KPI per la gestione delle strutture: una risorsa essenziale per i manager CRE

I KPI per la gestione delle strutture svolgono un ruolo fondamentale nel garantire l'efficienza, la manutenzione e l'efficacia dei costi degli edifici per uffici. Per misurare e monitorare le prestazioni della gestione degli spazi per uffici, i responsabili delle strutture si affidano a queste metriche. Li aiuta a valutare il livello di raggiungimento di specifici obiettivi aziendali e a fornire una tabella di marcia per il miglioramento continuo.

Il ruolo del facility manager non è facile e spesso richiede la supervisione di un'ampia gamma di compiti, dal mantenimento dell'edificio alla soddisfazione dei dipendenti. Come vedremo, la tecnologia e l'automazione sono fondamentali per il successo dei luoghi di lavoro del futuro. 

In questo articolo esploreremo diversi KPI del facility management, li distingueremo da altre metriche e approfondiremo quelli più importanti da monitorare. Comprendendo questi KPI e il loro impatto sulla gestione degli spazi per uffici, è possibile individuare le aree di miglioramento, ridurre i costi e aumentare il valore e la soddisfazione generale dei dipendenti.

Cosa sono i KPI del facility management?

Definizione di KPI per la gestione delle strutture

Iniziamo a definire separatamente il facility management e i KPI.

In primo luogo, la gestione delle strutture è il processo di controllo dell'efficienza e del funzionamento generale di proprietà ed edifici. Ciò include un'ampia gamma di responsabilità, quali: 

• la manutenzione dell'edificio e delle sue risorse;
• l'integrazione della tecnologia nello spazio;
• la garanzia di comfort e sicurezza. 

In secondo luogo, i KPI, o indicatori chiave di prestazione, sono un tipo di metrica utilizzata per misurare il successo di determinati obiettivi aziendali. A seconda dell'organizzazione, spesso vengono misurati in un determinato periodo di tempo, come per esempio trimestralmente o annualmente. Pertanto, possono essere utilizzati per monitorare i progressi degli obiettivi a lungo termine o per quantificare i progressi di un determinato compito a breve termine. Inoltre, spesso fungono da tabella di marcia per i miglioramenti futuri, mantenendo l'organizzazione sulla strada del successo. 

Mettendo insieme questi due termini, i KPI del facility management misurano a loro volta le prestazioni dell'edificio e delle attività connesse alla struttura.

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La differenza tra KPI e metriche 

Sebbene i KPI siano un tipo di metrica, dovrebbero essere definiti in modo intercambiabile. Ogni KPI è una metrica, ma non tutte le metriche sono KPI. La differenza fondamentale è che i KPI sono valutati in un periodo di tempo stabilito, mentre le metriche sono semplicemente un'unità di misura. 

I KPI sono più specifici e vengono stabiliti con l'intento di analizzare le prestazioni di un obiettivo specifico. Per questo motivo ogni team, o addirittura ogni singolo individuo, ha una propria serie di KPI. A questo proposito, è altrettanto importante che i responsabili delle strutture misurino le loro prestazioni rispetto a obiettivi pertinenti al successo del loro team. 

Quali sono i KPI del facility management più importanti da monitorare?

KPI del facility management incentrati sulle persone

Uno degli obiettivi principali della gestione delle strutture è quello di soddisfare le esigenze dei dipendenti e di assicurarsi che siano soddisfatti del loro ambiente di lavoro. Pertanto, la definizione di diversi KPI incentrati sui dipendenti è fondamentale. Vediamo di analizzarne alcuni. 

Il punteggio di soddisfazione dei dipendenti rappresenta: 

• quanto una persona è soddisfatta del proprio lavoro; 
• quanto sono soddisfatti del loro posto di lavoro;
• quanto le loro aspettative vengono soddisfatte; 
• se il loro ruolo corrisponde a quello che sarebbe il loro lavoro ideale. 

Se desideri misurare il tuo punteggio riguardo alla soddisfazione dei dipendenti e non sai da dove cominciare, il nostro questionario sulla soddisfazione dei dipendenti è un ottimo punto di partenza. 

Un'altra misura importante è il tasso di occupazione dello spazio. Si tratta della quantità di spazio occupato rispetto allo spazio totale dell'ufficio. Questo dato è fondamentale per la centralità dei dipendenti, in quanto garantisce che tutti abbiano un posto dove sedersi o lavorare quando arrivano in sede.

Inoltre, la comprensione del tempo medio di completamento, o del tempo necessario al team per completare un'attività, è fondamentale per creare un ambiente di lavoro incentrato sulle persone. Serve come punto di riferimento per l'efficienza operativa. Così, se qualcosa può essere fatto più rapidamente, come per esempio una riparazione, i responsabili delle strutture sanno dove migliorare. 

Infine, il tempo di risposta reattiva indica la velocità con cui vengono risolti i problemi e misura il tempo di reazione alle questioni che richiedono una risoluzione urgente. Quanto più velocemente vengono risolti i problemi, tanto più felici saranno i dipendenti e i clienti.

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KPI per la gestione degli edifici

La serie successiva di KPI è quella a cui ci riferiamo più spesso con il facility management, ovvero gli obiettivi legati all'edificio stesso. 

Una di queste misure è il costo di gestione per metro quadrato (o piede quadrato), ovvero quanto costa all'edificio funzionare come dovrebbe. Questo comprende la manutenzione, le riparazioni e l'assicurazione. 

Allo stesso modo, i costi delle utenze per metro quadrato (o piede quadrato) sono un parametro importante. Essi sono dovuti all'uso di elettricità, acqua e riscaldamento, che spesso sono associati al funzionamento quotidiano di un edificio. 

Inoltre, è necessario misurare i costi di pulizia per metro quadrato (o piede quadrato). Se l'edificio viene utilizzato quotidianamente, deve essere pulito regolarmente, il che è responsabilità del responsabile della struttura. 

Un edificio ha anche bisogno di sicurezza. I costi della sicurezza sono quindi un'altra spesa da considerare. Che si tratti di un sistema automatizzato o di una persona fisica, sapere quanto si spende per questo è importante per la gestione complessiva del budget. 

Infine, i tempi di inattività delle apparecchiature, ovvero il tempo in cui queste non vengono utilizzate, sono importanti per la gestione complessiva dell'impianto. La chiave è capire il motivo di questo fermo macchina. È perché l'apparecchiatura non funziona correttamente e deve essere sostituita, o perché non è utile per la tua attività?

Altri indicatori di prestazione chiave per la gestione delle strutture

In primo luogo, gli ordini di lavoro arretrati sono i lavori che non sono stati completati entro la data di scadenza e sono piuttosto comuni nella manutenzione degli edifici. Con più richieste di riparazione e manutenzione che si susseguono simultaneamente, è naturale che il lavoro rimanga in arretrato. Tuttavia, è necessario stabilire un KPI per ridurre al minimo questo problema e dare priorità alle attività più critiche.  

Un altro KPI importante per i facility manager è la manutenzione reattiva e quella preventiva. La distinzione è tra il completamento della manutenzione quando si verifica un guasto e l'adozione di misure preventive per evitare che si verifichi in primo luogo. Quest'ultima è generalmente più efficace dal punto di vista dei costi. Pertanto, misurare la percentuale di richieste che rientrano nell'una o nell'altra categoria aiuta a sapere quanto si sta risparmiando e come garantire costi minimi nel lungo periodo.

Infine, l'Employee Net Promoter Score indica quanto i dipendenti siano soddisfatti dell'ambiente di lavoro fisico e quanto siano propensi a consigliarlo a terzi. Le aziende possono quindi adattare lo spazio di conseguenza. 

In che modo gli indicatori di prestazione chiave del facility management aiutano nella gestione degli spazi per uffici?

Individuare le aree di miglioramento

Comprendendo le metriche chiave, i facility manager possono migliorare ogni elemento dell'ambiente di lavoro. Misurare la soddisfazione, calcolare i costi e stare attenti alle tempistiche dei progetti sono tutti modi per creare un ufficio più efficiente, sostenibile ed economico. 

Prendiamo per esempio la misurazione del punteggio di soddisfazione dei dipendenti. Ricapitolando, riassume il grado di soddisfazione dei dipendenti nel loro ruolo. Si basa su quanto le loro aspettative siano soddisfatte e su quanto siano generalmente felici sul posto di lavoro. Se il punteggio di soddisfazione dei dipendenti viene misurato e risulta basso, i manager possono avviare una ricerca più approfondita per individuare i punti da migliorare. Questo, a sua volta, creerà una forza lavoro più produttiva. 

Ridurre i costi d'ufficio

Una parte importante della gestione è la comprensione dei costi, che riguardano tutto, dalle spese di affitto alla manutenzione e alle utenze. Misurando KPI come i costi di gestione, di utenza, di pulizia, di sicurezza e i tempi di inattività delle attrezzature, i facility manager possono avere un quadro più ampio di dove si spende di più. In questo modo, sanno quali spese possono essere ridotte in base alle esigenze del luogo di lavoro.

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Valorizzare lo spazio dell'ufficio

Il valore aggiunto in ufficio deriva dai miglioramenti significativi che si ottengono dopo aver analizzato i KPI rilevanti. Per esempio, un ufficio che ha la giusta occupazione per il numero di lavoratori che ne hanno bisogno crea un ambiente di lavoro più confortevole. Inoltre, quanto più rapidamente ci si occupa della manutenzione e si soddisfano le richieste, tanto più adeguato sarà l'ambiente di lavoro.

Contribuire a una maggiore soddisfazione e produttività dei dipendenti

La comprensione dell'Employee Net Promoter Score contribuisce a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, in quanto rivela quanto questi ultimi siano soddisfatti dell'ambiente di lavoro. Ciò contribuisce a creare suggerimenti per il miglioramento, portando in ultima analisi a una maggiore produttività complessiva. 

Come misurare i KPI del facility management?

Analizzare i dati forniti dalla tecnologia per gli edifici intelligenti

Per citarne alcuni, è fondamentale analizzare i dati forniti dalla tecnologia smart building, per esempio: 

• sistemi di automazione degli edifici;
• software di pianificazione del personale a distanza;
• sistemi di gestione dell'energia. 

Esaminando i dati generati, è possibile ottenere informazioni sul consumo energetico, sull'utilizzo dello spazio e su altre importanti metriche che hanno un impatto sulla gestione della struttura. 

Per esempio, l'applicazione di deskbird fornisce dati su:

• l'occupazione degli uffici; 
• l'utilizzo di scrivanie e sale riunioni;
• i dipendenti che vengono in ufficio;
• i giorni più gettonati per il lavoro in loco. 

Chiedere al personale la sua opinione e il suo feedback

Oltre ad affidarsi alla tecnologia, è importante chiedere il parere del personale. Chiedere le loro opinioni e il loro feedback fornisce indicazioni preziose sulla loro soddisfazione per l'ambiente di lavoro. Inoltre, aiuta a identificare le aree di miglioramento per aumentare la loro produttività. 

Coinvolgi i tuoi dipendenti per capire se il luogo di lavoro fisico favorisce il loro benessere e individua eventuali lacune da colmare per migliorare la loro esperienza in presenza. Inoltre, raccogli le loro opinioni su come rendere l'ufficio più ecologico e prendi in considerazione le loro idee per creare un ambiente di lavoro più piacevole e sostenibile.

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Investire in un software di gestione delle strutture

Investire in un software di gestione delle strutture può facilitare la misurazione dei KPI. Semplifica i vari processi e fornisce una piattaforma centralizzata per monitorare e tenere traccia di metriche specifiche. 

Per esempio, può automatizzare le attività, generare report e offrire analisi per valutare le prestazioni. Con il giusto software di gestione delle strutture, è possibile semplificare il processo di misurazione dei KPI. Ciò consente di monitorare in modo efficiente i progressi e l'efficacia delle strategie di gestione delle strutture. 

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I KPI della gestione delle strutture sono essenziali per i gestori di immobili commerciali (CRE) e per i facility manager. Misurando e analizzando questi KPI, i leader possono individuare le aree di miglioramento, ridurre i costi, aggiungere valore allo spazio in ufficio e contribuire a una maggiore soddisfazione dei dipendenti. 

Inoltre, la raccolta dei feedback del personale e l'investimento in un software di gestione delle strutture sono approcci efficaci per raccogliere e monitorare questi KPI. Dando priorità all'uso di queste metriche, i dirigenti aziendali possono migliorare l'efficienza operativa e creare un ambiente di lavoro favorevole.

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