Facility management: perché l'uso della tecnologia è così importante?

La disposizione degli uffici corrisponde alle esigenze dei dipendenti? Come si possono ridurre i costi dell'azienda e allo stesso tempo fornire un ambiente di lavoro sicuro e piacevole? Su quali soluzioni tecnologiche puoi contare per migliorare la gestione della struttura (Facility Management)? In un mondo in continua evoluzione, è necessario essere consapevoli delle ultime tendenze lavorative e utilizzare la tecnologia per supportare e migliorare l'esperienza dei dipendenti. In che modo la tecnologia del luogo di lavoro può aiutare la tua azienda a funzionare correttamente, a ridurre le spese, a mantenere le strutture e a supportare i lavoratori? Gli strumenti digitali consentono una maggiore produttività e sono una componente importante dell'esperienza sul posto di lavoro. Scopri come l'intelligenza artificiale (AI), l'automazione e altre tecnologie stiano diventando una risorsa reale per rendere un ufficio efficiente, sicuro e ben mantenuto. 

Raccogliere dati rilevanti per una migliore gestione della struttura

Il ruolo del facility manager

I facility manager sono fondamentali in un'azienda per mantenere la sicurezza e la protezione, facilitare i processi, supportare le persone, garantire il funzionamento regolare, ridurre i costi e preservare un'esperienza positiva sul posto di lavoro. Ovviamente, ciò richiede di essere consapevoli di ciò che sta accadendo in ufficio, osservando e analizzando per trovare soluzioni pertinenti. Ma com'è possibile essere ovunque e lavorare su più fronti allo stesso tempo? Molti aspetti devono essere trattati e curati. Per esempio, i team hanno accesso alle attrezzature necessarie? I dipendenti ibridi possono prenotare facilmente una scrivania quando arrivano in ufficio? Qual è l'esperienza complessiva della forza lavoro? Per garantire una gestione efficiente della struttura è necessario prendere in considerazione e analizzare molte informazioni.

Centralizzazione dei dati

Fortunatamente, la tecnologia sta diventando un supporto importante per gli amministratori delle strutture. Può anche fornire dati rilevanti su tutto ciò che accade sul posto di lavoro. I tuoi dipendenti sono soddisfatti delle strutture e dello spazio di lavoro? Preferiscono prenotare una postazione in spazi di lavoro condivisi o individuali? Quando è prevista la manutenzione dell'ascensore? Un sistema di dati centralizzato può fornire risposte a tutte queste domande. Anche altre tecnologie sono essenziali per creare un ambiente di lavoro fluido ed efficiente. Un software per la prenotazione delle postazioni aiuta ad analizzare quali sono gli spazi di lavoro più utilizzati dalla forza lavoro, per esempio. Un software per la manutenzione delle apparecchiature informa quando è previsto il prossimo check-up per tutti i dispositivi tecnologici.

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Esperienza dei dipendenti

Tutti questi dati non sono solo molto importanti per mantenere la sicurezza, ma anche per migliorare l'esperienza dei dipendenti in ufficio. Le esigenze del personale possono evolversi e un sistema di lavoro che è stato efficace per anni potrebbe non rispondere più alle loro esigenze. Per esempio, negli ultimi anni il lavoro ibrido ha completamente modificato il nostro modo di lavorare. La raccolta di dati sulle pratiche del lavoro ibrido ha permesso alle aziende di rendersi conto che il lavoro a distanza presenta molti vantaggi. La raccolta e l'analisi delle statistiche è una risorsa fondamentale per la gestione dello spazio d'ufficio e l'implementazione di cambiamenti positivi. 

Ridurre i costi d'ufficio

Costi immobiliari e fatture aziendali

Come abbiamo detto, grazie a strumenti digitali come un'app per la prenotazione della scrivania o un software di software di pianificazione settimanale è possibile osservare come il personale utilizza lo spazio di lavoro. Se i tuoi dipendenti lavorano da casa per il 50% del tempo, potresti voler rivedere le dimensioni del tuo ufficio. Lo stesso vale per il parcheggio. Dopo aver analizzato i dati, se scopri che la maggior parte dei tuoi dipendenti utilizza i mezzi pubblici, puoi probabilmente eliminare questa spesa dal tuo budget. Il tuo edificio è dotato di sensori IoT? Sono anche una soluzione di gestione intelligente delle strutture per ridurre i costi immobiliari e le bollette dell'elettricità, per esempio.

Automazione e intelligenza artificiale

L'automazione e l'intelligenza artificiale (AI) si stanno rapidamente facendo strada in molte aziende. Queste tecnologie ci aiutano a liberarci di compiti insignificanti, migliorando così la produttività aziendale e l'efficacia. Inoltre, le soluzioni automatizzate e i sistemi di intelligenza artificiale riducono i rischi di errore umano ed evitano di far perdere tempo e denaro per correggerli! Infine, si riducono le spese automatizzando le operazioni ripetitive di scarso valore, tra cui le attività di gestione delle strutture. I tuoi dipendenti possono finalmente concentrare le loro energie e competenze sugli incarichi che portano valore alla tua azienda.

Turnover dei dipendenti

Conosci l'età media della tua forza lavoro? Qual è il tasso di turnover dei tuoi dipendenti? Che si tratti di una startup o di un'azienda, la digitalizzazione sta giocando un ruolo importante nella fidelizzazione della forza lavoro e nell'attrazione dei talenti. Pertanto, l'utilizzo di un software per la gestione delle strutture è un ottimo modo per mostrare ai membri del tuo team e ai potenziali candidati come stai abbracciando il futuro del lavoro. Con un turnover medio annuo della forza lavoro del 57% e un costo medio di 1,5-2 volte lo stipendio per lavoratore, la riduzione del turnover dei dipendenti è un problema importante per le aziende. (Fonte: The True Costs of Employee Turnover di Kate Heinz, Builtin.) 

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Migliorare l'esperienza dei dipendenti con la tecnologia sul posto di lavoro

Strumenti di comunicazione e collaborazione

Come facility manager, sei responsabile sia dell'edificio dell'ufficio che dell'esperienza dei dipendenti. Per questo motivo, anche un software di comunicazione incentrato sulle persone è un aspetto importante da considerare. Il numero di strumenti di comunicazione e collaborazione online sta aumentando vertiginosamente da quando il lavoro ibrido è diventato il nuovo modo di lavorare per la maggior parte delle organizzazioni. Da Slack a Zoom e alle lavagne collettive, è necessario trovare le soluzioni digitali più adatte alle esigenze dei dipendenti. 

Questo software deve migliorare la comunicazione e la collaborazione quando i dipendenti lavorano da casa e in sede. Un software per la prenotazione della scrivania con un sistema di pianificazione settimanale come deskbird è un ottimo esempio di strumento di coordinamento che consente ai team di incontrarsi in ufficio negli stessi giorni e di prenotare lo spazio di lavoro richiesto. L'app deskbird è anche facile da integrare nelle piattaforme di comunicazione esistenti, come Slack e MS Teams, per migliorare il flusso di lavoro. 

App per la gestione dell'ambiente di lavoro

Come gestisci lo spazio in ufficio? I tuoi dipendenti hanno accesso a diversi tipi di spazi per lavorare (scrivanie singole, sale riunioni, aree condivise, spazi aperti, ecc.)? Siedono in qualsiasi punto dell'ufficio o possono prenotare il loro posto preferito per concentrarsi meglio sui loro progetti? Le app per la gestione del posto di lavoro sono ideali per fornire ai lavoratori una soluzione digitale che li aiuti a godersi il tempo in ufficio e a sfruttarlo al meglio. Per esempio, possono prenotare una sala riunioni in pochi click per collaborare con il proprio team su un progetto imminente. Possono anche controllare la planimetria interattiva prima di arrivare per sapere dove sono seduti i loro colleghi e quindi raggiungerli.

Dal punto di vista del facility manager, un software per la gestione degli spazi d'ufficio è uno strumento molto affidabile. Crea un'esperienza migliore per i dipendenti sotto molti aspetti (impegno, produttività, equilibrio tra vita privata e lavoro, benessere, ecc.). Queste soluzioni digitali supportano anche la manutenzione e il miglioramento dell'ufficio in generale. Raccogliendo dati e feedback dagli utenti, l'amministratore della struttura può aiutare l'azienda a fare le scelte giuste per i lavoratori. Per esempio, può trasformare una stanza non occupata in un'area per lo svago, in modo da consentire ai dipendenti di staccare la spina e di ricaricarsi quando ne hanno bisogno.

Come ogni altro reparto, anche il facility management dipende oggi in larga misura dalle soluzioni tecnologiche per migliorare lo spazio ufficio. Dai sensori IoT alle tecnologie per gli edifici intelligenti, gli strumenti basati sull'automazione e sull'intelligenza artificiale aiutano i responsabili delle strutture a svolgere il loro lavoro quotidiano con la FM. Come gestisci attualmente il tuo spazio di lavoro ibrido? Vuoi saperne di più sulla pianificazione della settimana e sulla prenotazione delle scrivanie?

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