Cubicoli vs open office: perché scegliere una sola opzione?

Nel 2024, il lavoro ibrido (tra ufficio e casa) è diventato la norma per il 39% dei lavoratori¹. La domanda sorge spontanea: qual è il miglior layout dell'ufficio oggi per questo nuovo modo di lavorare? Il dibattito "cubicoli vs open office" è diventato più rilevante che mai. I cubicoli, noti per la loro privacy, migliorano la concentrazione. Una configurazione open space, d'altra parte, ispira la creatività e promuove la collaborazione. Tuttavia, non è una scelta facile. La determinazione dell'organizzazione ottimale del posto di lavoro è influenzata dalla natura del lavoro, dai tratti della personalità individuale e persino dai diversi tempi all'interno del workday. 

In questo articolo analizziamo gli effetti degli spazi di lavoro chiusi e delle configurazioni open space. Analizzeremo i punti di forza e di debolezza di ciascuna di esse, alla ricerca di modi per aumentare la produttività, la soddisfazione dei dipendenti e il senso di comunità in un ambiente in continua evoluzione. Sei pronto a scoprire quale configurazione si adatta meglio ai ritmi e agli obiettivi del team?

Qual è la differenza tra uno spazio di lavoro con cubicoli e un ufficio open space?

In uno spazio di lavoro a cubicoli, ogni dipendente dispone di uno spazio personale circondato da pareti divisorie, che offre privacy e riduce al minimo le distrazioni da rumori esterni. Questa configurazione è come un mini-ufficio per il lavoro in solitaria, dove è più facile concentrarsi sui singoli compiti. I cubicoli spesso contengono scrivanie, scaffali e aree di stoccaggio per uso privato. 

Un ufficio open space elimina queste ripartizioni, creando un ambiente di lavoro condiviso senza barriere fisiche tra i lavoratori. I membri del team possono comunicare e collaborare facilmente. Ma questa apertura introduce anche un maggior numero di rumori di fondo e distrazioni visive, che possono disturbare la concentrazione.

La scelta tra cubicoli e uffici open space dipende dal tipo di lavoro svolto dai membri del team. I cubicoli sono un'opzione eccellente per i compiti che richiedono un'intensa concentrazione, mentre gli spazi di lavoro con pianta aperta sono perfettamente adatti per i progetti che richiedono una comunicazione rapida e continua tra i colleghi.

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Quali sono i pro e i contro dei cubicoli?

I pro dei cubicoli

Privacy per ogni dipendente

I cubicoli offrono un'eccellente riservatezza, consentendo di effettuare chiamate private o di concentrarsi sul lavoro senza preoccuparsi di essere ascoltati. Il senso di privacy può aumentare la produttività perché riduce lo stress esterno.

Personalizzazione

I dipendenti possono decorare i loro cubicoli con foto, piante e oggetti personali per rendere l'ambiente meno sterile e più accogliente. Ma non si tratta solo di estetica: si tratta di migliorare il benessere e la soddisfazione sul lavoro, in modo che le persone amino venire al lavoro.

Riduzione del rumore

In un ufficio, i cubicoli fungono da barriera fisica, attenuando il rumore delle stampanti, delle conversazioni ad alta voce e del via vai. Riducendo i rumori di fondo, i lavoratori possono concentrarsi sulle attività che richiedono concentrazione e mantenere un ambiente calmo e concentrato.

Spazio personale definito

I confini aiutano i dipendenti a ridurre le distrazioni. Senza continue interruzioni, le persone possono stabilire le priorità del proprio lavoro, riducendo le interruzioni e organizzando meglio la gestione dei compiti.

I contro dei cubicoli

Isolamento dal team

Se da un lato i cubicoli offrono privacy, dall'altro le barriere fisiche ostacolano la comunicazione spontanea e la collaborazione rapida, che sono fondamentali per il lavoro di squadra, la risoluzione dei problemi e così via. Può influire sulla cooperazione tra i colleghi e richiedere maggiori sforzi per stimolare lo spirito di squadra.

Spazio limitato

I cubicoli sono compatti e non offrono lo stesso spazio di movimento e di archiviazione di un ufficio più grande. Il confinamento può far sentire i dipendenti chiusi in una scatola. Inoltre, in un ambiente di lavoro ibrido, le persone tendono a venire sul posto per interagire socialmente e lavorare a progetti di gruppo. Ciò significa che potrebbero non voler stare seduti in un cubicolo da soli.

Esteticamente sgradevole

La disposizione uniforme dei cubicoli può creare un layout monotono. L'ufficio potrebbe apparire impersonale e poco stimolante sia per i dipendenti che per gli ospiti, poiché questa uniformità non riflette la natura dinamica del lavoro svolto.

Mancanza di adattabilità

I cubicoli rendono difficile l'adattamento alle dimensioni dei team. L'aggiunta di nuovi dipendenti può causare inefficienze e spazi di lavoro che non soddisfano le esigenze aziendali. Inoltre, conosciamo l'impatto che la disposizione degli uffici può avere sulla produttività.

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Quali sono i pro e i contro di un ufficio open space?

I pro di un ufficio open space

Favorisce la collaborazione

Gli uffici open space facilitano la collaborazione e la condivisione di idee tra i dipendenti. Questo porta a soluzioni innovative e a un più forte lavoro di squadra, aumentando la produttività e la creatività nei giorni in cui si trovano in sede. Semplificando la comunicazione, si possono avere scambi rapidi e sforzi collettivi, necessari per lo sviluppo agile dei progetti.

Ambiente di lavoro flessibile

Questa disposizione favorisce l'uso dinamico dello spazio fornendo scrivanie condivise e aree comuni. I team ibridi scelgono le postazioni di lavoro in base alle loro esigenze, promuovendo un ambiente di lavoro flessibile e adattabile. L'autonomia e la varietà soddisfano i requisiti di una forza lavoro ibrida, con conseguente aumento dell'esperienza e della produttività dei dipendenti.

Promuove una cultura aziendale unitaria

Gli uffici open space favoriscono l'uguaglianza e l'apertura eliminando le barriere fisiche. Tutti, indipendentemente dalla loro posizione, possono interagire, aiutarsi e condividere le proprie conoscenze. Ciò consente anche di abbattere le strutture gerarchiche e rende il lavoro più divertente e coinvolgente.

Economicamente vantaggioso

La progettazione di un open space può aiutarti a ridurre i costi dell'ufficio, come l'affitto, l'elettricità, i mobili, ecc. Con questa configurazione, è possibile inserire più dipendenti in meno metri quadrati, il che è ottimo se si vogliono ridurre le spese.

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I contro di un ufficio open space

Rumore e distrazioni

Le distrazioni e il rumore sono i principali svantaggi degli uffici open space. Senza pareti che bloccano il suono, le telefonate e le conversazioni possono distrarre i dipendenti dal loro lavoro. I continui rumori di sottofondo possono portare a una riduzione della produttività e a un aumento dello stress nel team.

Mancanza di privacy

A causa della disposizione aperta, i lavoratori non hanno molta privacy, il che rende più difficile la concentrazione o la discrezione. Alcune persone potrebbero sentirsi esposte o a disagio per la loro visibilità nell'ambiente di lavoro, il che potrebbe influire sulle loro prestazioni.

Diffusione di malattie

Negli uffici open space è più probabile che i germi si diffondano, sollevando preoccupazioni per la salute e il benessere. Un dipendente malato può inavvertitamente contagiare molti altri, causando un aumento dei tassi di assenteismo. I protocolli di sanificazione sono ancora più importanti per mantenere in salute la forza lavoro.

Una taglia non va sempre bene per tutti

Non c'è dubbio che gli uffici open space favoriscano la collaborazione, ma non sono adatti a tutti. Potrebbero infatti sopraffare i lavoratori introversi o neurodivergenti che hanno bisogno di tranquillità per concentrarsi. La soluzione? Bilanciare diversi tipi di spazi per soddisfare le esigenze di tutti.

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Come disporre al meglio l'ufficio per far prosperare il tuo team ibrido?

Conoscere le aspettative dei dipendenti in merito allo spazio in ufficio

Per progettare la migliore disposizione dell'ufficio per il tuo team ibrido, inizia a chiedere ai tuoi dipendenti cosa si immaginano. Non si può pretendere che tutti vogliano le stesse cose dal loro posto di lavoro. Le esigenze del team variano in base ai ruoli, alle mansioni e alle personalità. Chi ha una posizione creativa può trovarsi bene in uno spazio aperto che incoraggia la collaborazione, mentre uno sviluppatore potrebbe preferire un'area tranquilla per codificare senza interruzioni. 

Focus group, sondaggi o incontri individuali possono rivelare ciò di cui il personale ha bisogno per essere produttivo. In questo modo, gli individui possono esprimere le loro preferenze, condividere le loro intuizioni e contribuire al processo decisionale. Comprendendo i diversi stili di lavoro del team, puoi progettare uno spazio flessibile e inclusivo che faccia sentire le persone apprezzate e le aiuti a prosperare. 

Essere consapevole dell'evoluzione e dei cambiamenti nel mondo del lavoro

Presta attenzione a come cambia la vita lavorativa, perché può avere un impatto profondo sullo spazio dell'ufficio e sulle esigenze dei dipendenti. Gli studi stanno dimostrando quanto sia importante il design di un ufficio per la produttività. È emerso che può davvero creare o distruggere l'atmosfera sul posto di lavoro. 

Anche in questo caso, prima di riorganizzare le scrivanie, abbattere i muri o spostare la macchina del caffè, parla con i tuoi collaboratori, perché sanno di cosa hanno bisogno. Forse vogliono un'area più tranquilla o un luogo di incontro più grande e migliore. Se la disposizione dell'ufficio riflette ciò che il personale desidera, si creeranno le condizioni per il successo.

Concentrarsi sulla creazione di un design flessibile, diversificato e agile

Ammettiamolo: non tutti lavorano allo stesso modo, giusto? La cosa migliore che puoi fare per il tuo team (e per la tua azienda) è organizzare un ufficio che offra un po' di tutto. Alcune persone amano avere il proprio cubicolo dove concentrarsi e lavorare senza distrazioni. Altri, invece, preferiscono spazi aperti e ariosi, dove le idee fluiscono liberamente. Per questo motivo, la possibilità di combinare le diverse disposizioni della postazione di lavoro può fare la differenza.

Il concetto è: lascia che i dipendenti scelgano la loro configurazione di lavoro ideale. Se oggi qualcuno ha bisogno dell'intimità di un cubicolo, può prenotarlo. La prossima volta, se si sentirà più socievole, passerà a un luogo aperto e collaborativo. Il tuo ufficio non sarà solo un luogo dove le persone devono andare, ma dove vorranno stare perché si adatta a loro. Rendi il tuo spazio di lavoro dinamico e versatile come il tuo team, in modo che tutti lavorino al meglio.

Prendere decisioni basate sui dati e modificare il layout dello spazio di lavoro in modo efficiente e intelligente

Le analytics dell'ambiente di lavoro aiutano a prendere decisioni informate sullo spazio di lavoro. Osservando come vengono utilizzate le diverse aree, è possibile identificare ciò che funziona e ciò che non funziona. Per esempio, se i dati mostrano che una sala conferenze è raramente occupata per questo scopo, potresti convertirla in un piccolo open space che soddisfi le esigenze del tuo team. Allo stesso modo, se c'è un'elevata richiesta di zone tranquille, potrebbe essere il momento di ampliarle. 

Questo approccio consente di progettare la migliore disposizione dell'ufficio in base all'uso effettivo. In questo modo lo spazio può cambiare nel tempo e soddisfare le esigenze attuali. Metti in pratica i fatti e crea uno spazio di lavoro che favorisca la produttività e il benessere del tuo team. Basta con le congetture!

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Testare le scelte di layout del nuovo ufficio

A questo punto hai raccolto tonnellate di informazioni: le opinioni dei dipendenti, l'uso che ognuno fa dello spazio, le tendenze del design dell'ufficio, ecc. Questo ti fornisce una solida base per apportare modifiche intelligenti al tuo spazio di lavoro. Anche con tutti questi dati, probabilmente non otterrai subito la configurazione perfetta, e va bene così. 

Ma come si può migliorare? Facendo dei test. Prova un nuovo layout e vedi come va. Osserva e ascolta il tuo team e nota come influisce sul loro lavoro. Se qualcosa non è efficace, modificalo. Fare prove ed errori non significa inciampare. Si tratta di una strategia deliberata per migliorare la produttività del personale attraverso il design dell'ufficio.

Utilizzare la tecnologia per migliorare l'esperienza in ufficio

La vicinanza gioca un ruolo cruciale nelle interazioni tra i dipendenti. Anche se gli spazi aperti e gli strumenti di comunicazione online dovrebbero favorire la collaborazione, in realtà possono rendere più difficile un'interazione significativa. Tutto dipende dal modo in cui le persone si impegnano, che può essere influenzato dal layout dell'ufficio e dalla tecnologia. 

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Le app per la prenotaziona della scrivania, per esempio, stanno cambiando tutto. Queste applicazioni consentono al personale di prenotare in modo semplice uno spazio di lavoro in base alla posizione dei colleghi. deskbird fornisce al tuo team una planimetria interattiva e un'agenda settimanale. In questo modo, tutti possono programmare le loro settimane e scegliere le scrivanie più vicine ai loro colleghi. Si tratta di una novità assoluta per i team ibridi che vogliono incrementare le interazioni e favorire il lavoro di squadra.

La configurazione dello spazio di lavoro, che si tratti di cubicoli o di un ufficio open space, influisce sull'esperienza e sulla produttività del team in sede. Abbiamo analizzato i pro e i contro di ciascuna disposizione, dalla concentrazione e privacy dei cubicoli alla collaborazione e flessibilità degli uffici open space. Ricorda che non devi sceglierne solo una. La migliore disposizione dell'ufficio è varia, agile e flessibile. Inoltre, l'integrazione di tecnologie come le soluzioni di prenotazione delle scrivanie può rendere l'ecosistema dell'ufficio ancora migliore, offrendo ai dipendenti le risorse di cui hanno bisogno e l'ambiente che desiderano. Tutto ciò che devi fare è progettare un ufficio che soddisfi le esigenze di oggi e che sia flessibile per il domani. Grazie a queste intuizioni, è ora di superare il dibattito "cubicoli vs. open office" e costruire la disposizione ideale dell'ufficio per il tuo team. Una volta che tutto è pronto, deskbird ti supporta nella gestione efficiente del tuo fiorente ambiente di lavoro ibrido! Richiedi una demo gratuita per scoprire la nostra applicazione per la prenotazione delle scrivanie, molto facile da usare con le sue intuitive funzionalità. 

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¹Forecast Analysis: Knowledge Employees, Hybrid, Fully Remote and On-Site Work Styles, Worldwide, Gartner