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Lavoro ibrido
Ottimizzazione dello spazio

Spazi per uffici flessibili: un cambiamento importante per avere successo

Pubblicato:

8 dicembre 2022

Aggiornato:

20 dicembre 2023

Gli accordi di lavoro flessibile non hanno solo influenzato il nostro modo di lavorare. Hanno anche cambiato profondamente il ruolo del luogo di lavoro fisico. Gli spazi di lavoro tradizionali si trasformano in uffici flessibili. Come si presenta nella realtà uno spazio di lavoro flessibile e perché è importante adattare il layout dell'ufficio

Le persone non vengono più in sede per lavorare su compiti individuali. Prenotano una scrivania per incontrarsi con i colleghi, collaborare a progetti di gruppo, socializzare e legare con i propri compagni di squadra. Oltre a ridurre l'occupazione dei posti a sedere, il lavoro a distanza ha anche creato un cambiamento nello scopo dell'ufficio. Il modo in cui svolgiamo il nostro lavoro si sta evolvendo, così come il nostro rapporto con il luogo in cui apriamo i nostri computer portatili. 

Inoltre, negli ultimi 2 anni molte aziende si sono rese conto dell'impatto del design degli uffici sulle prestazioni. Pertanto, la creazione di un ambiente di lavoro fiorente è ora considerata un aspetto fondamentale per migliorare l'esperienza, la soddisfazione e la produttivitàdei dipendenti.

Ecco una guida completa per creare un ufficio moderno, versatile e incentrato sulle persone. Dalle migliori pratiche alle tecnologie più valide, condividiamo con te le raccomandazioni chiave per essere pronto a gestire questo nuovo spazio di lavoro in modo efficiente e con successo.

Che cos'è uno spazio per un ufficio flessibile?

L'idea dietro a un ufficio flessibile

L'obiettivo principale degli uffici flessibili è quello di creare uno spazio di lavoro che sia più di un luogo in cui i dipendenti si riuniscono e svolgono il loro impiego. L'obiettivo è anche quello di creare un ambiente professionale che risponda alle loro esigenze, favorisca un'esperienza positiva per i dipendenti e aumenti la produttività aziendale. A causa dei diversi ruoli e responsabilità, ogni membro del personale potrebbe avere esigenze diverse.

Inoltre, l'espansione del lavoro a distanza ha evidenziato i vantaggi di evolvere in un ambiente che risponde alle esigenze dei lavoratori. Ripensare l'ufficio è quindi fondamentale per offrire ai tuoi dipendenti condizioni di lavoro eccellenti come quando lavorano da casa o da un terzo posto di lavoro.

La progettazione e la struttura di uno spazio di lavoro agile

Per adeguarsi alle aspettative dei dipendenti, il lavoro diventa più flessibile e così anche gli ambienti di lavoro fisici. Per alcuni, le giornate in ufficio significano lavoro collaborativo. Per altri, invece, è fondamentale avere accesso a zone tranquille dove potersi concentrare da soli. I membri del team hanno bisogno di diversi tipi di spazio di lavoro a seconda dei loro compiti, delle loro personalità e del mood della giornata (sì, tutti abbiamo dei giorni in cui non abbiamo voglia di interagire). La disposizione degli uffici flessibili si basa su questa idea. Dimentica i cubicoli e una stanza infinita piena di scrivanie singole. Non funzionano per tutti e non fanno prosperare i lavoratori. Uno spazio di lavoro agile offre una configurazione versatile, che comprende zone di collaborazione, aree tranquille, luoghi per socializzare e rilassarsi e aree di hot desking.

I vantaggi di uno spazio di lavoro flessibile

Poiché un ufficio flessibile risponde alle aspettative della tua forza lavoro, aumenta anche la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Quando un team inizia un nuovo progetto, si riunisce in un'area comune per una sessione di brainstorming. Poi si divideranno e useranno delle zone più tranquille per lavorare individualmente sui loro compiti. In seguito, prenoteranno una sala riunioni per condividere i risultati e discutere i passi successivi. È così che un ambiente di lavoro agile si adatta alle esigenze dei lavoratori e aumenta la produttività aziendale.

Inoltre, questo tipo di configurazione dell'ufficio aiuta le aziende a ridurre le spese. Un'organizzazione può affittare un ufficio flessibile o riprogettare il proprio spazio di lavoro per renderlo più versatile. Qualunque sia l'opzione scelta, questo concetto consente alle aziende di adattare le dimensioni del posto di lavoro al numero di persone presenti in sede e di ridurre i costi immobiliari ed energetici.

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doppio monitor sulla scrivania
Configurazione della scrivania di casa

Come si fa a creare uno spazio di lavoro flessibile che faccia prosperare i dipendenti?

Discutere con la forza lavoro flessibile per capire le loro esigenze

Anche se i team ibridi trascorrono meno tempo in sede rispetto ai lavoratori che lavorano in ufficio, la presenza sul posto di lavoro rimane un pilastro fondamentale per l'esperienza dei dipendenti e per tutto ciò che ne deriva, compresa la produttività. È necessario conoscere la loro opinione per migliorare la loro esperienza in ufficio. L'invio di un questionario sulla soddisfazione dei dipendenti relativo a questo particolare argomento è un modo efficace per farlo. Una volta raccolti tutti i loro feedback, potrai costruire un ufficio su misura che risponda alle esigenze dei tuoi dipendenti. Fornendo loro le tipologie di spazio di lavoro richieste, dimostrerai che il loro benessere è importante e garantirai che possano svolgere il loro lavoro nelle migliori condizioni.

Offrire ai dipendenti diverse possibilità di spazio di lavoro

La creazione di un ufficio flessibile implica lo sviluppo di una varietà di ambienti di lavoro all'interno dell'ufficio per soddisfare le diverse attività e preferenze. Ciò significa attrezzare lo spazio di lavoro con:

  • scrivanie condivise per progetti collaborativi;
  • aree tranquille per un lavoro mirato;
  • sale riunioni per discussioni di gruppo;
  • salotti informali per le interazioni o il relax.

In questo modo, i dipendenti ottengono l'autonomia di scegliere un ambiente che si adatta alla loro attività o al loro stato d'animo, con conseguente aumento della produttività e della soddisfazione sul lavoro. Gli uffici flessibili riconoscono che il lavoro è dinamico e sfaccettato. Pertanto, l'ambiente fisico facilita questa diversità piuttosto che limitarla. Offrire una serie di opzioni di spazio di lavoro aiuta a promuovere una cultura della flessibilità e sostiene una forza lavoro più agile e reattiva.

Assicurarsi che tutti i dipendenti ibridi abbiano accesso allo spazio di lavoro di cui hanno bisogno

Migliorare l'ufficio offrendo vari spazi di lavoro aiuta i colleghi a lavorare meglio. Tuttavia, come si fa a garantire che abbiano sempre accesso al posto di lavoro desiderato? Cosa fai se la maggior parte dei membri del tuo team ibrido decide di venire in sede il lunedì e non c'è una scrivania disponibile per tutti? Situazioni come i conflitti di programmazione possono avere l'effetto opposto a quello che un ufficio flessibile dovrebbe innescare. I dipendenti si sentono frustrati e finiscono per lavorare in un ambiente che non è il più adatto a svolgere i loro compiti. Ti spieghiamo brevemente come la tecnologia può aiutarti a risolvere questi problemi.

Scegliere un design che favorisca l'esperienza e il benessere dei dipendenti

Nell'introduzione abbiamo accennato all'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività aziendale e sull'esperienza dei dipendenti. Se si cambia l'aspetto del luogo di lavoro fisico per creare uno spazio di lavoro più agile, perché non considerare anche questo aspetto? Un design dell'ufficio ben studiato può ridurre significativamente lo stress e migliorare la salute mentale generale. 

Per esempio, l'implementazione di un'impostazione basata sulle attività consente ai membri del team di scegliere ambienti di lavoro adatti alle varie mansioni, dalle aree collaborative alle zone tranquille, aumentando così l'efficienza e l'adattabilità. Inoltre, l'incorporazione di un design biofilico dell'ufficio aumenta il loro benessere, la concentrazione e le prestazioni. Questo approccio moderno alla progettazione dello spazio di lavoro non solo ottimizza la produttività dei dipendenti, ma attrae e fidelizza i migliori talenti dimostrando un impegno per la loro salute e felicità.

Creare un ufficio flessibile che rispecchi la tua cultura e viceversa

Quando si progetta il nuovo layout, è essenziale concentrarsi sulla creazione di un ambiente che rifletta la cultura del luogo di lavoro e i valori che si sostengono. Rimodellare l'ufficio per renderlo più flessibile e incentrato sui dipendenti corrisponde all'idea di promuovere una cultura incentrata sulle persone. Ricorda che il tuo ufficio è l'illustrazione fisica dei valori e della visione che vuoi condividere. 

Ma per aiutare il tuo team ad abbracciare questo nuovo layout, devi cambiare la cultura dell'ufficio verso questo aspetto. A poco a poco, i dipendenti non devono considerare un determinato spazio come un'area di lavoro monouso. Per esempio, la tua sala riunioni, che fino ad oggi era occupata solo per questo scopo, potrebbe ora essere utilizzata come area per varie attività. I lavoratori possono semplicemente prenotare questo spazio dalla loro app di prenotazione per il tempo necessario.

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Due persone che lavorano insieme con la tecnologia
Dipendenti che lavorano insieme in un ufficio flessibile

Quale tecnologia utilizzare per la gestione flessibile dello spazio in ufficio?

Un sistema di analisi dell'ufficio per ottimizzare lo spazio e risparmiare sui costi

Con il permesso dei tuoi dipendenti, la tecnologia ti fornisce dati su qualsiasi cosa tu voglia. Queste risorse aiutano ad analizzare l'utilizzo dell'ufficio, le aree di miglioramento e le opportunità di ottimizzazione dei costi. Grazie alle analytics del posto di lavoro, per esempio, è possibile vedere quali sono le aree dell'ufficio più utilizzate e prenotate (se si utilizza un software di prenotazione delle scrivanie come deskbird). È inoltre possibile capire chiaramente se l'ambiente di lavoro fisico risponde o meno alle esigenze dei lavoratori. Se quasi nessuno viene in sede e, se lo fa, usa solo le sale riunioni, potrebbe essere necessario un rinnovamento dell'ufficio.

Una soluzione di pianificazione settimanale per rimanere organizzati ed efficienti

Con una forza lavoro ibrida e un ufficio flessibile, è necessario tenere traccia di chi lavora dove e quando. Se non lo fai, potresti ritrovarti con conflitti di programmazione e altri problemi da risolvere. Non è il massimo per la soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti. La soluzione migliore è adottare una risorsa di pianificazione settimanale online. Ti permette di verificare rapidamente chi dei tuoi colleghi è in ufficio in quale giorno. Se il tuo team è d'accordo, puoi rendere i calendari visibili a tutti, in modo che anche loro ne possano beneficiare. Supponiamo che Karen debba lavorare a una presentazione con Chris martedì prossimo e che lui sia in ufficio quel giorno. Vedendo la sua pianificazione settimanale, potrebbe venire in sede lo stesso giorno per discuterne di persona.

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Spazio flessibile con dipendenti
Ufficio flessibile

Software di prenotazione delle scrivanie per gestire con successo gli uffici flessibili

Ti stai chiedendo come abbracciare il lavoro flessibile senza problemi? Un software di prenotazione delle scrivanie è LA tecnologia per creare un ufficio flessibile. Consente ai tuoi dipendenti di prenotare il posto di lavoro di cui hanno bisogno in pochi click e contiene molte funzioni eccellenti, tra cui le due citate sopra. Per esempio, con l'app deskbird i tuoi dipendenti possono:

  • prenotate una scrivania o una sala;
  • assicurarsi un posto auto;
  • organizzare il loro programma ibrido;
  • trovate rapidamente i colleghi grazie alla planimetria interattiva;
  • modificare gli orari e le prenotazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento (applicazione mobile e web per l'accesso da desktop + integrazioni multiple).

Da un punto di vista amministrativo, è possibile:

  • raccogliere le analytics dell'ufficio;
  • assegnare un posto di lavoro a un dipendente specifico;
  • implementare una funzione di check-in per evitare i no-show;
  • organizzare eventi in ufficio.

La versatilità è un aspetto fondamentale del futuro del lavoro e influisce su ogni angolo del luogo di lavoro. Ora hai una visione più approfondita degli spazi per uffici flessibili e disponi di tutte le informazioni necessarie per creare un ambiente di lavoro florido e agile. La tecnologia è un alleato fondamentale in questo processo e il suo ruolo non va sottovalutato. I reparti Risorse Umane, Facility e IT dovrebbero collaborare per procedere a questo fondamentale rinnovamento del layout e del design del tuo ufficio.

Se stai cercando una soluzione facile da usare per gestire il tuo spazio di lavoro flessibile, richiedi una demo gratuita dell'app deskbird e scopri tutte le nostre fantastiche funzionalità!

Paulyne

Paulyne è una specialista del lavoro ibrido, che scrive di sostenibilità, modelli di lavoro flessibili ed esperienza dei dipendenti.

Spazi per uffici flessibili: un cambiamento importante per avere successo