11 best practice di orario di lavoro ibrido da adottare

Il passaggio a modalità di lavoro ibride non è più una tendenza post-pandemica. È un nuovo standard che bilancia la collaborazione in ufficio con la flessibilità a casa. Oggi, l'80% dei dipendenti preferisce questo mix, che consente di ottenere un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro riducendo lo stress e aumentando la produttività. Tuttavia, per far sì che funzioni, è necessario conoscere alcune best practice relative agli orari di lavoro ibridi. Le 11 raccomandazioni che seguono coprono gli aspetti più importanti, dall'impostazione dei membri del team per il successo alla garanzia che tutti si sentano connessi indipendentemente dalla loro posizione lavorativa.

Abbiamo raccolto le intuizioni delle aziende che sono all'avanguardia nel lavoro ibrido, insieme a consigli pratici per aiutarti a creare un ambiente di lavoro che soddisfi le esigenze di tutti. Che tu parta da zero o stia cercando di migliorare la tua attuale configurazione ibrida, il nostro obiettivo è quello di fornirti gli strumenti per costruire un team più flessibile, produttivo e felice. Unisciti a noi per trovare il giusto equilibrio per il tuo personale e garantire che si senta impegnato, supportato e parte di una comunità, indipendentemente da dove lavora. 

Un breve promemoria su cosa sia un orario di lavoro ibrido

Gli orari di lavoro ibridi sono diventati sempre più popolari e hanno permesso ai dipendenti di avere più equilibrio tra vita privata e lavoro. Questo approccio combina gli uffici tradizionali con la flessibilità del lavoro a distanza. Le persone possono lavorare in sede o da un luogo di loro scelta, in base a ciò che più gli aggrada. In altre parole, un orario ibrido offre ai dipendenti la libertà di decidere dove lavorare, portando a una maggiore soddisfazione lavorativa, a una maggiore produttività e a una migliore fidelizzazione e attrazione dei talenti. 

Questa soluzione su misura risponde alle diverse esigenze della forza lavoro di oggi, incoraggiando la fiducia, la flessibilità e la responsabilità condivisa. Per te, come organizzazione, può anche essere un modo per ridurre i costi, ridimensionando lo spazio dell'ufficio e riducendo le spese energetiche e di affitto.

11 best practice di orari di lavoro ibridi da tenere in considerazione

1. Determinare l'orario di lavoro ibrido più adatto alla tua organizzazione

Per iniziare il nostro elenco di best practice sugli orari di lavoro ibridi, la prima raccomandazione è quella di trovare un ritmo che si adatti alla tua organizzazione. Riconoscere la diversità del personale, come i ruoli, gli stili di lavoro e le preferenze personali, è fondamentale. In questo modo è possibile creare un orario che sia all'altezza della situazione.

Inizia con feedback, sondaggi o sessioni di gruppo per capire le esigenze collettive e individuali. Poi, mescola i giorni in ufficio con il lavoro a distanza per creare un ambiente ibrido che aumenti la produttività, promuova la collaborazione e mantenga un forte legame con il luogo di lavoro. Questo approccio personalizzato garantisce che la tua strategia sostenga sia gli obiettivi aziendali che il benessere dei dipendenti.

2. Scoprire le aspettative dei dipendenti in materia di lavoro flessibile

Considerare le preferenze di flessibilità del tuo team è essenziale per avere successo. Alcuni preferiscono lavorare da casa 2 volte alla settimana, mentre altri vogliono più tempo in ufficio. Le diverse scelte evidenziano la necessità di una politica di lavoro ibrida che sia adattabile e inclusiva.

Conducendo sondaggi o discussioni aperte, è possibile raccogliere informazioni su ciò che il team apprezza di più del proprio assetto lavorativo. Utilizza questo feedback come guida per progettare un sistema agile che risuoni con tutti i tuoi colleghi. Concentrarsi sulla flessibilità all'interno della tua politica ti aiuta a riconoscere e valorizzare lo stile individuale di ognuno, creando un ambiente di lavoro equilibrato e inclusivo.

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3. Cercare di prevedere i potenziali punti dolenti

In una configurazione ibrida, problemi come i conflitti di programmazione, la sensazione di isolamento, la cattiva comunicazione, la disconnessione dal luogo di lavoro e le insidie della microgestione possono interrompere il flusso di lavoro del team. Considerare dei cicli di feedback è essenziale. Affrontare in modo proattivo questi problemi significa prestare attenzione alle esperienze dei dipendenti, sia in ufficio che da remoto.

L'implementazione di canali di comunicazione chiari, check-in regolari e orari flessibili può ridurre al minimo questi problemi. È necessario sviluppare un ambiente in cui tutti si sentano connessi, apprezzati e in grado di gestire le proprie responsabilità. Anticipando per tempo queste sfide e incoraggiando un feedback aperto su qualsiasi problema, aumenterai le possibilità di creare un modello di lavoro ibrido e un'esperienza di successo.

4. Adattare lo spazio dell'ufficio alle esigenze di una forza lavoro ibrida

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Adattare il tuo ufficio a una forza lavoro ibrida significa soddisfare le diverse esigenze del tuo team. Ciò significa creare un ambiente in cui sia il lavoro a distanza che quello in ufficio siano supportati e incoraggiati. Un mix di hot desk, zone tranquille e aree di collaborazione fa una grande differenza. Anche l'integrazione della tecnologia nella postazione di lavoro ibrida è un elemento fondamentale da considerare.

Con queste modifiche non si tratta solo di riorganizzare i mobili o di aggiornare la tecnologia, ma di costruire uno spazio che riconosca e sostenga le aspettative e le esigenze del team. Questo approccio aiuta tutti a sentirsi inclusi e produttivi. In definitiva, favorisce una cultura del lavoro positiva e adattabile, pronta ad affrontare il futuro.

5. Riconoscere e incoraggiare la necessità di un cambiamento di mentalità

Per passare a un modello di lavoro ibrido è necessario un cambiamento di mentalità. Ciò significa abbandonare la tradizionale routine d'ufficio dalle 9 alle 18, dal lunedì al venerdì, per passare a un orario più versatile. Ciò implica anche che i team leader siano più flessibili nella loro gestione. 

Affinché questa transizione abbia successo, è necessario che tutti siano d'accordo, dall'alto verso il basso. I dirigenti devono dare l'esempio, facendo capire che anche loro sono flessibili. Capire che la produttività non è una questione di posizione. La chiave è la promozione di pratiche di comunicazione trasparenti, la definizione delle aspettative e la fornitura di strumenti e supporto adeguati al team. 

6. Creare e condividere una politica aziendale in materia di lavoro ibrido

Lo sviluppo e la condivisione di una chiara politica sul lavoro ibrido è fondamentale per definire le aspettative e garantire una transizione senza problemi a questo nuovo approccio. Una politica ben formulata delinea le linee guida dell'azienda, bilanciando le esigenze aziendali e le preferenze dei dipendenti. Dovrebbe coprire aree chiave, come gli orari di lavoro, i protocolli di comunicazione, la misurazione delle prestazioni e lo spazio in ufficio. È fondamentale anche affrontare le modalità di supporto al lavoro a distanza, dalla fornitura di tecnologia alla garanzia di una configurazione ergonomica dell'home office. 

Condividere questa politica in modo trasparente in tutta l'organizzazione aiuta tutti a comprendere le linee guida e le aspettative, promuovendo una cultura di fiducia e flessibilità. Ricordate di rendere la vostra politica sul lavoro ibrido facilmente accessibile a tutti. Questo permette ai membri del team di avere un riferimento e di rimanere allineati con gli obiettivi e le pratiche aziendali.

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7. Fare della collaborazione e della comunicazione le proprie priorità

Mettere in primo piano la collaborazione e la comunicazione è essenziale in un ambiente di lavoro ibrido. Garantisce che tutti i dipendenti si sentano connessi e parte del team, indipendentemente dalla loro sede di lavoro. Sono fondamentali strumenti e strategie di comunicazione efficaci, come riunioni collettive regolari, canali chiari per gli aggiornamenti e piattaforme accessibili per la condivisione delle idee. 

Anche il dialogo aperto e il feedback sono fondamentali, per consentire un flusso di informazioni bidirezionale. Dare priorità a questi elementi aiuta a costruire una cultura di squadra coesa che va oltre i confini fisici. In questo modo si crea un ambiente di lavoro più dinamico, impegnato e produttivo, in cui tutti possono esprimere il loro massimo potenziale, indipendentemente dalla loro posizione.

8. Riconsiderare gli strumenti e le tecnologie di cui i membri del team hanno bisogno per le loro attività quotidiane

Rivalutare gli strumenti e le tecnologie che il tuo team utilizza quotidianamente è un passo fondamentale per adattarsi a un ambiente di lavoro ibrido. L'accesso alle risorse giuste garantisce la collaborazione e l'efficienza tra i lavoratori in ufficio e quelli a distanza. Per esempio, questo potrebbe significare investire in un migliore software di gestione dei progetti e in piattaforme di comunicazione che supportino la messaggistica istantanea e le videochiamate. 

Ciò implica la ricerca di strumenti che facilitino l'accesso sicuro alle reti aziendali da qualsiasi luogo. Si tratta anche di garantire che tutti dispongano di hardware, come computer portatili o dispositivi mobili, per supportare la loro mobilità. Ciò potrebbe comportare, per esempio, l'adozione di una politica BYOD. Un controllo regolare con il tuo team per capire le loro esigenze e sfide tecnologiche ti aiuta ad assicurarti che tutti abbiano le attrezzature giuste per lavorare efficacemente da qualsiasi luogo.

9. Assicurarsi che la cultura aziendale rimanga forte e positiva

La cultura aziendale deve rimanere viva e positiva indipendentemente dal luogo in cui lavorano i membri del team. Ciò non riguarda solo il mantenimento della produttività, ma anche la creazione di un ambiente in cui tutti si sentano veramente connessi, indipendentemente dal luogo di lavoro fisico. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario dare risalto a regolari attività di gruppo che colmino il divario tra le sedi remote e gli uffici. Queste azioni dovrebbero comprendere attività di team bonding, eventi sociali e ritiri aziendali. 

Inoltre, il riconoscimento dei contributi individuali e collettivi rafforza spesso una cultura di apprezzamento e appartenenza. Infine, incorporare i valori fondamentali dell'azienda nelle pratiche e nelle decisioni quotidiane mantiene le persone allineate e favorisce un senso di condivisione dello scopo. Lavorando attivamente per preservare la cultura aziendale, forte e positiva, si gettano le basi per una dinamica di squadra resiliente e coesa. 

10. Fornire ai leader una formazione ibrida sulla gestione del team

Gestire un team ibrido è molto diverso dal guidare le persone che si incontrano quotidianamente in ufficio. Per imparare a farlo in modo efficace, i leader hanno bisogno di una formazione specifica. Dovrebbe riguardare le 3 aree seguenti: 

• Padroneggiare le strategie di comunicazione per i dipendenti da remoto e in ufficio
• Creare un ambiente inclusivo per tutti i membri del team
• Comprensione della definizione e del monitoraggio degli obiettivi in un ambiente di lavoro flessibile

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La formazione deve riguardare anche le tecniche di costruzione della fiducia per aumentare la responsabilizzazione dei dipendenti e incoraggiare l'autonomia per favorire un ambiente di lavoro sano e produttivo. Seguendo questo approccio, i manager sono in grado di supportare un team eterogeneo e distribuito, garantendo un morale e una produttività elevati in diversi ambienti di lavoro.

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11. Rivalutare regolarmente la configurazione del lavoro ibrido

Mantenere la configurazione del lavoro ibrido agile e reattiva richiede una revisione e un miglioramento costanti. Con il mutare delle esigenze aziendali e delle preferenze dei dipendenti, deve cambiare anche il tuo approccio al lavoro ibrido. Valutazioni regolari permettono di identificare ciò che funziona e ciò che non funziona, consentendo aggiustamenti tempestivi. 

Che si tratti di rimodulare i giorni di presenza in ufficio, di potenziare la tecnologia per il lavoro a distanza o di ridefinire le linee guida per la comunicazione, rimanere proattivi assicura che il modello ibrido rimanga allineato ai tuoi obiettivi. Ti consigliamo di chiedere ai tuoi dipendenti un feedback per ottenere informazioni preziose che ti aiuteranno a migliorare l'esperienza ibrida per soddisfare meglio le esigenze di tutti.

I motivi per cui l'utilizzo di deskbird dovrebbe far parte delle tue best practice di orario di lavoro ibrido

deskbird ti supporta nella gestione del tuo spazio di lavoro ibrido

deskbird semplifica al massimo la gestione di uno spazio di lavoro ibrido. Mostra chi è in ufficio e quando, facilitando l'organizzazione e la pianificazione dell'ufficio. Aiuta tutti a conoscere la posizione dell'ufficio e la disponibilità delle sale riunioni, favorendo il lavoro di squadra. 

Inoltre, deskbird fornisce informazioni preziose sulla quantità di spazio utilizzato in ufficio. In questo modo è possibile far funzionare meglio l'ufficio per tutti senza sprecare spazio. Si tratta di rendere il lavoro ibrido facile da gestire, in modo che tu e il tuo team possiate concentrarvi sul lavoro invece di preoccuparvi di avere uno spazio di lavoro per svolgerlo.

deskbird fornisce a te e al tuo team il miglior software di prenotazione

deskbird è una soluzione leader in Europa per la gestione efficiente di ambienti di lavoro ibridi. Grazie alla sua interfaccia user-friendly, tutti i membri del team possono prenotare rapidamente scrivanie, sale riunioni e altre risorse senza confusione o problemi di doppia prenotazione. Il nostro sistema supporta gli orari ibridi consentendo ai dipendenti di pianificare facilmente i giorni di lavoro in anticipo, assicurando una transizione fluida tra il lavoro a distanza e quello in sede. 

deskbird offre anche preziose informazioni sull'utilizzo degli spazi, consentendoti di ottimizzare la disposizione degli uffici e delle risorse in base alle tue reali esigenze. Semplificando il processo di prenotazione e fornendo una chiara visibilità sulla disponibilità degli uffici, ti aiutiamo a mantenere un ambiente di lavoro equilibrato e produttivo. Questo approccio migliora la collaborazione tra i membri del team e contribuisce a creare un ambiente di lavoro più organizzato e privo di stress.

deskbird ti aiuta a ottimizzare lo spazio in ufficio e a risparmiare sui costi

La nostra funzione di analisi dell'ufficio è un'arma vincente per ottimizzare lo spazio dell'ufficio e ridurre i costi. Questo strumento ti aiuta a capire il modo più efficace di utilizzare il tuo ufficio analizzando i modelli di lavoro ibridi del tuo team. Puoi vedere quante scrivanie e stanze ti servono effettivamente rispetto a quante ne hai, evitando sprechi di spazio. I dati consentono di prendere decisioni intelligenti basate sul funzionamento effettivo del team e non solo su supposizioni. 

Modificando la configurazione dell'ufficio in base all'uso effettivo, è possibile ridurre in modo significativo i costi generali. Questo significa che pagherete solo lo spazio di cui hai bisogno, facendo crescere ulteriormente il tuo budget. deskbird permette di adattare facilmente il tuo posto di lavoro alle esigenze del tuo team, risparmiando denaro e creando un ambiente migliore per tutti.

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deskbird rende il lavoro ibrido più facile, più collaborativo e più divertente

deskbird rende il lavoro ibrido non solo più facile, ma anche più divertente e coinvolgente. Ecco come:

• Trova la sala riunioni perfetta: non dovrai più girovagare alla ricerca di un luogo dove riunirti o sentirti frustrato per non avere l'attrezzatura necessaria. Prenota in anticipo con soli 3 click.
• Individua i tuoi colleghi in un attimo: con la nostra planimetria interattiva, puoi vedere chi è presente e dove è seduto, senza tirare a indovinare.

• Allinea i tuoi orari con quelli del tuo team: controlla la pianificazione settimanale di ciascuno e trova gli orari più convenienti per incontrarvi in ufficio.
• Programma gli eventi senza problemi: organizzare eventi in ufficio non è mai stato così facile e veloce.

• Adatta i piani in modo flessibile: hai bisogno di cambiare il tuo programma? È semplice aggiornare e tenere tutti informati.

Con deskbird, il lavoro ibrido diventa una parte integrante della giornata, incoraggiando il lavoro di squadra e rendendo la gestione dell'ufficio più efficiente e incentrata sulle persone.

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Ora sei pronto a implementare queste best practice per il lavoro ibrido. Utilizzando l'app deskbird, la tua esperienza di lavoro ibrido diventa ancora più semplice e piacevole. Il nostro software di prenotazione delle scrivanie consente di trovare un posto nello spazio di lavoro o di collegarsi per una riunione nel modo più semplice possibile. Il nostro obiettivo principale è far lavorare l'ufficio per le persone, non il contrario. Per noi non si tratta solo di gestire quando e dove siedono e lavorano i membri del tuo team. Si tratta anche di promuovere un ambiente di lavoro flessibile basato sull'inclusione, la collaborazione e il benessere. Vuoi vedere come aspiriamo a migliorare questi aspetti chiave? Richiedi una demo gratuita dell'applicazione deskbird e scopri tutte le nostre funzionalità di facile utilizzo e incentrate sulle persone!