App per l'hot desking: tecnologia che rende semplice la gestione degli spazi di lavoro ibridi
7 marzo 2023
16 giugno 2023
Il lavoro ibrido è il modello di lavoro migliore. Ma come si fa a tenere traccia dei membri del team che lavorano in sede e di quelli che restano a casa? I tuoi dipendenti hanno sempre accesso allo spazio di lavoro che desiderano quando si trovano in ufficio? Conosci il tasso di occupazione del tuo ufficio, il modo in cui i tuoi dipendenti lo utilizzano e come ottimizzarlo? Se hai risposto "no" a una di queste domande, è probabile che tu abbia bisogno di un'app per l'hot desking.
La tecnologia per il lavoro flessibile è in aumento, mentre il classico modello di lavoro 9-18 sta scomparendo. I Millennial e la Gen Z spesso non prendono nemmeno in considerazione una posizione lavorativa senza accordi di lavoro flessibili. Inoltre, poiché contribuisce ad aumentare l'attrazione dei talenti, la soddisfazione, la felicità e la produttività dei dipendenti, le organizzazioni non hanno motivo di rifiutare questo nuovo modo di lavorare.
Tuttavia, per avere successo, la flessibilità lavorativa implica un ripensamento della progettazione dell'ufficio e della gestione dello spazio. Ecco perché è meglio avere un'app di hot desking al proprio fianco. Condivisione della scrivania, ottimizzazione dello spazio, risparmio sui costi, pianificazione settimanale... Scopriamo perché questa tecnologia per il posto di lavoro sarà il tuo migliore alleato!
Come funziona un'app di hot desking?
Inserimento dei dati
Il primo passo consiste nell'inserire i nomi di tutti i dipendenti e i diversi tipi di spazi di lavoro e risorse condivise che hai in ufficio. Per esempio, 50 scrivanie singole, 15 sale riunioni, 20 posti auto, ecc.
Si consiglia inoltre di indicare la posizione lavorativa dei dipendenti, in modo da capire meglio di quale tipo di spazio di lavoro hanno bisogno in base alle mansioni. Il team di marketing potrebbe preferire una sala riunioni per fare brainstorming, mentre i data specialists potrebbero scegliere una scrivania in un'area isolata dell'ufficio per concentrarsi.
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Accesso semplice da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento
Una volta inseriti tutti i dati richiesti, il gioco è fatto!
Sì, è così semplice. Tu e i tuoi dipendenti potrete accedere all'app di hot desking ovunque e in qualsiasi momento.
Supponiamo che a Sarah sia capitato un imprevisto nell'agenda personale e che debba cambiare il suo orario di lavoro per martedì prossimo. Basta aprire l'app non appena riceve l'informazione e, ovunque si trovi, può passare da un giorno di lavoro in presenza a uno da casa.
Pianificazione della settimana con un solo click al giorno
L'obiettivo principale dell'utilizzo di un'app di hot desking è quello di rendere il lavoro flessibile il più semplice possibile per le organizzazioni e i dipendenti. In un batter d'occhio, sarai in grado di avere una chiara visione di chi lavora da dove e quando. Per questo motivo, deskbird offre una funzione di pianificazione della settimana che consente al personale di creare il proprio orario con un solo click al giorno.
Come dice il nostro motto: "Clicca, prenota, lavora", e il gioco è fatto!
I manager hanno anche un'opzione di assegnazione degli spazi. Resta con noi e te ne parleremo più avanti.
Integrazione dell'app di hot desking in altre piattaforme
Semplificare il lavoro flessibile vuol dire consentire un certo grado di controllo. Ora affrontiamo la parte dell'efficienza!
Nessuno vuole perdere tempo a passare da una schermata all'altra per cercare informazioni. Per risolvere questo problema, le integrazioni sono fondamentali. Scegli di investire in un'applicazione di hot desking facile da usare come deskbird e potrai integrarla con altri software come Microsoft Teams, i calendari di Google e Outlook, i sistemi HR, Google Meet, ecc.
Una tecnologia di lavoro flessibile e adatta a tutti
Quali aziende hanno bisogno di questo tipo di strumento?
Semplice: qualsiasi azienda che abbracci una delle tendenze più significative del futuro del lavoro, ossia il lavoro flessibile.
Esistono molti modelli di lavoro flessibile, come quello ibrido, gli orari compressi, l'orario flessibile, le opportunità di part-time... Come si fa a tenere traccia di chi lavora, da dove e quando? Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione, la soluzione più efficiente e semplice da usare è l'utilizzo di un'app di hot desking.
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Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un'app di hot desking per le aziende ibride?
Fornire una chiara panoramica degli orari settimanali dei membri del team
In un ambiente di lavoro ibrido, i dipendenti lavorano da qualsiasi luogo (ufficio, casa o un terzo luogo di lavoro). Con un'app di hot desking, i dirigenti non devono controllare i singoli orari. Possono finalmente avere una panoramica chiara di chi lavora da dove e quando in un'unica schermata. Ciò favorisce una migliore organizzazione e collaborazione. I manager possono pianificare meglio il lavoro con i membri del loro team e programmare riunioni individuali o di gruppo quando è più opportuno.
Risolvere i conflitti nella pianificazione
Poiché i lavoratori non vengono più in sede ogni giorno, è necessario ripensare e ottimizzare lo spazio dell'ufficio. Il modo migliore è passare da un concetto di scrivania assegnata a un sistema di condivisione delle postazioni. Senza l'aiuto di uno strumento per il lavoro flessibile, questo può portare rapidamente a conflitti nella pianificazione con persone che intendono lavorare alla stessa scrivania. Puoi dire a uno dei tuoi dipendenti di tornare a casa? Un foglio Google infinito in cui è facile commettere errori può aiutare? Certamente no! Utilizzando un'app per l'hot desking, tutti possono vedere in anticipo se sono ancora disponibili spazi di lavoro e prenotare quello di cui hanno bisogno. Lo stress e la frustrazione di arrivare in ufficio e non avere uno spazio di lavoro spariscono.
Aumentare la produttività aziendale
Non tutti hanno le stesse esigenze in fatto di ambiente di lavoro. Alcuni preferiscono lavorare in spazi aperti, mentre altri hanno bisogno di un'area tranquilla per concentrarsi. Tenere conto di questo aspetto è essenziale per aumentare la produttività. Grazie a un'app di hot desking, i dipendenti si assicurano lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficiente quando arrivano in sede. Un'altra spinta alla produttività è data dal fatto che questo strumento di lavoro flessibile facilita la collaborazione. I lavoratori ibridi di solito danno la priorità ai giorni d'ufficio per lavorare su progetti di gruppo. Con un'app di hot desking, possono consultare gli orari dei colleghi e prenotare una scrivania accanto a loro oppure una sala riunioni nello stesso giorno per lavorare al progetto di gruppo.
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Ridurre lo stress e migliorare la salute mentale
Sebbene il lavoro flessibile sia molto richiesto dalle giovani generazioni di lavoratori e migliori l'equilibrio tra vita privata e lavoro, può anche diventare una fonte di stress se non viene gestito correttamente. Con un'app di hot desking, i tuoi dipendenti non dovranno più preoccuparsi di arrivare in ufficio e non trovare un posto a sedere o uno spazio di lavoro adatto alle loro esigenze. Potrebbe sembrare un dettaglio di poco conto, ma quando si verifica ripetutamente, può avere un serio impatto sulla soddisfazione e sulla salute mentale dei dipendenti al lavoro. Lo stesso vale quando devono lavorare a un progetto insieme o richiedere informazioni ai colleghi e devono cercare di capire chi sta lavorando quando e da dove. Il semplice fatto di poter controllare da dove stanno lavorando i colleghi migliora la collaborazione e l'esperienza dei dipendenti.
Quali altre funzioni sono incluse nel software di hot desking deskbird ?
Parliamo in dettaglio dell'app di hot desking deskbird e delle sue caratteristiche principali.
Analisi dell'ambiente di lavoro
Se vuoi soddisfare le aspettative dei tuoi dipendenti, aumentare la produttività e risparmiare sui costi, devi avere un'idea chiara di come viene utilizzato il tuo spazio in ufficio. L'applicazione deskbird è dotata di una funzione di analytics per gli uffici che fornisce informazioni utili, tra le quali il tasso di occupazione del posto di lavoro o i tipi di spazi più utilizzati. È possibile fare un confronto tra settimane, mesi o anni e ottimizzare lo spazio di conseguenza.
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Prenotazione dei parcheggi
Fornisci anche dei parcheggi ai tuoi dipendenti? Anche se incoraggiamo l'uso della bicicletta o dei mezzi pubblici quando possibile, alcune persone non hanno scelta e devono per forza usare l'auto per venire in ufficio. Per garantire loro un posto auto, puoi integrare questa opzione su misura nell'app deskbird, in modo che i membri del tuo team non debbano più preoccuparsi di trovare un parcheggio. È sufficiente inserire il numero di posti auto disponibili. Potranno quindi prenotarne uno contemporaneamente alla prenotazione del posto di lavoro per la giornata!
Planimetria interattiva
Un'altra grande caratteristica di deskbirdè la planimetria interattiva. Clara è in metropolitana e sta andando al lavoro, ma ha dimenticato di prenotare una scrivania. Può aprire l'applicazione dallo smartphone e controllare rapidamente chi è in ufficio in tempo reale. Può quindi prenotare uno spazio di lavoro accanto al suo collega preferito o alle persone con cui sa di dover lavorare a un progetto oggi. La planimetria interattiva favorisce la connessione, la collaborazione e la produttività sul posto di lavoro!
Spazi assegnati
Poiché la centralità dei dipendenti è uno dei nostri valori fondamentali, abbiamo progettato la nostra app pensando al benessere dei dipendenti. Per questo motivo, abbiamo creato la funzionalità degli spazi assegnati. Disponibile solo lato amministratore, consente ai leader di assegnare risorse specifiche ai membri del proprio team. Se Anna sa di potersi concentrare solo quando lavora in uno spazio tranquillo, il suo manager può assegnarle una scrivania che risponda ai suoi desideri.
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Funzionalità in arrivo
Siamo sempre impegnati a migliorare l'app deskbird per soddisfare le esigenze dei nostri clienti e dei loro dipendenti. Grazie a coloro che ci inviano sempre feedback onesti e costruttivi, ci impegniamo a migliorare continuamente. Nel 2022 siamo diventati la società di software con la crescita più rapida in Europa. Questo ci motiva ancora di più a costruire il miglior software di gestione delle risorse umane e a creare nuove funzionalità che rispondano alle esigenze dei nostri clienti.
Quindi rimani sintonizzato, deskbird ha appena lasciato il nido, ma abbiamo intenzione di spiegare le nostre ali e volare ancora più in alto nel mondo del lavoro flessibile!
Sei interessato ai vantaggi dell'utilizzo di un'app di hot desking? Se guardiamo alle tendenze del futuro del lavoro, non sembra che la flessibilità lavorativa sia un'opzione, ma una necessità. Avere l'opportunità di lavorare da qualsiasi luogo e creare un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro è l'obiettivo della maggior parte dei lavoratori Millennials e Gen Z.
Per abbracciare con successo questo modello di lavoro e trarne il massimo beneficio, è essenziale dotarsi di uno strumento di lavoro flessibile come il nostro software di pianificazione dei dipendenti.
Inizia una prova gratuita dell'app deskbird e dai ai tuoi dipendenti più flessibilità con la prenotazione della scrivania e la pianificazione settimanale!
Fonti: articoli del blog deskbird sull'hot desking.
