Spazio di lavoro dedicato: un approccio moderno e incentrato sul dipendente

Stiamo facendo un passo indietro? 

Mentre l'hot desking è in aumento, vogliamo introdurre una nuova funzionalità chiamata "scrivanie assegnate". Non abbiamo cambiato idea sul potenziale della flessibilità sul lavoro e della condivisione delle scrivanie. Tuttavia, molti dipendenti esprimono l'esigenza di spazi di lavoro dedicati. Poiché il nostro obiettivo è contribuire a creare il miglior ambiente di lavoro flessibile e incentrato sulle persone, abbiamo preso in considerazione questa richiesta. 

Il passaggio all'ibrido comporta i vantaggi del ridimensionamento dell'ufficio e della riduzione dei costi. Consentire ai membri del team di scegliere la propria scrivania preferita o uno spazio di lavoro diverso ogni volta che si recano in ufficio è un altro vantaggio di un ufficio flessibile che la maggior parte dei lavoratori apprezza. Tuttavia, alcuni preferiscono mantenere la stessa postazione di lavoro. 

Il futuro del lavoro si basa sull'adattabilità e sulla centralità del dipendente. Ma come si fa a definire la quantità di spazio in ufficio di cui si ha bisogno? Quali sono i tipi di spazi di lavoro migliori per la tua forza lavoro? Questo articolo si concentra sull'importanza di mantenere alcuni elementi fissi nel luogo di lavoro ibrido e su come gestire tutti i tipi di spazi nell'ufficio flessibile.

Che cos'è uno spazio di lavoro dedicato?

Uno spazio di lavoro dedicato a casa

Esistono 2 tipi di spazi di lavoro dedicati: quelli a casa quando si lavora da remoto e quelli messi a disposizione dalle aziende per i loro dipendenti quando vengono in loco.

A casa, i dipendenti dovrebbero dedicare un'area della loro abitazione ai compiti legati al lavoro. Possono personalizzare questo angolo per adattarlo il più possibile alle loro esigenze. Alcuni aspetti importanti sono la giusta illuminazione, i mobili, le attrezzature e un ambiente tranquillo. La creazione di un'area "solo lavoro" confortevole e su misura in casa è altamente raccomandata per migliorare la concentrazione e la produttività. Inoltre, aiuta a separare la vita personale da quella professionale e a mantenere un sano equilibrio tra vita privata e lavoro. 

Una scrivania assegnata in ufficio

La scrivania assegnata in ufficio è la tradizionale configurazione della scrivania che tutti conoscono.

Se stai leggendo questo articolo, è molto probabile che tu sia consapevole dell'importanza di modernizzare il posto di lavoro e di passare a un ufficio più flessibile. Tuttavia, l'elemento più cruciale per abbracciare il futuro del lavoro e dare impulso alla tua attività è un approccio incentrato sui dipendenti. 

Che cosa ha a che fare con la pianificazione dello spazio in ufficio? Beh, tutto! Conoscere e considerare le esigenze dei membri del tuo team è essenziale. Quindi, se alcune persone del tuo organico esprimono il desiderio di mantenere una scrivania assegnata, dovresti permetterlo e tenerne conto nella tua strategia di pianificazione dell'ufficio.

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Perché si dovrebbe mantenere uno spazio per alcune scrivanie assegnate in ufficio?

Una garanzia che i dipendenti abbiano lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno

Non tutti desiderano sedersi a una scrivania diversa ogni volta che vengono in ufficio. Ad alcuni piace semplicemente una postazione di lavoro e non vogliono cambiarla continuamente. Altri potrebbero aver bisogno di attrezzature specifiche, e uno spazio di lavoro dedicato soddisfa perfettamente le loro esigenze.

La cosa più importante è che ogni dipendente abbia accesso a uno spazio di lavoro che soddisfi le sue esigenze. Questo non solo aumenta la loro produttività, ma anche la soddisfazione e il benessere. 

Uno spazio di lavoro dedicato per concentrarsi al massimo 

Supponiamo che il tuo collega Andrew venga in sede 2 volte alla settimana, il martedì e il giovedì. Quando pianifica il suo programma, dedica un giorno a progetti di collaborazione e l'altro a compiti altamente focalizzati che non può svolgere a casa.

In ogni ufficio, alcune aree sono più comode per la concentrazione di altre. Andrew lo sa e cerca costantemente di prenotare la stessa scrivania. Purtroppo, questa postazione non è sempre disponibile. Questo lo costringe a prenotare un altro posto, a rischiare di non riuscire a concentrarsi e a sentirsi frustrato.

Mantenere alcune scrivanie dedicate nel tuo ufficio e assegnarne una ad Andrew ogni giovedì ti aiuta a risolvere questo conflitto di orari e gli dà la possibilità di concentrarsi al massimo! 

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Un approccio alla gestione dello spazio per aumentare la soddisfazione dei dipendenti

La forte domanda di flessibilità del lavoro costringe le aziende ad adeguare le proprie politiche lavorative e a ripensare le modalità di utilizzo e progettazione del luogo di lavoro. Lo spazio in ufficio deve soddisfare le esigenze di una forza lavoro ibrida, pur rimanendo redditizio.

I 2 principali vantaggi del passaggio a un modello di lavoro ibrido sono il ridimensionamento dello spazio in ufficio e la riduzione delle bollette. Tuttavia, non dimenticare di considerare le aspettative dei tuoi dipendenti quando progetti di ridurre le dimensioni del tuo spazio di lavoro. Sono tutti a loro agio con un sistema di hot desking? Alcuni vengono più spesso di altri e sono disposti a lavorare dalla stessa scrivania ogni volta che sono in sede? 

Mantenendo alcune scrivanie fisse, è più probabile che si riesca ad accontentare tutti. Le persone possono avere la scrivania che desiderano e passare a un modello di lavoro ibrido al proprio ritmo.

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Come si gestiscono gli spazi di lavoro dedicati in un ambiente di lavoro ibrido?

Conoscere le esigenze dei dipendenti

Il primo passo per creare un ambiente di lavoro che risponda alle esigenze del personale è coinvolgerlo nel processo. Se vuoi costruire un luogo che li faccia prosperare, il modo migliore per riuscirci è chiedere loro cosa si aspettano dal luogo di lavoro fisico.

Se possono scegliere quando venire in ufficio, invia dei sondaggi per sapere con quale frequenza settimanale prevedono di essere in sede. Inoltre, cerca di capire quale tipo di spazio di lavoro intendono prenotare. Si tratta di una scrivania singola isolata, di un posto a un tavolo collettivo, di una sala riunioni, ecc. Hanno problemi a lavorare in diverse aree dell'ufficio o preferiscono rimanere sulla stessa postazione? 

Trovare il giusto equilibrio tra la quantità di spazio di lavoro dedicato e l'hot desk

Uno dei maggiori vantaggi del lavoro ibrido per le aziende è il suo potenziale di riduzione dei costi. Non contrastare questo vantaggio pianificando più scrivanie assegnabili del necessario. Per questo è fondamentale analizzare prima le aspettative dei dipendenti. In questo modo potrai trovare il giusto equilibrio tra le loro esigenze e i tuoi requisiti.

Alcune posizioni richiedono più lavoro in presenza di altre. Anche questo può essere un indicatore utile. Una persona che ha bisogno di essere in ufficio per la maggior parte dei giorni potrebbe preferire lavorare dalla stessa scrivania ogni giorno. Tuttavia, un membro del team che viene solo poche volte è più probabile che capisca e non sia infastidito se deve sedersi ogni volta in un posto diverso.

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Essere giusti e uguali con tutti i membri del team

L'assegnazione delle scrivanie deve avvenire in modo equo e paritario. Tutti i dipendenti devono avere diritto a uno spazio di lavoro che li aiuti a svolgere il loro lavoro nelle migliori condizioni. A tal fine, i manager non devono esprimere favoritismi o discriminazioni. Se diverse persone richiedono la stessa scrivania ogni volta che arrivano in sede, bisogna capire cosa potrebbe funzionare meglio per accontentare tutti senza prendere decisioni di parte.

Per esempio, le persone possono scegliere la loro scrivania preferita per un mese e prenotare altri spazi di lavoro per il resto del tempo. Utilizzando deskbird è possibile dedicare una scrivania specifica a un membro del team per un mese, grazie alla funzione degli "spazi assegnati". 

Utilizzare una tecnologia ibrida per la gestione dello spazio di lavoro 

Infine, è possibile ottenere un supporto fondamentale e migliorare la gestione dello spazio di lavoro ibrido, compresa l'assegnazione delle scrivanie, utilizzando la tecnologia del luogo di lavoro ibrido. Strumenti come deskbird, il nostro software di pianificazione del team aziendale, ti permettono di ottimizzare il tuo ufficio flessibile, coordinare la prenotazione di scrivanie e stanze e assegnare gli spazi (scrivanie, stanze, parcheggi, ecc.). 

I professionisti del CRE, i responsabili delle risorse umane e i team leader possono farlo con un solo strumento e pochi click! Accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, questo alleato digitale raccoglie anche le analytics dell'ufficio per fornire dati chiave e aiutarti a fare le scelte giuste per la gestione dello spazio ufficio. 

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L'obiettivo dell'introduzione di pratiche di lavoro più flessibili non è quello di ridimensionare il personale, ma di promuovere un ambiente di lavoro produttivo e incentrato sui dipendenti. Permettere alle persone di lavorare da qualsiasi luogo, e talvolta in qualsiasi momento, è una parte della definizione di flessibilità sul lavoro. Implica anche l'adattamento alle aspettative della forza lavoro. 

Sebbene questo articolo spieghi i vantaggi di avere spazi di lavoro dedicati in ufficio, non significa che il tuo team ne abbia bisogno. Si tratta di un aspetto specifico di ogni organizzazione e determinare se le scrivanie assegnate sono necessarie per il tuo personale è fondamentale. Tuttavia, per andare sul sicuro, ti consigliamo di considerare questo aspetto quando pianifichi la tua strategia di gestione della postazione di lavoro ibrida, poiché le esigenze dei tuoi lavoratori possono cambiare nel tempo.

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