Collaborazione asincrona: le best practice per superare le sfide comuni

La collaborazione asincrona, ovvero quando non si prevede che due persone siano disponibili contemporaneamente per lavorare insieme, è uno dei modi migliori per collaborare a distanza. Con il lavoro flessibile che sta diventando la norma, la collaborazione ha assunto maggiore importanza. I tradizionali confini geografici e temporali non definiscono più il luogo di lavoro, poiché le persone lavorano da luoghi e fusi orari diversi. Tuttavia, questo porta sia opportunità che sfide, come la gestione di team distribuiti e l'assegnazione di tempo e spazio per un lavoro di squadra significativo. Il lavoro ibrido aumenta la produttività aziendale. Ma può anche avere l'effetto opposto se non si crea una configurazione perfetta per migliorare la collaborazione tra i team.

Questo articolo approfondisce l'importanza del lavoro asincrono per il coinvolgimento dei dipendenti e il successo aziendale, esplorando il suo potenziale per alimentare l'efficienza, la creatività e la crescita. Inoltre, facciamo luce sugli ostacoli più comuni che si incontrano nelle configurazioni di lavoro ibride e forniamo consigli pratici per superarli.

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Perché la collaborazione asincrona è essenziale per i dipendenti e per il successo dell'azienda?

Una scarsa collaborazione porta a stress e scarso coinvolgimento

La collaborazione in un ambiente ibrido può essere impegnativa, soprattutto quando il team è distribuito in luoghi e fusi orari diversi. Pertanto, migliorare i metodi di collaborazione è fondamentale per evitare lo stress e lo scarso coinvolgimento dei dipendenti. Può essere difficile cercare di organizzare un orario per incontrarsi o per lavorare a un progetto in modo virtuale, soprattutto con delle modalità di lavoro ibrido. Se queste sfide non vengono mitigate, il team può sentirsi eccezionalmente frustrato e non voler contribuire. 

Pratiche di collaborazione inadeguate rallentano progetti e crescita

Se il personale non è in grado di riunirsi e lavorare insieme in uno spazio adeguato, può avere problemi a portare a termine i progetti in modo tempestivo. Se i compiti vengono rimandati, la crescita e il successo dell'azienda potrebbero risentirne. Più tempo si impiega a trovare uno spazio e una data per lavorare (fisicamente o digitalmente), meno energia si dedica al progetto. Non possiamo aspettarci che le attività progrediscano senza una collaborazione attiva quotidiana e senza le attrezzature giuste.

Una collaborazione asincrona di successo porta all'efficienza e alla creatività

Una comunicazione asincrona di successo significa che i dipendenti sono in grado di lavorare individualmente in tempi e luoghi diversi in modo efficiente, come se fossero in ufficio. Comunicare in modo asincrono implica che ogni persona debba attendere la risposta di un compagno di squadra o fare brainstorming individualmente. Tuttavia, se organizzato correttamente utilizzando strumenti per semplificare la condivisione di informazioni e i compiti, il team può essere più efficiente e creativo. Anzi, a volte il brainstorming da soli prima di discutere con i colleghi crea un risultato ancora migliore.

Una forte collaborazione unisce le persone e le rende più resilienti 

La collaborazione è necessaria per costruire un team resiliente e coeso. Abbiamo bisogno di queste connessioni personali per creare legami con i nostri compagni di squadra, sia online che di persona. Questi legami non solo migliorano la salute mentale dei dipendenti, ma garantiscono anche che il team lavori bene insieme e massimizzi l'efficienza.

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Quali sono i principali problemi di collaborazione che i team possono incontrare con una modalità di lavoro ibrido?

Mancanza di strumenti di collaborazione adeguati

Gli strumenti di collaborazione per il lavoro ibrido sono fondamentali per gestire un ufficio flessibile. Aiutano a semplificare la comunicazione, a garantire la centralizzazione dei documenti e ad automatizzare importanti pratiche di gestione dell'ufficio, come la prenotazione delle scrivanie e delle sale riunioni. Alcuni degli strumenti che si possono implementare sono:

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• App di prenotazione della scrivania;
• Soluzione di gestione dei documenti basata sul cloud;
• Strumento di comunicazione testuale (es. Slack);
• Piattaforma di videoconferenza.

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Assenza di linee guida per la collaborazione asincrona 

Se non si stabiliscono le giuste linee guida, aumenta il rischio di errori di comunicazione. Ciò può influire sul coordinamento di diversi progetti, poiché i dipendenti potrebbero non essere in grado di concordare un tempo o uno spazio per la collaborazione. Può anche creare dei silos, ovvero altri team o addirittura diversi individui non comunicano pienamente e non operano individualmente. Per esempio, in un team internazionale, tutte le comunicazioni scritte e verbali devono avvenire in una lingua comune, come l'inglese. In questo modo, tutti possono capire e nessuno viene lasciato indietro.

Perdita della connessione con il luogo di lavoro

Come hanno sperimentato molti di noi che negli ultimi anni sono passati al lavoro ibrido e in smart working, costruire relazioni significative con i colleghi attraverso uno schermo è difficile. Dobbiamo gestire la comunicazione asincrona e lavoriamo in modo meno personale. La connessione con il posto di lavoro si perde quando ci sono meno interazioni di persona, perché è più difficile legare con i colleghi, interagendo in modo digitale. Di conseguenza, anche la cultura organizzativa può risentirne, poiché è creata dai dipendenti. Ecco perché è ancora più importante dare priorità alla cultura aziendale e alla creazione di legami in questi nuovi modelli di lavoro.

Creazione di silos e rischio di isolamento

Sebbene esistano diverse soluzioni per migliorare la comunicazione e la collaborazione nei team ibridi, esiste il rischio di silos e isolamento. Naturalmente, quando una parte del team lavora da casa, può essere in qualche modo isolata. Questo può aiutare a concentrarsi, ma può anche portare a dei silos se gli individui non comunicano chiaramente e regolarmente tra loro. In uffici flessibili, i dipendenti possono interagire con il proprio team, ma non hanno spesso la possibilità di discutere con altri.

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Problemi geografici e di fuso orario

Lavorare con team distribuiti e ibridi, o sparsi in paesi e continenti diversi, rende più difficile il coordinamento. I manager devono tenere conto dei fusi orari per garantire a tutti la possibilità di collaborare. Per esempio, organizzare una riunione è più complicato e richiede maggiori competenze perché i fusi orari devono essere allineati. Inoltre, i team distribuiti consentono alle aziende di trovare i migliori talenti a livello globale e di creare un'organizzazione più diversificata con prospettive diverse. Se da un lato questo migliora la creatività e la risoluzione dei problemi, dall'altro può mettere a dura prova la comunicazione interculturale.

Scarsa strategia di comunicazione a distanza

I team ibridi hanno bisogno di una forte strategia di comunicazione. Mentre i team ibridi si incontrano di tanto in tanto, i dipendenti completamente da remoto non hanno questa opportunità. Pertanto, è necessario adottare misure aggiuntive per creare connessioni e cultura a livello virtuale. Anche la comunicazione tra manager e dipendenti deve essere estremamente chiara, in modo da stabilire le giuste aspettative, come la definizione degli obiettivi e l'etica del lavoro.

Affaticamento da zoom

Per i team flessibili, la videoconferenza è il modo principale per tenere riunioni. I messaggi di testo sono ottimi per inviare rapidamente un documento o fare una domanda, ma non per collaborare a compiti più complessi che richiedono un brainstorming e il feedback dei colleghi. Pertanto, le riunioni virtuali non sono solo il motore delle connessioni personali, ma anche del successo aziendale. Tuttavia, questo porta a quella che ci piace chiamare "stanchezza da Zoom".

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Quali sono i modi migliori per collaborare a distanza?

Formare sia i manager che i dipendenti a collaborare da remoto

Sia i manager che i dipendenti devono ricevere una formazione adeguata in un ambiente ibrido, poiché per gestire un'organizzazione flessibile è necessaria la collaborazione di entrambi. In primo luogo, i manager devono essere preparati a comunicare con un team ibrido e a guidarlo. Per molti leader, questa nuova sfida richiede un ripensamento del proprio stile di leadership. Per esempio, c'è una tendenza alla microgestione perché i manager non possono supervisionare fisicamente il lavoro che viene svolto. Tuttavia, questo di solito ha l'effetto opposto e danneggia la produttività. D'altra parte, i dipendenti devono imparare a usare la tecnologia ibrida sul posto di lavoro e a creare un equilibrio tra vita privata e lavoro in un ambiente in cui la vita domestica e quella lavorativa non sono del tutto separate.

Implementare una politica di collaborazione asincrona

Una politica di collaborazione asincrona aiuta il team a capire come utilizzare i diversi strumenti messi a disposizione per gestire un ufficio ibrido. Per esempio, stabilendo regole per l'utilizzo di Slack e di altre piattaforme di messaggistica quando si discutono informazioni sensibili. Potrebbe anche essere chiaro quando i dipendenti devono essere "online" e disponibili a essere contattati dai colleghi quando lavorano da remoto. 

Cercare i migliori strumenti di collaborazione tra team

Il modo migliore per aumentare l'efficienza dei team asincroni è utilizzare strumenti di collaborazione! La buona notizia è che le soluzioni per il lavoro ibrido sono sempre innovative e in rapida crescita, con molte opzioni interessanti. Ma con così tante scelte, come si fa a sapere che si sta optando per quella giusta? È essenziale scegliere le tecnologie che corrispondono alle esigenze dei dipendenti. Questo significa anche prestare attenzione alle integrazioni disponibili, come per esempio la possibilità di lavorare senza problemi con Google o Slack. Un ottimo esempio di strumento incentrato sui dipendenti è un software per la pianificazione del personale a distanza come deskbird. Questo software rende più facile incontrarsi in sede e tenere traccia di chi lavora dove e quando. Questo aiuta a gestire i team e a garantire che le esigenze dei dipendenti siano soddisfatte.

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Imparare a condurre una riunione virtuale di successo

In un mondo digitale, collaborare a distanza significa di solito organizzare molte riunioni virtuali. Sono uno dei pochi modi per imitare la collaborazione di persona e sono la chiave del successo. Anche se la gestione di queste riunioni sembra intuitiva, ci sono alcune best practice per le riunioni a distanza da tenere a mente. Per esempio, è necessario impostare in anticipo l'ordine del giorno della riunione, condividerlo con i partecipanti e utilizzare le funzioni interattive.

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Conoscere le preferenze di comunicazione del team

Le preferenze di comunicazione del tuo team possono variare. Questo è un aspetto cruciale da tenere presente quando si definiscono le linee guida e si implementano nuovi strumenti. Poiché gli ambienti di lavoro diventano sempre più diversificati e multigenerazionali, contatta il tuo team e raccogli sondaggi per capire meglio cosa si aspettano. Per esempio, il nostro articolo sullo stile di comunicazione della Gen Z ha evidenziato che questo gruppo demografico preferisce messaggi scritti brevi per domande e compiti rapidi. Tuttavia, preferisce incontrarsi fisicamente per i problemi più complessi.

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Concentrarsi sull'essere inclusivi ed equi con tutti i dipendenti ibridi     

Sebbene l'inclusione sul posto di lavoro sia spesso discussa nel contesto della diversità, nei contesti ibridi deve essere considerata anche in termini di inclusione di coloro che lavorano da casa. Molti lavoratori ibridi e in smart working temono di perdere opportunità perché non sono fisicamente presenti in ufficio. Pertanto, i leader devono prestare particolare attenzione a includere coloro che lavorano da casa nelle discussioni importanti e a costruire relazioni con loro simulando conversazioni casuali in ufficio. Questo può consistere in rapide chiacchierate davanti a Zoom per permettere ai membri del team di conoscersi.

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Favorire l'affiatamento del team attraverso giochi, attività ed eventi

Le relazioni personali possono essere create anche attraverso attività ed eventi. In questo modo si elimina la pressione del lavoro e le persone possono avvicinarsi. Le attività di team bonding organizzate possono avvenire online o incentivare le persone a visitare l'ufficio. Questi momenti aiutano a facilitare la conversazione, offrendo a tutti un buon punto di partenza per creare legami. Si può arrivare a un livello superiore ospitando eventi e persino riunendo le persone nella stessa città per incontrarsi, se il team è distribuito in tutto il mondo. 

Incoraggiare la trasparenza e chiedere ai dipendenti un feedback

Infine, e soprattutto, i leader devono essere trasparenti nel definire le politiche, creare linee guida e apportare modifiche. La frustrazione derivante dai modelli flessibili è legata principalmente dalla scarsa comunicazione e alla mancanza di chiarezza. Pertanto, è fondamentale avere conversazioni aperte con i dipendenti per sapere quando si trovano in difficoltà e ottenere la loro opinione su ciò che manca per rendere la collaborazione di gruppo più efficace. Poiché le organizzazioni adottano pratiche lavorative moderne, la facilitazione di una significativa collaborazione è al centro del loro successo. La collaborazione asincrona consente ai team di trascendere i vincoli geografici e di lavorare insieme indipendentemente dalla posizione o dal fuso orario. Tuttavia, questo comporta delle sfide. Le aziende possono migliorare la produttività, l'innovazione e il benessere dei dipendenti affrontando le sfide critiche del lavoro asincrono e implementando gli strumenti e le tattiche giuste. La formazione, lo sfruttamento delle risorse e la promozione di un ambiente inclusivo non sono semplici strategie, ma passi fondamentali per creare un fiorente ecosistema di lavoro da remoto e ibrido. Mentre continuiamo a ridefinire il posto di lavoro, l'adattabilità di invidui e team, l'apertura e la collaborazione efficace guidano le organizzazioni verso una crescita sostenuta. 

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Fonti: 

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• Hybrid Team Collaboration: Navigating Best Practices [2023], OfficeRND;
• Why hybrid collaboration Is harder than you think, Murale;
• Promoting effective teamwork in a hybrid work model, Lucidspark;
• 6 hybrid collaboration tools and strategies teams, Owl Labs.

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