Scrivanie dedicate: è opportuno averne nel proprio ambiente di lavoro ibrido?

Alcuni dei tuoi dipendenti ti dicono: "Era meglio prima" dopo il passaggio a uno spazio di lavoro condiviso e flessibile? Soddisfare tutti è difficile. Tuttavia, ottimizzare e creare uno spazio d'ufficio più moderno non significa che i membri del team non possano più avere una scrivania dedicata.

In alcuni casi, mantenere alcune scrivanie fisse nell'ambiente di lavoro può avere molto senso. Il futuro dell'ufficio è flessibile e si adatta alle esigenze e ai compiti dei lavoratori. Le persone possono cambiare la propria postazione di lavoro ogni giorno o più volte al giorno se lo desiderano. 

Dalle scrivanie individuali alle aree collaborative e alle sale riunioni, possono scegliere ciò che è più adatto a loro grazie all'hot desking e ai software di prenotazione delle sale come deskbird. Ma per essere agili al 100% e incentrati sui dipendenti, bisogna anche considerare l'idea che alcune persone non vogliono lavorare in uno spazio diverso ogni volta che vengono in ufficio.

Analizziamo i pro e i contro di lasciare che i colleghi abbiano una propria scrivania e come sfruttarlo al meglio in un ambiente di lavoro ibrido.

Che cos'è una scrivania dedicata?

Le scrivanie dedicate, dette anche "scrivanie assegnate" o "scrivanie fisse", sono un tipo di disposizione dei posti a sedere comunemente presente negli spazi di lavoro tradizionali e negli uffici open space. A differenza di un modello di hot desking, in cui i dipendenti prenotano qualsiasi scrivania disponibile, le scrivanie dedicate sono solitamente riservate all'uso esclusivo di una persona specifica. 

Questo sistema offre agli utenti una postazione di lavoro coerente, dove possono lasciare le loro attrezzature e i loro effetti personali senza dover sgomberare lo spazio alla fine di ogni giornata. Mantenere delle scrivanie dedicate in un ambiente di lavoro ibrido può essere ottimo per trovare un equilibrio tra la flessibilità dell'hot desking e la personalizzazione degli uffici tradizionali. Offrono un senso di permanenza e un luogo designato per concentrarsi all'interno di un ufficio condiviso e agile.

Qual è la differenza tra un hot desk e una scrivania dedicata?

Vantaggi e svantaggi dell'hot desking

I vantaggi del modello hot desking

Negli ultimi 2 anni, la strategia di lavoro flessibile chiamata "hot desking" ha guadagnato terreno per i suoi diversi vantaggi, portando molte organizzazioni ad adottare questo modello. Se non conosci ancora questi vantaggi, ecco alcuni dei principali che l'hot desking offre sia ai dipendenti che alle aziende:

• Ottimizza lo spazio e i costi: una disposizione flessibile dei posti a sedere consente di ridurre lo spazio in ufficio e di minimizzare le spese generali.
• Incoraggia la collaborazione: cambiare postazione di lavoro favorisce le interazioni tra team e reparti diversi.
• Aumenta la flessibilità: una disposizione agile dell'ufficio offre ai dipendenti il controllo su dove lavorare in un determinato giorno, in base alle loro mansioni e preferenze.
• Stimola la creatività e la produttività: l'hot desking espone i dipendenti a nuove prospettive cambiando i vicini.
• Riduce il disordine: le scrivanie non assegnate incoraggiano una politica di pulizia delle scrivanie, portando a uno spazio di lavoro più ordinato.

Inoltre, la crescente richiesta di flessibilità del posto di lavoro e il desiderio di un ambiente più dinamico e collaborativo hanno reso l'hot desking un'opzione interessante per diverse aziende lungimiranti. Grazie a questo layout d'ufficio, esse possono ottimizzare le risorse e rinvigorire la loro cultura organizzativa.

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I contro dell'hot desking

Tuttavia, come ogni modello e nonostante la popolarità dell'hot desking, ci sono anche alcuni aspetti negativi. Per esempio: 

• Non consente l'accesso allo spazio personale: i dipendenti possono sentire la mancanza di una "casa" al lavoro dove lasciare i propri effetti personali e personalizzarli.
• Può creare conflitti di programmazione: trovare una scrivania libera nelle ore di punta o uno spazio di lavoro che permetta al personale di lavorare in condizioni ottimali può essere una sfida.
• Può causare problemi igienico-sanitari: le scrivanie condivise possono sollevare problemi di igiene se non sono ben gestite.

La buona notizia è che l'app deskbird offre una soluzione a questi inconvenienti dell'hot desking. Permette ai membri del team di prenotare in anticipo il proprio posto di lavoro, riducendo così i conflitti di programmazione e garantendo che tutti possano pianificare con certezza la propria giornata. Le sue funzioni affrontano anche i problemi di spazio personale e di routine, consentendo ai lavoratori di selezionare le scrivanie preferite, favorendo un senso di controllo e di responsabilizzazione nell'esperienza dell'hot desking.

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Vantaggi e svantaggi di una scrivania dedicata

I vantaggi di avere una scrivania dedicata

Nell'odierno ambiente di lavoro flessibile, avere uno spazio tutto per sé può essere prezioso. È qui che entra in gioco il concetto di scrivania dedicata. Una scrivania fissa offre anche alcuni vantaggi, tra cui:

• Può essere personalizzata: con una scrivania dedicata, i dipendenti hanno la comodità di rendere personale la loro area di lavoro. Possono collocare quadri, piante o persino attrezzature ergonomiche, per favorire la produttività e il divertimento.
• Offre coerenza: tornare nello stesso spazio ogni volta che si arriva in sede offre un ambiente di lavoro stabile, che aiuta la routine quotidiana e la produttività.
• Questo rafforza la gestione del rischio informatico: i dipendenti non devono preoccuparsi di lasciare i propri effetti personali quando la scrivania è esclusivamente loro.
• Riduce i tempi di allestimento: per il personale, sapere di avere uno spazio allestito con tutti i materiali a portata di mano può snellire il flusso di lavoro, consentendo una maggiore efficienza.

In definitiva, incorporare spazi assegnati all'interno di un piano di posti a sedere flessibile combina struttura e libertà, migliorando la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Può essere particolarmente vantaggioso per chi ama la coerenza o gestisce informazioni sensibili. Infine, mette in una posizione che enfatizza la capacità di adattarsi alle diverse preferenze lavorative.

Gli svantaggi di una scrivania fissa

Sebbene le scrivanie dedicate abbiano i loro vantaggi, alcuni svantaggi potrebbero impedirti di adottare esclusivamente questo modello: 

• Implica un aumento dei costi dell'ufficio: avere scrivanie dedicate richiede più spazio rispetto agli hot desk, con conseguente aumento delle spese immobiliari.
• Elimina la flessibilità: le scrivanie fisse limitano la capacità di adattarsi alle fluttuazioni del personale e alle preferenze di lavoro a distanza.
• Riduce l'interazione: i dipendenti possono connettersi meno quando lavorano in un'unica postazione, il che può avere un impatto negativo sulla collaborazione e sulle opportunità di networking.
• Porta all'inefficienza dello spazio: avere solo scrivanie dedicate in ufficio può comportare uno spreco di spazio quando i dipendenti sono assenti o lavorano da remoto.

Questi svantaggi evidenziano il motivo per cui una disposizione di scrivanie esclusivamente dedicate potrebbe non essere la decisione più intelligente se si cerca efficienza dei costi, produttività e agilità. Un posto di lavoro ottimale incorpora un mix di sedute per massimizzare le opportunità di interazione e l'utilizzo dello spazio.

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Come si determina il numero di scrivanie dedicate di cui ha bisogno il tuo spazio di lavoro?

1. Analizza quanta parte del tuo spazio di lavoro puoi dedicare alle scrivanie fisse

Per sapere quante scrivanie dedicate dovrebbero essere disponibili all'interno del tuo ufficio, i responsabili delle strutture e del Corporate Real Estate (CRE) devono valutare meticolosamente la capacità dello spazio. Questa analisi comprende la valutazione dell'attuale layout dell'ufficio, la considerazione della metratura complessiva e la considerazione degli spazi essenziali come le sale riunioni, le aree comuni e i percorsi necessari. 

L'obiettivo è bilanciare i vincoli spaziali con la necessità di postazioni di lavoro dedicate. In questo modo si garantisce l'ottimizzazione dell'uso dello spazio senza sovraffollamento o sottoutilizzo. Questa pianificazione strategica è fondamentale per creare un ambiente efficiente e produttivo, in linea con i requisiti operativi dell'azienda e le aspettative dei dipendenti.

2. Studia il modo in cui i tuoi dipendenti utilizzano lo spazio dell'ufficio attraverso l'analisi del posto di lavoro

Per valutare il numero ottimale di scrivanie dedicate per un ufficio, è necessario studiare l'utilizzo attuale dell'ufficio. Ciò significa che è necessario esaminare in modo approfondito le analisi del posto di lavoro per scoprire i modelli di utilizzo, ad esempio se alcuni dipendenti prenotano abitualmente lo stesso spazio di lavoro. L'identificazione di queste tendenze può servire come primo indicatore della potenziale domanda di scrivanie fisse. 

Inoltre, il monitoraggio della frequenza e della costanza con cui gli spazi vengono prenotati dalle persone fornisce informazioni utili. In questo modo è possibile stimare il numero di scrivanie dedicate necessarie per supportare efficacemente i team. 

Questo approccio informato garantisce che l'assegnazione delle scrivanie sia in linea con le effettive preferenze e abitudini lavorative dei dipendenti. In questo modo si progetta un layout d'ufficio efficiente e su misura, che rende la forza lavoro felice, soddisfatta e produttiva.

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3. Ricontrolla con il team che l'analisi rifletta le loro reali esigenze

Per determinare la giusta quantità di scrivanie dedicate in un ufficio non basta studiare i numeri. In qualità di manager di strutture e CRE, è necessario avviare un dialogo significativo con i dipendenti. Certo, i dati analitici sul posto di lavoro forniscono una prima idea sull'utilizzo dell'ufficio e sulle esigenze e abitudini dei membri del tuo team. Tuttavia, è essenziale convalidare questi risultati rispetto alle reali esigenze e preferenze della forza lavoro. 

Discutere con i colleghi assicura che le conclusioni derivate dai modelli di utilizzo del posto di lavoro corrispondano davvero alle loro routine di lavoro e alle loro esigenze di comfort. Questo approccio collaborativo rafforza la corrispondenza delle decisioni manageriali con le esigenze della forza lavoro, favorendo così un ambiente d'ufficio informato dai dati e incentrato sull'uomo. L'integrazione dei feedback dei dipendenti colma il divario tra analisi e soddisfazione reale, portando a una strategia di assegnazione delle postazioni di lavoro efficace e su misura.

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Come si gestiscono questi spazi di lavoro in una configurazione ibrida?

Utilizzare un software di gestione degli spazi come deskbird 

Per gestire senza problemi un ambiente di lavoro agile e un mix di hot desk, scrivanie dedicate, spazi di lavoro collaborativi, sale riunioni e così via, è fondamentale implementare un software di gestione degli spazi facile da usare come deskbird. Il nostro strumento è più di un software per la prenotazione discrivanie e sale. È una risorsa fondamentale sia per i manager che per i lavoratori.

Il suo ruolo è essenziale non solo per gestire le varie disposizioni di posti a sedere, ma anche per mantenere un'esperienza positiva per i dipendenti e raccogliere dati chiave per migliorare continuamente il luogo di lavoro. Con migliorare intendiamo sfruttare al meglio lo spazio, garantire che risponda alle esigenze dei membri del team e trovare opportunità di risparmio. 

Concentrarsi sull'ottimizzazione e utilizzare lo spazio in modo intelligente

Puoi assegnare ai dipendenti scrivanie dedicate a tempo pieno. Tuttavia, se il personale lavora secondo un modello di lavoro ibrido, ogni persona che ha una propria scrivania potrebbe non utilizzarla quotidianamente dalle 9 alle 18. Perché allora dovresti tenere questo spazio vuoto quando non lo usano? La funzione "scrivania assegnata" di deskbird consente all'amministratore di bloccare una scrivania per un membro del team in orari specifici.

Per esempio, Alba potrebbe chiederti di assegnarle un posto vicino alla finestra e alla mensa. Ma viene solo il martedì, il giovedì e il venerdì mattina. Il resto della settimana questo spazio di lavoro è libero. Puoi renderlo disponibile sulla tua app deskbird per la prenotazione delle scrivanie, in modo che altri colleghi possano utilizzarlo. Possono anche farne la loro scrivania dedicata negli slot disponibili. Con questa soluzione, per esempio, Giulia può avere questo bel posto ogni lunedì.

Assicurarsi che tutti conoscano il galateo delle scrivanie condivise

Se si utilizza il metodo descritto sopra, i dipendenti non avranno una scrivania dedicata al 100% a loro. Pertanto, non potranno lasciarvi i loro effetti personali e le loro attrezzature. Le linee guida sul galateo della scrivania diventano quindi essenziali per far funzionare questo sistema e renderlo piacevole per tutti. Esse assicurano una transizione senza problemi e mantengono lo spazio di lavoro rispettoso e organizzato.

Per esempio, se Giulia occupa la scrivania numero 4 il lunedì e Alba il martedì, entrambe devono attenersi a pratiche che prevedono di tenere in ordine la postazione dopo l'uso. Ciò significa riporre in modo sicuro gli oggetti personali e i documenti sensibili e riportare in posizione standard tutti i componenti regolabili (come i supporti per monitor o le sedie). Assicurarsi che tutti conoscano questi protocolli può prevenire i conflitti, promuovere il rispetto reciproco e sostenere un ambiente professionale. Ricorda che una comunicazione efficace di questi standard è la chiave del successo di una disposizione flessibile dell'ufficio. Favoriscono un senso di responsabilità collettiva e di cura delle risorse condivise.

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Rianalizzare regolarmente l'utilizzo delle scrivanie dedicate

Rivalutare regolarmente l'utilizzo delle scrivanie dedicate è una pratica fondamentale per garantire che il modello di ufficio rimanga allineato sia con gli obiettivi dell'azienda sia con le esigenze in evoluzione dei dipendenti. Quando le strutture dei team, le richieste dei progetti e le dinamiche della forza lavoro cambiano nel tempo, quella che una volta sembrava una strategia ottimale di assegnazione delle scrivanie potrebbe non essere più efficace per l'organizzazione. 

Un'analisi regolare può mettere in luce i modelli di utilizzo, evidenziare le aree sotto o sovrautilizzate e identificare nuove preferenze o esigenze del personale. Questo approccio proattivo consente alle aziende di adattare la disposizione degli uffici alle mutate circostanze. Ciò consente di mantenere un ambiente favorevole e produttivo che riflette gli attuali stili di lavoro e migliora la soddisfazione generale dei dipendenti. Una gestione adattabile degli spazi è quindi essenziale per sostenere l'efficienza e promuovere una cultura d'ufficio reattiva.

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Con l'evolversi delle dinamiche aziendali, dovrebbe cambiare anche la disposizione dello spazio di lavoro fisico. Tieni presente che sia le esigenze dei dipendenti che gli obiettivi dell'azienda possono cambiare nel tempo. Per questo motivo si consiglia di rivedere regolarmente la strategia delle scrivanie dedicate. In questo modo, non solo si garantisce un ambiente di lavoro incentrato sulle persone e in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze del team, ma ci si assicura anche di avere la disposizione giusta per aumentare la produttività e ottimizzare i costi dell'ufficio. 

Abbracciare la flessibilità e rimanere proattivi. È la chiave per un luogo di lavoro fiorente che sfrutta appieno i vantaggi di tutti i tipi di spazi di lavoro, dagli hot desk alle scrivanie fisse e alle sale riunioni. Sembra troppo impegnativo da implementare e coordinare? Inizia una prova gratuita dell'app deskbird per scoprire come il nostro software di prenotazione delle scrivanie ti supporta nella gestione di un ambiente di lavoro moderno e agile senza soluzione di continuità!