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Progettazione di uffici agili: abbracciare il miglior layout dello spazio di lavoro

Pubblicato:

22 gennaio 2024

Aggiornato:

22 gennaio 2024

Ultimamente il mondo del lavoro è tutto incentrato su flessibilità, versatilità, agilità e così via. La pianificazione dello spazio di lavoro non è diversa. Molte aziende stanno modificando la configurazione delle loro strutture per adottare un design d'ufficio agile

Che cos'è questa nuova tendenza e perché è diventata così popolare? È quello che esploreremo con voi in questo articolo. Mentre un ufficio flessibile si adatta al modello di lavoro ibrido, lo spazio di lavoro agile si adatta alle esigenze dei lavoratori e, più specificamente, alla vostra forza lavoro.

Dall'ottimizzazione dello spazio e dell'efficienza dei costi all'esperienza e alla produttività dei dipendenti, i risultati valgono la pena di considerare questo nuovo approccio al luogo di lavoro fisico. Siete disposti a saperne di più e a fare i passi necessari per avere uno spazio ufficio a prova di futuro? Allora sedetevi e godetevi questa guida sul luogo di lavoro moderno!

Definizione di progettazione agile dell'ufficio

Con un design agile, l'ufficio diventa uno strumento per migliorare il benessere e il flusso di lavoro dei dipendenti, aumentando così l'impegno e la produttività. Il layout viene personalizzato in modo preciso per adattarsi alle aspettative dei lavoratori, non solo in termini di preferenze di spazio di lavoro, ma anche per quanto riguarda le risorse di cui hanno bisogno. Una postazione di lavoro agile è quindi composta da vari tipi di postazioni. Ogni area soddisfa un'esigenza specifica del personale e favorisce un'ottima esperienza sul posto, la collaborazione e la produttività. 

L'attenzione alla creazione di un ambiente di lavoro basato sulle esigenze delle persone è alla base di questo potente concetto di design. Lo spazio si adatta alle esigenze dei dipendenti e non viceversa. Come vedremo, configurare lo spazio di lavoro in questo modo ha molti vantaggi.

Esempi di spazi di lavoro agili

La progettazione di un ufficio agile combina diversi tipi di spazi di lavoro, la cui varietà dipende dalle esigenze e dalle preferenze dei vostri dipendenti. Non preoccupatevi, alla fine di questo articolo condivideremo le migliori pratiche per creare un ufficio agile di successo. Per il momento, però, ecco alcuni esempi di spazi di lavoro che ci si può aspettare di vedere in questo tipo di ambiente di lavoro: 

  • aree collaborative per la condivisione di idee e progetti di gruppo;
  • angoli tranquilli per la messa a fuoco;
  • hot desk per le attività individuali;
  • sale riunioni per incontri ufficiali; 
  • zone fredde per le interazioni sociali;
  • spazi per sessioni di brainstorming.

L'ufficio tradizionale è composto principalmente da scrivanie assegnate e da alcune sale riunioni. Al contrario, lo spazio di lavoro agile è un crogiolo di diversi tipi di aree di lavoro che le persone possono scegliere in base al loro stato d'animo, alle loro esigenze e ai compiti della giornata.

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scrivania con 3 computer
Ufficio con risorse tecnologiche

Vantaggi della creazione di ambienti di lavoro agili

Ottimizzazione dello spazio d'ufficio

Oltre a rispondere alle esigenze dei vostri dipendenti, uno degli scopi principali della creazione di uno spazio di lavoro agile è quello di utilizzare al meglio le vostre strutture. Utilizzando l'analisi degli uffici, è possibile determinare quali aree del vostro edificio sono più utilizzate e quali sono spesso non occupate. Adattare il vostro spazio d'ufficio a queste informazioni chiave vi permette non solo di sviluppare un ambiente di lavoro più pratico, ma anche di ottimizzare lo spazio. 

Perché tenere 50 scrivanie singole se solo 20 vengono utilizzate quotidianamente? Potete ripensare la disposizione dei posti a sedere e utilizzare lo spazio extra per altre attività. L'ottimizzazione dello spazio vi permette di creare un ambiente di lavoro fiorente per dare impulso al vostro team e alla vostra attività, massimizzando i costi grazie all'utilizzo di tutto lo spazio a disposizione. 

Efficienza dei costi

Un layout d'ufficio agile è una soluzione economicamente vantaggiosa per le aziende che vogliono massimizzare lo spazio di lavoro. L'enfasi sulle aree multifunzionali e sulle risorse condivise riduce la necessità di postazioni di lavoro personali fisse, che possono portare a un potenziale ridimensionamento dello spazio d'ufficio. Il risparmio può essere significativo, considerando l'elevato costo degli immobili commerciali. 

Inoltre, la natura flessibile di un ambiente agile consente alle aziende di rispondere ai cambiamenti del personale senza dover sostenere i costi associati alla riorganizzazione degli uffici tradizionali. L'eliminazione di scrivanie e spazi sottoutilizzati si traduce anche in una riduzione delle spese generali in termini di consumo energetico e di forniture per ufficio. 

Inoltre, l'atmosfera collaborativa di un ufficio agile può aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti, con conseguente riduzione dei costi indiretti legati al miglioramento dei tassi di fidelizzazione e alla diminuzione dell'assenteismo. Nel complesso, un ufficio agile riduce al minimo le spese mantenendo un ambiente di lavoro favorevole.

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Esperienza dei dipendenti in loco

Il ruolo dell'ufficio è cambiato negli ultimi due anni e con l'aumento delle modalità di lavoro flessibili. Le persone non vengono più in ufficio solo per svolgere il proprio lavoro come un tempo. Tendono a lavorare da casa per i singoli compiti e a mantenere i giorni d'ufficio per concentrarsi su progetti di collaborazione e per avere le loro dosi di socialità. 

Inoltre, alcuni dipendenti vorrebbero venire in sede più spesso. Tuttavia, lo spazio dell'ufficio non corrisponde alle loro esigenze. Di conseguenza, non possono essere produttivi come lo sono a casa. Anche molte aziende desiderano vedere il proprio team in sede più spesso, ma hanno difficoltà a rendere il WFO (working from the office) più attraente del WFH (working from home). 

Con un ambiente di lavoro incentrato sul dipendente, come un ufficio agile, le persone desiderano venire sul posto di lavoro più spesso. È più probabile che l'esperienza sul posto di lavoro sia migliore, poiché il design dell'ufficio è adattato alle loro esigenze e immaginato per farli prosperare. 

Collaborazione

In un ambiente di lavoro flessibile, la collaborazione è il fulcro del WFO. Come abbiamo appena detto, il ruolo dell'ufficio si è evoluto e le persone ora vengono in sede per incontrare i colleghi e lavorare in team. Pertanto, lo spazio di lavoro deve adattarsi a questo cambiamento. Un design ben studiato per un ufficio agile facilita il flusso di lavoro, la collaborazione e le interazioni. 

Con il supporto di tecnologie come deskbird, è possibile potenziare questo aspetto del luogo di lavoro. La nostra planimetria interattiva, ad esempio, permette ai vostri dipendenti di trovare facilmente i loro colleghi in un batter d'occhio. Allo stesso modo, il nostro software per la prenotazione di scrivanie e stanze consente ai membri del team di allineare i loro orari in modo da poter collaborare di persona ogni volta che lo desiderano.

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persone in sala conferenze
Dipendenti che lavorano in modo collaborativo

Produttività aziendale

Vi consigliamo di leggere il nostro articolo sull'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività. È impressionante come il nostro ambiente di lavoro influenzi la nostra capacità di rendimento. Uno spazio di lavoro agile attiva molti degli aspetti chiave che aumentano la produttività dei dipendenti. La creazione di un layout che si concentri sulle preferenze e sulle esigenze del personale ha un ruolo enorme nel modo in cui si sente sul posto. Non solo influisce sul loro umore e sul loro benessere, ma facilita anche il loro lavoro assecondando le loro esigenze.

Eliminando i vincoli di una scrivania fissa, i lavoratori possono trovare l'ambiente più produttivo per ogni specifica attività. Può trattarsi di un brainstorming in una comoda area lounge o di un'analisi dei dati in una focus room. Inoltre, gli spazi collaborativi incoraggiano la condivisione delle conoscenze e la collaborazione spontanea, che può portare all'innovazione e a una più rapida risoluzione dei problemi. Pertanto, un layout agile è essenziale per creare un luogo di lavoro reattivo ed efficiente, in grado di aumentare significativamente la produttività complessiva.

Gli svantaggi di uno spazio di lavoro agile

I dipendenti potrebbero aver bisogno di un po' di tempo per adattarsi e adottare la nuova disposizione dell'ufficio. Ma con il vostro supporto e gli strumenti giusti, abbracceranno rapidamente questo nuovo assetto e ne vedranno i vantaggi. 

Un altro possibile "aspetto negativo" è che il vostro ufficio potrebbe essere fuori uso per alcuni giorni o settimane per costruire questo nuovo layout e installare tutto ciò di cui il personale ha bisogno. Ciò significa che dovrete pianificare e organizzare questo periodo, soprattutto se avete membri del team che non possono lavorare da casa. Ma si tratta di una situazione temporanea.

In conclusione, la creazione di uno spazio d'ufficio agile può comportare piccole difficoltà, ma nulla di più. Una volta che è stato creato e che avete spiegato ai vostri collaboratori come sfruttarlo al meglio e li avete dotati degli strumenti giusti per farlo, non ci sono molti svantaggi.

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allestimento della sala conferenze
Allestimento della sala conferenze

Le migliori pratiche per adottare con successo un layout d'ufficio agile

Ricordate che uno spazio di lavoro agile è unico

Uno dei consigli più preziosi da ricordare è che non si deve cercare di implementare lo stesso layout di ufficio di altre organizzazioni. Il principio di uno spazio di lavoro agile è che si adatta alle persone. Pertanto, è unico e deve essere adattato ai vostri dipendenti. Ciò che potrebbe funzionare per un'azienda che ammirate potrebbe non funzionare per voi. Non solo ogni lavoro ha esigenze specifiche, ma anche ogni membro del team ha i propri requisiti. Per questo motivo, prima di apportare qualsiasi modifica, è fondamentale discutere con i dipendenti e studiare le analisi dell'ufficio per creare un layout agile che funzioni.

Controllate le vostre analisi per creare la migliore configurazione dell'area di lavoro

Per poterlo ottimizzare, è necessario sapere quando e come i membri del team utilizzano attualmente lo spazio. Con quale frequenza vengono in ufficio? Prenotano più scrivanie individuali che sale riunioni? Qual è il loro feedback sulle strutture e sulle risorse in loco? Sono tutte domande che richiedono risposte affidabili e trasparenti. È così che il vostro layout agile si adatta ai vostri dipendenti, aiutandoli a prosperare.

Le analisi del posto di lavoro forniscono informazioni chiare sui tassi di occupazione e sull'utilizzo degli uffici. Esaminare regolarmente questi dati è fondamentale per mantenere un assetto che consenta alla vostra forza lavoro di svolgere il proprio lavoro nelle migliori condizioni e di ottenere risultati positivi per la vostra azienda. Vi aiutano a evidenziare i problemi e ad adattarvi di conseguenza per continuare a fornire ai vostri team il miglior ambiente di lavoro e migliorare la loro esperienza in loco.

Collaborare con la tecnologia e le risorse giuste

La trasformazione digitale ci permette di migliorare il nostro modo di lavorare e di imparare a usare le nuove tecnologie come alleate. Sono molto utili anche per la gestione degli spazi d'ufficio. Gli strumenti di gestione flessibile dello spazio di lavoro aiutano a gestire e migliorare le strutture, consentendo ai dipendenti di sfruttare al meglio lo spazio dell'ufficio quando arrivano in sede. 

Ad esempio, 15 membri del vostro team decidono di recarsi in ufficio il martedì per svolgere un'intera giornata di lavoro concentrato, ma avete solo 12 postazioni di lavoro nella vostra zona tranquilla. Tre di loro finiranno per sentirsi frustrati e si sistemeranno per la giornata in un posto in cui potrebbero non essere in grado di concentrarsi al meglio. Ecco perché è necessario un software di gestione degli spazi d'ufficio come deskbird. 

Per offrire la migliore esperienza sul posto di lavoro, le tecnologie indispensabili includono: 

  • un'applicazione per la prenotazione di scrivanie;
  • un software per la prenotazione di camere;
  • una soluzione analitica per l'ufficio;
  • un sistema di feedback;
  • strumenti di cybersecurity.

Siete pronti ad abbracciare i vantaggi di un ufficio dal design agile? Speriamo che questo articolo vi aiuti a capire meglio lo scopo di uno spazio di lavoro agile e i suoi vantaggi per i vostri dipendenti e per la vostra azienda. Questo tipo di layout professionale fa parte delle pratiche moderne che le aziende adottano per adeguarsi alle tendenze del futuro del lavoro e offrire l'assetto lavorativo più efficace ai loro team. Volete provare? Possiamo assistervi fornendovi uno dei migliori software per la prenotazione delle scrivanie. Richiedete una demo gratuita dell'appdeskbird e scoprite tutte le sue funzionalità di facile utilizzo, tra cui l'analisi degli uffici, la prenotazione delle scrivanie, delle stanze e la pianificazione settimanale!

Paulyne

Paulyne è una specialista del lavoro ibrido, che scrive di sostenibilità, modelli di lavoro flessibili ed esperienza dei dipendenti.

Progettazione di uffici agili: abbracciare il miglior layout dello spazio di lavoro