Posto di lavoro agile: forza lavoro e ambiente flessibili

Molti di noi hanno sentito parlare di orario flessibile (a meno che non ti sia sfuggito l'articolo di deskbird sull'orario flessibile). Gli uffici tradizionali sembrano appartenere al passato. Una grande esperienza per i dipendenti non è mai stata così importante e ciò che abbiamo imparato attraverso la pandemia è che gli spazi di lavoro agili sono vantaggiosi. Approfondiamo e scopriamo: cos'è un ambiente di lavoro agile? Quali sono i vantaggi? Che aspetto può avere un ambiente di lavoro agile? Considereremo anche alcuni ostacoli che si possono incontrare nel percorso di ripensamento del design dell'ufficio.  

Definizione di "luogo di lavoro agile"

Il termine "agile" circola nel mondo degli affari dalla metà degli anni '90 e ha rapidamente acquisito importanza. Era usato soprattutto per riferirsi alle aziende di software che cercavano modi più rapidi per sviluppare innovazioni radicali. Da allora, il concetto di spazio di lavoro agile ha preso piede, in quanto sempre più aziende scelgono di dare ai propri dipendenti una maggiore libertà in termini di come e dove lavorare.

Solo per fare un esempio tangibile, dal 2017 al 2018 il numero di metri quadrati di uffici flessibili nella sola Manhattan è passato da 9,4 milioni di metri quadrati a 13,5 milioni di metri quadrati.* Ma cosa significa uno spazio di lavoro agile? Quando si sceglie come riprogettare l'ufficio, è importante prendere in considerazione il tipo di attività che la tua azienda svolge e le esigenze che devono essere soddisfatte per svolgere al meglio i compiti cruciali. Diamo un'occhiata ai diversi modi in cui si può trasformare il proprio posto di lavoro per massimizzare il comfort e dare nuova vita all'area di lavoro.

Esempi di spazi di lavoro agili

Le planimetrie e le varianti degli uffici agili sono tante quante quelle degli uffici tradizionali. In definitiva, tutto dipende dalle dimensioni e dalla forma dello spazio che vogliamo rendere più agile e dalle attività della tua azienda. WeWork ha proposto un design di ufficio dinamico incentrato sull'hub di collaborazione, circondato da sale dedicate alle riunioni, alla socializzazione, alla formazione e al lavoro che richiede maggiore concentrazione.

Sebbene questa planimetria possa essere adatta a un'azienda, non può essere un modello per tutti. Ti presentiamo quindi diversi modi per trasformare l'ufficio della tua azienda.

Ufficio open space

Piuttosto che isolare i dipendenti in cubicoli singoli, la creazione di un ufficio open space sembra essere il futuro del design degli uffici. I sostenitori degli uffici open space affermano che essi facilitano la collaborazione tra i colleghi e aiutano a creare team affiatati che a loro volta svolgono meglio compiti complessi. Quando le interazioni tra i dipendenti diventano più amichevoli, la cultura dell'ufficio diventa più trasparente.

L'ufficio open space riduce al minimo la segretezza, poiché le conversazioni tra i colleghi possono essere ascoltate facilmente. Inoltre, aumenta il senso di unità e di equità, poiché tutti, indipendentemente dall'esperienza, dal tempo trascorso in azienda o dallo stipendio, siedono insieme nello stesso spazio. Tuttavia, un ufficio open space presenta alcuni aspetti negativi. Sebbene i sostenitori di questo design ne sottolineino la facilità di gestione del budget e la trasparenza, un ufficio open space può diventare piuttosto rumoroso, poiché le conversazioni avvengono tutto intorno a te. Pertanto, la trasparenza di cui sopra può diventare rapidamente un rumore di fondo costante che distrae i lavoratori anziché facilitare la collaborazione.

Inoltre, un argomento da tenere in considerazione durante la pandemia è la diffusione di eventuali malattie in ufficio, poiché tutti respirano la stessa aria. Secondo uno studio danese*, i dipendenti che lavorano in un ufficio open space hanno il 62% in meno di probabilità di darsi malati rispetto a quelli che lavorano in un ufficio tradizionale.  

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Zone tranquille

Dopo aver considerato gli aspetti negativi di un ufficio open space, in cui la concentrazione e la privacy possono essere messe a repentaglio, le zone silenziose si rivelano una potenziale soluzione. Inoltre, tutti hanno bisogno di un po' di tempo libero ogni tanto. Che si tratti di un momento di brainstorming in pace, di una telefonata privata o semplicemente di una pausa dalla frenesia e dalla concentrazione, è importante che i dipendenti dispongano di spazi tranquilli.

Esistono diversi modi per garantire la privacy e la concentrazione in ufficio. Le cabine singole riescono a bloccare il rumore esterno e a garantire ai tuoi dipendenti la pace e la tranquillità di cui hanno bisogno. Tuttavia, i cubicoli insonorizzanti potrebbero non rientrare nel budget aziendale. Non preoccuparti, la soluzione di prenotazione delle scrivanie di deskbird è a tua disposizione. Passando a un modello di lavoro ibrido e pianificando efficacemente le giornate in ufficio, la tua azienda può beneficiare di spazi liberi senza dover investire in sedi più grandi. In questo modo, gli uffici vuoti possono essere utilizzati come zone tranquille quando necessario. 

Area per le risorse

Gli uffici agili si sono guadagnati il loro nome dalla loro capacità di adattarsi e di fare perno sulle esigenze dei dipendenti. Pertanto, l'ufficio dovrebbe avere un'area per le risorse, dedicata all'archiviazione di vari mezzi. Per risorse non intendiamo solo file fisici e cartelle con informazioni sui progetti passati e in corso, ma anche strumenti che un team moderno richiede.

Questo include stampanti, fotocopiatrici, distruggidocumenti e bidoni per il riciclaggio. È importante considerare la possibilità di separare quest'area dal resto dell'ufficio con una parete, poiché le stampanti e i distruggidocumenti ingombranti possono fare molto rumore e disturbare le persone. 

Spazio per rilassarsi

Uno spazio per rilassarsi è un'area meno formale dell'ufficio. Può servire a molti scopi: è il luogo in cui i dipendenti mangiano un boccone, si staccano dallo schermo, si godono la pausa con i colleghi e magari si godono la vista sulla città. Tuttavia, gli spazi per le pause possono essere utilizzati anche per esigenze più professionali, come una sessione di "break out" letterale in cui un paio di lavoratori si riuniscono per discutere di un sottocompito al termine di una conferenza.

Quando si progetta uno spazio per la pausa e si determinano le caratteristiche da implementare, l'azienda non deve dimenticare l'importanza di rimanere attivi durante la giornata lavorativa. Statistiche scioccanti portate alla luce da Independent riportano che stare seduti dietro una scrivania durante il lavoro dalle 9 alle 18 può raddoppiare le probabilità di morte prematura. Pertanto, introdurre un tavolo da ping pong o da calcio potrebbe incentivare il tuo team a fare una pausa attiva dalle ore di lavoro sedentario. 

Vantaggi del lavoro agile

Massimizzazione dello spazio

Le aziende sprecano migliaia di dollari in spazio inutilizzato sulle scrivanie anche da prima della pandemia. Quando si implementa un modello di lavoro ibrido, in cui alcuni giorni alla settimana sono dedicati al lavoro da casa, sarebbe un peccato che quelle scrivanie prendessero polvere. Pertanto, il passaggio a uno spazio di lavoro agile che consente l'hot-desking permetterà a persone diverse di utilizzare le scrivanie in momenti diversi.

Risparmio sui costi

Dimenticati di investire in grandi superfici, forniture e attrezzature che non vengono utilizzate spesso. In definitiva, perché spendere soldi per uno spazio sottoutilizzato e pagare un affitto più alto del necessario, quando questi soldi possono essere spesi in modo molto più saggio altrove? 

Aumento della produttività

Quando i dipendenti hanno la libertà di scegliere dove vogliono svolgere il proprio lavoro tra i vari spazi dell'ufficio, la loro produttività salirà alle stelle.

Per i dipendenti sarà più facile collaborare con i membri del team, fare brainstorming di idee in uffici dedicati proprio a questo scopo, prendersi il tempo libero necessario e, in definitiva, essere più soddisfatti del lavoro. 

Rimanere attivi

Come già detto, rimanere seduti per tutta la durata della giornata lavorativa può avere un effetto negativo sul nostro benessere generale. Gli spazi di lavoro agili incoraggiano i dipendenti a muoversi all'interno dell'ufficio, trovando l'area più adatta al loro stato d'animo e al compito che gli è stato assegnato. Incentivare l'uso delle scale piuttosto che degli ascensori, implementare postazioni di lavoro in piedi come alternativa a una posizione seduta costante, o anche stalli per biciclette e tavoli da calcetto per portare un elemento attivo sul posto di lavoro. 

Aumento del morale dei dipendenti

Non c'è niente di meglio che avere la libertà di co-creare la propria configurazione di lavoro preferita, circondandosi di collaboratori che ispirano e con i quali dare il meglio di sè. L'ufficio stesso promuove l'innovazione. A volte basta cambiare ambiente: dalla scrivania di lavoro all'area verde sul tetto, si può aumentare il flusso di idee e, a sua volta, la fiducia degli altri dipendenti. 

La mia azienda è pronta per un rinnovamento dello spazio di lavoro? 

Ora che hai sentito parlare dei vantaggi della trasformazione della tua sede e stai pensando di attuare questi cambiamenti, è importante capire se la tua azienda è pronta e compatibile con un ambiente agile. Il più grande vantaggio di questo ambiente è la facilitazione della collaborazione tra tutti i reparti e tra tutti i dipendenti. Pertanto, se la tua azienda si concentra sui risultati piuttosto che sulle presenze e il servizio che offre richiede una grande quantità di lavoro di squadra, questo ambiente potrebbe essere l'opzione perfetta per te.

Prima di salire sul treno dello spazio di lavoro agile, l'azienda deve assicurarsi di avere a disposizione la tecnologia, le persone e le risorse giuste. Vodafone, una delle più grandi aziende che ha optato per questo tipo di spazio di lavoro, ha elaborato una lista di controllo pre-implementazione:

1. Equipaggiare i tuoi dipendenti

L'Hot Desking o un modello di lavoro ibrido possono sembrare scoraggianti per i dipendenti all'inizio. Tuttavia, disporre di una tecnologia aggiornata che consenta di soddisfare le loro esigenze e quelle dei clienti contribuirà a rassicurarli. Per esempio, un solido sistema basato sul cloud consentirà una comunicazione impeccabile tra i collaboratori anche quando non sono tutti in ufficio. 

2. Prenotare in modo semplice

Dato che non è necessario che tutti i dipendenti siano presenti sul posto di lavoro in qualsiasi momento, bisogna creare un sistema di gestione dell'ufficio basato sulla prenotazione. Non per vantarci, ma è proprio qui che interviene l'app deskbird. La nostra app per la condivisione delle scrivanie consente ai tuoi dipendenti di prenotare autonomamente uno spazio in ufficio. Se le scrivanie del tuo ufficio sono occupate, la tua azienda darà un'immagine di coerenza e professionalità, soddisfacendo al tempo stesso i dipendenti che hanno programmato il loro tempo in ufficio in base ai loro desideri e alle loro esigenze. 

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3. Diventare digitali

Piuttosto che avere pile di documenti che danno l'illusione di essere stretti in uno spazio ridotto, opta per la digitalizzazione dei tuoi documenti. È fondamentale massimizzare l'archiviazione fuori sede e implementare la gestione digitale dei documenti. Non basta avere tutti i documenti necessari, bisogna anche essere in grado di utilizzarli in modo efficiente. Un esempio di funzionalità digitale utile è il controllo delle versioni: consente di tenere traccia delle modifiche apportate al documento nel corso del tempo e facilita il ritorno a una versione precedente in caso di errore. 

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Fonti: 

* Pejtersen J. H., Feveile H., Christensen K. B. & Burr H. (2011). Sickness absence associated with shared and open-plan offices—a national cross sectional questionnaire survey. Scandinavian journal of work, environment & health