come la sostenibilità e il passaggio a modalità di lavoro ibrido e flessibile, sono in linea con i valori della nostra forza lavoro attuale. Quindi, se le organizzazioni vogliono essere a prova di futuro, queste soluzioni dovrebbero essere già in cantiere. Questi metodi non solo riducono le bollette, ma contribuiscono anche a un futuro più verde e produttivo, favorendo la soddisfazione dei dipendenti e attirando i migliori talenti. 

Se la tua azienda vuole risparmiare sui costi e abbracciare le tendenze del futuro del lavoro, l'app di deskbird è la soluzione perfetta. Per saperne di più, inizia oggi stesso una prova gratuita!