Software per la gestione degli spazi in ufficio: 7 motivi per implementarlo

Con l'adozione di modelli di lavoro ibrido da parte di un numero sempre maggiore di aziende, il ruolo dell'ufficio è naturalmente cambiato. Tanto per cominciare, l'intera forza lavoro non viene in sede tutti i giorni, il che significa che l'ambiente di lavoro risponde a esigenze diverse, come la connessione, la collaborazione e la comunicazione. Quando le persone arrivano, vogliono socializzare e lavorare a progetti di squadra piuttosto che a compiti individuali come fanno a casa. Separare l'ufficio da casa dal luogo di lavoro rivela l'importanza di entrambi per la produttività complessiva.

Come si fa a sapere di quali tipi di spazi di lavoro ha bisogno il personale per lavorare in modo efficace? Come fai a garantire l'accesso a questi spazi di lavoro specifici? Utilizzi un software di gestione degli spazi in ufficio per ottimizzare le aree di lavoro e risparmiare sui costi? 

Comprendere le nuove tendenze del lavoro, come la flessibilità, è fondamentale, poiché molti lavoratori hanno una visione di ciò che dovrebbe comportare l'ufficio moderno. L'esperienza in sede è più personale, non è solo un luogo dove i dipendenti si recano per svolgere il proprio lavoro. I dipendenti programmano le loro giornate in ufficio per collaborare con i colleghi, partecipare a un evento specifico o semplicemente entrare in contatto con i loro compagni di squadra. 

Noi di deskbird ti aiutiamo ad abbracciare il futuro del lavoro, in particolare il modello di lavoro ibrido e flessibile. Ecco come un software per l'ufficio ibrido è vantaggioso per ogni organizzazione e forza lavoro moderna e perché deskbird è lo strumento migliore per il lavoro ibrido. 

Che cos'è un software per la gestione degli spazi dell'ufficio?

Le principali caratteristiche di un software di gestione degli spazi in ufficio

Un software per la gestione degli spazi in ufficio è uno strumento digitale progettato per aiutare le aziende a ottimizzare l'utilizzo dei loro spazi di lavoro attraverso l'uso di analisi dell'occupazione. Una piattaforma di questo tipo tiene traccia di chi utilizza determinati spazi in ufficio e quando, al fine di integrare il processo decisionale relativo all'organizzazione dell'ufficio e delle sue risorse. In altre parole, aiuta le aziende a organizzare e gestire in modo efficace la disposizione degli uffici, le prenotazioni delle sale e il patrimonio immobiliare. 

L'obiettivo principale di una soluzione di gestione dello spazio come deskbird è quello di garantire che lo spazio fisico di un ufficio sia utilizzato in modo efficiente. Si occupa delle esigenze operative dell'organizzazione e del comfort dei suoi dipendenti. 

Le principali caratteristiche di un software di gestione degli spazi per uffici spesso includono:

• pianificazione interattiva per visualizzare e riconfigurare gli spazi dell'ufficio; 
• piattaforme di prenotazione delle scrivanie e delle sale per una migliore allocazione degli spazi;
• dati sull'occupazione in tempo reale per comprendere i modelli di utilizzo;
• strumenti di analisi per le future decisioni sulla disposizione dello spazio. 

Inoltre, deskbird si integra con altri sistemi come le applicazioni per il calendario e offre un comodo accesso mobile. In questo modo consente una gestione dinamica dello spazio di lavoro e migliora l'esperienza dei dipendenti in un ambiente di lavoro sempre più flessibile.

Una soluzione digitale a beneficio di tutti sul posto di lavoro

Una maggiore flessibilità sul lavoro comporta inevitabilmente alcuni cambiamenti nel nostro rapporto con il luogo di lavoro fisico. Pertanto, in qualità di azienda ibrida, è necessario conoscere l'utilizzo dell'ufficio per offrire al personale l'ambiente di lavoro di cui ha bisogno per prosperare. Ciò significa considerare il ruolo dell'ambiente sulla produttività dei dipendenti, dotare i team di un software per la prenotazione delle scrivanie e ottimizzare lo spazio in ufficio per evitare sprechi.

La tecnologia è una parte importante della nostra vita e sfruttarla in ambito professionale è fondamentale. Con un software per la gestione degli spazi in ufficio come deskbird, si mette a disposizione del proprio personale un sistema di hot desking intuitivo. Pianificare un orario ibrido non è mai stato così semplice. È possibile organizzare l'intera settimana in soli 5 click. Ma non si limita a semplificare la vita dei tuoi dipendenti. Grazie alle sue caratteristiche innovative, l'app deskbird supporta anche i responsabili delle risorse umane, del CRE, delle strutture e delle finanze.

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In che modo un software di gestione degli spazi in ufficio è utile alla tua azienda?

1. Un software per uffici ibridi consente di ottimizzare lo spazio in ufficio

L'accesso ai dati reali sull'utilizzo dello spazio d'ufficio da parte dei dipendenti che lavorano con un orario ibrido rende l'ottimizzazione dello spazio più semplice e utile. È possibile individuare le aree di miglioramento analizzando i dati sull'utilizzo dei diversi spazi di lavoro da parte dei dipendenti e combinandoli con i loro feedback. È quindi possibile prendere decisioni basate su dati pertinenti per modificare il layout della postazione di lavoro e ridimensionare lo spazio dell'ufficio. 

Per esempio, potresti renderti conto che il tuo piano iniziale non funziona. Le persone non vengono in presenza perché non hanno accesso agli spazi di lavoro di cui hanno bisogno. Le sale riunioni sono sempre prenotate. Metà delle scrivanie singole non sono occupate. Inoltre, il personale ammette che preferirebbe lavorare da casa perché è più facile incastrare l'attività sportiva nei propri orari. I responsabili delle risorse umane, delle strutture e delle finanze possono collaborare per ripensare lo spazio di lavoro e creare un ambiente che risponda meglio alle aspettative dei dipendenti. 

2. Un software per la gestione degli spazi in ufficio ti fa risparmiare sui costi

Ottimizzare lo spazio di lavoro spesso riduce le spese dell'ufficio. Con un numero crescente di persone che lavorano da casa, molte aziende si rendono conto che la disposizione degli uffici non è più adeguata. Perché continuare a fornire una scrivania individuale per ogni dipendente se la metà di essi lavora da remoto? È essenziale sapere di quali tipi di spazi d'ufficio ha bisogno la tua forza lavoro (scrivanie singole, sale riunioni, spazi di lavoro condivisi, ecc.) 

La scelta del layout giusto e l'ottimizzazione dell'ufficio possono ridurre i costi immobiliari e diminuire in modo significativo spese come la manutenzione, l'elettricità, le bollette dell'acqua, ecc. Per saperne di più su come l'implementazione di una configurazione di lavoro ibrido e l'utilizzo di un software di gestione degli spazi in ufficio possano aiutarti a ridurre i costi, puoi leggere il nostro articolo sulle idee per risparmiare sui costi d'ufficio. Infine, puoi provare il nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile per trovare il tuo risparmio netto stimato sui costi dell'ufficio.

3. Uno strumento di gestione dello spazio di lavoro ibrido fornisce informazioni chiave per far prosperare i dipendenti

Sapere come ottimizzare lo spazio dell'ufficio ti dà un vantaggio fondamentale nella creazione di una forza lavoro fiorente. Come si può leggere nel nostro articolo sull'impatto del layout dell'ufficio sulla produttività, l'impegno profuso nella progettazione di un ambiente di lavoro incentrato sulle persone è fondamentale. Questo può includere qualsiasi cosa, dalla creazione di uffici con un design biofilo allo sviluppo di spazi più collaborativi. Tutti questi piccoli cambiamenti hanno un grande impatto sulla produttività aziendale e sulla soddisfazione dei dipendenti.

Qual è il ruolo di un software per l'ufficio ibrido in questo contesto? 

Bilancia le esigenze spaziali e le preferenze dei lavoratori, consentendo la creazione di aree di lavoro su misura che migliorano il comfort e la produttività aziendale. Grazie a funzioni come la prenotazione delle scrivanie e l'analisi dell'utilizzo dello spazio, il software garantisce che gli spazi di lavoro siano flessibili e si adattino a vari stili di lavoro, dalle sessioni di collaborazione alle attività individuali. 

Questa adattabilità favorisce il benessere dei dipendenti, in quanto i membri del team si sentono autorizzati a scegliere le impostazioni più adatte alle loro attività e preferenze. Inoltre, soluzioni digitali come deskbird possono semplificare la gestione delle risorse e delle attrezzature condivise. In questo modo si riduce il rischio di conflitti di programmazione e di attriti tra i lavoratori. 

In poche parole, un software per la gestione degli spazi d'ufficio ottimizza lo spazio di lavoro fisico attraverso una progettazione strategica basata sui dati, per creare un ambiente armonioso ed efficiente dal punto di vista delle risorse, che favorisca le prestazioni individuali e il successo collettivo.

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4. I dati raccolti aiutano a mantenere una sana cultura del lavoro

Individuare i dipendenti che tendono a rimanere in ufficio qualche ora in più del dovuto è facile quando tutti sono in presenza. È possibile vedere fisicamente quante ore lavora ogni persona. Lo stesso vale per notare eventuali segni di burnout. Tuttavia, l'adozione di un modello di lavoro ibrido rende più difficile assistere a comportamenti lavorativi malsani o tossici, perché i dipendenti sono fuori segno. Quindi, quali sono le soluzioni per evitare questo problema e creare una cultura lavorativa più sana? 

Un software di gestione degli spazi in ufficio consente di accedere agli orari dei colleghi. L'obiettivo, naturalmente, non è quello di controllare la loro agenda; piuttosto, può aiutarti a identificare alcuni schemi. Per esempio, potresti accorgerti che il tuo collega Mark ha iniziato a venire in sede meno spesso. Questo può essere dovuto a motivi logistici. Tuttavia, può anche significare che si sta isolando. È fondamentale avere una conversazione aperta per capire perché preferisce lavorare da remoto, per assicurarsi che non ci sia motivo di preoccuparsi.

In che modo l'utilizzo di un software per l'ufficio flessibile è vantaggioso per i tuoi dipendenti?

5. Un software per l'ufficio ibrido soddisfa le esigenze delle organizzazioni e della forza di lavoro moderna

Nel 2020, la pandemia ha rimescolato il modo in cui lavoriamo e ha aperto una nuova porta alle modalità di lavoro ibrido e flessibile, poiché tutti abbiamo dovuto lavorare da casa per la sicurezza dei nostri colleghi e delle comunità. Senza la possibilità di vedersi di persona, le organizzazioni sono state costrette a ricorrere a modelli di lavoro a distanza, ma hanno subito scoperto che questo comportava molti vantaggi, come ad esempio un maggiore equilibrio tra vita privata e lavoro e il miglioramento della soddisfazione dei dipendenti. Qualche anno fa, programmare una giornata di lavoro in base ai calendari e alle priorità personali non era un'opzione. Immagina che uno dei membri del tuo team chieda: "posso lavorare da remoto la prossima settimana perché vorrei andare a trovare mia sorella a Madrid e lavorare da lì?". Come avresti reagito? Per molti di noi sarebbe stato inimmaginabile, visto che eravamo obbligati a essere fisicamente presenti in ufficio ogni giorno.

Oggi, però, il lavoro ibrido è una prassi comune per molte organizzazioni dopo la pandemia, poiché molte persone si sono abituate alle comodità e alla flessibilità del lavoro da casa. Tuttavia, alcune aziende cercano di costringere i propri dipendenti a tornare in ufficio a tempo pieno, a causa della mancanza di fiducia nella produttività del lavoro da casa. Molti dirigenti hanno pregiudizi di prossimità e credono che il lavoro venga portato a termine solo se possono vederlo fare di persona. Come puoi leggere nel nostro articolo sull'argomento, questo approccio potrebbe non essere l'idea migliore a lungo termine, in quanto favorisce una cultura di sfiducia e mostra anche una preferenza per coloro che sono in grado di venire in ufficio, il che potrebbe essere una sfida per i genitori che lavorano o per coloro che hanno disabilità fisiche. L'esperienza dei dipendenti è più importante che mai per attrarre e trattenere i talenti, soprattutto nell'attuale mercato del lavoro altamente competitivo. Consentire un mix tra lavoro a distanza e giornate in ufficio è la soluzione perfetta per combinare le esigenze di tutti (organizzazioni, manager e dipendenti).

6. Un software per la gestione degli spazi in ufficio facilita la collaborazione e l'affiatamento del team

Un software per la gestione degli spazi in ufficio non solo aiuta a gestire in modo efficace l'ambiente di lavoro, ma va indirettamente a vantaggio di altri aspetti dell'organizzazione, tra cui l'esperienza dei dipendenti e, più in particolare, la collaborazione. Per esempio, un'applicazione per la pianificazione della settimana come deskbird assicura che i colleghi arrivino nello stesso giorno, in modo da poter lavorare insieme su compiti che richiedono un brain storming creativo e la risoluzione di problemi. Senza una piattaforma di questo tipo, coordinare le giornate in ufficio tra più persone diventa complesso, danneggiando sia l'esperienza dei dipendenti sia la capacità di una collaborazione proficua.

Sappiamo quanto possa essere difficile mantenere una cultura aziendale e una mentalità collettiva quando le persone lavorano da sedi diverse e si vedono solo occasionalmente. Le riunioni di persona sono necessarie per sviluppare i legami, poiché i nostri schermi creano una barriera sottile che inibisce le relazioni più profonde. Ci perdiamo le sfumature della personalità dei nostri colleghi, perché i piccoli segnali non verbali non si traducono bene sullo schermo. Le principali funzioni dell'app deskbird (prenotazione delle sale, planimetria interattiva, pianificazione settimanale ed eventi in ufficio) sono state realizzate per stimolare i legami di squadra e i comportamenti collettivi. 

Le funzioni di pianificazione settimanale rendono più facile pianificare gli incontri in ufficio, vedendo chi ha prenotato uno spazio di lavoro e quando. Per coloro che desiderano stringere amicizia con i colleghi, questa funzione consente loro di arrivare nello stesso giorno dei loro compagni di squadra preferiti. A loro volta, queste amicizie migliorano l'esperienza dei dipendenti e la loro fedeltà all'organizzazione. Inoltre, la prenotazione delle sale consente ai membri del team di prenotare spazi di lavoro collaborativi per lavorare a progetti di gruppo o per riunirsi per un incontro di gruppo. Alcuni compiti richiedono questo tipo di spazio per essere portati a termine in modo efficiente. Pertanto, la prenotazione delle sale assicura che i team dispongano dello spazio necessario. Infine, la nostra funzione per gli eventi in ufficio facilita la programmazione di eventi aziendali e di gruppo, incoraggiando al contempo le idee di aggregazione del team. Questa funzione è dedicata alla creazione di quei legami più profondi e personali che sono fondamentali per sviluppare una cultura aziendale positiva con dipendenti impegnati.

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7. Le caratteristiche di deskbird incentrate sulle persone contribuiscono a migliorare l'esperienza dei dipendenti

Un software per l'ufficio flessibile e ibrido è un grande vantaggio per migliorare l'esperienza dei dipendenti. Aiuta i lavoratori a programmare la loro settimana senza sforzo e in poco tempo, eliminando lo stress inutile. Per esempio, riduce il rischio di frustrazione dovuto al fatto di non trovare un posto a sedere o di dover lavorare in un angolo dell'ufficio che non corrisponde alle loro esigenze e impedisce loro di lavorare in modo efficace. La facilità d'uso e le opzioni di integrazione supportano anche progetti collaborativi e l'organizzazione di riunioni da uno spazio centralizzato. 

Quando si arriva in ufficio, è possibile che alcuni colleghi desiderino sedersi vicino a te, perché lavorano agli stessi progetti, si danno la carica a vicenda o semplicemente vanno d'accordo. L'app deskbird è persino dotata di una planimetria interattiva. È un'ottima soluzione nel caso in cui i colleghi non abbiano prenotato uno spazio di lavoro in anticipo e vogliano vedere rapidamente dove si trova il loro team.

Inoltre, queste caratteristiche promuovono maggiore flessibilità ed equilibrio tra vita privata e lavoro. Dando alle persone l'autonomia di scegliere quando entrare in azienda, possono dare priorità ad altri aspetti importanti della loro vita, come la famiglia e la salute. Questo si traduce in dipendenti più felici, in grado di concentrarsi davvero sul lavoro quando ne hanno bisogno e con minori probabilità di abbandonare il posto di lavoro. Quindi, anche se non è ovvio, le caratteristiche incentrate sulle persone hanno un impatto diretto sul successo complessivo dell'azienda.

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Un software per la gestione dello spazio in ufficio è un elemento fondamentale della tecnologia del luogo di lavoro odierno. Poiché le esigenze dei dipendenti e delle aziende cambiano, è importante per le imprese rimanere agili. L'aspetto più rilevante è l'adozione massiccia del modello di lavoro ibrido e flessibile. Questa transizione richiede un'organizzazione e una trasformazione digitale per avere successo, poiché i leader devono tenere traccia di quando e dove i loro team lavorano. È qui che entra in gioco un software di gestione dell'ufficio, come deskbird! I vantaggi di un software per uffici flessibili e ibridi non riguardano solo la gestione dello spazio di lavoro, la sua ottimizzazione e il risparmio dei costi. Un altro vantaggio fondamentale è l'impatto positivo che ha sull'esperienza dei dipendenti, aiutando i team a creare legami più profondi sul posto di lavoro, il che porta a una forza lavoro più fedele e motivata. Un supporto digitale come l'app deskbird aiuta a creare un ambiente di lavoro fiorente e incentrato sulle persone, consentendo al personale di sfruttare al meglio il lavoro ibrido.

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