Ufficio hot desk: imparare a sfruttare al meglio un ambiente condiviso

Di' addio alla scrivania personale ingombra di ricordi: è ora di abbracciare un ufficio hot desk. In qualità di CRE o di facility manager, sei fondamentale per trasformare gli uffici in ambienti più dinamici ed efficienti. L'hot desk è la tua opportunità di creare un luogo che non solo massimizza l'efficienza e la flessibilità, ma aumenta anche il morale e la produttività dei dipendenti. Utilizzando lo spazio in modo intelligente e tenendo conto dell'ambiente circostante, si creano le premesse per il successo.

Con l'aumento della tendenza al lavoro da remoto, gli uffici in condivisione diventano un'opzione sempre più interessante. Questo offre al tuo team la libertà di scegliere il proprio spazio di lavoro in base alle proprie esigenze quotidiane. Questo approccio promuove un luogo di lavoro vivace e connesso, pronto ad adattarsi alle moderne sfide lavorative. Vuoi fare il salto di qualità? Scopriamo come rendere il tuo ufficio flessibile e innovativo con l'hot desking.

Cos'è un ufficio hot desk?

Il significato di un ufficio hot desk

Cos'è un ufficio hot desk? Fondamentalmente, gli hot desk sono luoghi di lavoro flessibili in cui i dipendenti condividono una scrivania o una postazione di lavoro in uno spazio comune. È l'opposto di una scrivania fissa in un posto di lavoro tradizionale. Nel flex-desking o hot seating, le persone prenotano una scrivania o un tavolo condiviso per la giornata o anche per poche ore.

Gli hot desk sostituiscono i posti assegnati con un sistema "first-come, first-served" che consente di scegliere la propria scrivania quando si vuole. Questo approccio consente un uso efficiente dello spazio di lavoro e si adatta quotidianamente alle esigenze e alle preferenze del personale. Rende l'ufficio del futuro più dinamico e adattabile alle mutevoli esigenze del team.

La differenza tra hot desking e hotelling

L'hot desking e l'hotelling sono entrambi progettati per massimizzare l'efficienza dello spazio in ufficio, ma rispondono a esigenze diverse. L'hot desk favorisce la spontaneità e la scelta quotidiana, perché non è necessario prenotare. Analogamente all'hot desking, l'hoteling si riferisce alla prenotazione di una scrivania per un periodo di tempo più lungo, come una settimana o più. Questo è ciò che si può fare con la funzione "spazi assegnati" di deskbird.

È necessario comprendere queste differenze per decidere quale modello sia più adatto alla propria organizzazione. Entrambe le strategie possono migliorare l'efficienza dello spazio, ma è necessario scegliere quella che si adatta allo stile di lavoro del team e alle esigenze dell'azienda.

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Quali sono i vantaggi di progettare un ufficio hot desk?

Vantaggi dell'hot desking per le aziende

Ottimizzare lo spazio dell'ufficio

L'hot desking affronta il problema comune dello spazio inutilizzato in ufficio. Con le scrivanie a disposizione, il tuo ufficio si adatta ogni giorno alle esigenze del tuo team, assicurandoti di sfruttare al meglio il tuo spazio. In questo modo, potrai utilizzare efficacemente ogni metro quadrato delle tue stanze, riducendo le zone morte e dando più vita al tuo posto di lavoro. Ciò significa gestire uno spazio dinamico ed efficiente che si adatta a diversi compiti e stili di collaborazione senza sprechi di spazio. Inoltre, può contribuire a ridurre al minimo il disordine e a rendere il luogo di lavoro più gradevole dal punto di vista estetico.

Riduzione dei costi

Il passaggio a un ufficio hot desk può farti risparmiare molto denaro. Con un ingombro inferiore per dipendente, è possibile ridimensionare la struttura o utilizzare meglio lo spazio esistente senza aggiungere metratura. Grazie a questa flessibilità, i costi di affitto, energia e manutenzione diminuiscono. 

Avere meno mobili e attrezzature consente anche di risparmiare sulle spese. Significa che puoi spendere il tuo budget in modo più strategico, investendo in cose che migliorano il benessere del personale o favoriscono la crescita dell'azienda. Per esempio, si può investire in tecnologia o in mobili ergonomici per ridurre lo sforzo fisico dei dipendenti.

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Creare un layout d'ufficio agile per aumentare la produttività

L'approccio dell'hot desking promuove un layout d'ufficio più flessibile, che è un ottimo modo per aumentare la produttività. In questo caso, le persone hanno la libertà di muoversi e di lavorare insieme in modo aperto, consentendo di abbattere i silos e di favorire un ambiente di lavoro dinamico.  

In qualità di manager di una struttura o di un CRE, il tuo compito è quello di progettare spazi di lavoro che supportino sia la modalità di lavoro individuale che quella collaborativa. Gli ambienti d'ufficio ti aiutano a ottenere il meglio dai tuoi dipendenti. Inoltre, i layout agili si adattano rapidamente alle mutevoli esigenze aziendali, in modo che il luogo di lavoro rimanga reattivo e innovativo. 

I vantaggi di un ufficio in condivisione per i dipendenti

Adattamento dello spazio di lavoro al tipo di attività

La condivisione delle scrivanie abbina gli spazi di lavoro alle attività in base alle tue esigenze. Con l'hot desking, i dipendenti possono scegliere l'ambiente più adatto al loro lavoro, che si tratti di lavorare da soli, collaborare con altri o fare brainstorming in uno spazio tranquillo. 

Questo tipo di adattabilità al lavoro può portare a prestazioni migliori e a un maggior livello di soddisfazione sul lavoro. Il tuo ruolo di facility manager è quello di garantire al personale l'ambiente giusto per avere successo.

Facilitare la collaborazione e le interazioni quando si arriva in sede

L'aspetto positivo della condivisione delle scrivanie è la facilità con cui facilita la collaborazione e l'interazione tra colleghi. Scegliendo dove sedersi, i dipendenti possono posizionarsi vicino ai membri del team o ai reparti con cui lavorano in un determinato giorno. 

Questa vicinanza può portare a riunioni e collaborazioni più spontanee, abbattendo i silos e incoraggiando una dinamica di gruppo più coesa. Di conseguenza, l'ufficio diventa un centro di attività e di scambio, dove le idee fluiscono liberamente e il lavoro collaborativo viene promosso senza sforzo.

Evoluzione in un ambiente di lavoro agile e incentrato sul dipendente

L'adozione dell'hot desking è un passo avanti verso un ambiente di lavoro più agile e incentrato sui dipendenti, in cui la libertà, la creatività e le idee del team sono valorizzate in primo luogo. Eliminando la staticità dei posti assegnati, l'hot desking favorisce un ambiente dinamico. Inoltre, quando le persone si muovono e lavorano in spazi diversi, sono esposte a diversi stimoli e prospettive, stimolando la creatività. 

La collaborazione spontanea con diversi membri del team in giorni diversi incoraggia conversazioni e scambi di idee che non avverrebbero a una scrivania fissa. Questo giova all'esperienza dei tuoi dipendenti e ha conseguenze dirette sulla tua azienda. È sicuramente un vantaggio per tutti!

Come trasformare il tuo spazio di lavoro tradizionale in un ufficio in condivisione?

Analizzare l'attuale utilizzo dello spazio in ufficio

Per analizzare l'utilizzo dello spazio in ufficio, inizia a monitorare i tassi di occupazione delle diverse zone utilizzando sensori o software di check-in. Quindi, traccia una mappa delle aree di lavoro per visualizzare le zone ad alto traffico e quelle sottoutilizzate. Infine, implementa strumenti di feedback o sondaggi per raccogliere le opinioni dei dipendenti sulle preferenze e le esigenze degli spazi. Utilizza questi dati per modificare la tua strategia di hot desking, riallocare le risorse e riprogettare gli spazi in modo che corrispondano ai modelli di utilizzo reali. Assicurati di incoraggiare i dipendenti a segnalare qualsiasi problema di accesso o di utilizzo dell'ufficio.

Discutere con i dipendenti delle loro aspettative riguardo al luogo di lavoro fisico

I dipendenti sono quelli che usano lo spazio ogni giorno, quindi il loro contributo è prezioso. Organizza discussioni o sondaggi per raccogliere le loro aspettative, le loro preferenze e le loro eventuali preoccupazioni riguardo al passaggio a un sistema di condivisione delle scrivanie. Questo feedback è fondamentale per creare uno spazio di lavoro che non solo soddisfi gli obiettivi aziendali, ma che sostenga e migliori anche l'esperienza lavorativa del team. Il coinvolgimento del personale fin dall'inizio favorisce il senso di appartenenza e l'entusiasmo per il nuovo design dell'ufficio.

Riprogettare il layout dell'ufficio secondo i principi dell'hot desking

Grazie all'analisi degli spazi e ai feedback dei dipendenti, è ora di rinnovare la disposizione degli uffici. Questa riprogettazione dovrebbe privilegiare la flessibilità, la collaborazione e l'efficienza, con varie zone dedicate a diversi stili di lavoro e compiti. Integra soluzioni tecnologiche che facilitino l'hot desking, come i sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni. Una configurazione ben studiata che abbracci i principi dell'hot desking può trasformare il luogo di lavoro in un ambiente più dinamico e adattabile.

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Tenere d'occhio le analisi del posto di lavoro per individuare potenziali miglioramenti

Una volta che l'ufficio di condivisione delle scrivanie è attivo e funzionante, monitorane costantemente le prestazioni attraverso l'analisi del posto di lavoro. Strumenti come l'app deskbird possono fornire dati preziosi sull'utilizzo dello spazio, sui tempi di punta e sulle preferenze dei dipendenti. Utilizza queste informazioni per apportare modifiche intelligenti al layout, alle politiche o alle risorse disponibili. L'analisi regolare delle informazioni assicura che il tuo spazio di lavoro rimanga allineato con le esigenze e le aspettative del tuo team, portando a un miglioramento continuo e alla soddisfazione del tuo ambiente di hot desking.

Come si può mantenere un flusso e un alto livello di efficienza in un ambiente hot desk?

Analizzare le potenziali insidie che si prospettano

Prima di avviare l'hot desking, individua i possibili problemi legati alla disposizione dell'ufficio. Come manager della struttura, è fondamentale tenere d'occhio i potenziali problemi, come i conflitti di orario. Il sovraffollamento nei punti più frequentati o nelle zone deserte influisce sul flusso di lavoro e sull'atmosfera generale. Puoi prepararti a queste sfide valutando in modo proattivo l'utilizzo e la distribuzione degli spazi. Assicurati che sia adatto alle preferenze del tuo team, con un mix di aree collaborative e individuali. È possibile perfezionare la disposizione nel tempo valutando regolarmente l'utilizzo di scrivanie, sale riunioni e risorse. 

Assicurarsi che tutti abbiano accesso alle attrezzature e alle risorse di base

In una postazione hot desk è fondamentale garantire a tutti l'accesso a prese e prese di corrente. Immagina di arrivare con il caffè, pronto a conquistare la giornata, per poi scoprire che non c'è un posto dove collegare il tuo computer portatile. Frustrante, vero? È tua responsabilità assicurarti che l'essenziale sia a portata di mano per tutti. Ciò significa disporre di un numero sufficiente di prese di corrente, caricabatterie e Wi-Fi che non cada quando si spostano le scrivanie. 

Questo aspetto va oltre la semplice praticità. Si tratta di fornire al team ciò che serve per lavorare in modo efficiente ogni giorno. Nessuno deve perdere tempo a cercare una presa di corrente quando è pronto ad affrontare i propri compiti.

Considerare l'implementazione di una politica BYOD

Stai pensando di adottare una politica BYOD (Bring Your Own Device)? È una scelta intelligente per l'hot desking. Consentire al team di utilizzare i propri dispositivi personali può aumentare il comfort e l'efficienza. Ricorda però che non è tutto rose e fiori. È necessario pensare alla sicurezza e assicurarsi che la configurazione informatica sia all'altezza. L'obiettivo? Mantenere la rete al sicuro e rendere la vita più facile a tutti. Se riesci a trovare il giusto equilibrio, il tuo ufficio rimarrà flessibile e il personale sarà felice e produttivo senza perdere un colpo.

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Tenere presente che la condivisione delle scrivanie non è adatta a tutti i dipendenti

L'hot desk potrebbe non essere adatto agli stili di lavoro di tutti i membri del team. Alcuni hanno bisogno di un proprio spazio dove appendere le foto del proprio cane o dove mettere la propria pianta portafortuna. Riconoscere che non si tratta di una soluzione unica, ma di offrire delle opzioni. Magari includi alcune scrivanie dedicate per coloro che amano la coerenza. In questo modo, ti assicuri che le preferenze lavorative di tutti vengano prese in considerazione, mantenendo alto il morale e la produttività dei dipendenti. Questo mix ponderato di scrivanie flessibili e fisse crea un ambiente inclusivo e rende il tuo spazio di lavoro universalmente accogliente ed efficace.

Creare una politica di hot desk con regole e best practice da seguire

Definire una politica di hot desk è come stabilire le regole di base per uno sport collettivo. Tutti devono sapere come giocare lealmente. È bene che vengano trattate le nozioni di base: come mettere in ordine, come condividere lo spazio in modo corretto con gli altri, ecc. È fondamentale evidenziare il galateo della scrivania condivisa. È il manuale per evitare gli intoppi. Se tutti i membri del team sono in linea con le regole da seguire, il tuo sistema di hot desking può prosperare, migliorando l'atmosfera e i risultati del tuo spazio di lavoro. Questo approccio previene potenziali conflitti e promuove un senso di comunità e di responsabilità collettiva. In questo modo il tuo ufficio diventa un modello di produttività e positività.

Utilizzare un'applicazione di hot desking come deskbird

Ti stai immergendo nell'hot desking? Rendi tutto più semplice con deskbird, l'app ideale per gestire gli spazi di lavoro flessibili. L'intero processo non è solo la ricerca di un posto di lavoro. Grazie alle sue integrazioni, deskbird si sincronizza con i sistemi esistenti, come MS Teams, Slack e le app di calendario, per far sì che tutto fili liscio. Con aggiornamenti in tempo reale su chi è presente e cosa sta succedendo, pianificare la settimana o prenotare la scrivania perfetta diventa facile. Lascia che sia deskbird a gestire la logistica, così potrai concentrarti sul lavoro che conta.

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Con un ufficio hot desk, la tua azienda diventa un centro di efficienza e collaborazione, che riflette la natura in evoluzione del luogo di lavoro moderno. La pianificazione accurata dello spazio, la creazione di linee guida chiare e l'utilizzo di strumenti intelligenti come deskbird favoriscono la produttività e supportano diversi stili di lavoro. Sii flessibile, comunica regolarmente e punta a un miglioramento continuo nel passaggio a un ufficio con condivisione delle scrivanie. Sii aperto al cambiamento, ascolta il tuo team e perfeziona il tuo approccio per favorire un ambiente in cui tutti fioriscono. Rendiamo la tua azienda un luogo che risponde alle sfide dell'ufficio di oggi e si prepara per il domani. Per capire come il nostro software può aiutare la tua azienda e i tuoi dipendenti a prosperare, richiedi una demo gratuita dell'app deskbird e scopri le nostre straordinarie funzionalità per le moderne forze di lavoro!