L'impatto del layout dell'ufficio sulla produttività: oltre la configurazione e l'ergonomia

Immaginate di lavorare in una stanza vuota con solo pareti bianche, una sedia, un tavolo e nessuna finestra. Potrebbe andare bene per qualche ora. Ma solo perché sapete che è solo per un breve periodo di tempo.

L'ambiente che ci circonda influisce sulle nostre sensazioni e lo stesso vale per l'ambiente di lavoro. L'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività è reale. È di questo che parleremo in questo articolo.

Quali elementi del design del vostro ufficio possono diminuire o migliorare le prestazioni dei vostri dipendenti? Perché l'allestimento del luogo di lavoro ha una tale influenza sulla concentrazione, l'efficienza e la creatività? Come si può creare un ambiente di lavoro che aumenti la produttività?

Dalla configurazione dello spazio di lavoro al sistema di illuminazione e alla scelta dei mobili, condivideremo tutte le informazioni necessarie per creare un luogo che faccia prosperare i membri del vostro team.

Cosa c'è da sapere su design e produttività dell'ufficio

Il layout dell'ufficio non riguarda solo la configurazione dello spazio di lavoro

Quando si pensa al layout di un ufficio, una delle prime visualizzazioni che abbiamo in mente è l'aspetto dello spazio di lavoro in termini di configurazione delle scrivanie. I progettisti di uffici fanno molto di più che spostare sedie e tavoli, anche se questo è importante. 

Analizzano il tipo di spazi di lavoro di cui i dipendenti hanno bisogno e considerano l'impatto degli elementi ambientali sull'umore e sulla salute delle persone. Tuttavia, non tutte le aziende hanno i mezzi finanziari per permettersi un designer di uffici. 

Tuttavia, creare un ambiente di lavoro che stimoli la produttività è essenziale se si vuole far prosperare i membri del team e far crescere l'azienda. Le informazioni che seguono in questo articolo forniscono indicazioni fondamentali per aiutarvi a farlo.

Le aspettative dei dipendenti riguardo al layout dell'ufficio sono cambiate

Dal 2020, il modello del "lavoro da qualsiasi luogo" ha attratto molte organizzazioni e professionisti. Questo cambiamento ha avuto un impatto sul rapporto dei dipendenti con il luogo di lavoro e sulle loro aspettative. Le persone vogliono trovare in ufficio lo stesso comfort e le stesse risorse di quando sono a casa o in un terzo luogo di lavoro. 

Possono creare a casa un ambiente di lavoro che permetta loro di essere concentrati e produttivi. Con un terzo posto di lavoro, possono scegliere il luogo più adatto alle loro esigenze. Può essere uno spazio di coworking vicino a casa o un luogo tranquillo nella natura, ad esempio. 

Tuttavia, nei locali dell'azienda, i dipendenti non avevano alcuna influenza sulla progettazione, sulla disposizione e sull'atmosfera dello spazio di lavoro. La situazione sta cambiando. Il loro feedback è prezioso per le organizzazioni che vogliono promuovere un ambiente di lavoro incentrato sui dipendenti e aumentare la produttività della loro forza lavoro.

Dipendenti diversi sono produttivi in ambienti diversi

Tutti noi abbiamo personalità ed esigenze uniche. Ad esempio, alcune persone sono super produttive al mattino, mentre altre lo sono di notte. Nel vostro team, probabilmente ci sono dipendenti che riescono a concentrarsi e a fare le cose solo quando sono da soli in uno spazio tranquillo e lontano da distrazioni. Al contrario, ci sono anche colleghi che non possono fare a meno di procrastinare quando lavorano in una stanza da soli e che sentono una carica di energia quando sono circondati da colleghi. 

Le aziende che tengono conto di questo aspetto quando progettano la disposizione degli uffici hanno maggiori possibilità di innescare la produttività. Non esiste una soluzione unica per tutti. Tuttavia, vi forniremo le chiavi per creare l'assetto e l'atmosfera di lavoro migliori per aumentare la produttività del maggior numero possibile di dipendenti.

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L'impatto del layout dell'ufficio sulla produttività

I nostri ambienti influenzano le nostre sensazioni

Ricordate la prima frase dell'introduzione di questo articolo. "Immaginate di lavorare in una stanza vuota con solo pareti bianche, una sedia, un tavolo e nessuna finestra. Potrebbe andare bene per qualche ora, perché sapete che è solo per un breve periodo di tempo". Ma provare a lavorare in uno spazio del genere è una sfida per la maggior parte di noi. 

Questo perché l'ambiente in cui viviamo influisce sulle nostre emozioni e reazioni, influenzando la nostra capacità di concentrazione e di lavoro. Non stiamo parlando solo di come ci sentiamo emotivamente e psicologicamente, ma anche fisicamente. Essere al massimo della forma fisica e mentale è fondamentale per ottenere le migliori prestazioni. La disposizione dell'ufficio gioca un ruolo importante in questo senso.

Il design dell'ufficio è un elemento chiave della cultura aziendale.

Il modo in cui progettate e costruite i vostri uffici deve corrispondere a ciò che promuovete attraverso la cultura della vostra azienda. Se volete creare un ambiente di lavoro incentrato sulle persone, questo deve riflettersi nel design del vostro posto di lavoro. 

Ad esempio, il benessere dei dipendenti è diventato un tema importante per molte aziende che vogliono concentrarsi maggiormente sulla propria forza lavoro. Considerare le pratiche ergonomiche nella strategia di layout dell'ufficio è un ottimo approccio per mettere in pratica questo concetto.

Gli uffici flessibili rispondono alle esigenze di una forza lavoro moderna

Quando si lavora regolarmente da sedi diverse, le aspettative dei dipendenti nei confronti del design del luogo di lavoro cambiano. Vogliono avere accesso a risorse che non possono avere quando lavorano da un'altra parte. Ad esempio, i team ibridi tendono a privilegiare il lavoro di gruppo quando sono in sede. Pertanto, si aspettano di avere uno spazio collaborativo dove potersi incontrare con i colleghi. La richiesta di scrivanie individuali è molto più bassa rispetto a un paio di anni fa. 

Adattare il layout dell'ufficio alle esigenze dei dipendenti e alle nuove modalità di lavoro è essenziale. Svolge un ruolo chiave nell'aumentare la loro soddisfazione e la loro produttività. Ma come abbiamo detto prima, non esiste una soluzione unica per tutti. È necessario determinare le esigenze dei dipendenti e progettare soluzioni che permettano al maggior numero possibile di persone di prosperare.

Uno spazio di lavoro incentrato sulla salute aumenta il benessere e le prestazioni dei dipendenti

Lavorare con un mal di testa o un mal di schiena cronico può diventare un inferno e incidere senza dubbio sulla produttività. L'implementazione dell'ergonomia nel vostro ufficio gioca un ruolo fondamentale nella creazione di un ambiente di lavoro che prevenga i problemi di salute del vostro team. Molti elementi ergonomici, come l'ergonomia cognitiva o ambientale, possono influenzare la salute del personale. Potete consultare il nostro recente articolo sulle pratiche ergonomiche sul posto di lavoro per apprendere informazioni preziose su questo argomento.

Il benessere sul lavoro non è solo un "nice-to-have". È un elemento fondamentale di una cultura del lavoro che porta a risultati positivi per i lavoratori e le organizzazioni. Da un lato, la promozione del benessere nell'ambiente di lavoro aumenta la soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti. Dall'altro, mantenere il personale in salute garantisce una maggiore produttività e un minore assenteismo.

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Gli elementi più importanti per creare il miglior layout d'ufficio per la produttività

Flessibilità e diversità

Se dovessimo scegliere due parole per descrivere come creare un layout d'ufficio che aumenti la produttività, diremmo flessibilità e diversità. Flessibilità perché l'ambiente di lavoro deve essere agile e adattarsi agli stili di lavoro moderni, il che significa essere più flessibili. Anche la diversità è importante, perché non esiste una soluzione unica per tutti. L'ufficio deve offrire diversi tipi di spazi di lavoro per soddisfare le aspettative dei membri del team.

Per questo motivo, quando progettate l'allestimento del vostro ufficio, ricordatevi di coinvolgere i vostri colleghi nel processo, di chiedere un feedback e di cercare di capire le loro esigenze. Trovare il giusto equilibrio per soddisfare le esigenze di tutti può essere una sfida. La chiave è la definizione delle priorità. È necessario stabilire quali sono le cose più essenziali e quali avranno il maggiore impatto sull'esperienza e sulla produttività dei dipendenti.

Fattori ambientali

La creazione di un layout ottimale per l'ufficio non si limita alla disposizione dei mobili. Esistono diversi fattori ambientali che sono cruciali per migliorare il benessere e la produttività quanto le sedie su cui siedono i dipendenti. Tra questi, la qualità dell'aria, la temperatura, l'illuminazione, il rumore e i colori dell'ufficio.

Ad esempio, avete sentito parlare di psicologia del colore? Il nostro cervello reagisce in modo diverso a determinati colori, alcuni dei quali hanno un impatto significativo sulla nostra produttività. Il blu dona calma e potenzia le capacità mentali. Il giallo fa bene all'umore e aumenta la creatività. Il verde è più sereno e fa sentire le persone concentrate. È possibile utilizzare i colori per migliorare lo spazio dell'ufficio in diversi modi, come dipingere le pareti, cambiare i pavimenti, aggiungere piante e altri elementi decorativi.

L'impatto degli elementi naturali sul cervello

Optare per un design biofilo dell'ufficio è una scelta intelligente da prendere in considerazione se si vuole che la propria forza lavoro prosperi. I vantaggi di portare l'esterno all'interno includono:

• maggiori capacità cognitive;
• ridurre i livelli di stress;
• meno inquinamento acustico;
• qualità dell'aria più sana;
• una migliore salute e benessere mentale.

L'insieme di questi benefici contribuisce a favorire la produttività e le prestazioni dei membri del vostro team. Se ne avete l'opportunità, mettete a disposizione dei vostri collaboratori spazi all'aperto per lavorare. Essere circondati dalla natura aumenta le nostre capacità intellettuali. Secondo lo studio psicologico "The Relative Benefits of Green Versus Lean Office Space: Three Field Experiments", le persone esposte a un ambiente naturale sono più produttive del 15% rispetto a quelle che si evolvono in un ambiente snello.

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Salute fisica e mentale dei dipendenti

Se avete i mezzi per creare un ambiente di lavoro che migliori la salute dei vostri dipendenti, vi consigliamo di non esitare. Non si tratta solo di investire in mobili ergonomici e di migliorare gli aspetti ambientali della disposizione dell'ufficio, ma anche di mettere a disposizione altre risorse. 

Ad esempio, se avete uno spazio extra da dedicare al benessere, questo è un ottimo punto di partenza. Potete progettare questa stanza con attrezzature da palestra, tappetini per lo yoga, strumenti per la meditazione, ecc. Si può anche creare uno spazio di pausa dove le persone possono incontrarsi, collaborare, giocare o semplicemente rilassarsi. Anche stimolare il movimento è fondamentale. A tal fine, è necessario pensare a una disposizione che incoraggi i lavoratori a spostarsi da uno spazio all'altro. Sono molti i modi in cui l'ufficio può migliorare la salute fisica e mentale dei dipendenti e, di conseguenza, la loro produttività.

L'uso di tecnologie per la gestione degli spazi d'ufficio

Non abbiamo parlato molto di questo aspetto, ma la tecnologia sta rimodulando i nostri ambienti di lavoro e ne sta diventando un sostenitore fondamentale. L'idea di progettare la migliore disposizione dell'ufficio per la produttività entra in gioco in diversi ambiti.

Le tecnologie intelligenti per l'ufficio possono aiutarvi a controllare la qualità dell'aria, la temperatura e l'illuminazione del vostro spazio di lavoro. I mobili intelligenti incoraggiano le pratiche ergonomiche. I software per la prenotazione di scrivanie e stanze assicurano che i team ibridi abbiano accesso allo spazio di lavoro di cui hanno bisogno quando arrivano in loco.

Oggi e ancor più nei prossimi anni, la tecnologia ottimizza gli spazi di lavoro e migliora l'esperienza dei dipendenti. Investire in strumenti intelligenti come le tecnologie AR/VR, le risorse abilitate all'IoT e le soluzioni di comunicazione integrate è essenziale per aumentare gli effetti del layout dell'ufficio sulla produttività. 

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Speriamo che ora abbiate compreso l'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività e che lo utilizziate per creare un ambiente di lavoro fiorente per i vostri team! Volete vedere un esempio visivo di una grande applicazione di questo concetto? Guardate questo Instagram Reel dell'ufficio di My Little Paris. Si tratta di un'azienda francese di media ed e-commerce che promuove il lavoro ibrido e la centralità delle persone, con sede a Berlino, Tokyo e... Parigi! 🥁 Il video è in francese, ma vi darà un'idea di come può apparire uno spazio ufficio che riunisce tutti gli elementi chiave del design e della produttività di cui parliamo in questo articolo. 

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