19 consigli per migliorare le tue riunioni virtuali

Con l'ibrido che sta diventando il modello di lavoro preferito da molte aziende, le riunioni online sono una parte fondamentale del successo. Non solo consentono ai professionisti di avere una comunicazione sincrona, ma anche di connettersi tra loro da qualsiasi luogo si trovino, anche se con team distribuiti in diversi Paesi. Seguendo i consigli per le riunioni virtuali, presto garantiremo che i dipendenti possano incontrarsi digitalmente quando lavorano da casa e mantenere lo stesso slancio che avrebbero di persona. 

Gli strumenti di videoconferenza sono indispensabili per consentire ai team di collaborare a distanza e sono la forza trainante del lavoro in smart working. Sebbene questa tecnologia sia comoda, presenta anche sfide uniche. Per garantire che tutti i lavoratori siano concentrati e per pianificare questi eventi in modo efficiente, è fondamentale organizzare riunioni a distanza efficaci.

In questo articolo esploreremo 19 best practice essenziali per le riunioni a distanza che coprono tutto, dai preparativi pre-riunione all'ottimizzazione della presenza online. Che tu sia il presentatore o un semplice partecipante, questi trucchi ti aiuteranno a sfruttare al meglio i tuoi incontri digitali, favorendo una collaborazione a distanza produttiva e senza interruzioni.

7 best practices di riunione a distanza per i presentatori

1. Scegliere il giusto strumento per le riunioni

Esistono molte soluzioni di videoconferenza sul mercato, tutte con i loro pro e contro. La scelta di quella giusta dipende dalle dimensioni dell'azienda, dal tipo di riunioni che si tengono e dalle altre piattaforme utilizzate. Per le organizzazioni che già utilizzano le suite di Google o Microsoft, è facile scegliere i loro strumenti di riunione, poiché saranno completamente integrati nel sistema esistente. Per esempio, le riunioni appariranno automaticamente sul calendario di ogni persona. 

2. Stabilire in anticipo l'ordine del giorno della riunione e condividerlo con i partecipanti

Prima dell'inizio della riunione, stabilisci quali argomenti vuoi trattare. In questo modo la riunione risulta più strutturata, aumentando la possibilità che tutti rimangano in carreggiata e che non si perda tempo. Un ordine del giorno garantisce inoltre che tutto ciò che deve essere trattato venga discusso e che non venga dimenticato nulla di importante. Puoi anche condividere l'ordine del giorno con i partecipanti in anticipo, in modo che sappiano cosa aspettarsi. Inoltre, i relatori sanno cosa preparare per garantire che la discussione sia pertinente e proficua. 

3. Inviare inviti e promemoria

Assicurati di inviare gli inviti per la riunione, cosa che spesso avviene automaticamente se si utilizzano determinate piattaforme, come Google, Microsoft o Zoom. È fondamentale che ogni partecipante sia avvisato, in modo da poter pianificare i propri impegni di conseguenza. Per le riunioni importanti, può essere utile anche un ulteriore reminder per preparare i punti della discussione.

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4. Creare un ambiente positivo e sicuro

Le riunioni virtuali possono talvolta sembrare molto artificiose, poiché si svolgono online. Mancano i legami personali e la sensazione di cameratismo. Pertanto, è essenziale creare una cultura positiva per far sentire le persone benvenute e parte del team, anche se lavorano da remoto. Per esempio, è bene rompere il ghiaccio con attività di team-bonding, come la condivisione di un fatto divertente o di un momento saliente della settimana. 

5. Incoraggiare l'accensione della telecamera e l'interazione nella chat

Per creare ulteriormente una cultura del lavoro di squadra, incoraggia i tuoi collaboratori ad accendere le telecamere. Anche se è importante riconoscere che non tutti si sentono a proprio agio, la partecipazione della maggior parte del team aiuta a riprodurre la sensazione di interazioni personali che a molti di noi manca lavorando da casa. Inoltre, questo assicura che tutti stiano prestando attenzione a ciò che viene detto, in quanto è possibile vedere chi sta ascoltando attivamente e chi no. Inoltre, gli oratori sanno di avere un pubblico reale a cui parlare, anziché un mare di schermi neri. 

6. Aumentare la conversazione e il feedback

Le buone riunioni sono quelle in cui i partecipanti interagiscono e hanno una conversazione vivace. Ogni persona deve essere incoraggiata a condividere i propri pensieri e feedback. Si deve evitare che un singolo oratore faccia un monologo in cui i partecipanti ascoltano senza che venga chiesto loro di esprimere la propria opinione o di impegnarsi. Al contrario, i leader devono rendere l'evento divertente e dimostrare di essere aperti al feedback e di voler stimolare il dialogo. Alcuni dipendenti sono più timidi di altri, quindi è bene che passino la conversazione a coloro che non si esprimono. Ma i manager devono anche assicurarsi di non forzare queste persone, perché potrebbero sentirsi a disagio. 

7. Utilizzare le funzioni interattive integrate negli strumenti di videoconferenza

Molte piattaforme di videoconferenza dispongono di ottime integrazioni che rendono le riunioni scorrevoli e aiutano a guidare la conversazione. Alcune dispongono di lavagne bianche su cui è possibile fare una sessione di brainstorming con il team. Oppure, se si tratta di una riunione di grandi dimensioni, è possibile creare delle sale per riunioni separate in cui gruppi più piccoli possono discutere dello stesso argomento, in modo da far sentire la voce e le opinioni di tutti. 

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6 consigli per i partecipanti alle riunioni virtuali

8. Preparare e verificare in anticipo gli argomenti della riunione 

Prima di partecipare a una riunione virtuale, i partecipanti devono sapere quali sono gli argomenti in discussione, in modo da poter preparare i contenuti per il dialogo. Se tutti partecipano alla riunione senza alcuna preparazione, non solo la riunione sarà inefficiente, ma gli obiettivi fissati potrebbero non essere raggiunti. Invece, essere consapevoli di quali sono gli argomenti in discussione permette a ciascuno di organizzare i dati, di chiarire il proprio punto di vista e di elaborare nuove idee in anticipo.  

9. Non essere in ritardo

Proprio come in una riunione di persona, bisogna essere puntuali anche nelle riunioni online. Se il tuo team deve aspettare che tu inizi, non solo ritardi i progressi, ma non rispetti nemmeno il loro tempo. Spesso le riunioni seguono un ordine del giorno prestabilito e un ritardo può farle slittare e interrompere il flusso, facendole durare più del previsto. A loro volta, altri argomenti e compiti importanti vengono rimandati. 

10. Evitare il multitasking

Comprendiamo che durante una riunione virtuale si è tentati dal multitasking. È facile fare click su un'altra finestra per svolgere altre attività, cercare sul web o leggere le e-mail, ma questo ostacola la capacità di ascoltare l'argomento in questione. Se non si è pienamente coinvolti nella conversazione, non si può contribuire in modo significativo. Non si sa mai se un altro membro del team sta dicendo qualcosa che potrebbe essere utile o rilevante per noi.

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11. Mettere il microfono in mute quando non si parla

Per evitare disturbi e rumori, metti il microfono in mute quando non stai parlando. Anche se non stai condividendo nulla, il rumore di fondo può essere fonte di distrazione. Un'auto rumorosa che passa o le chiacchiere del bar in cui si sta lavorando possono distrarre i colleghi che stanno cercando di ascoltare l'interlocutore. Quindi, se non stai intervenendo, mettiti in muto. Ma non dimenticare di riaccendere il microfono quando è il tuo turno!

12. Prendere appunti

Per ottenere il massimo dalla riunione, assicurati di prendere appunti. Anche se non tutto ciò che viene detto è rilevante per te, prendi nota di alcune cose che i colleghi menzionano. Per esempio, possono essere miglioramenti da apportare o compiti che ti stanno ricordando. Anche se molti di noi usano un software di gestione dei progetti per gestire i compiti, a volte i compagni di squadra pensano a una soluzione rapida o a un compito durante una riunione. Annota questi aspetti in modo da poterli riprendere invece di trascurarli. 

13. Avvisare gli altri se si deve andare via prima della fine della riunione

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Soprattutto nel caso delle riunioni virtuali, esse possono sovrapporsi l'una all'altra. Supponiamo che qualcuno prenoti una riunione con te senza ricontrollare i tuoi impegni. In questo caso, quando devi lasciare una riunione in anticipo per partecipare a un'altra chiamata o a un altro impegno, avverti i membri del tuo team invece di abbandonare la riunione senza preavviso. Potrebbero avere un promemoria per te o semplicemente essere confusi su dove sei andato. Non è necessario interrompere la conversazione. Molte piattaforme dispongono di una funzione di chat in cui è possibile scrivere un messaggio in cui si comunica l'uscita anticipata.

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14. Preparare la riunione

Preparati alla riunione sistemando il tuo spazio. Come spiegheremo presto, la giusta illuminazione e uno spazio di lavoro tranquillo e privo di distrazioni fanno la differenza. Oltre a organizzare lo spazio di lavoro e a familiarizzare con l'argomento, programma un'attività per rompere il ghiaccio, in modo da creare un senso di comunità e dare a tutti un momento per mettersi a proprio agio. L'inizio della riunione è anche un buon momento per gli aggiornamenti, quindi elenca tutti quelli che potrebbero essere importanti per il tuo staff. I dipendenti possono scrivere in anticipo le loro domande sull'argomento o eventuali commenti o preoccupazioni. 

15. Scegliere un ambiente privo di interruzioni o distrazioni

Quando si partecipa a una riunione, è bene sistemare la propria postazione di lavoro in un'area con poche distrazioni. È importante notare che questo è un lusso a cui non tutti hanno accesso. I genitori che lavorano devono badare ai figli e chi vive con i coinquilini potrebbe non avere un'area di lavoro separata. Tuttavia, se si dispone di un luogo tranquillo dove poter rispondere alle chiamate, questo aiuta sicuramente a concentrarsi. Inoltre, se le hai, utilizza delle cuffie con la cancellazione del rumore, in modo che i suoni del mondo esterno non interferiscano con la tua riunione. 

16. Predisporre la giusta illuminazione

L'illuminazione è fondamentale per dare un aspetto professionale alle riunioni virtuali. La luce naturale è la migliore. Tuttavia, al mattino presto o nei mesi invernali, il tempo non è sempre dalla nostra parte. Non sederti assolutamente in una stanza buia dove nessuno possa vederti, ma evita anche luci di colore diverso che potrebbero distorcere il tuo aspetto. Una semplice luce o anche una ring light, se vuoi essere molto professionale, illuminerà il tuo viso. 

17. Controllare il funzionamento dell'attrezzatura

Prima della riunione, fai una prova per essere sicuro che tutto funzioni. Come molti di noi hanno sperimentato, la tecnologia a volte può essere imprecisa e non c'è niente di più frustrante che perdere la connessione a Internet o non riuscire a sentire i propri compagni di squadra. Quindi, controlla due volte che la telecamera e il microfono funzionino, assicurati che lo strumento di videoconferenza sia aggiornato ed esegui un test della connessione a Internet.

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18. Aspettare il proprio turno per parlare

Durante la discussione, aspetta il tuo turno per parlare. Soprattutto negli ambienti virtuali, può essere opprimente quando più persone parlano contemporaneamente, poiché il suono proviene dallo stesso altoparlante. Chi ascolta può essere confuso e non riuscire a seguire la conversazione. Inoltre, per rispetto degli altri, non interrompere. Sii invece paziente e aspetta il tuo turno o usa la funzione "alza la mano" sulla tua piattaforma di riunione per avvisare gli altri che hai qualcosa da dire. 

19. Accendere la fotocamera, se possibile

Molti di noi sentono una mancanza di connessione quando lavorano da casa perché non hanno momenti per interagire personalmente con i colleghi. Molte conversazioni avvengono tramite chat di testo, che possono essere efficienti ma sono estremamente impersonali. Quindi, quando sono previste delle riunioni, assicurati di accendere la fotocamera in modo da imitare il più possibile l'interazione di persona. Questo dimostra anche che sei concentrato e rispetti chi sta parlando piuttosto che lavorare su altri compiti. Essere ripresi dalla telecamera ti obbliga a prestare attenzione e a essere presente. 

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Le riunioni a distanza hanno trasformato il nostro modo di lavorare, consentendo ai team di collaborare senza problemi da qualsiasi luogo e persino attraverso diversi fusi orari. Tuttavia, per sfruttarle al meglio è necessario seguire alcune best practice per le riunioni virtuali, come un'attenta pianificazione, una partecipazione attiva e la preparazione di un ambiente digitale adeguato. Scegliendo lo strumento giusto per le riunioni, definendo un ordine del giorno chiaro e incoraggiando il coinvolgimento, i relatori possono garantire una discussione mirata e produttiva. I partecipanti possono migliorare la loro esperienza e quella dei loro colleghi preparandosi in anticipo ed evitando distrazioni, come lavorare in un luogo rumoroso o cercare di essere multitasking. Inoltre, mantenere la professionalità accendendo la videocamera e mettendo il muto quando necessario può creare connessioni tra i colleghi a distanza e responsabilizzare tutti a partecipare attivamente. Quindi, la prossima volta che ti colleghi per un evento online, ricorda questi suggerimenti chiave per le riunioni virtuali per renderle più efficaci e di successo.

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