Reverse hoteling: un approccio flessibile e incentrato sui dipendenti

Una soluzione innovativa per gestire la postazione di lavoro in modo incentrato sui dipendenti è il reverse hoteling. Questo approccio alla gestione dello spazio di lavoro prevede una disposizione flessibile dei posti a sedere che offre i vantaggi sia delle scrivanie assegnate che dell'hot desking, soddisfacendo al contempo le diverse esigenze di tutti i membri del team. La maggior parte di noi ha soggiornato in hotel, con una data di check-in e check-out prestabilita. Pensa a questo sistema di postazione di lavoro nello stesso modo! I dipendenti possono "registrarsi" su una scrivania libera in quel momento. 

L'hot desking è apprezzato per la sua flessibilità e per incoraggiare l'autonomia dei dipendenti, mentre le scrivanie assegnate sono necessarie per ruoli specifici. Pertanto, la combinazione di questi due approcci crea un ambiente di lavoro dinamico ed efficiente, sfruttando il meglio di entrambi i mondi. 

In questo articolo approfondiamo il significato di reverse hoteling e le migliori pratiche per implementare con successo questo approccio nel tuo ambiente di lavoro ibrido. Analizziamo cosa significa questo approccio, come si differenzia da altri modelli di spazio di lavoro e quali sono i vantaggi che offre sia ai dipendenti che alle aziende.

Definizione di reverse hoteling

Cosa significa reverse hoteling?

Il reverse hoteling prevede che ogni persona abbia una scrivania assegnata, che però può diventare disponibile per gli altri quando il dipendente è fuori ufficio. Lo spazio di lavoro diventa un hot desk per il resto della forza lavoro quando il membro del team è in vacanza o in congedo per un certo periodo di tempo. Durante la sua assenza, la scrivania è a disposizione di tutti per essere prenotata e utilizzata. Tuttavia, una volta rientrato, la scrivania viene assegnata di nuovo alla persona a cui apparteneva prima ed è disponibile solo per l'uso di chi la "possiede".

Qual è la differenza tra reverse hoteling, hoteling e hot desking?

Il reverse hoteling è diverso dall'hot desking, che rende disponibili le scrivanie per la prenotazione per brevi periodi di tempo, come un giorno o poche ore. I lavoratori possono prenotare la scrivania esattamente quando ne hanno bisogno, che è un'ottima soluzione per il modello di lavoro ibrido e flessibile. 

La scrivania viene prenotata solo per il tempo in cui il dipendente è in ufficio, che può variare notevolmente nei luoghi di lavoro flessibili. Lasciare questa scrivania aperta per la prenotazione aiuta le aziende a ottimizzare i loro spazi, garantendo che non rimangano inutilizzati. 

L'hoteling, simile all'hot desking, è il caso in cui una scrivania può essere prenotata per un periodo di tempo più lungo, come settimane o giorni. A volte non c'è una data di scadenza, il che lo distingue dall'hot desking. Si differenzia anche dal reverse hoteling perché la scrivania non è inizialmente assegnata a un dipendente, ma è a disposizione di tutti.

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Vantaggi del reverse hoteling

L'hoteling inverso offre ai dipendenti un maggior numero di posti a sedere

Essendo una disposizione flessibile dei posti a sedere, crea più opzioni di seduta. Alcune persone amano avere il proprio spazio e potrebbero richiedere una scrivania assegnata. Altri amano cambiare e possono prenotare una postazione diversa ogni volta che vengono in ufficio. Questo è utile anche per chi ha bisogno di attrezzature specifiche per svolgere il proprio lavoro. Per esempio, i membri del team finanziario potrebbero aver bisogno di un doppio monitor per guardare i fogli di calcolo, mentre i grafici potrebbero aver bisogno di tablet o tavolette grafiche. Alcuni dipendenti utilizzano quotidianamente apparecchiature dedicate, quindi è importante assicurarsi che vi abbiano accesso. Il sistema si rivolge a tutti i lavoratori soddisfacendo le loro esigenze di spazio di lavoro, sia che si tratti di una scrivania dedicata o di posti a sedere più flessibili. 

Lo spazio di lavoro fisico è meglio ottimizzato

Soddisfacendo le esigenze dei dipendenti, indipendentemente dal loro stile di lavoro, il reverse hoteling garantisce l'ottimizzazione dello spazio. Non tutti hanno bisogno di una scrivania assegnata e non tutti vogliono fare hot-desking ogni giorno. Quindi, avere un certo numero di postazioni dedicate per chi ne ha veramente bisogno, oltre a lasciare spazio per altre attività come le riunioni di gruppo, è un ottimo uso dello spazio in ufficio. Utilizzando un modello che apre a tutti l'uso delle scrivanie quando non vengono usate, le aziende possono riempire le aree inutilizzate anziché lasciarle andare sprecate.

Le aziende possono risparmiare sui costi d'ufficio

Come conseguenza del vantaggio sopra menzionato, le aziende possono optare per il ridimensionamento degli spazi d'ufficio se notano che solo alcune scrivanie assegnate sono necessarie. Invece di lasciare che rimangano inutilizzate quando l'assegnatario è fuori dall'ufficio, quel posto viene utilizzato, assicurando che non venga sprecato spazio. Utilizzando questo posto in più, gli uffici possono essere più piccoli e avere gli stessi scopi. Inoltre, meno metri quadrati significa meno costi per elettricità e manutenzione!

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Gli svantaggi di questa disposizione flessibile dei posti a sedere

Il reverse hoteling funziona meglio per alcuni reparti

Alcuni reparti richiedono scrivanie sempre assegnate, mentre altri sono più flessibili, rendendo questo sistema più adatto ad alcuni team rispetto ad altri. Inoltre, alcuni ruoli si svolgono meglio a casa e altri in ufficio. Pertanto, l'implementazione di questo sistema potrebbe essere più utile ad alcuni dipendenti che ad altri. Inoltre, il reverse hoteling funziona meglio per le piccole imprese che per quelle più grandi. È più facile tenere traccia di un numero inferiore di scrivanie e di dipendenti.

Possono sorgere problemi di sicurezza

Quando le persone si scambiano le scrivanie, soprattutto se si tratta di tecnologia, possono sorgere rischi per la sicurezza. Per esempio, se una postazione di lavoro assegnata è dotata di un computer fisso, lo utilizzerà anche il prossimo che occuperà quello spazio. Pertanto, i dati di entrambi i dipendenti sono visibili all'altro se non sono protetti correttamente. I team IT devono includere questo aspetto nella loro strategia di gestione del rischio informatico. L'obiettivo principale è quello di stabilire linee guida per l'accesso e l'uscita dalla tecnologia condivisa, per garantire che i dati sensibili rimangano privati.

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Gli aspetti più importanti da considerare quando si implementa questo approccio alla gestione dello spazio di lavoro

Pianificare l'introduzione del reverse hoteling nel tuo spazio di lavoro

Quando si decide di introdurre un nuovo modello di lavoro, è fondamentale analizzare lo spazio attuale per determinare cosa ha successo e cosa no. Inoltre, lo sviluppo di un nuovo modello è molto personalizzato, poiché ogni azienda ha esigenze diverse. Per iniziare, considera le seguenti domande: 

• Quali sono gli obiettivi principali dell'implementazione del reverse hoteling nella nostra organizzazione? Si tratta di ridurre i costi, aumentare la flessibilità, incoraggiare la collaborazione o migliorare l'utilizzo dello spazio?

• Quali dati o metriche seguiremo per valutare il successo del reverse hoteling? 
• Esistono indicatori chiave di prestazione (KPI) che possiamo utilizzare per misurarne l'efficacia?
• Ci sono linee guida o politiche che dobbiamo stabilire per affrontare questi problemi in modo proattivo?
• Qual è la tempistica e la tabella di marcia per l'implementazione del reverse hoteling? Ci sono fasi specifiche o programmi pilota che dovremmo prendere in considerazione prima di un lancio su larga scala?

Considerare l'esperienza e le esigenze dei dipendenti

L'altro elemento chiave nella creazione di un nuovo piano di gestione dello spazio di lavoro è ottenere il feedback dei dipendenti e capire veramente le loro esigenze e aspettative. Ogni ruolo e persona è diverso e richiede determinati tipi di spazi e risorse per funzionare al meglio. Per assicurarti di avere un approccio incentrato sui dipendenti, rispondi alle seguenti domande: 

• In che modo il reverse hoteling si sposa con la cultura e lo stile di lavoro dell'azienda? 
• I dipendenti sono aperti all'idea di una disposizione flessibile dei posti a sedere o preferiscono avere postazioni di lavoro assegnate?
• In che modo il reverse hoteling influisce sulla produttività e sulla collaborazione dei dipendenti? 
• Che impatto avrà il reverse hoteling sull'esperienza e sulla soddisfazione dei dipendenti? 
• Come possiamo garantire che i dipendenti si sentano a proprio agio e supportati in questo nuovo assetto?
• Come gestiremo eventuali conflitti o preoccupazioni derivanti dalla condivisione degli spazi di lavoro?
• Come comunicheremo il passaggio al reverse hoteling ai dipendenti e affronteremo le potenziali resistenze o apprensioni?

Esaminare i problemi di pianificazione e gestione delle strutture

Prima di iniziare, è importante avere una chiara comprensione dell'attuale struttura di pianificazione della struttura e se funziona o meno. Se questi punti sono chiaramente migliorabili, è bene concentrarsi su di essi quando si decide di implementare un nuovo modello. Per individuare le aree di progresso, considera quanto segue: 

• Ci sono potenziali sfide da affrontare, come la ricerca di colleghi o il mantenimento della coesione del team quando non si trovano costantemente nelle vicinanze?
• In che modo il reverse hoteling influenzerà l'utilizzo e l'efficienza degli uffici? Possiamo prevedere cambiamenti nei tassi di occupazione o nei modelli?
• Ci sono reparti o team specifici che possono trarre maggiori vantaggi dal reverse hoteling rispetto ad altri?
• In che modo il reverse hoteling influirebbe sul layout e sul design complessivo dell'ufficio?

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Elaborazione di un piano finanziario

Tieni presente che qualsiasi cambiamento nella gestione del posto di lavoro ha un impatto sul tuo budget. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, le strategie flessibili come il reverse hoteling consentono di risparmiare sui costi. Determinare l'impatto finanziario di questa decisione è molto importante. Prima di iniziare, quindi, esamina quanto segue: 

• Quali sono i potenziali risparmi sui costi associati al reverse hoteling? 
• Porterà a una riduzione delle spese immobiliari o ad altri risparmi operativi?
• Sono necessarie modifiche o investimenti specifici per facilitare questa strategia in modo efficace?

Analisi dei requisiti IT

Poiché la tecnologia svolge un ruolo cruciale nell'implementazione di qualsiasi nuovo modello di lavoro, i requisiti informatici sono al centro dell'attenzione. È necessario utilizzare nuove tecnologie e adattarsi a nuove piattaforme e sistemi. Essere in sintonia con le esigenze dell'azienda aiuta a determinare quali strumenti sono necessari e quali servono come funzioni chiave per ottimizzare il posto di lavoro nel modo previsto. Per non perdere la rotta, inizia con queste domande:  

• Esistono considerazioni legali o di conformità legate al reverse hoteling, come per esempio problemi di privacy dei dati o norme di salute e sicurezza?
• Quali tecnologie e sistemi sono necessari per supportare il reverse hoteling?
• Esiste un sistema di prenotazione o un'app che consenta ai dipendenti di prenotare in anticipo il proprio spazio di lavoro?

Le migliori pratiche per le aziende che scelgono il reverse hoteling per i loro uffici

Offrire un mix di scrivanie condivise e assegnate

Come abbiamo detto in precedenza, i diversi dipendenti hanno esigenze differenti, quindi gli uffici che adottano il reverse hoteling devono fornire sia scrivanie condivise che assegnate. Le scrivanie condivise possono essere utilizzate per l'hot desking, consentendo ai lavoratori ibridi che vengono al lavoro solo pochi giorni alla settimana di avere un posto flessibile. Le scrivanie assegnate integrano questo servizio e servono a coloro che hanno bisogno di uno spazio di lavoro o di attrezzature dedicate su base giornaliera. Queste postazioni possono essere utilizzate per il reverse hoteling quando l'assegnatario è assente per un certo periodo di tempo. 

Utilizzare un software di gestione dello spazio di lavoro ibrido

Sfrutta al massimo questo sistema di scrivanie condivise implementando una piattaforma per ottimizzare la disposizione dei posti a sedere. Un'app di hot desking consente ai dipendenti ibridi di programmare i giorni in cui sono in ufficio e la scrivania a cui desiderano sedersi. L'applicazione per l'hot desking deskbird, per esempio, consente anche di creare spazi assegnati che riservano determinate scrivanie a specifici membri del team. Un sistema di prenotazione di scrivanie condivise inserisce automaticamente questi spazi di lavoro nel software per i giorni in cui la persona in questione non è presente in sede.

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Assicurati che tutti i dati riservati siano protetti e sicuri

Poiché la condivisione di scrivanie e tecnologie comporta un rischio per la sicurezza informatica, è importante mantenere tutti i sistemi al sicuro. Questo può essere fatto in diversi modi. Per esempio, migliorando la protezione delle password insieme alle impronte digitali. Per i lavoratori ibridi, è necessario stabilire linee guida chiare su come utilizzare il computer portatile aziendale. Inoltre, è necessario impegnarsi in una formazione di base sulla sicurezza informatica per il team, in modo che sappia a cosa prestare attenzione.

Chiedi ai dipendenti di tenere pulito e in ordine il proprio ufficio

Poiché lo spazio di lavoro potrebbe essere utilizzato da altri, i dipendenti devono tenere la loro area il più possibile in ordine. Anche se si tratta di una scrivania assegnata, il "proprietario" deve tenere presente che altri utilizzeranno lo spazio. Niente nuoce alla produttività come un'area di lavoro disordinata! Stabilisci una prassi per cui chi non viene in ufficio per qualche giorno o settimana sgombera il proprio spazio prima di andarsene.

Controlla regolarmente le analytics del tuo ufficio

Per determinare se la tua strategia di gestione dello spazio di lavoro sta funzionando e se ci sono aree di miglioramento, dai un'occhiata alle analytics del tuo ufficio. Tra queste vi è l'occupazione dell'ufficio, ovvero il numero di persone che entrano ogni giorno o ogni settimana. Inoltre, l'utilizzo dell'ufficio è una metrica chiave che mostra quali sono le aree più utilizzate. Questo ti aiuta a capire se sono necessarie più scrivanie assegnate o hot desk, per esempio. Questi dati forniscono anche una panoramica della quantità di energia utilizzata, rappresentando un ottimo punto di partenza per migliorare la sostenibilità dell'ufficio. 

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Il reverse hoteling è un ottimo modello per trasformare i luoghi di lavoro in spazi dinamici che migliorano la soddisfazione dei dipendenti e, in generale, l'efficienza aziendale. Combinando i vantaggi delle postazioni assegnate e della condivisione delle scrivanie, le aziende possono creare una disposizione flessibile dei posti a sedere e migliorare l'utilizzo dello spazio e l'efficienza dei costi. 

Per implementare con successo questo concetto, la pianificazione, la considerazione delle esigenze dei dipendenti, l'esame dei problemi di gestione delle strutture, l'elaborazione di un piano finanziario e l'analisi dei requisiti informatici sono passi fondamentali.

Un mix di scrivanie condivise e assegnate è l'opzione migliore. Questo è esattamente ciò che deskbird ti permette di fare. Con le funzioni di prenotazione e di assegnazione delle scrivanie, l'applicazione si rivolge a tutte le aziende ibride.

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