Programma a blocchi di tempo: aumenta la produttività con questo metodo rivoluzionario

Di solito riesci a fare tutto quello che c'è sulla tua lista di cose da fare? Ti capita spesso di lavorare ore in più prima del fine settimana perché tutti i tuoi compiti settimanali non sono stati completati? Senti che potresti essere più produttivo ma non sai come? 

Ecco una tecnica efficace e comprovata per ottimizzare il tuo tempo e aumentare la produttività: il metodo del time-blocking. Come i dipendenti, anche i manager spesso desiderano avere giornate più lunghe per ottenere di più. Per questo motivo, abbiamo deciso di fornirti una visione chiara dei programmi a blocco di tempo. 

I blocchi di tempo sono applicabili alla vita personale e professionale, sia che si voglia ottenere di più nella giornata, sia che si voglia liberare un po' di tempo per creare un miglior equilibrio tra vita privata e lavoro! 

Sembra interessante? Siediti, prenditi qualche minuto e scopri di più su questo approccio innovativo alla gestione del tempo. 

La definizione di un programma con blocchi temporali

Definizione della programmazione con blocchi di tempo

La pianificazione di blocchi di tempo è un metodo di gestione del tempo e un sistema organizzativo complesso. Con questo strumento, si programmano le attività quotidiane come blocchi, compresi i momenti di pausa per sgranchirsi le gambe, andare alla toilette e fare uno spuntino! 

Questa tecnica, notoriamente utilizzata da Benjamin Franklin, consente di aumentare l'efficienza e la produttività. Riuscire a fare più cose nello stesso tempo o in un tempo minore libera un po' di tempo nella giornata. Puoi usarla per fare più cose o per concederti del tempo libero, migliorando la qualità della tua vita e l'equilibrio tra vita privata e lavoro. 

Un esempio pratico della programmazione con blocchi di tempo

Quindi, come si fa in pratica?

Con i blocchi, si dedica una determinata quantità di tempo a un'attività specifica, invece di passare da un compito all'altro e controllare "velocemente" alcune e-mail nel mezzo.

Per esempio, un blocco di tempo per un giorno può essere suddiviso in questo modo:

• Dalle 7.00 alle 7.30: svegliarsi lentamente con la meditazione, la respirazione, lo stretching o la lettura.
• Dalle 7.30 alle 8.00: colazione.
• Dalle 8:00 alle 8:30: controllare e rispondere alle e-mail. 
• Dalle 8:30 alle 12:30: dedicare questa fascia oraria a un lavoro profondo in cui è necessario concentrarsi, come la creazione di un report. 
• Poi si blocca un'ora per la pausa pranzo. 
• Dalle 13.30 alle 15.30: riservare questo lasso di tempo alle riunioni. 
• Dalle 15.30 alle 16.30: tenere quest'ora libera in caso di imprevisti o per svolgere attività a bassa concentrazione.
• Dalle 16.30 alle 17.00: esaminare le e-mail del giorno.
• Dalle 17.00 alle 18.00: dedicare questo momento a sé stessi (appuntamenti personali, hobby, sport, ecc.).

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I principali vantaggi dell'uso del metodo dei blocchi temporali

Concentrazione e lavoro profondo

Un programma a blocchi di tempo ti aiuta a rimanere concentrato e a non distrarti. Per esempio, prevedi di controllare la posta elettronica all'inizio e alla fine della giornata. Per il resto del tempo, la casella di posta elettronica rimane chiusa e il cervello si concentra su compiti più importanti. 

Tutto è organizzato nel tuo calendario, che viene messo a punto alla perfezione. Inoltre, questo ti permette di svolgere un'attività singola. Concentrarsi su un'attività alla volta impedisce alla mente di vagare da un compito all'altro e aiuta a essere più concentrati, efficienti e produttivi.

Efficienza e produttività

Le liste di cose da fare sono ottime per pianificare i tuoi obiettivi quotidiani e dovresti continuare a usarle. Tuttavia, se non si stabilisce un piano per portarli a termine tutti, è probabile che solo alcuni di essi vengano portati a termine alla fine della giornata.

Con i blocchi di tempo, sai che hai un'ora di tempo per svolgere un certo compito prima di affrontare quello successivo (per esempio). In questo modo si evita di distrarsi e di procrastinare. 

Inoltre, come stai per scoprire leggendo le regole di base per la creazione di un orario efficace, è fondamentale considerare il tuo picco di produttività. L'efficienza e la produttività si ottengono assegnando i momenti della giornata in cui si ha più energia e concentrazione ai compiti più critici.

Ottimizzazione del tempo

Quanti di noi arrivano alla fine della giornata dicendo: "Dov'è finita la mia giornata?".

Tutti abbiamo provato questa sensazione a casa o al lavoro. Ma con il metodo della programmazione del tempo, puoi contrastare questa sensazione e ottimizzare meglio il tuo tempo dalla mattina alla sera.

Per esempio, perché programmare un'attività di lavoro profondo alle 14.00 se si fa fatica a concentrarsi dopo pranzo? Riserva questa fascia oraria a un lavoro più leggero, come le pratiche o gli appuntamenti.

Disconnessione

Un altro vantaggio non così ovvio ma fondamentale dell'adozione del metodo del time-blocking è la sua capacità di aiutarti a separare il tuo tempo lavorativo da quello privato. Questo non solo è vantaggioso per le persone che faticano a porre un limite alla loro vita professionale, ma è anche molto utile per i dipendenti che lavorano a distanza. 

Un programma a blocchi di tempo comprende fasce orarie per lo sport, le cene con gli amici, le attività familiari, la cura della persona e così via. Organizzare la giornata per blocchi permette di separare visivamente questi due aspetti e aiuta automaticamente a migliorare l'equilibrio tra vita privata e lavoro e il benessere.

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Regole di base per dei blocchi di tempo efficaci

Dare priorità alle attività ad alta concentrazione durante il picco di produttività

Sei mattiniero o preferisci la sera?

Il picco di produttività è diverso da persona a persona. Considerare questo aspetto nella pianificazione della giornata fa un'enorme differenza in termini di efficienza e produttività.

Di solito ti concentri meglio al mattino? Interagisci sui social media e controlli le ultime tendenze del tuo settore nel pomeriggio. Conserva i momenti più produttivi, quando la tua mente è al massimo, per completare i compiti cruciali e preziosi.

Categorizzare i compiti 

Per rendere ancora più efficiente il tuo programma con blocchi di tempo, una buona pratica è quella di raggruppare compiti simili. Per esempio, se hai spesso diverse riunioni durante la giornata, cerca di svolgerle tutte al mattino o al pomeriggio, tenendo presente il tuo picco di produttività.

Se hai difficoltà a classificare i tuoi compiti, dividili in 2 tipi: lavoro profondo e lavoro superficiale. Pianifica il lavoro profondo per il periodo di massima produttività e gli altri per i momenti in cui sei meno concentrato e produttivo.

Essere realistici

Un errore comune è prevedere un blocco di un'ora per un compito che ne richiede tre. Questo non solo provoca frustrazione, ma ritarda anche tutti i compiti successivi, causando stress. Quando non si ha un'idea chiara di quanto tempo sia necessario per alcuni compiti, si consiglia di programmare del tempo extra. 

Se controllare le e-mail richiede 15 minuti, pianificane 30. Un messaggio potrebbe richiedere più tempo del previsto, per esempio perché devi raccogliere alcune informazioni prima di rispondere.

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Mantenere alcuni blocchi liberi per eventi imprevisti

Sono rari coloro che non hanno sperimentato un evento imprevisto al lavoro che ha creato improvvisamente stress e ansia. Immagina cosa succede se riempi la tua agenda di compiti in abbondanza senza lasciare spazio alle emergenze. Si finisce per avere un effetto domino che porta a lavorare ore in più e a far crescere altri capelli grigi.

Quindi, per evitare questo, lascia sempre degli spazi di tempo per riunioni urgenti, per risolvere problemi imprevisti, ecc. 

Allo stesso modo, non fare pause è controintuitivo. Aumenta il livello di stress e riduce la capacità di concentrazione. Quindi, se tendi a lavorare per ore di fila senza pause, ritagliati qualche minuto ogni ora circa per alzarti, fare stretching, prendere un bicchiere d'acqua, ecc. Puoi utilizzare la tecnica del Pomodoro, un altro metodo di gestione del tempo.

Programmare il tempo per le attività personali (ma senza esagerare)

Bloccare nella tua tabella di marcia un po' di tempo per te stesso e per le tue attività personali è fondamentale. In primo luogo, questi momenti sono importanti quanto la tua vita lavorativa. In secondo luogo, anche se ami il tuo lavoro, sono la spinta per rimanere motivati durante la giornata.

Tuttavia, il tuo tempo libero non deve essere necessariamente produttivo, no? L'aggiunta di questi obiettivi personali nella giornata non deve farteli vedere come "cose da fare". Ti consigliamo di creare questi blocchi ma di non essere troppo specifici su ciò che farai. In questo modo, si pianifica comunque del tempo per sè stessi, ma si lascia spazio alla spontaneità. 

Rimanere flessibili

Sebbene si tratti di un metodo di gestione del tempo molto organizzato e dettagliato, è importante mantenere una certa adattabilità nel proprio programma di blocchi di tempo.

L'obiettivo è quello di aiutarti a essere più organizzato e produttivo, ma non deve diventare una fonte di stress. Per questo motivo ti consigliamo di pianificare degli spazi per gli imprevisti, in modo da evitare lo stress e l'ansia quando dovrai riadattare la tua tabella di marcia. 

Quindi, allontana la rigidità e abbraccia la flessibilità! Il lavoro flessibile è comunque il futuro del lavoro. 🙌

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Strumenti per i blocchi di tempo

Soluzioni fisiche per i blocchi temporali

Quindi, come si fa a mettere in atto il blocco di tempo? A seconda delle tue preferenze, hai 2 opzioni principali. La prima consiste nell'utilizzare strumenti fisici per il blocco di tempo, come un bullet journal o un foglio stampabile. 

Tuttavia, l'agenda manuale può diventare rapidamente ingombra di tonnellate di appunti e non essere più così chiara e organizzata come inizialmente previsto. Noi di deskbird promuoviamo idee sostenibili, tra cui il passaggio a un ufficio senza carta. Quindi, se questo aspetto è importante per te, la seconda opzione è la migliore.

Strumenti di programmazione digitale dei blocchi di tempo

Si consiglia di utilizzare gli strumenti di pianificazione digitale dei blocchi orari come opzione comoda e accessibile per l'implementazione di questo metodo. Può essere utilizzato in qualsiasi momento e ovunque. 

È possibile utilizzare un calendario online, come quelli di Google, Outlook, Microsoft o Apple, o altre risorse virtuali che offrono un calendario, come Asana, Notion o ToDoist. 

Infine, esistono anche applicazioni specifiche per il blocco di tempo che aiutano a programmare la giornata in modo efficiente. Alcune famose sono TimeCamp, Fantastical e Focus Booster. 

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Se non hai ancora provato il metodo del blocco di tempo, ti consigliamo di provarlo. Per prima cosa puoi creare il tuo programma di blocchi di tempo su un calendario digitale. Se, come molti altri, ti appassionerai a questa tecnica di gestione del tempo, potrai poi consultare le app di time-blocking. Ma non dimenticare le regole di base menzionate sopra per sfruttare al meglio questa tecnica e aumentare la produttività.

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