Il lavoro asincrono: una soluzione moderna di risparmio per le aziende
6 luglio 2023
26 settembre 2024
Come stai affrontando il terremoto che sta colpendo il mondo del lavoro? La combinazione di una maggiore flessibilità sul lavoro e del rapido sviluppo della tecnologia sta scuotendo il nostro modo di lavorare. Una volta il lavoro si svolgeva nello stesso luogo e alla stessa ora. Ora avviene ovunque e in qualsiasi momento. Benvenuto nel lavoro asincrono.
Questa nuova era richiede molti adattamenti da parte delle aziende e dei dipendenti. Per esempio, il lavoro asincrono offre nuove possibilità e sfide. Il coordinamento non in tempo reale offre maggiore autonomia e libertà ai membri del team, consentendo alle organizzazioni di attrarre talenti globali, soddisfare i dipendenti e risparmiare sui costi.
Tuttavia, ciò è possibile solo se le aziende si adattano a questo modello di lavoro e forniscono ai loro team il supporto e le risorse di cui hanno bisogno. Una tecnologia online efficiente contribuisce al successo di questo nuovo stile di lavoro.
Vuoi esplorare e saperne di più su questo argomento? In qualità di esperti del lavoro flessibile, ti offriamo un tour di questa nuova serie di opportunità e ostacoli.
Che cos'è il lavoro asincrono?
Definizione di lavoro asincrono
Il lavoro asincrono si riferisce a uno stile o a una modalità di operare in cui gli individui possono lavorare in modo indipendente sui progetti senza un coordinamento immediato o in tempo reale con gli altri. Consente ai dipendenti di lavorare secondo i propri ritmi e orari, purché rispettino le scadenze e i risultati. Nel lavoro asincrono, la comunicazione e la collaborazione avvengono spesso attraverso canali non in tempo reale, come e-mail, strumenti di gestione dei progetti, documenti condivisi o piattaforme di messaggistica. Invece di affidarsi a risposte immediate o a interazioni di persona, gli individui possono accedere e rispondere alle informazioni e ai compiti nel momento a loro più congeniale. Questo modello di lavoro li aiuta a collaborare in modo efficace, a sfruttare i punti di forza individuali e a ottimizzare la produttività, rispettando gli obiettivi e le tempistiche del progetto. Riducendo la necessità di coordinamento in tempo reale e consentendo un flusso di lavoro più efficiente, è inoltre possibile adottare un lavoro flessibile.
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Lavorare in modo asincrono in pratica
Immaginiamo un team finanziario che lavora a un progetto di analisi di bilancio per un cliente. Con il lavoro asincrono, i membri del team possono affrontare diversi aspetti del progetto in base alle loro competenze e disponibilità. Potrebbero iniziare esaminando i dati e i documenti finanziari del cliente, conducendo un'analisi approfondita e preparando i rapporti iniziali. Invece di tenere riunioni in tempo reale, comunicano in modo asincrono attraverso documenti condivisi e piattaforme di gestione del progetto. Per esempio, un membro del personale può analizzare lo stato patrimoniale e inserire i risultati in un foglio di calcolo condiviso. Nel frattempo, un'altra persona esamina il conto economico e aggiunge le proprie osservazioni in un documento condiviso.
Ogni membro del team può accedere al progetto e contribuirvi a proprio piacimento, tenendo conto delle preferenze personali, della disponibilità e delle ore di massima produttività. Entro la scadenza stabilita, il team consolida i risultati e le analisi, assicurandosi che siano coerenti nel rapporto finanziario finale.
7 motivi per cui lavorare in modo asincrono riduce le spese aziendali
1. Ridimensionamento degli uffici
Il lavoro asincrono consente ai dipendenti di lavorare più spesso da remoto o di sfruttare i vantaggi di un'organizzazione flessibile del lavoro. Parallelamente, le aziende non hanno più bisogno di grandi uffici e delle relative infrastrutture.
Rivedendo le esigenze dei dipendenti, ridimensionando l'ufficio e ottimizzando il layout, i responsabili del dipartimento finanziario possono risparmiare sui costi relativi allo spazio di lavoro fisico.
2. Riduzione del fabbisogno di energia e di apparecchiature in ufficio
Anche mantenendo le stesse dimensioni d'ufficio, il lavoro asincrono riduce altri costi. Quando la forza lavoro non lavora quotidianamente in sede, il consumo energetico diminuisce. Per esempio, meno dipendenti in ufficio significa meno computer portatili e altre apparecchiature collegate. Si riduce anche il consumo di acqua, poiché meno persone utilizzano il bagno e la cucina dell'ufficio (se l'edificio ne ha una).
Se implementi una politica BYOD (Bring Your Own Device), puoi anche ridurre i costi relativi alle apparecchiature aziendali.
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3. Migliori opportunità di reclutamento
Il lavoro asincrono consente ai dipartimenti delle risorse umane di attingere a un bacino di talenti più ampio, al di là della loro posizione geografica. Di conseguenza, le aziende hanno maggiori possibilità di assumere le persone giuste piuttosto che passare attraverso vari candidati non adatti alla posizione. Infine, un processo di reclutamento a livello mondiale può anche aiutare le aziende a trovare più rapidamente il candidato perfetto, soddisfacendo le esigenze dell'azienda.
4. Scalabilità più semplice e maggiore efficienza
Il lavoro asincrono consente una maggiore scalabilità ed efficienza nella gestione delle operazioni finanziarie. Quando le organizzazioni crescono o sperimentano un aumento dei carichi di lavoro, possono facilmente adattarsi aggiungendo dipendenti da remoto o espandendo i team attraverso diversi fusi orari. Questa scalabilità garantisce che tutte le attività siano gestite in modo efficace, che le scadenze siano rispettate e che le operazioni si svolgano senza intoppi, riducendo al minimo i costi aggiuntivi associati allo spazio fisico o agli straordinari.
5. Una forza lavoro più felice e più sana
Da un lato, le note di malattia, l'assenteismo, il disimpegno e il burnout incidono pesantemente sui bilanci delle aziende. D'altro canto, avere una forza lavoro sana e felice aiuta a ridurre le spese derivanti da questi problemi.
Lavorare in modo asincrono offre l'opportunità di avere un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro. Le persone hanno più tempo per la loro vita personale, compresa la salute fisica e mentale. La flessibilità sul lavoro aumenta anche la felicità dei dipendenti. Da un lato, i lavoratori felici tendono ad ammalarsi di meno; dall'altro, sono più soddisfatti e coinvolti.
6. Miglioramento della soddisfazione e della fidelizzazione dei dipendenti
Offrire opzioni di lavoro asincrono può migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, con conseguenti implicazioni finanziarie. I dipendenti che possono gestire il proprio equilibrio tra vita privata e lavoro in modo flessibile sono spesso più coinvolti e motivati. Questo porta indubbiamente a una maggiore produttività aziendale e a una riduzione dei costi di turnover. Inoltre, le organizzazioni che adottano modalità di lavoro flessibili hanno spesso una buona nomea, che attrae i migliori talenti e riduce le spese di assunzione.
7. Migliore gestione del tempo e delle operazioni
Il lavoro asincrono consente ai membri del team di ottimizzare il flusso di lavoro ed eliminare le perdite di tempo dovute a distrazioni, interruzioni e riunioni inutili. Possono concentrarsi sulle attività critiche e allocare il loro tempo in modo più efficiente. Questo vantaggio contribuisce ad aumentare la produttività aziendale e a ridurre i costi operativi. Per esempio, i responsabili finanziari possono dare priorità all'analisi finanziaria, alla reportistica e alla pianificazione strategica senza essere vincolati ai tradizionali orari d'ufficio.
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7 aspetti negativi del lavoro asincrono da considerare
1. L'aumento delle sfide di comunicazione e dei potenziali errori umani
Il lavoro asincrono si basa molto su canali di comunicazione non in tempo reale, come le e-mail o gli strumenti di gestione dei progetti. Questo può ritardare la ricezione e la risposta ai messaggi, ostacolando un rapido processo decisionale o uno scambio di informazioni tempestivo. Inoltre, possono verificarsi errori di comunicazione o fraintendimenti quando mancano chiarimenti o feedback immediati. La mancanza di strumenti e strategie di comunicazione adeguati influisce sulla produttività aziendale, sulle prestazioni e sull'efficienza dei dipendenti. Inoltre, aumenta il rischio di errori umani, con un impatto diretto sui costi.
2. L'impatto di una minore collaborazione e del lavoro di squadra sui dipendenti
Il lavoro asincrono può ridurre le opportunità di collaborazione spontanea e di lavoro di squadra. Senza interazioni in tempo reale, i dipendenti possono perdere sessioni di brainstorming, discussioni rapide per la risoluzione di problemi o la possibilità di scambiarsi idee. Inoltre, la creazione di relazioni, il senso di appartenenza e il collegamento sul posto di lavoro sono più difficili senza interazioni faccia a faccia. Se per alcuni questo non è un problema, altri potrebbero sentirsi isolati e addirittura avvertire i sintomi del burnout.
3. Le differenze di fuso orario e l'altra faccia della medaglia
Se da un lato avere un team distribuito in tutto il mondo e che lavora in fusi orari diversi può essere un enorme vantaggio per la tua azienda, dall'altro può creare alcuni problemi. Può essere difficile programmare riunioni o trovare orari di lavoro sovrapposti per una collaborazione in tempo reale. Le differenze di fuso orario possono anche ritardare la ricezione di risposte o la risoluzione di questioni urgenti, con un potenziale impatto sulla produttività e sul processo decisionale.
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4. La mancanza di un supporto immediato e il rischio di frustrazione
In un ambiente di lavoro asincrono, i dipendenti possono subire ritardi nel ricevere supporto o assistenza da supervisori o colleghi. Questo può essere particolarmente problematico quando si devono affrontare problemi urgenti o complessi che richiedono un'attenzione immediata. L'assenza di una guida immediata può rallentare i progressi o creare ulteriore stress per i dipendenti. Questo ha un impatto diretto sui sentimenti dei membri del team nei confronti del loro manager, del loro impiego e del luogo di lavoro. In definitiva, può causare un calo della soddisfazione lavorativa e aumentare il rischio di burnout.
5. Il potenziale sovraccarico di lavoro e l'impatto sull'equilibrio tra vita privata e lavoro
Senza confini chiari e orari di lavoro definiti, i dipendenti che svolgono un lavoro asincrono possono trovare difficile staccarsi dal lavoro. La flessibilità può talvolta portare a orari di lavoro più lunghi, poiché diventa difficile separare la vita personale dalle responsabilità lavorative. Ciò può provocare burnout, diminuzione di equilibrio tra vita privata e lavoro e potenziali impatti negativi sul benessere dei dipendenti. In altre parole, tutti i vantaggi del lavoro asincrono possono svanire se le aziende non stabiliscono linee guida e strategie chiare per limitare questi inconvenienti.
6. Un bisogno più forte di autodisciplina e motivazione
Il lavoro asincrono richiede una forte autodisciplina e motivazione per gestire efficacemente il proprio tempo. Senza la struttura di un ufficio tradizionale o la supervisione in tempo reale, alcuni dipendenti possono avere difficoltà a rimanere concentrati e produttivi.
La procrastinazione o le difficoltà nella gestione delle priorità e delle scadenze possono sorgere se le persone non hanno capacità di auto-motivazione e di auto-gestione.
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7. La diminuzione della coesione nel team e la perdita del legame con il luogo di lavoro
I dipendenti impegnati in un lavoro asincrono senza regolari interazioni faccia a faccia possono sperimentare un ridotto senso di coesione o di connessione del team. Creare fiducia, promuovere una cultura di squadra condivisa e sviluppare solidi rapporti di lavoro può essere più difficile in un ambiente di lavoro da remoto.
Questo può avere un impatto sulla collaborazione, sulla creatività e sulle dinamiche generali del team. Il rafforzamento di una solida cultura aziendale e l'organizzazione di attività di team-bonding diventano ancora più cruciali per aumentare la connessione sul posto di lavoro.
I nostri consigli e le nostre best practice per implementare con successo il lavoro asincrono
Definire linee guida e aspettative chiare
Stabilisci linee guida e aspettative del team chiare per il lavoro asincrono. Comunica chiaramente la politica aziendale sul lavoro a distanza, gli orari flessibili e i protocolli di comunicazione. Definisci le aspettative relative alla disponibilità, ai tempi di risposta e alle consegne per garantire che tutti comprendano i requisiti e le richieste.
Abbracciare gli strumenti e le tecnologie digitali
Investi in strumenti digitali affidabili e in soluzioni tecnologiche per la postazione di lavoro che supportino la collaborazione, la comunicazione e la gestione delle attività a distanza. Ciò può includere:
- piattaforme di gestione dei progetti;
- strumenti di videoconferenza;
- software di condivisione e modifica dei documenti;
- piattaforme di comunicazione.
Assicurati che i dipendenti possano accedere agli strumenti necessari e fornisci loro formazione e supporto.
Stabilire canali di comunicazione efficaci
Come già detto, questo stile di lavoro richiede canali di comunicazione efficienti. Stabilisci protocolli di comunicazione che consentano un'efficace condivisione delle informazioni, collaborazione e feedback tra i membri del team. Utilizza strumenti come quelli menzionati sopra per facilitare la comunicazione e la trasparenza.
Promuovere una cultura della fiducia e della responsabilità
Costruire la fiducia e promuovere la responsabilità è fondamentale per il successo del lavoro asincrono. Incoraggia la comunicazione aperta, promuovi la trasparenza e confida che i dipendenti gestiscano efficacemente il loro tempo e i loro compiti. Concentrati sugli esiti e sui risultati piuttosto che sul monitoraggio di ogni aspetto del lavoro dei dipendenti. Riconosci e apprezza regolarmente i risultati ottenuti per mantenere la motivazione e il coinvolgimento.
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Stabilire obiettivi e scadenze chiare
Definisci con chiarezza obiettivi, finalità e scadenze per progetti e compiti. Assicurati che tutti comprendano le aspettative e la tempistica. Utilizza tecniche di gestione del progetto come la definizione di tappe, la creazione di elenchi di attività e il monitoraggio dei progressi per mantenere i progetti in linea. Comunica regolarmente gli aggiornamenti e fornisci feedback per mantenere l'allineamento e la responsabilità. Considera l'utilizzo dell'IA per la gestione dei progetti per aumentare le possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi con successo.
Creare un ambiente di lavoro da remoto di supporto
Fornisci le risorse e il supporto necessari ai dipendenti per lavorare a distanza in modo efficace. Ciò può includere delle attrezzature ergonomiche, il rimborso delle spese per internet o per l'home office e l'offerta di assistenza informatica. Incoraggia i dipendenti a stabilire spazi di lavoro dedicati e confini per separare il lavoro dalla vita privata.
Valutazione e miglioramento continui
Valuta regolarmente l'efficacia dell'implementazione del lavoro asincrono e apporta le modifiche necessarie. Cerca il feedback dei dipendenti per comprendere le loro esperienze e identificare le aree di miglioramento. Monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e valuta l'impatto del lavoro asincrono sulla produttività aziendale, sulla soddisfazione dei dipendenti e sui risultati.
Affrontare sfide e ostacoli
Identifica e affronta le sfide che possono sorgere con il lavoro asincrono. Tra queste possono esserci problemi di comunicazione, collaborazione, differenze di fuso orario, carichi di lavoro o gestione del rischio informatico. Implementa strategie per mitigare questi problemi, come la programmazione di orari di lavoro sovrapposti per le riunioni critiche o l'utilizzo di metodi di comunicazione asincrona come documenti condivisi o videomessaggi registrati.
Il lavoro asincrono è l'esempio perfetto di flessibilità sul posto di lavoro e di un modo moderno di lavorare. Sia i team completamente da remoto che quelli ibridi possono trarre vantaggio dal lavoro asincrono, non appena le aziende considerano le sfide di questo stile di lavoro e agiscono di conseguenza.
Il futuro del lavoro è flessibile. I dipendenti sono alla ricerca di maggiore autonomia, libertà ed equilibrio tra vita privata e lavoro. Il lavoro asincrono offre loro tutto questo, consentendo alle aziende di ridurre i costi. È un vantaggio per tutti.
La piattaforma deskbird non si limita ad aiutare il personale a prenotare lo spazio di lavoro di cui ha bisogno quando viene in ufficio. Grazie a funzioni incentrate sui dipendenti, come la pianificazione della settimana, aiuta anche i lavoratori ibridi a organizzare i loro orari e a collaborare meglio.
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Fonti:
- Why you should be working asynchronously in 2023, Remote;
- Asynchronous Work Explained for 2022, Wrike.
