Dirigere un ambiente di lavoro ibrido: ostacoli comuni e soluzioni valide

Anche se crediamo molto nel lavoro ibrido e flessibile, non mentiremo. Nessun modello di lavoro è perfetto e la gestione di un ambiente di lavoro ibrido ha anche i suoi lati negativi. 

Che i tuoi dipendenti siano in ufficio pochi giorni alla settimana o un mese, non importa. La gestione di una forza lavoro ibrida richiede adattamenti da parte delle organizzazioni, dei leader e dei membri del team. 

Non si può pensare di passare a una politica di "lavoro da qualsiasi luogo" e mantenere gli stessi metodi di lavoro di un modello di lavoro con un orario dalle 9.00 alle 18.00 in sede.

Questo articolo ti offre una visione onesta e preziosa degli ostacoli più comuni che i manager possono incontrare con il lavoro ibrido e flessibile. Ma naturalmente condividiamo anche le migliori pratiche, le soluzioni e i consigli per superare i potenziali inconvenienti di questo moderno modo di lavorare.

Sei pronto a sfruttare al meglio il lavoro ibrido e a far prosperare il tuo team?

Le 6 sfide più comuni nella gestione di un ambiente di lavoro ibrido

1. Mantenere fluide la collaborazione e la comunicazione

L'interazione con i colleghi può diventare complicata quando le persone lavorano da diverse sedi (e talvolta in orari diversi). I dipendenti possono arrivare sul posto senza sapere chi dei loro colleghi lavora in ufficio quel giorno e chi è rimasto a casa. Questo può influire sul lavoro di squadra e sulla collaborazione. 

Inoltre, la mancanza di una politica di comunicazione adeguata e degli strumenti giusti per migliorare il flusso di lavoro tra i dipendenti impedisce ai team ibridi di avere pratiche di comunicazione e collaborazione efficaci. 

2. Mantenere i dipendenti coinvolti e connessi

Sebbene la maggior parte dei dipendenti richieda modalità di lavoro flessibili, ciò non significa che tutto vada liscio per le aziende che offrono questo vantaggio. Non tutti sono d'accordo con queste nuove procedure. Anche se desiderano davvero orari più flessibili, alcuni potrebbero trovare difficile adattarsi a questo stile di lavoro.

Per esempio, la perdita di connessione con il luogo di lavoro è un problema comune del lavoro a distanza. Secondo uno studio di Gallup¹, il 32% dei lavoratori ibridi si sente disconnesso dalla cultura organizzativa, il che lo rende il secondo aspetto negativo più citato. Se non si tiene conto di questo aspetto, i manager potrebbero rapidamente assistere a un aumento del disimpegno dei dipendenti.

3. Evitare le pratiche di microgestione

L'obiettivo di concedere maggiore flessibilità ai collaboratori è quello di favorire una maggiore autonomia e libertà nella loro vita professionale, non il contrario. La fiducia nei membri del team è essenziale per i manager, soprattutto quando si è alla guida di un ambiente di lavoro ibrido.

Purtroppo, il micromanagement tende ad aumentare quando le aziende diventano ibride. Per alcuni leader, l'impossibilità di supervisionare il proprio team di persona diventa una fonte di stress. La formazione sulle migliori pratiche di gestione del lavoro ibrido è fondamentale per evitare questo comportamento e vedere i dipendenti soffrire degli effetti psicologici del micromanagement.

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4. Non fare distinzioni tra dipendenti in presenza e da remoto

Il lavoro ibrido può aiutare a implementare la DEI sul posto di lavoro (Diversità, Equità e Inclusione), ma può anche portare a comportamenti distorti. Tratti allo stesso modo coloro che vedi di persona regolarmente e coloro che incontri solo di tanto in tanto? 

Il luogo di lavoro non ha nulla a che vedere con la capacità del personale di fare un ottimo lavoro e di crescere nella propria carriera. Tuttavia, la tendenza a non includere tutti allo stesso modo, a non offrire lo stesso supporto e a non dare loro le stesse opportunità di crescita è maggiore in un ambiente di lavoro ibrido.

5. Evitare la comparsa di silos

Una comunicazione efficace e una collaborazione senza intoppi sono più difficili quando i dipendenti lavorano da sedi diverse. Questo non solo può portare a frustrazione e stress tra i team, ma può anche creare dei silos. 

Quando tutti lavorano quotidianamente in ufficio, è più facile interagire con le persone di altri reparti e riunire i team. Con una politica di "lavoro da qualsiasi luogo" diventa più difficile e ridurre al minimo la creazione di silos diventa una priorità.

6. Prevenire le fughe di dati e i cyberattacchi

La parte migliore del lavoro ibrido è l'opportunità di lavorare da qualsiasi luogo. Si può stare a casa, andare in un terzo posto di lavoro o addirittura abbracciare la vita da nomade digitale. 

Ma se da un lato il lavoro ibrido è ottimo per aumentare l'equilibrio tra vita privata e lavoro, la soddisfazione, la felicità e la produttivitàdei dipendenti, aumenta anche il rischio di violazione dei dati e di attacchi informatici. 

Per esempio, il tuo personale potrebbe utilizzare una connessione Internet non sicura mentre lavora in uno spazio di coworking o in una caffetteria. L'uso del Wi-fi pubblico mette a rischio i tuoi dati privati molto più che l'ambiente sicuro dell'ufficio.

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7 consigli per gestire con successo una forza lavoro ibrida

1. Rivedere la strategia di comunicazione

Poiché ora sai quali possono essere le sfide da affrontare in un ambiente di lavoro ibrido, il nostro primo consiglio non ti sorprenderà. Adatta la tua strategia di comunicazione alla necessità di una forza lavoro ibrida. 

In primo luogo, poni domande pertinenti come:

• L'attuale configurazione della comunicazione favorisce la collaborazione e il flusso di lavoro?
• Le regole sulla comunicazione sono abbastanza chiare?
• Quali sono i problemi di comunicazione più ricorrenti di cui si lamenta il personale?

In secondo luogo, crea un template per le aspettative del team dedicato a questo aspetto e condividilo con il tuo team.

2. Analizzare gli strumenti di lavoro del team

Mentre la Gen Z apprezza la messaggistica istantanea come Slack, i Baby Boomers potrebbero trovare difficile adattarsi a questo metodo di comunicazione. Tuttavia, un aspetto fondamentale che tutti si aspettano è la possibilità di lavorare da casa in modo altrettanto produttivo che in ufficio. 

La tecnologia ibrida per il posto di lavoro risolve questo problema fornendo ai dipendenti moderni strumenti di comunicazione, software di gestione dei progetti, piattaforme di prenotazione della postazione e così via. Prima di scegliere uno di questi strumenti di supporto digitale per il tuo team, analizza l'attuale dotazione e rispondi alle seguenti domande: 

• Permettono al personale di lavorare in modo efficiente?
• Sono in grado di soddisfare le esigenze di una forza lavoro ibrida?
• Se lavori con una forza lavoro multigenerazionale, sono facili da usare per tutti? 

3. Rimanere disponibili e incentrati sui dipendenti

Per far prosperare il tuo team ibrido ed evitare l'esclusione, è essenziale essere focalizzato sui dipendenti con i lavoratori da remoto tanto quanto lo sei con quelli in ufficio. Il fatto di non vedere i colleghi tutti i giorni non significa che non abbiano bisogno del tuo supporto (e anche in questo caso, supporto non vuol dire microgestione). 

Inoltre, tieni presente che, in un ambiente digitale, il tocco umano è fondamentale. Chiedi loro regolarmente come si sentono e come puoi contribuire a rendere il loro lavoro più facile ed efficace. 

Infine, non importa dove lavorino i membri del tuo team, non dimenticare di dare loro un riconoscimento. Ricorda loro che sono apprezzati tanto quanto il loro lavoro. 

4. Favorire l'affiatamento del team e la connessione con il luogo di lavoro

I tuoi colleghi potrebbero non venire in sede ogni giorno, ma questo non significa che non debbano mantenere un forte legame con i colleghi e con il luogo di lavoro stesso. Questo legame aumenta il benessere, la motivazione, l'impegno e la produttività aziendale in generale.

Ti consigliamo di concentrarti sul mantenimento di una forte cultura aziendale e di organizzare attività di gruppo per potenziare questo aspetto. In questo modo il personale ha l'opportunità di trascorrere del tempo insieme e di costruire relazioni autentiche. 

Queste attività non devono necessariamente essere legate al lavoro. Possono includere bouldering, tornei di videogiochi, escursioni nella natura, volontariato per una causa, ecc. L'idea è quella di rompere il ghiaccio, favorire le interazioni, sviluppare legami più forti con i colleghi e divertirsi!

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5. Considerare la possibilità di riprogettare il layout dell'ufficio

Hai mai pensato di riprogettare il layout dell'ufficio se passerai a un modello di lavoro ibrido? Il ruolo del luogo di lavoro fisico è completamente diverso quando i membri del team vengono in sede solo pochi giorni alla settimana o al mese. Come evidenziato da uno studio di Gallup¹, essi tendono a dare priorità alle riunioni e al lavoro collaborativo con i colleghi, oltre che agli incontri individuali con i manager. 

Quindi:

• Il tuo spazio di lavoro è ottimizzato per favorire la collaborazione e il lavoro collettivo?
• Hai abbastanza sale riunioni?
• L'ufficio è progettato solo con cubicoli o offre ai team uno spazio aperto per il brainstorming e la collaborazione?

La creazione di un ufficio ibrido è un must per consentire al tuo team di prosperare e sfruttare al meglio il lavoro ibrido.

6. Formare il personale sulla sicurezza informatica in un contesto lavorativo ibrido

La protezione di dati importanti e informazioni private è ancora più importante in un contesto di lavoro ibrido che in un modello di lavoro tradizionale. Il team IT svolge un ruolo fondamentale in questo senso, ma tutti sono responsabili dell'applicazione delle pratiche di cybersecurity ovunque lavorino. 

Tuttavia, il numero di modi in cui gli hacker possono accedere ai dati riservati è enorme e non si può pretendere che il personale conosca tutte le misure di sicurezza per mantenere il posto di lavoro sicuro e protetto. È responsabilità delle organizzazioni e dei manager condividere le migliori pratiche e formare i dipendenti sulla gestione del rischio informatico. 

7. Chiedere regolarmente un feedback

L'errore più grande che si può commettere quando si è alla guida di un ambiente di lavoro ibrido è presumere di conoscere le esigenze dei propri collaboratori. Il modo migliore per evitare di farlo è raccogliere regolarmente i loro feedback e capire come si può rendere l'ambiente di lavoro più adatto a loro.

Si può cogliere l'occasione di incontrarsi in ufficio per discutere di ciò che si ritiene funzioni e di ciò che non funziona. Tuttavia, non forzare nulla. Alcune persone non si sentono a proprio agio nel condividere la loro opinione di persona perché temono l'impatto che potrebbe avere sulla relazione con te e sulla loro carriera. 

Anche i questionari anonimi sulla soddisfazione dei dipendenti sono importanti per ottenere un feedback onesto sull'ambiente di lavoro e sui sentimenti dei membri del tuo team. Il vantaggio è che puoi concentrarti su un argomento specifico e personalizzarlo in base alle aree che vuoi migliorare. 

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5 motivi per cui deskbird ti aiuta a essere un buon leader in un ambiente di lavoro ibrido

1. Mostra i programmi della propria squadra in un colpo d'occhio

Sapere chi lavora da dove e quando è essenziale per gestire con successo una forza lavoro ibrida. Grazie alla funzione di pianificazione della settimana, l'app deskbird consente di avere una visione chiara degli orari dei dipendenti. 

In pochi click, puoi vedere chi lavora da casa, chi viene in ufficio e quando. Puoi anche ricevere notifiche quando i membri del tuo team modificano i loro orari, in modo da poter adattare i tuoi, se necessario.

2. Offre una piattaforma di condivisione delle scrivanie di facile utilizzo che soddisfa le esigenze dei dipendenti

L'adozione di un modello di lavoro ibrido consente alle aziende di ridimensionare gli uffici e ridurre i costi. Ma come gestire la logistica per fornire a tutti lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno? 

Utilizza deskbird! Il nostro sistema di prenotazione delle scrivanie ti permette di gestire in modo efficiente la tua postazione di lavoro ibrida, consentendo ai tuoi collaboratori di prenotare il posto che desiderano in base alle loro esigenze. 

Alcuni preferiscono sedersi a una singola scrivania vicino alle finestre, altri vorrebbero far parte di un grande tavolo nell'open space, altri ancora hanno bisogno di prenotare una sala riunioni per la giornata per collaborare con i loro colleghi, ecc. In questo modo, ti assicuri che abbiano lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno per prosperare ed evitate conflitti di orario!

3. Facilita la collaborazione e il lavoro di squadra per le giornate in ufficio

Con deskbird è facile per te e per i tuoi colleghi tenere traccia di chi lavora dove e quando, facilitando la collaborazione e il lavoro di squadra. Questo perché puoi vedere i loro orari, rendendoli visibili agli altri con il loro permesso. 

Supponiamo di assegnare a 3 membri del team un compito da svolgere insieme. Vedendo gli orari degli altri, possono dare la priorità a venire in ufficio negli stessi giorni dei loro colleghi. In questo modo, possono lavorare di persona a questa specifica missione e ottenere più risultati rispetto al lavoro indipendente da casa.

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4. Fornisce analisi del luogo di lavoro per apportare miglioramenti basati sui dati

Il nostro software è dotato di una funzione di analisi del posto di lavoro. Questo componente chiave consente di capire come viene utilizzato lo spazio dell'ufficio. Da un punto di vista gestionale, migliorare l'esperienza dei membri del team quando arrivano in sede può essere davvero utile. 

Per esempio, potresti notare che il tuo collega Mark prenota sempre una scrivania un po' isolata. La cosa non ti sorprende, perché Mark è un analista di dati. Pertanto, deve rimanere concentrato ed evitare di essere distratto. 

Una volta notato questo, puoi chiedergli se vuole che gli assegni uno spazio specifico quando viene in ufficio. In questo modo, non dovrà preoccuparsi di avere uno spazio fisso per svolgere i suoi compiti.

5. Permette alle aziende di risparmiare sui costi e di abbracciare il lavoro moderno

Per sapere quanto si può risparmiare utilizzando deskbird, abbiamo creato il Calcolatore di Lavoro Flessibile. Nel complesso, deskbird ti aiuta a risparmiare sui costi dell'ufficio in vari modi, dalla riduzione del budget immobiliare alla riduzione delle bollette energetiche.

Il denaro risparmiato passando a un modello di lavoro ibrido e più flessibile utilizzando deskbird può essere dedicato ad altre importanti attività di gestione. Per esempio, gli esperti parlano sempre più spesso dell'importanza del benessere dei dipendenti. Quindi, perché non utilizzare quanto risparmiato con un ambiente di lavoro ibrido ben gestito e ottimizzato per implementare ulteriori iniziative di benessere? 

L'applicazione deskbird aiuta le organizzazioni in aree diverse della gestione del lavoro ibrido. Richiedi una demo gratuita per scoprire tutte le funzionalità pensate per far prosperare la tua azienda e la tua forza lavoro!

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Pensi che la gestione di un ambiente di lavoro ibrido comporti troppe sfide da affrontare? I vantaggi del modello di lavoro ibrido li superano di gran lunga! La flessibilità sul lavoro non solo è in linea con le tendenze del futuro del lavoro, ma è anche positiva per la crescita e il successo della tua azienda.

Offrire modalità di lavoro flessibili non è più un'opzione per le aziende; imparare a gestire una forza lavoro ibrida è essenziale. Uno stile di leadership ibrido di successo comprende:

• un sistema di comunicazione su misura;
• una tecnologia ibrida appropriata per il luogo di lavoro;
• un approccio incentrato sul dipendente;
• una strategia di cybersecurity efficiente;
• un ufficio progettato per team ibridi.

Vuoi vedere come possiamo supportarti in questo nuovo modo di lavorare nella pratica? Inizia una prova gratuita dell'app deskbird e ricevi i migliori consigli dal nostro team di esperti del lavoro ibrido!

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¹ The Advantages and Challenges of Hybrid Work, Gallup.