Ufficio senza carta: perché e come fare il passaggio?

Possiamo iscriverci a una nuova banca in pochi click, ma in qualche modo continuiamo a ricevere le nostre buste paga in formato cartaceo. Perché? In un'epoca in cui la sostenibilità e la digitalizzazione giocano un ruolo fondamentale, puntare a diventare un ufficio senza carta è il passo successivo più ovvio. Un ufficio "paper-light" è un luogo di lavoro in cui l'uso della carta è ridotto al minimo. L'ideale è raggiungere l'obiettivo di un ufficio senza carta come a Dubai, che nel 2021 è diventato il primo governo al mondo senza carta. Ma perché è così importante ridurre al minimo il consumo di carta al lavoro? Sebbene la riduzione dei rifiuti cartacei per essere più ecologici sia la ragione principale che viene in mente, ci sono molti altri vantaggi nel digitalizzare tutti i documenti e i file. Questo articolo ti darà una visione più approfondita di questi altri vantaggi chiave. Per aiutarti a passare a un ufficio senza carta, condivideremo le migliori pratiche e le moderne tecnologie disponibili per intraprendere questo viaggio digitale. 

Vantaggi dell'eliminazione della carta: una risposta sostenibile per le persone, il pianeta e il profitto

Rende l'ufficio più verde

Come abbiamo sottolineato nel nostro articolo sull'importanza della sostenibilità nelle aziende, rendere l'ufficio più ecologico è fondamentale per le organizzazioni che desiderano avere successo. La riduzione dell'uso della carta è una misura ecologica fondamentale per il tuo posto di lavoro. Sapendo che l'industria della cellulosa e della carta rappresenta la quarta fonte di emissione di gas serra, l'eliminazione della carta può sicuramente contribuire a combattere il riscaldamento globale. Inoltre, il 50% dei rifiuti da ufficio che finiscono nelle discariche è costituito da carta*. 

Soddisfa le aspettative di una forza lavoro moderna

Dall'organizzazione del prossimo viaggio all'ordinazione di cibo e alla sottoscrizione di soluzioni bancarie digitali sostenibili, i Millennial e la Gen-Z sono abituati a fare tutto online. Il mantenimento di processi cartacei sul posto di lavoro è un vero punto dolente per le aziende che impiegano queste generazioni. Poiché il 40% della forza lavoro è costituito da Millennials e Gen-Z, soddisfare le loro aspettative è più importante che mai. Per loro, prendere una versione cartacea della busta paga o portare a casa pile di documenti è segno di una cultura aziendale priva di pratiche progressiste e moderne.  

Fornisce una soluzione che consente di risparmiare sui costi

Un lavoratore statunitense utilizza 10.000 fogli di carta all'anno*. Moltiplicando questa cifra per il numero di dipendenti della tua organizzazione, il risultato potrebbe essere spaventoso. Ma bisogna anche pensare alle spese relative alle apparecchiature di stampa e alla manutenzione, oltre alle tasse per lo smaltimento dei rifiuti cartacei. Il prezzo medio di un foglio di carta è di circa 1 centesimo. Ciò significa che vi costa 10.000 euro all'anno se impieghi 100 persone. Digitalizzare il più possibile i tuoi processi ti permette di ridurre i costi dell'ufficio e di risparmiare tonnellate di spazio!

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Consente una migliore organizzazione ed efficienza

Non c'è niente di peggio che perdere tempo a cercare un documento. In un ufficio senza carta, tutti i file sono centralizzati e organizzati in un software di gestione dei documenti. I tuoi dipendenti possono trovare rapidamente il documento che stanno cercando e continuare il loro lavoro. Se non conoscono la posizione di un documento specifico, possono utilizzare la barra di ricerca, digitare una parola chiave relativa all'argomento e trovarlo in pochi secondi. I lavoratori possono smettere di perdere tempo nella ricerca di file e di sentirsi frustrati quando faticano a trovare i documenti. Come indicato da Elastic nel suo report Unified search for finding workplace content, il 54% dei dipendenti statunitensi perde tempo nella ricerca di documenti chiave. Con un sistema digitalizzato ben organizzato, sono più efficienti e si concentrano su compiti più significativi. 

Rafforza la sicurezza dei dati

Sebbene i cyberattacchi siano frequenti, il passaggio al paperless è molto più sicuro e protetto rispetto all'avere tutti i documenti importanti in formato cartaceo. Grazie ai solidi sistemi di sicurezza esistenti oggi, le possibilità di furto dei documenti sono più ridotte. Si riduce anche il rischio di perdere i dati a causa di errori umani, incendi o disastri naturali.

Facilita la collaborazione del team

Un ufficio senza carta aiuta i colleghi a lavorare insieme in modo più efficiente. In primo luogo, possono trovare più rapidamente i file di cui hanno bisogno. In secondo luogo, possono inviarli rapidamente ai loro compagni di squadra, invece di interrompere le loro attività e andare alla scrivania del collega per consegnarli. In terzo luogo, se si tratta di un file a cui tutti i membri del team possono accedere, possono cercarlo nel software di gestione dei documenti senza disturbare nessuno! Infine, avere tutti i file in formato elettronico è un must per abbracciare il lavoro ibrido e consentire ai team di lavorare insieme da luoghi diversi.  

Migliora i processi di automazione

L'automazione e l'IA (Intelligenza Artificiale) consentono ai dipendenti di concentrarsi su attività più mirate, lasciando che la tecnologia si occupi di compiti ripetitivi e privi di significato. Per rendere possibile questo processo, l'eliminazione della carta e la digitalizzazione di tutti i file e i documenti facilitano il passaggio all'automazione. Pertanto, l'adozione di un ufficio senza carta migliora anche l'esperienza e le prestazioni dei dipendenti.

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Le migliori pratiche per passare a un ufficio senza carta: 5 consigli utili per raggiungere l'obiettivo 

1. Digitalizzare tutti i documenti e i file cartacei

La scansione e il salvataggio di tutti i documenti esistenti è il primo passo e, non lo nascondiamo, è quello che richiede più tempo. Tuttavia, è una necessità. Per questo motivo, molte aziende offrono servizi di scansione dei documenti per trasformare i file cartacei in digitali. Ciò consente di risparmiare molto tempo e garantisce la digitalizzazione sicura di tutti i dati. 

2. Comunicare al team la tua strategia di ufficio senza carta

Anche se le ragioni per diventare un ufficio senza carta potrebbero essere ovvie per la maggior parte dei tuoi dipendenti, comunicare con loro è fondamentale. Puoi condividere le cifre attuali in termini di utilizzo e spreco di carta, i tuoi obiettivi e la tua strategia per raggiungerli. La loro partecipazione a questo processo è fondamentale per il successo. Devono sapere cosa possono fare al loro livello per contribuire a ridurre gli sprechi in ufficio. Inoltre, è fondamentale che capiscano perché avere a disposizione tutti i documenti in formato elettronico li aiuterà nelle loro attività quotidiane.

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3. Applicare la regola delle 3 R

Una delle idee di sostenibilità sul posto di lavoro che abbiamo condiviso è stata quella di promuovere le 3R, che stanno per "Ridurre, Riutilizzare e Riciclare". Questo metodo è efficace anche per ridurre il consumo di carta. Se non passi completamente a un ambiente privo di carta (farlo gradualmente è sempre il modo migliore per riuscirci), è importante che incoraggiare i dipendenti a ripensare all'uso della carta. Invece di buttare via un vecchio documento, conservalo per usarlo come bozza o foglio per gli appunti, per esempio.

4. Utilizzare alternative cartacee

Per alcune persone, avere un blocchetto di Post-it sulla scrivania è un must. Prendere appunti in formato digitale non va bene per tutti, ed è giusto così. Oggi esistono alternative ecologiche alla carta, come per esempio le lavagnette. Puoi dotare ogni membro del tuo team di un taccuino riutilizzabile (tra poco è Natale!) in modo che possa continuare a prendere appunti durante le riunioni con penna e "carta". Possono cancellarli quando non ne hanno più bisogno o scannerizzarli se sanno che li riguarderanno in seguito. 

5. Scegliere gli strumenti digitali giusti

Infine, è necessario conoscere la tecnologia disponibile per aiutarti a passare al digitale. Se sei abituato a scrivere gli orari dei tuoi dipendenti manualmente, potresti dare un'occhiata allo strumento di pianificazione settimanale di deskbird, per esempio. Come già accennato, oltre a tenere al sicuro i documenti cartacei, è necessario pensare a un solido sistema di sicurezza quando si passa al digitale. Non preoccuparti, la prossima parte di questo articolo è dedicata a questi strumenti digitali fondamentali.

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Soluzioni digitali per ridurre l'uso della carta sul posto di lavoro: quali strumenti sono necessari?

Software di gestione dei documenti

Cominciamo con uno strumento che continuiamo a menzionare: il software di gestione dei documenti. Un DMS (document management software) consente di archiviare, gestire e tenere traccia di tutti i file non cartacei in un unico luogo. Questo strumento è una risorsa fondamentale per i dipendenti che possono trovare tutti i dati di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro in modo efficiente e collaborativo. I DMS più comuni offrono le seguenti funzionalità:

• spazio di archiviazione;
• controllo delle versioni;
• sicurezza e supervisione degli accessi;
• audit trails;
• check-in, check-out e blocco dei documenti.

Esempi di DMS: DocuWare, PaperSave, ClickUp.

Tecnologia per la firma elettronica

Una volta passato a un ufficio senza carta, come si firmano i documenti in digitale? La firma elettronica esiste da molto tempo. Alcuni potrebbero aver usato questa tecnologia per firmare dei documenti privati come i contratti, per esempio. Grazie alle firme online, le organizzazioni non hanno più bisogno di stampare, firmare e conservare i documenti. Consente di convalidare la documentazione legale in modo efficiente, riducendo al contempo il consumo di carta.

Esempi di tecnologia per la firma elettronica: DocuSign, HelloSign, PandaDoc.  

Software di pianificazione del team aziendale

I membri del team sono abituati a firmare manualmente le entrate e le uscite dal lavoro? Poi archivi questi documenti da qualche parte o li trasferisci in formato elettronico prima di gettarli nel cestino? Risparmia tempo, denaro e carta passando da un foglio presenze a una versione digitale. Un software di pianificazione del team aziendale per la gestione delle presenze orarie consente di tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti. È la soluzione perfetta per i team che adottano l'orario flessibile e il lavoro ibrido.

Esempi di software per la rilevazione delle presenze: Clockify, BambooHR, Time Doctor. 

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Applicazioni per scansionare i documenti

Un'app di scansione ti aiuterà a scansionare i tuoi vecchi file e documenti cartacei che potrebbero essere necessari di tanto in tanto. Questo strumento è ultra-efficiente e molto utile quando è necessario scansionare e archiviare rapidamente un record nel DMS. L'apparecchiatura di scansione tradizionale non è più necessaria quando l'uso della carta diminuisce, poiché è necessario digitalizzare solo dei contenuti minimi. I dipendenti possono avere l'applicazione sul proprio cellulare e scansionare una pagina in pochi secondi.

Esempi di app per la scansione: CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens. 

Gestori sicuri di password

Controllare l'accesso alle informazioni riservate e garantire la sicurezza dei file sono due aspetti cruciali di un ufficio senza carta. La tecnologia può aiutarti a implementare un'elevata sicurezza per i tuoi documenti aziendali. Un gestore di password è un software che memorizza e gestisce le credenziali dei servizi online in un luogo sicuro. È inoltre possibile utilizzare l'autenticazione a più fattori per un accesso ancora più sicuro.

Esempi di password manager: 1Password, Bitwarden, Dashlane.  

Software di archiviazione nel cloud

Ora che si risparmia molto spazio in ufficio digitalizzando i file cartacei, è necessario trovare una soluzione digitale per archiviare i documenti online. Gli strumenti basati sul cloud stanno sostituendo le risorse di archiviazione su disco rigido. Il cloud non solo consente di conservare tutte le informazioni in un'unica posizione, ma permette anche di accedervi facilmente, di creare nuovi dati e di collaborare con i colleghi su documenti condivisi.

Esempi di software per l'archiviazione nel cloud: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive.  

Software di pianificazione dei dipendenti e della settimana

Le piattaforme di pianificazione settimanale consentono di gestire gli orari della forza lavoro flessibile in un batter d'occhio, riducendo al contempo il consumo di carta. Non è più necessario stampare gli orari (che spesso finiscono nel cestino una volta terminata la settimana) e le modifiche dell'ultimo minuto sono molto più facili da apportare. È inoltre possibile tenere traccia dei tempi di lavoro e delle presenze del personale. Per favorire un approccio incentrato sui dipendenti, puoi lasciare che i membri del tuo team gestiscano i propri orari. Avendo accesso ai calendari dei colleghi, possono scegliere quando venire in ufficio per lavorare insieme e quando lavorare da remoto.

Esempi di software di pianificazione dei dipendenti e della settimana: deskbird.

Strumenti per la finanza digitale

Quanti di noi ricevono ancora gli estratti conto cartacei? Non molti. Nella nostra vita privata, ricevere i documenti di fatturazione in formato elettronico è la nuova normalità. Allora perché non applicare questa pratica paper-free anche all'ufficio? Puoi gestire le tue finanze anche online e abbandonare il formato cartaceo. Per quanto riguarda la fatturazione, il monitoraggio e l'analisi, gli strumenti finanziari digitali supportano le aziende.

Esempi di strumenti per la finanza digitale: Bill.com, Oracle Netsuite, Xero. 

Per abbracciare le tendenze del futuro del lavoro digitalizzando i file, i dati e l'ambiente di lavoro in generale o adottando standard sostenibili, il passaggio all'ufficio senza carta è il passo fondamentale per raggiungere questi obiettivi. Tra gli altri vantaggi, un ufficio senza carta ti permette di modernizzarti soddisfacendo le aspettative dei dipendenti, facilitando il lavoro flessibile e consentendo l'automazione.
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* Tutte le statistiche contenute in questo articolo sono tratte dal report Paper Wastage Facts: Statistics About Paper Waste You Must Know pubblicato da Eco-friendly Habits.