Ritorno in ufficio: tutto quello che c'è da sapere
1 febbraio 2023
16 giugno 2023
Il rientro in ufficio è diventato un argomento di discussione fondamentale sia per le aziende che per i dipendenti.
Mentre abbracciamo il nuovo modo di lavorare, le aziende di ogni tipo e dimensione lottano per implementare nuove regole per bilanciare le esigenze di flessibilità dei dipendenti, i costi dell'ufficio e una ripresa efficace delle attività. Noi di deskbird abbiamo sperimentato in prima persona come un modello di lavoro ibrido ben organizzato è il compromesso perfetto per dipendenti e aziende. Garantisce la flessibilità senza compromettere la cultura, l'affiatamento del team e la produttività aziendale.
In questa guida, esamineremo come rendere la transizione perfetta, affrontando i fattori chiave che assicurano un ritorno trionfale in ufficio.
Come siamo arrivati qui?
All'alba del 2020, un notevole cambiamento di paradigma ha avvolto il nostro panorama professionale, come un interruttore che viene spento. Con un'implacabile chiamata all'azione, coloro ai quali è stato concesso il privilegio di lavorare a distanza sono stati fortemente esortati, e in alcuni casi persino obbligati, a trasferire senza interruzioni le loro postazioni di lavoro nei confortanti confini delle loro case. Questo sforzo di trasformazione è emerso come risposta provvisoria alla pandemia che ha travolto la nostra comunità globale. Tuttavia, quella che era iniziata come una soluzione transitoria si è rapidamente trasformata in un'esplorazione straordinaria e inconsapevole, che ha modificato i confini e le modalità del lavoro.
Il viaggio di ritorno in ufficio si manifesta in modo unico per ogni individuo, poiché entrano in gioco le dinamiche dei nostri diversi settori. Riprendere la tradizionale routine d'ufficio di 5 giorni è la cosa più logica in settori specifici come la sanità, l'industria manifatturiera e l'istruzione. Tuttavia, è essenziale riconoscere i diversi ritmi osservati nei vari settori.
Diamo un'occhiata ad alcuni numeri:
- Il 77% delle aziende di Fortune sta optando per un modello di lavoro ibrido.
- Il 66% delle aziende con 50.000 o più dipendenti è strutturato in modo ibrido, rispetto al 14% con meno di 500 dipendenti*.
- Le aziende europee sono più inclini ad attuare politiche di rientro in ufficio che prevedono 1-2 giorni di presenza fisica a settimana.
È chiaro che il modello di lavoro ibrido si è rivelato un'opzione vincente per le aziende di tutto il mondo. Ma richiede regole e strutture chiare per gestire i giorni di lavoro in ufficio e da casa.
Tornare in ufficio: come farlo bene
I top leader riconoscono vari aspetti critici dell'implementazione di un modello di lavoro ibrido, come la fidelizzazione dei talenti, l'attrazione dei talenti, la motivazione e l'aumento della produttività e della flessibilità, che sono fondamentali nell'ambiente di lavoro di oggi.
Parte del successo del lavoro ibrido è dovuto al fatto che combina giornate di lavoro in ufficio e da casa. Ma perché la parte del "ritorno in ufficio" è così rilevante?
Il ritorno in ufficio è importante per diversi motivi.
In primo luogo, la collaborazione di persona favorisce un lavoro di squadra efficace e consente di generare idee e risolvere problemi in modo spontaneo. Le interazioni faccia a faccia consentono ai colleghi di costruire relazioni più forti e di instaurare un senso di cameratismo, con conseguente miglioramento della collaborazione e aumento della produttività aziendale.
In secondo luogo, il ritorno in ufficio può contribuire alla crescita e alla creatività dei singoli e dell'organizzazione. Uno spazio fisico condiviso favorisce la condivisione delle conoscenze, l'apprendimento tra pari e le opportunità di mentorship. Lo scambio di idee ed esperienze può portare a soluzioni innovative e a nuove prospettive che possono emergere meno facilmente in ambienti di lavoro completamente a distanza.
Inoltre, il ritorno in ufficio riduce il tempo e lo stress associati al pendolarismo. I dipendenti possono recuperare ore preziose precedentemente spese per andare e tornare dal lavoro, investendole in attività personali, come la cura di sé o degli hobby. Questo miglioramento dell'equilibrio tra vita privata e lavoro può portare a una maggiore soddisfazione lavorativa e a un maggiore benessere generale.
Come per ogni modello di lavoro, l'adattabilità è fondamentale per un'implementazione di successo.
Un approccio generico non funziona. Ogni azienda ha esigenze specifiche da considerare per un ritorno trionfale in ufficio. Quindi, come si può fare nel modo giusto? Ecco i passi principali per implementare correttamente una politica di rientro in ufficio.
1) Valutare le esigenze dell'azienda
Quando ci si prepara a tornare in ufficio, è essenziale considerare le esigenze della propria azienda e dei propri dipendenti. Fai un inventario del tuo spazio di lavoro fisico e valuta se sono necessari cambiamenti. Potrebbe essere necessario riconfigurare le postazioni di lavoro, aggiungere pareti divisorie o destinare alcune aree a scopi specifici.
Oltre ai cambiamenti fisici, valuta se sono necessari aggiornamenti o aggiunte per supportare il modello di lavoro ibrido. Ciò può includere l'investimento in nuove tecnologie per facilitare la collaborazione a distanza o l'aggiornamento dell'infrastruttura di rete per supportare un ambiente di lavoro più flessibile.
2) Stabilire una tempistica
Quando si pianifica il ritorno in ufficio, è essenziale stabilire un calendario chiaro che delinei i preparativi e le fasi necessarie per un rientro graduale. Discuti questo calendario con il tuo team dirigenziale per assicurarti che tutti siano d'accordo con il piano e per identificare potenziali ostacoli o sfide.
Considera la possibilità di iniziare con un programma pilota che prevede il rientro di un piccolo gruppo di dipendenti. Questo può aiutarti a identificare i problemi e ad adeguarti prima di coinvolgere gruppi più numerosi.
3) Comunicare con i dipendenti
Una comunicazione chiara e trasparente con i dipendenti è fondamentale per il successo del rientro in ufficio. Sviluppa un piano di comunicazione che illustri il programma di transizione, le eventuali modifiche alle politiche sul posto di lavoro e i nuovi protocolli di sicurezza e igiene. Assicurati di aggiornare regolarmente i dipendenti per tenerli informati e rassicurati durante tutto il processo. Considera la possibilità di organizzare riunioni o sessioni di domande e risposte per rispondere alle preoccupazioni o alle domande dei dipendenti.
Incoraggia i dipendenti a fornire feedback e suggerimenti per migliorare il processo di transizione. In questo modo è possibile identificare le aree in cui potrebbe essere necessario un ulteriore supporto o risorse.
Un approccio ponderato e strategico al rientro in ufficio può contribuire a garantire un ritorno trionfale per la tua azienda e i tuoi dipendenti.
4) Affrontare le preoccupazioni e l'ansia dei dipendenti
In questo periodo è essenziale incoraggiare una comunicazione aperta e onesta con i dipendenti. Crea un ambiente di lavoro favorevole in cui i lavoratori possano esprimere le loro preoccupazioni e i loro timori riguardo al ritorno in ufficio. Fai sapere loro che le loro preoccupazioni sono valide e che sei presente per sostenerli. Questo può contribuire ad alleviare l'ansia e a migliorare la salute mentale generale.
È inoltre fondamentale fornire risorse per il sostegno alla salute mentale. Considera l'opportunità di offrire programmi di assistenza ai dipendenti che consentano l'accesso a professionisti della salute mentale. Questi programmi possono offrire servizi confidenziali di consulenza e supporto per aiutare i dipendenti a superare le sfide del ritorno in ufficio.
5) Promuovere l'equilibrio tra vita privata e lavoro
In questo periodo è essenziale incoraggiare una comunicazione aperta e onesta con i dipendenti. Crea un ambiente di lavoro favorevole in cui i lavoratori possano esprimere le loro preoccupazioni e i loro timori riguardo al ritorno in ufficio. Fai sapere loro che le loro preoccupazioni sono valide e che sei presente per sostenerli. Questo può contribuire ad alleviare l'ansia e a migliorare la salute mentale generale.
È inoltre fondamentale fornire risorse per il sostegno alla salute mentale. Considera l'opportunità di offrire programmi di assistenza ai dipendenti che consentano l'accesso a professionisti della salute mentale. Questi programmi possono offrire servizi confidenziali di consulenza e supporto per aiutare i dipendenti a superare le sfide del ritorno in ufficio.
6) Stabilire aspettative e limiti chiari
Quando si implementa un accordo di lavoro flessibile, è essenziale stabilire aspettative e limiti chiari. Ciò include la definizione di linee guida per la comunicazione, la partecipazione alle riunioni e gli orari di lavoro. Stabilendo aspettative chiare, i dipendenti sapranno cosa ci si aspetta e potranno gestire il loro carico di lavoro in modo più efficace.
Anche la definizione di limiti è essenziale per garantire che i dipendenti mantengano un sano equilibrio tra vita privata e lavoro. Ciò può includere la limitazione del lavoro che può essere svolto al di fuori del normale orario o l'incoraggiamento a fare pause frequenti durante la giornata.
7) Utilizzare la giusta tecnologia per la gestione del lavoro ibrido
Avere lo strumento giusto per il lavoro è un must, soprattutto in un ambiente di lavoro ibrido.
Tuttavia, scegliere un nuovo software per la tua azienda potrebbe essere un compito scoraggiante, considerando quante opzioni sono disponibili sul mercato. Per aiutarti, concentriamoci sulle 3 caratteristiche principali che riteniamo indispensabili per qualsiasi ufficio flessibile:
- Desk Booking: in una configurazione di lavoro ibrida, gli orari dei dipendenti variano: alcuni si recano in ufficio 3 volte alla settimana, altri solo 1 volta, a seconda delle politiche aziendali e dei requisiti di ruolo. Lo scopo di un software di prenotazione della scrivania è quello di garantire che tutti abbiano una postazione assegnata quando sono in sede. Ciò avviene attraverso un sistema di prenotazione di scrivanie condivise che consente ai dipendenti di programmare la loro presenza in ufficio e di prenotare una scrivania specifica in base alle loro esigenze. Con pochi semplici click, possono pianificare la loro settimana, assicurarsi una scrivania o una sala riunioni assegnata e stabilire la durata della prenotazione. Accedendo alle planimetrie interattive fornite da deskbird, i dipendenti possono identificare rapidamente le scrivanie disponibili e localizzare l'attuale posizione del proprio team, anche quando prenotano all'ultimo minuto.
- Room Booking: un software per la prenotazione delle sale, come deskbird, agevola la prenotazione e la gestione delle sale riunioni. Offre una soluzione di facile utilizzo che semplifica l'esperienza di prenotazione. Questo software consente agli utenti di individuare rapidamente le sale riunioni, effettuare prenotazioni e sincronizzarle con le piattaforme di calendario più diffuse, come Outlook e Google Calendars. Questa integrazione garantisce agli utenti una visione completa delle riunioni programmate su diverse piattaforme, riducendo le possibilità di conflitti di programmazione. L'utilizzo di un software per la prenotazione di sale come deskbird elimina il fastidio di coordinare e gestire manualmente le prenotazioni delle sale riunioni, consentendo un processo più efficiente e privo di conflitti.
- Analytics: la funzione Analytics di deskbird consente agli amministratori e ai manager degli spazi di lavoro di capire come vengono utilizzati i loro uffici. Offre metriche e visualizzazioni dettagliate che aiutano a identificare le tendenze, a ottimizzare l'allocazione delle risorse e a prendere decisioni basate sui dati. Con la funzione Analytics, gli utenti possono accedere a dati critici come il numero di prenotazioni effettuate, gli orari di prenotazione più popolari e i periodi di massimo utilizzo. Queste informazioni consentono ai responsabili degli spazi di lavoro di allocare in modo efficiente le risorse e di garantire che le sale riunioni e le scrivanie siano disponibili quando necessario, riducendo i conflitti e massimizzando la produttività. La funzione fornisce anche informazioni sul comportamento degli utenti, consentendo agli amministratori di capire quali sono le aree di lavoro più frequentemente utilizzate e preferite dai dipendenti. Questa conoscenza può essere utile per prendere decisioni sulla pianificazione dello spazio, sulla progettazione e sull'allocazione delle risorse, migliorando in ultima analisi l'esperienza e la soddisfazione degli utenti.
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L'adozione di modalità di lavoro ibrido e flessibile può portare molti vantaggi alla tua azienda e ai tuoi dipendenti. Implementando linee guida chiare, fornendo supporto tecnologico e promuovendo l'equilibrio tra vita privata e lavoro, è possibile creare un ambiente di lavoro più flessibile e produttivo per garantire il successo della politica di rientro in ufficio.
